આજનો નવો સમય કોલાબોરેશનનો છે. દરેક પ્રકારના કામકાજમાં ટીમવર્કનું મહત્ત્વ પહેલેથી રહ્યું છે. પરંતુ આજના સમયમાં ટીમવર્કનો અર્થ બદલાયો છે. નવી દુનિયામાં એક ટીમના લોકો દુનિયાના અલગ અલગ ખૂણે પથરાયેલા હોઈ શકે છે અને એ સૌ જુદા જુદા ટાઇમ ઝોનમાં હોવાથી એક જ પ્રોજેક્ટ પર અલગ અલગ સમયે કામ કરતા હોય તેવું પણ બની શકે. આથી તેમની વચ્ચે કામની યોગ્ય સમજ અને સંતુલન જળવાય તે જરૂરી છે – એકબીજા સાથે સીધી વાતચીત કર્યા વિના.
આ માટે વિવિધ પ્રકારની ઓનલાઇન સર્વિસમાં કોલાબોરેશનનાં વિવિધ પ્રકારનાં ટૂલ્સ હોય છે. જેની મદદથી ટીમના સભ્યો એકબીજા સાથે સીધી વાત કર્યા વિના પણ જુદા જુદા મુદ્દાની સ્પષ્ટ સમજ મેળવી શકે છે.
માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં ‘ટ્રેક ચેન્જિસ’ નામે આવી એક સુવિધા છે.
આપણે કોઈ મોટા ડોક્યુમેન્ટ પર કામ કરી રહ્યા હોઇએ એ પછી આપણા ઉપરી કે ટીમના અન્ય કોઈ સભ્ય એ જ ડોક્યુમેન્ટ પર કામ કરે ત્યારે તેઓ વર્ડમાં મથાળાની રિબનમાં રિવ્યૂ સેકશનમાં ‘ટ્રેક ચેન્જિસ’નો વિકલ્પ ઓન કરી શકે છે. એ પછી તેઓ ડોક્યુમેન્ટનમાં જે કોઈ ફેરફારો કરે તે ચોક્કસ રીતે ડોક્યુમેન્ટમાં જ નોંધાતા જાય છે.
જેમ કે ડોક્યુમેન્ટ પર કામ કરતી બીજી વ્યક્તિ કોઈ શબ્દ કે વાક્ય ડિલીટ કરીને તેની જગ્યાએ નવો શબ્દ કે આખું વાક્ય નવેસરથી લખે તો વર્ડમાં મૂળ ડોક્યુમેન્ટમાં એ શબ્દ કે વાક્ય પર આડી લીટી થઈ જાય છે (જેને ‘સ્ટ્રાઇકથ્રૂ’ કહે છે) અને તેની જગ્યાએ નવો શબ્દ કે વાક્ય ઉમેરાય છે. આ રીતે ટ્રેક ચેન્જિસ ઓન કર્યા પછી આખા ડોક્યુમેન્ટમાં ફોર્મેટિંગ કે શબ્દ/વાક્ય સંબંધિત કે અન્ય કોઈ પણ પ્રકારના ફેરફાર કરવામાં આવે એ બધા જ મૂળ ડોક્યુમેન્ટમાં અગાઉ શું હતું અને પછી શું ફેરફાર કરવામાં આવ્યા એ બંને જોઈ શકાય તે રીતે નોંધવામાં આવે છે.
આમ ટીમમાંથી કોઈ વ્યક્તિ પહેલી વાર ડોક્યુમેન્ટ તૈયાર કરે એ પછી તે ડોક્યુમેન્ટ પર કામ કરનારી વ્યક્તિ ટ્રેક ચેન્જિસ ઓન કરીને ડોક્યુમેન્ટમાં ફેરફારો કરે, એ પછી ફરી પહેલી વ્યક્તિ કે ત્રીજી જ કોઈ વ્યક્તિ ડોક્યુમેન્ટ તપાસે ત્યારે તે સ્પષ્ટ જોઈ શકે છે કે ડોક્યુમેન્ટમાં અગાઉ શું હતું અને પછી તેમાં કેવા ફેરફારો કરવામાં આવ્યા. ડોક્યુમેન્ટ તપાસતી ત્રીજી વ્યક્તિ પાસે સમય ઓછો હોય તો તે ફક્ત આ ફેરફારો તપાસીને તેને મંજૂર કે નામંજૂર કરી શકે છે અથવા સ્થિતિ અનુસાર ‘એક્સેપ્ટ ઓલ’ કે ‘રીજેક્ટ ઓલ’ કહીને તેઓ ડોક્યુમેન્ટમાંના બધા જ ફેરફાર એક સાથે સ્વીકારી કે નકારી શકે છે.
આમ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં ટ્રેક ચેન્જિસ સુવિધાને કારણે એક ડોક્યુમેન્ટ પર કામ કરતા ટીમના અલગ અલગ સભ્યો વચ્ચે ડોક્યુમેન્ટના રીવિઝન બાબતે સ્પષ્ટ સમજ અને પારદર્શિતા જળવાઈ રહે છે.
નવી દુનિયામાં ગ્લોબલ ટીમના ભાગ તરીકે કામ કરવાનું થાય, ત્યારે આવી મજાની સુવિધાઓની સમજ બહુ કામ લાગી શકે!