આજે સૌના જીવનમાં તણાવ વધ્યો છે, તેનું મુખ્ય કારણ એ છે કે આપણે જ્યારે જે કામ કરવાનું હોય તેને બદલે બીજી ઓછી મહત્વની બાબતો પર ધ્યાન આપીએ છીએે. દૈનિક જીવનમાં શિસ્ત લાવવી હોય તો અપનાવી લો એક સિમ્પલ ટુ-ડુ લિસ્ટ!
વર્ષો પહેલાં, અમદાવાદના એક વકીલની ચેમ્બરમાં, એમના ટેબલ પર એક અનોખું ટેબલ કેલેન્ડર જોયું હતું. આમ તો કેલેન્ડર જેવું કેલેન્ડર જ હતું, દરેક પાને જે તે મહિનો, તારીખ અને વાર લખેલાં હતાં, પણ અનોખું એટલા માટે કે દરેક મહિનામાં, જુદી જુદી તારીખે, એ સજ્જને પોતાના પરિવારના સભ્યોના નામે જે નિશ્ચિત મૂડીરોકાણ કરવાનાં હતાં એ બધાની નોંધ છાપેલી હતી. એ કેલેન્ડર નાણાકીય વર્ષ પ્રમાણે હતું, એટલે કે એપ્રિલથી શરૂ થઈને માર્ચમાં પૂરું થતું હતું. કદાચ માર્ચમાં, એ સજ્જન પોતાના પરિવારના દરેક સભ્યને નામે પીપીએફ, વીમાનાં પ્રીમિયમ, રીકરિંગ ડિપોઝિટમાં ભરવાની થતી રકમ, નેશનલ સેવિંગ સર્ટિફિકેટ વગેરેમાં રોકાણની રકમ અને જે તે મહિનાની તારીખ મુજબ નોંધ બનાવી લેતા હતા અને પછી તેની પ્રિન્ટ કઢાવી, ટેબલ કેલેન્ડરનું સ્વરૂપ આપીને પોતાના ટેબલ પર મૂકી દેતા હતા, જેથી એ દરેક મહત્વનો મુદ્દો હંમેશા તેમની નજર સામે રહે.
આગળ શું વાંચશો?
- શું છે આ ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’
- નવા સમયમાં ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ
- વન્ડરલિસ્ટની શરૂઆત
- વન્ડરલિસ્ટ શું છે?
- વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ શરૂ કરીએ
- વન્ડરલિસ્ટની મુખ્ય ખાસિયતો
- વન્ડરલિસ્ટના મુખ્ય ભાગ
- પર્સનલ ફાઇનાન્સના આયોજન માટે વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય?
- મોબાઇલ એપ
એ જાણીતા વકીલ હતા એટલે આવક ચોક્કસ સારી હશે, પણ પગારદાર નહોતા એટલે દર મહિનાની શરૂઆતમાં નિશ્ચિત પગાર મળી જ જાય એવું નહીં થતું હોય. છતાં, પોતાનું પાકું નાણાકીય આયોજન કરીને એના અમલમાં કોઈ કચાશ ન રહે એ સુનિશ્ચિત કરવાનો એમણે સાવ સાદો અને સરળ ઉપાય ઘડી કાઢ્યો હતો!
ટાસ્ક મેનેજમેન્ટના હાર્દમાં આ જ વાત છે. આપણે જે કંઈ કરવું જરૂરી હોય કે કરવા ધાર્યું હોય, એનું ચોક્કસ આયોજન કરી, આખા કામને નાનાં નાનાં ટાસ્કમાં વહેંચી, એક પછી એક કામ પૂરું કરતા જવાનું અને કામ પૂરું થાય એટલે ટાસ્ક લિસ્ટમાં એ કામ સામે આનંદથી ખરાની નિશાની કરવાની!
ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ બહુ બિઝી રહેતી, રાતદિવસ કામમાં ગળાડૂબ રહેતી વ્યક્તિ માટે જ કામનો વિષય છે એવું નથી. સ્કૂલમાં ભણતાં છોકરાંઓએ પણ રોજ સવારે નિશ્ચિત ટાઇમ-ટેબલ મુજબ દફ્તરમાં ચોપડા ગોઠવવાના હોય છે અને દિવસ દરમિયાન, વારાફરતી જુદા જુદા વિષયનો અભ્યાસ કરવાનો કે હોમવર્ક પૂરું કરવાનું હોય છે. ગૃહિણીએ મહેમાન ઘરમાં આવી ગયા હોય ત્યારે જ ચા કે ખાંડની ખાલીખમ બરણી જોવી ન પડે એ માટે, મહિનાનું કરિયાણું લેવા જવાનું થાય ત્યારે ખરીદવાની તમામ ચીજવસ્તુઓનું કાળજીપૂર્વક લિસ્ટ બનાવવું પડે છે. નોકરી કરતા કે નાનો-મોટો વ્યવસાય કરતા લોકોએ તો એક સાથે અનેક પ્રોજેક્ટ પર કામ કરવાનાં હોય છે અને જુદી જુદી ટીમ સાથે રહીને કે ટીમના બીજા સભ્યો પાસેથી કામ કરાવવાનાં હોય છે. રીટાયર્ડ લોકોએ પણ યાદશક્તિ દગો દેવા લાગી હોય તો પણ પેન્શન કે મૂડીરોકાણને લગતાં નાનાં-મોટાં ઘણાં કામ યાદ રાખવાં પડે છે.
અને વાત ફક્ત બોજારૂપ કામની જ નથી. ગમતાં ગીતો શોધી શોધીને મ્યુઝિક લાઇબ્રેરી બનાવવા માટે કે પછી એક્ઝામને કારણે જોવાની રહી ગયેલી ફેવરિટ મૂવીઝનું પણ લિસ્ટ બનાવ્યા વિના કોઈને છૂટકો હોતો નથી.
આવું તો કેટકેટલું હોય, જે આપણે મગજમાં ભરી રાખવું પડે. આપણે યાદ રાખી રાખીને કેટલુંક રાખી શકીએ? પછી મગજ થાકે અને પોતાનું ધાર્યું કરવા લાગે એટલે બધાં કામ ઉલટ-સૂલટ થાય. લાઇટ બિલ ભરવાની તારીખ ચૂકી જઈએ એટલે પાવર કનેક્શન કપાઈ જવાની ધમકીભરી નોટિસ મળે. મોબાઇલ બિલ ભરવાનું ચૂકી જઈએ તો આઉટગોઇંગ કોલ્સ બંધ થઈ જાય અને ક્રેડિટ કાર્ડની રકમ ભરપાઈ ન કરીએ તો મોટી પેનલ્ટી ચઢી જાય.
આ વાત લંબાણપૂર્વક કરવાનું કારણ ફક્ત એટલું જ કે આપણે ભલે એમ માનીએ કે આપણે ટાસ્ક મેનેજ કરવાની કોઈ જરૂર નથી, આપણે જગપ્રસિદ્ધ પદ્ધતિ ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’ના પાયાના સિદ્ધાંત સમજી લેવા બહુ જરૂરી હોય છે.
શું છે આ ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’
વર્ષ ૨૦૦૨માં ડેવિડ એલન નામના એક મેનેજમેન્ટ કન્સલ્ટન્ટે ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન : ધ આર્ટ ઓફ સ્ટ્રેસ-ફ્રી પ્રોડક્ટિવિટી’ નામે એક પુસ્તક લખ્યું, જેનો પાછળથી ૨૮ ભાષાઓમાં અનુવાદ થયો અને ઇન્ટરનેશનલ બેસ્ટ-સેલર પુસ્તક બન્યું. પછી તો ‘ગેટિંગ થિંગ્સ ડન’ એ ‘જીટીડી’ નામે એક બહુ જાણીતી ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ પદ્ધતિ બની ગઈ.
આ પદ્ધતિના મૂળમાં પાંચ મુદ્દા છે, જેમાંનો પહેલો છે કેપ્ચર – તમારા મનમાં જે વિચાર આવે તેને કેપ્ચર કરી લો, કોઈ રીતે સાચવી લો અને પછી મગજમાંથી તેનો ભાર દૂર કરી દો.
