વિજ્ઞાનની દરેક બાબતોની જેમ ટેકનોલોજી પણ બેધારી તલવાર છે.
એક તરફ વાતો થાય છે કે, સતત વિકસતી ટેકનોલોજી અને ઇન્ટરનેટને કારણે આપણું જીવન અત્યંત વ્યસ્ત બનતું જાય છે અને સ્વજનો સાથે થોડો હળવાશભર્યો સમય વિતાવવાની પણ આપણને ફૂરસદ મળતી નથી.
બીજી તરફ એ જ ટેકનોલોજી આપણી પાસે જે પણ સમય છે તેનો વધુમાં વધુ સારી રીતે ઉપયોગ કરવાની સવલતો પણ આપણને પૂરી પાડે છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ કેમ જરૂરી છે?
ઇન્ટરનેટને કારણે હવે આપણા કામકાજની કોઈ ભૌતિક સીમાઓ રહી જ નથી. અમદાવાદ તો ઠીક ધોરાજી કે વીસનગરના કોઈ ખૂણામાં બેસીને આપણે અમેરિકા કે ઓસ્ટ્રેલિયાની કંપની માટે કામ કરી શકીએ છીએ. એ જ રીતે એક કંપની માટે કામ કરતા લોકો એક જ ઓફિસમાં બેસીને કામ કરે એવું પણ જરૂરી રહ્યું નથી.
દુનિયાના કોઈ પણ ખૂણે રહેલા જુદા જુદા લોકો એક જ પ્રોજેક્ટ પર સહેલાઇથી કામ કરી શકે છે, તે પણ ઇન્ટરનેટને જ આભારી છે.
પ્રોજેક્ટ પર આખી ટીમ કામ કરી રહી હોય કે પછી આપણે વ્યક્તિગત, એકલા જ તેના પર કામ કરી રહ્યા હોઇએ, પ્રોજેક્ટનું સંપૂર્ણ ચિત્ર આપણી નજર સમક્ષ રહે તો આપણે ધારી સફળતા મેળવી શકીએ છીએ.
સવાલ ફક્ત પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના વિવિધ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરીને આપણી વ્યસ્તતા અને મોકળાશ વચ્ચે જરૂરી સંતુલન સાધવાનો હોય છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ફક્ત મોટી કંપનીમાં જ જરૂરી હોય છે એવું પણ નથી.
ઘરમાં કોઈ સામાજિક પ્રસંગ આવી ગયો હોય ત્યારે આપણે જુદા જુદા કામની કેટલીયે જાતની યાદી બનાવવી પડે છે. આ કામોમાં પરિવારના જુદા જુદા સભ્યો અને બીજા સ્વજનો પોતપોતાની રીતે ઉપયોગી થતા હોય છે. આપણે ફક્ત દરેક કામ કેટલે પહોંચ્યું એનું પ્રોપર ટ્રેકિંગ રાખવું જરૂરી બને છે.
એવી જ રીતે કોલેજમાં ભણતા વિદ્યાર્થીઓ કોઈ એક પ્રોજેક્ટ પર સાથે કામ કરી રહ્યા હોય ત્યારે સ્ટુડન્ટસની ટીમના દરેક સભ્ય પોતપોતાની ક્ષમતા અને આવડત અનુસાર કામ વહેંચી લે અને એકમેકને કામની પ્રગતિથી માહિતગાર રાખે એ બહુ જરૂરી હોય છે.
ટૂંકમાં પ્રોજેક્ટ કોઈ પણ પ્રકારનો હોય, તેમાં સફળતાનો ઘણો બધો આધાર એ પ્રોજેક્ટ માટે જરૂરી દરેક બાબતોનું સંપૂર્ણ ચિત્ર આપણી નજર સમક્ષ રહે અને દરેક પેટા કામ તેના નિર્ધારિત સમયે સમયસર પૂરું થતું રહે તે સુનિશ્ચિત કરવા પર રહેલો હોય છે.
પ્રોજેક્ટ પર આખી ટીમ કામ કરી રહી હોય કે પછી આપણે વ્યક્તિગત, એકલા જ તેના પર કામ કરી રહ્યા હોઈએ, પ્રોજેક્ટનું સંપૂર્ણ ચિત્ર આપણી નજર સમક્ષ રહે તો આપણે ધારી સફળતા મેળવી શકીએ છીએ.
