તમે ઘણી વાર નોંધ્યું હશે કે અમુક મેઇલ્સ તમે હંમેશાં અમુક ચોક્કસ વ્યક્તિઓને એક સાથે મોકલતા હશો. જેમ કે ઓફિસની વાત કરીએ તો શક્ય છે કે તમારી ઓફિસમાં સૌની વચ્ચે કમ્યુનિકેશન સ્મૂધ રાખવા માટે, ઓફિસમાં એક પ્રોજેક્ટને સંબંધિત મેઇલ્સ એ પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતી આખી ટીમના દરેક સભ્યને મોકલવાનો થતો હોય.
અથવા, જેમ વોટ્સએપમાં તમે મિત્રો કે સ્વજનોનાં ગ્રૂપ બનાવ્યાં હોય એમ, મેઇલમાં પણ તમને અમુક નિશ્ચિત મિત્રોને એક સાથે મેઇલ્સ ફોરવર્ડ કરવાનું ગમતું હોય.
આવી સ્થિતિમાં તમારી મેઇલ સર્વિસમાં પણ ગ્રૂપ બનાવી લેવાથી કામ બહુ સહેલું બની જાય. હવે મોટા ભાગે લોકો જીમેઇલનો ઉપયોગ કરતા હોવાથી તેનું ઉદાહરણ લઈએ.
માની લો કે તમારે તમારા અમુક મેઇલ્સ હંમેશાં રમેશભાઈ અને પરેશભાઈ બંનેને એક સાથે મોકલવાના થાય છે. જો તમે બંનેનું ગ્રૂપ બનાવ્યું ન હોય તો તમારે દર વખતે મેઇલ કમ્પોઝ કરતી વખતે, ‘ટુ’ એડ્રેસ ફિલ્ડમાં એક પછી એક, જુદાં જુદાં એડ્રેસ લખવાનાં થાય. વાત બે-ત્રણ એડ્રેસ પૂરતી હોય તો વાંધો ન આવે, પણ એથી વધુ વ્યક્તિઓને ઈ-મેઇલ મોકલવાનો હોય તો કોઈ નામ ભૂલાઈ જવાની પૂરી શક્યતા!
આમ તો જીમેઇલ ખરેખર સ્માર્ટ છે – ધારો કે તમે વારંવાર કોઈ ત્રણ વ્યક્તિને એક સાથે ઈ-મેઇલ કરતા હો અને ક્યારેક એમાંની ફક્ત બે જ વ્યક્તિનાં નામ લખો, તો જીમેઇલની સિસ્ટમ આપણને સામેથી યાદ અપાવે છે કે આ ત્રીજી વ્યક્તિને તમે ભૂલી ગયા નથીને?!
એ વ્યક્તિનું નામ પણ ઉમેરવાનું હોય તો ફક્ત એક ક્લિક કરીને તેને ઉમેરી શકાય, પરંતુ કામ કરવાની, આજના સમય મુજબની એ સ્માર્ટ પદ્ધતિ ન ગણાય!
સ્માર્ટ રીત નિશ્ચિત લોકોનાં ગ્રૂપ બનાવી લેવાની છે. જેમ કે તમે ‘પ્રોજેક્ટ ટીમ’ નામનું કોઈ ગ્રૂપ બનાવી લો અને તેમાં તમારી ટીમના બધા સભ્યોનાં ઈ-મેઇલ એડ્રેસ ઉમેરી દો, તો જીમેઇલમાં એડ્રેસમાં કોઈ વ્યક્તિ નહીં, પરંતુ ગ્રૂપનું નામ લખીને સિલેક્ટ કરતાં, એડ્રેસના ફિલ્ડમાં એ બધા સભ્યોનાં ઈ-મેઇલ એડ્રેસ ફટાફટ ઉમેરાઈ જાય છે.
જીમેઇલમાં કોન્ટેક્ટ્સનાં ગ્રૂપ બનાવવાનું કામ તમે પીસી/લેપટોપમાં કે સ્માર્ટફોનમાંની જીમેઇલ એપમાં કે પછી સ્માર્ટફોનમાં બ્રાઉઝરમાં પણ કરી શકો છો. પીસી કે લેપટોપ અથવા સ્માર્ટફોનના બ્રાઉઝરમાં ગ્રૂપ લેબલ્સ બનાવવા માટે https://contacts.google.com/ જાઓ. તમે પહેલેથી ગૂગલ એકાઉન્ટમાં લોગ-ઇન હશો તો અહીં નવેસરથી લોગ-ઇન થવું પડશે નહીં.