સામાન્ય રીતે આપણે વારંવાર ફરિયાદ કરીએ છીએ કે કમ્પ્યુટર અને સ્માર્ટફોન આવ્યા પછી આપણને કશું યાદ રહેતું નથી. ફોનબુકમાં બધા નંબર સ્ટોર હોય એટલે લોકોને ઘર-ઓફિસ કે પતિ/પત્નીના નંબર તો ભૂલાઈ જ ગયા છે, પોતાનો નંબર કોઈ પૂછે તો પણ ઘણાએ ફોનબુક ખોલવી પડે છે! પરંતુ વાસ્તવમાં, દોષનો બધો ટોપલો ટેક્નોલોજી પર ઢોળીને આપણે છટકી જઈએ છીએ.
કોઈ પણ કામ યાદ રાખીને પૂરું કરવું જરૂરી હોય છે, કામ કઈ રીતે યાદ રાખવું એ મહત્વનું નથી. અગાઉ ઘણા લોકો નાનકડી ખિસ્સા ડાયરી સાથે રાખતા અને કોઈ પણ મહત્વની વાત મગજમાં સ્ફૂરે એટલે તરત એને તેમાં ટપકાવી લેવામાં આવતી. હવે ખિસ્સામાં ડાયરી નહીં પણ સ્માર્ટફોન છે, તો એનો લાભ લઈએ! ‘ટેક્નોલોજી નક્કામી છે, યાદશક્તિ ઓછી કરી નાખે છે’ એવી ફરિયાદમાં ગૂંચવાયેલા રહેવાને બદલે, મહત્વના મુદ્દાઓ કેપ્ચર કરવાનું અને યાદ રાખવાનું કામ સ્માર્ટફોનને સોંપી દઈશું, તો મગજ પરથી તેનો ભાર ઓછો થશે અને આપણે બીજા, વધુ મહત્વના વિચારો કરી શકીશું.
ઉપરાંત, ખિસ્સા ડાયરીની અનેક મર્યાદાઓ છે અને બધું જ મગજમાં સંગ્રહી રાખવાની ઘણી મર્યાદાઓ છે. ઇન્ટરનેટ, ક્લાઉડ કમ્પ્યુટિંગ અને મોબાઇલ ડિવાઇસીઝ આવ્યા પછી આપણી અનેક મુશ્કેલીઓ સરળ બની છે, તો ટાસ્ક મેનેજમેન્ટની બાબતમાં શા માટે પાછળ રહેવું?
નવા સમયમાં ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ
ખિસ્સા ડાયરી રાખવી, ટેબલ પર મંથલી પ્લાનર રાખવું કે નવા વર્ષના પ્રારંભ પ્લાનર ખરીદીને તેમાં જુદા જુદા મહત્વના મુદ્દાઓ ટપકાવી રાખવા અને વખતોવખત તેને તપાસતા રહેવું… આ બધી પદ્ધતિઓ હવે જૂની થઈ ગઈ છે.
કમ્પ્યુટર ટેક્નોલોજી વિકસતી ગઈ પર્સનલ કમ્પ્યુટરનો જમાનો આવ્યો ત્યારથી પર્સનલ ઇન્ફર્મેશન મેનેજમેન્ટ અને ટાસ્ક મેનેજમેન્ટના મુદ્દા તેમાં ઉમેરાતા ગયા છે. માઇક્રોસોફ્ટના ઓફિસ પ્રોગ્રામમાં ૯૦ના દાયકાથી માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલૂક નામનો પ્રોગ્રામ સામેલ થઈ ગયો, જેમાં ઇમેઇલ ઉપરાંત, કેલેન્ડર, ટાસ્ક મેનેજર, કોન્ટેક્ટ મેનેજર, નોટ ટેકિંગ, જર્નલ વગેરેની સુવિધાઓ આવરી લેવામાં આવી હતી.