સામાન્ય રીતે ઇન્ટરનેટ પર ટુ-ડુ લિસ્ટ તૈયાર કરવાની અનેક એપ્સ છે (આવી એક અફલાતૂન એપ વન્ડરલિસ્ટ વિશે આપણે ઓગસ્ટ ૨૦૧૫ના અંકમાં વિગતવાર માહિતી મેળવી પણ છે) પરંતુ જો તમે આવી કોઈ એપનો ઉપયોગ કરતા હશો તો તમારો અનુભવ હશે કે તેમાં કેટલીક વાતો તમને ખૂટતી જણાશે, ખાસ કરીને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના સંદર્ભે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં મોટા ભાગે મહત્ત્વના ટાસ્કને જુદા જુદા સબ ટાસ્કમાં ફેરવવા જરૂરી હોય છે. સામાન્ય ટુ-ડુ લિસ્ટમાં મેઇન ટાસ્ક અને સબ ટાસ્કની રીતે કામકાજનું મેનેજમેન્ટ કરવું મુશ્કેલ બનતું હોય છે. ખાસ તો એટલા માટે કે મોટા ભાગની એપ આવી સગવડ તેના પ્રો એટલે કે પેઇડ વર્ઝનમાં જ આપતી હોય છે.
ટુ-ડુ લિસ્ટની આવી મર્યાદાઓ વચ્ચે ટ્રેલો (https://trello.com/) નામની એક વેબસર્વિસ બિલકુલ અલગ પડે છે.
[alert-announce]ટ્રેલો સર્વિસ મૂળ ‘કાનબાન’ નામની એક જાપાનીઝ ટેક્નિક પર કામ કરે છે. આ કન્સેપ્ટમાં આપણું રોજેરોજનું કામ, તેની પ્રાયોરિટી પ્રમાણે અને આપણે વિઝ્યુઅલાઇઝ કરી શકીએ એ રીતે બોર્ડ પર નાની નાની નોટ્સ સ્વરૂપે સાચવી લેવામાં આવે છે. નિષ્ણાતો કહે છે કે તમારે જે કંઈ કામ કરવાનું હોય એ સંપૂર્ણપણે અને અગ્રતા પ્રમાણે આપણી નજર સમક્ષ રહે તો આપણી કાર્યક્ષમતા ચોક્કસ વધે છે.[/alert-announce]
આ સર્વિસ મૂળ તો પ્રોજેક્ટ કોલાબોરેશન અને મેનેજમેન્ટ ટૂલ તરીકે ડેવલપ કરવામાં આવી છે, પરંતુ આગળ કહ્યું તેવા કોઈ પણ ક્ષેત્રના, અલગ અલગ પ્રકારના, વ્યક્તિગત કે ટીમ વર્ક આધારિત પ્રોજેક્ટ માટે તે ઉપયોગમાં લઈ શકાય છે. આ સર્વિસ ઉપયોગમાં અત્યંત સરળ છે અને ખાસ તો, તેનું ફ્રી વર્ઝન પણ આપણા માટે ગજબનું ઉપયોગી છે.
ટ્રેલોનો ઉપયોગ આપણે પીસીમાં અથવા સ્માર્ટફોનમાંની એપ તરીકે કરી શકીએ છીએ. મોટા ભાગની વેબસર્વિસની જેમ આ સર્વિસ પણ ફ્રી અને પેઇડ એમ બે વર્ઝનમાં ઉપલબ્ધ છે, પરંતુ વ્યક્તિગત ઉપયોગ કે નાના બિઝનેસની જરૂરિયાતો માટે તેનું ફ્રી વર્ઝન બિલકુલ પર્યાપ્ત છે.
આ ટ્રેલો આપણને કઈ રીતે ઉપયોગી થઈ શકે તે સમજવા માટે આપણે એક ઉદાહરણ લઈએ. માની લો કે કોઈ વ્યક્તિ ફ્રીલાન્સ ડિઝાઇનર તરીકે કામ કરે છે. આપણે તેને મનોજભાઈ નામ આપીએ.
મનોજભાઈને જુદા જુદા ક્લાયન્ટ તરફથી બ્રોશર, લીફ્લેટ, પોસ્ટર, લોગો વગેરે ડિઝાઇન કરવાનું કામ મળે છે. દરેક ક્લાયન્ટ તરફથી તેમને એકથી વધુ પ્રકારનાં કામ મળે છે.
મનોજભાઈ ફ્રિલાન્સ ડિઝાઇનર તરીકે સફળ કારકિર્દી તો જ ઘડી શકે જો તેઓ દરેક ક્લાયન્ટ તરફથી મળતા દરેક પ્રોજેક્ટને સમયસર અને સારી ગુણવત્તા સાથે પૂરો કરે. એ માટે તેમણે તેમને મળતા દરેક કામના મેઇન ટાસ્ક અને તેના સબ ટાસ્ક પર સતત નજર રાખવી જરૂરી બને. આ કામમાં તેમને ટ્રેલો ખૂબ ઉપયોગી બને શકે.
મનોજભાઈ ટ્રેલોનો કંઈક આ રીતે ઉપયોગ કરશે…
ટ્રેલોની પાયાની બાબતો
મનોજભાઈ ટ્રેલોની વેબસાઇટ પર જઈને તેમાં પોતાનું એક ફ્રી એકાઉન્ટ ખોલશે.