સ્માર્ટફોનની જીમેઇલ એપમાં આ કામ કરવા માટે, ડાબી પેનલ ઓપન કરી, તેમાં નીચેની તરફ ‘કોન્ટેક્ટ્સ’ શોધીને તેના પર ક્લિક કરો. સ્માર્ટફોનમાં ‘ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સ’ એપમાં પણ આ કામ થઈ શકે.
કોઈ પણ રીતે, કોન્ટેક્ટ્સના પેજ સુધી પહોંચ્યા પછી, તેમાં ફરી ડાબી તરફની પેનલ ઓપન કરો.
અહીં લેબલ્સનો વિભાગ જોવા મળશે. જીમેઇલમાં આ સુવિધા અગાઉ ‘ગ્રૂપ્સ’ તરીકે ઓળખાતી હતી, હવે તેને ‘લેબલ’ નામ અપાયું છે.
તમે કોઈ લેબલ બનાવ્યું નહીં હોય તો ‘+ ક્રિએટ લેબલ’નો વિકલ્પ દેખાશે. તેને ક્લિક કરો, લેબલને જોઈતું નામ આપો, જેમ કે ‘પ્રોજેક્ટ ટીમ’ નામ.
હવે તેમાં જે કોન્ટેક્ટ્સનાં નામ ઉમેરવાં હોય તેમને સર્ચ કરી, એક પછી એક સિલેક્ટ કરો અને તેને એડિટ કરી, તેમને માટે પ્રોજેક્ટ ટીમનું લેબલ પસંદ કરી લો.
તમે એક જ કોન્ટેક્ટેટને એકથી વધુ લેબલ્સ આપી શકો છો (ફોલ્ડર્સની સરખામણીમાં લેબલ્સનો આ જ સૌથી મોટો ફાયદો છે!).
જે લોકોને વારંવાર એક સાથે મેઇલ મોકલવાના થતા હોય તેમના નામે એક ચોક્કસ ગ્રૂપ બનાવી લેવાથી કામ સહેલું થશે.
હવે તમે ઇચ્છો ત્યારે કોન્ટેક્ટ્સમાં એ લેબલ પસંદ કરી, તેમાંના બધા સભ્યોને એક સાથે મેઇલ કરી શકો, અથવા જીમેઇલમાં કમ્પોઝ બોક્સ ઓપન કરી, ‘ટુ’ ફિલ્ડમાં લેબલનું નામ લખતાં, તેમાંના તમામ કોન્ટેક્ટ્સનાં નામ ઉમેરાઈ જશે.
અલબત્ત, નવાઇજનક રીતે, જીમેઇલ એપમાં લેબલ્સ કામ લાગતાં નથી. હા, જો તમે ‘ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સ’ એપ ફોનમાં ઇન્સ્ટોલ કરી હોય તો તેમાં તમે જોઈતું લેબલ પસંદ કરી, તેમાંથી સૌને એક સાથે મેઇલ કરી શકો છો – પણ એ ઊંધા હાથે કાન પકડવા જેવું થાય!
તમે ઇચ્છો ત્યારે કોન્ટેક્ટ્સમાં જઈને કોઈ પણ લેબલ ડિલીટ કરી શકો છો. ત્યારે, તેમાંના બધા કોન્ટેક્ટ્સ પણ ડિલીટ કરવાનો અથવા તેમને સાચવી રાખીને ફક્ત લેબલ ડિલીટ કરવાનો વિકલ્પ મળશે. કોન્ટેક્ટ્સમાં લેબલ્સનો આ રીતે ઉપયોગ કરીને કામ ઘણું સહેલું બનાવી શકો છો!
હા, ગૂગલની ગ્રૂપ્સ સર્વિસ, જીમેઇલમાં મેઇલ્સને લેબલ આપવાની સગવડ અને કોન્ટેક્ટ્સનાં ગ્રૂપ્સ બનાવવાં (એટલે કે લેબલ આપવાં) એ ત્રણેય અલગ અલગ બાબત છે એટલું યાદ રાખશો.