ત્યાર પછી ૨૦૦૪માં, ‘રીમેમ્બર ધ મિલ્ક’ નામે ઇન્ટરનેટ પર, જરૂરી કામની યાદી એટલે કે ટુ-ડુ લિસ્ટ તૈયાર કરવામાં મદદરૂપ થાય એના પર જ કેન્દ્રિત હોય એવી સર્વિસ આપવાનો કદાચ પહેલો ગંભીર પ્રયાસ થયો. ઓસ્ટ્રેલિયાના બે વેબ ડેવલપરે વિક્સાવેલી આ સર્વિસ આગળ જતાં દુનિયા આખીમાં ખાસ્સી લોકપ્રિય બની.
મોબાઇલમાં ઇન્ટરનેટનો યુગ શરૂ થયા પછી ટુ-ડુ લિસ્ટનો કન્સેપ્ટ વધુ લોકપ્રિય થતો ગયો કેમ કે પછી ગમે ત્યારે, ગમે ત્યાંથી લિસ્ટમાં ટાસ્ક ઉમેરવાનું અને ટાસ્ક ચેક કરવાનું શક્ય બન્યું. ગૂગલે પહેલાં તેના જીમેઇલ પ્રોગ્રામમાં અને કેલેન્ડરમાં જ સિમ્પલ ટાસ્ક મેનેજર આપવાની કોશિશ કરી અને પછી ઇનબોક્સ સર્વિસથી જીમેઇલને જ ટુ-ડુ મેનેજરનું સ્વરૂપ આપવાની કોશિશ કરી. આજના સમયમાં, ઇ-મેઇલ અને ટુ-ડુ લિસ્ટનો નજીકનો સંબંધ હોવા છતાં, ટોપ ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ્સ વાત નીકળે ત્યારે માઇક્રોસોફ્ટ, ગૂગલ કે એપલ જેવી જાયન્ટ કંપનીને બદલે, નાના પાયે શરૂઆત કરીને મોટું ગજું કાઢનારી વન્ડરલિસ્ટ (wunderlist.com), ટુડુઇસ્ટ (todoist.com), એનીડુ (any.do) કે રીમેમ્બર ધ મિલ્ક (rememberthemilk.com) લિસ્ટ જેવી સર્વિસનાં નામ વધુ સંભળાય છે.
આ દરેક સર્વિસ કે એપ પોતપોતાની રીતે આગવી ખાસિયત ધરાવે છે. તમે રોજબરોજ કરવાનાં કામથી માંડીને આખા વર્ષ દરમિયાન કરવાં જરૂરી કામની યાદી બનાવીને, તેને યાદ રાખવાની ઝંઝટમાં મુક્ત થવા માગતા હો તો આવી કોઈ એક એપ અપનાવી લેશો (અને પછી તેનો ગંભીરતાથી ઉપયોગ કરશો!) તો ખરેખર જીવનને તણાવ-મુક્ત બનાવી શકશો!
આપણે અહીં વન્ડરલિસ્ટ સર્વિસનો ઉપયોગ વિગતવાર સમજીશું અને બીજી બધી સર્વિસનો ફક્ત ટૂંકો ઉલ્લેખ કરીશું. વાસ્તવમાં, લગભગ બધી જ ટુ-ડુ સર્વિસ એક સરખા ફોર્મેટમાં કામ કરે છે એટલે કોઈ એક બરાબર સમજી લેશો તો પછી તમે તમારી જરૂરિયાત વધુ સારી રીતે પૂરી કરતી બીજી કોઈ પણ સર્વિસનો સહેલાઈથી ઉપયોગ કરી શકશો.
અહીં વન્ડરલિસ્ટની પસંદગી કેમ કરી છે, એ તો તમે આખો લેખ વાંચશો એટલે સમજાઈ જ જશે!
વન્ડરલિસ્ટની શરૂઆત
વન્ડરલિસ્ટનો કન્સેપ્ટ ૨૦૦૯માં તૈયાર થયો અને ૨૦૧૧થી તે પહેલાં ડેસ્કટોપ પીસી પર અને પછી જુદાં જુદાં પ્લેટફોર્મ પર કાર્યરત થઈ.