ટ્રેલોનો પૂરેપૂરો ઉપયોગ કરવા માટે મનોજભાઈએ તેનો કનસેપ્ટ પાયામાંથી સમજવો જરી છે.
ટ્રેલોમાં ત્રણ બાબતો સૌથી અગત્યની છે :
- બોર્ડસ
- બોર્ડસની અંદર લિસ્ટ
- લિસ્ટની અંદર કાર્ડસ
આ ત્રણેય બાબતો આપણે એક પછી એક સમજીએ
૧. બોર્ડસ
કોઈ પણ પ્રોજેક્ટસના મેઇન ટાસ્ક અને સબ ટાસ્ક પર નજર રાખવા માટે જેમ આપણે વ્હાઇટ બોર્ડનો ઉપયોગ કરીએ એ જ રીતે ટ્રેલોમાં આપણે એકથી વધુ બોર્ડસ ક્રિએટ કરી શકીએ છીએ.
ટ્રેલો એકદમ ફ્લેક્સિબલ છે એટલે દરેક વ્યક્તિ કે કંપનીની જરૂરિયાત અનુસાર તેનો, દરેક વ્યક્તિ ધારે તે રીતે ઉપયોગ કરી શકે છે.
મનોજભાઈ તેમની જરૂરિયાત અનુસાર પોતાના દરેક જુદા જુદા ક્લાયન્ટ માટે એક-એક બોર્ડ તૈયાર કરશે. જ્યારે તેઓ ટ્રેલોના મેઇન ડેસ્કબોર્ડ પર હશે ત્યારે તેમના દરેક ક્લાયન્ટના અલગ અલગ બોર્ડ તેમની નજર સામે રહેશે.
મનોજભાઈ માટે ક્લાયન્ટનું કામ કરવું જેટલું જરૂરી છે એટલું જ ક્લાયન્ટ પાસેથી પેમેન્ટ મેળવવું જરૂરી છે. એટલે તેઓ એકાઉન્ટસનું એક અલગ બોર્ડ ક્રિએટ કરશે.
૨. બોર્ડની અંદર લિસ્ટ
માની લઈએ કે મનોજભાઈએ તેમના એક ક્લાયન્ટ ‘પેરેમાઉન્ટ એન્જિનીયરિંગ વર્કસ’ના નામનું એક બોર્ડ બનાવ્યું. આ બોર્ડની અંદર તેઓ પેરેમાઉન્ટ કંપની તરફથી મળતા જુદા જુદા કામના લિસ્ટ બનાવી શકે છે.
ધારો કે મનોજભાઈ તેમના આ ક્લાયન્ટને દર મહિને બિલિંગ કરે છે. આ માટે દરેક મહિનામાં કરેલા કામની યાદી જાળવવા માટે તેઓ એ ક્લાયન્ટના બોર્ડમાં અલગ અલગ મહિનાના લિસ્ટ તૈયાર કરી શકે.
૩. લિસ્ટની અંદર કાર્ડ
આપણે જોયું તેમ મનોજભાઈએ તેમના ક્લાયન્ટ પેરેમાઉન્ટ માટે એક બોર્ડ બનાવ્યું અને તેમાં ઓક્ટોબર, નવેમ્બર વગેરે મહિનાના લિસ્ટ બનાવ્યા.
હવે ઓક્ટોબર મહિનામાં તેમને જે કામ મળ્યાં તેના પર નજર રાખવા માટે એ મહિનાના લિસ્ટમાં તેઓ અલગ અલગ કાર્ડ બનાવશે. ધારો કે કંપનીએ તેમને એક બ્રોશર અને ચાર પોસ્ટર ડિઝાઇન કરવાનું કામ સોંપ્યું છે, જે તેમણે ઓક્ટોબર મહિનામાં પૂરા કરવાના છે.
મનોજભાઈ આ બંને કામ માટે ઓક્ટોબર મહિનાના લિસ્ટમાં બે અલગ અલગ કાર્ડ બનાવશે.
હવે એ બંને કામ સંબંધિત જુદી જુદી બાબતો જેમ કે, એ કામ ક્યારે પૂરું કરવાનું છે, કંપની તરફથી શી માહિતી કે સૂચનાઓ આપવામાં આવી છે વગેરે જાણકારી મનોજભાઈ એ જે તે કામના કાર્ડમાં ઉમેરી શકશે.
બ્રોશર માટે તેમણે કંપની પાસેથી લખાણ મેળવવાનું હોય, જુદી જુદી ઇમેજ મેળવવાની હોય, પ્રિન્ટર પાસેથી પ્રિન્ટિંગનાં ક્વોટેશન મેળવવાના હોય તો આ દરેક કામ માટે તેઓ એક ચેકલિસ્ટ પણ એ કામના કાર્ડમાં ઉમેરી શકે છે. જેમ કામ પૂરું થતું જાય તેમ તેમ તેઓ એ કામ પૂરું થયાનું ટીક કરતા જાય.
આ ઉપરાંત એ કામ સંબંધિત ક્લાયન્ટ સાથે જે કંઈ ચર્ચાની આપ-લે થાય તે પણ મનોજભાઈ એ જ કાર્ડની અંદર સેવ કરી શકે છે.
આ રીતે જુદા જુદા મુખ્ય ક્લાયન્ટ કે પ્રોજેક્ટ અનુસાર આપણે ટ્રેલોમાં બોર્ડ, બોર્ડની અંદર લિસ્ટ અને લિસ્ટની અંદર જે તે કામની વિગતવાર માહિતી સમાવતાં કાર્ડ તૈયાર કરી લઈએ તો આપણે આપણા કામકાજના દરેક મહત્ત્વના પાસા પર એક સહેલાઈથી બાજ નજર રાખી શકીએ છીએ.
ઘરમાંનો લગ્નપ્રસંગ રંગેચંગે પાર ઉતારવાની વાત હોય કે પછી પોતાની કંપનીના કોઈ મોટા પ્રોજેક્ટને સારી રીતે હેન્ડલ કરવાની વાત હોય, ટ્રેલો તમને અત્યંત ઉપયોગી થઈ શકે છે. એક વાર ટ્રાય કરી જુઓ.
મનોજભાઈની સાથે જો બીજી કોઈ વ્યક્તિ પણ કામ કરી રહી હોય અને મનોજભાઈ પોતાનું અમુક કામ તેમને સોંપતા હોય તો ટ્રેલોમાં એ બીજી વ્યક્તિનું એકાઉન્ટ ખોલાવીને મનોજભાઈ અમુક કામ તેને સોંપી શકે છે. ટ્રેલોની મદદથી પોતપોતાના કામની પ્રગતિ અપડેટ કરતા રહીને સમગ્ર પ્રોજેક્ટને નિર્ધારિત ગતિએ આગળ વધારી શકે છે.
ટ્રેલોમાં વધારાની સુવિધાઓ
ટ્રેલોમાં કેટલાક એડ-ઓન એટલે કે વધારાની સગવડ ઉમેરવાની પણ સુવિધા છે. ઇન્ટરનેટના પાવર યૂઝર જેવા પ્રોફેશનલ્સ જુદી જુદી સર્વિસ સાથે પોતાના ટ્રેલો એકાઉન્ટને કનેક્ટ કરીને બંને સર્વિસની સુવિધાઓનો પૂરેપૂરો લાભ લઈ શકે છે. અલબત્ત આ બધું ટ્રેલોના પેઇડ વર્ઝનમાં ઉપલબ્ધ છે.
પરંતુ ફ્રી વર્ઝનનો ઉપયોગ કરતા આપણા જેવા લોકોએ નિરાશ થવાની જરૂર નથી. ટ્રેલો દરેક બોર્ડ માટે એક એક એડ-ઓનનો ફ્રી ઉપયોગ કરવાની સગવડ આપે છે.
જેમ કે, જો મનોજભાઈ પોતાના દરેક ક્લાયન્ટના બોર્ડ માટે કેલેન્ડર એડોન એક્ટિવેટ કરે તો તેઓ એ બોર્ડમાંની બધી માહિતી કેલેન્ડર ઉપર પણ જોઈ શકે છે.
આગળ કહ્યું તેમ ટ્રેલો એક અત્યંત ફ્લેક્શિબલ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ છે. જો અત્યાર સુધીના લખાણમાં તમે મનોજભાઈને સ્થાને તમારી જાતને મૂકી જોઈ હશે તો તમારા પારિવારિક પ્રસંગના કામકાજમાં કે વેપાર-ધંધાના મેનેજમેન્ટમાં ટ્રેલો સર્વિસ તમને કેટલી ઉપયોગી થઈ શકે એ બરાબર સમજાઈ ગયું હશે!
દરેક વ્યક્તિ કે બિઝનેસની જરૂરિયાતો જુદી જુદી હોઈ શકે છે, પરંતુ ટ્રેલો એ રીતે ડિઝાઇન કરવામાં આવેલ છે કે આપણો તેનો આપણી જરૂરિયાત અને અનુકૂળતા મુજબ ઉપયોગ ગોઠવી શકીએ છીએ – ટ્રાય કરી જુઓ!
[alert-note]આ લેખ ગમ્યો? તો નીચેનાં સોશિયલ બટન્સનો ઉપયોગ કરીને મિત્રો સાથે શેર કરો![/alert-note]