અત્યારે દુનિયાના ૧.૩ કરોડ લોકો પોતાના કામનાં વિવિધ લિસ્ટ જાળવવા માટે વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ કરે છે અને હજી હમણાં, જૂન મહિને, માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીએ આ સર્વિસ ખરીદી લીધી છે! જોકે, માઇક્રોસોફ્ટ અને વન્ડરલિસ્ટ બંને તરફથી સ્પષ્ટ કરવામાં આવી છે કે આ જોડાણ પછી સર્વિસમાં કોઈ જ ફેરફાર નહીં થાય અને ફ્રી યુઝર્સ માટે એ ફ્રી જ રહેશે.
વન્ડરલિસ્ટના દાવા મુજબ, ફક્ત ૨૦૧૪ના વર્ષમાં વન્ડરલિસ્ટ પર સાડત્રીસ કરોડથી વધુ ટાસ્કની નોંધ થઈ હતી. આ બધાં ટાસ્ક જો સામાન્ય પોસ્ટ-ઇટની ચબરખી પર લખવામાં આવ્યાં હોય અને એ બધી ચબરખીઓને બાજુમાં બાજુમાં મૂકીને પૃથ્વી પર ચોંટાડવામાં આવે તો આખી પૃથ્વીને આ ચબરખીઓથી વીંટાળી શકાય! આ સર્વિસનો સૌથી વધુ ઓફિસનાં કામ, શોપિંગનાં લિસ્ટ, એન્ટરટેઇન્મેન્ટ, ટ્રાવેલિંગ વગેરેનાં લિસ્ટ બનાવવા માટે થાય છે.
આ સર્વિસ આપણને, આપણી જરૂરિયાતો મુજબ કેવી રીતે ઉપયોગી થઈ શકે છે, એ આપણે સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ.
વન્ડરલિસ્ટ શું છે?
વન્ડરલિસ્ટની સર્વિસ બે પ્રકારે ઉપલબ્ધ છે, બિલકુલ ફ્રી અને કેટલીક વિશેષ સુવિધાઓ સાથે પ્રો વર્ઝન. અલબત્ત, આપણી સરેરાશ બધી જ જરૂરિયાતો ફ્રી વર્ઝનમાં સહેલાઈથી પૂરી થઈ શકે છે.
વન્ડરલિસ્ટનો સૌથી મોટો ફાયદો એ છે કે તે લગભગ તમામ પ્રકારનાં સાધનો માટે ઉપલબ્ધ છે. એટલે કે વિન્ડોઝ કે મેક પીસી, એન્ડ્રોઇડ કે આઇઓસ એક વિન્ડોઝના સ્માર્ટફોન અને ટેબલેટ, સ્માર્ટવોચ, ક્રોમબુક વગેરે બધામાં આપણે તેનો લાભ લઈ શકીએ છીએ.
કોઈ પણ ટુ-ડુ લિસ્ટની સૌથી પહેલી પરીક્ષા એ વાતે થાય કે એ વપરાશમાં કેટલું સરળ છે. જો આપણે દિવસ દરમિયાન ઠીક ઠીક વ્યસ્ત રહેતા હોઈએ તો કરવાં જરૂરી કામનું લિસ્ટ ઓલરેડી લાંબું હોય, તેમાં એ લિસ્ટ યોગ્ય રીતે જાળવવું એ પોતે એક વધારાનું કામ ન બનવું જોઈએ. જો એવું બને તો એ ટુ-ડુ લિસ્ટની સર્વિસ બીજી ગમે તેટલી સારી હોય, આપણે તેનો લાંબો સમય ઉપયોગ નથી જ કરવાના.
વન્ડરલિસ્ટમાં આ બાબતનો ખાસ ખ્યાલ રાખવામાં આવ્યો છે. તેમાં કોઈ ગૃહિણીના ખપ પૂરતું બિલકુલ સાદું લિસ્ટ બનાવવાની સરળતા પણ છે અને કોઈ બિઝનેસમેન સેક્રેટરીની મદદ વિના પોતાનાં બધાં ટાસ્ક પર કંટ્રોલ રાખવા માગતા હોય તો તેમને માટે જરૂરી ફીચર્સ પણ તેમાં છે.
વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ શરૂ કરીએ
મોટા ભાગે, તમારે તમારા સ્માર્ટફોન (એન્ડ્રોઇડ, એપલ કે વિન્ડોઝ) પરથી અને પીસી પર વેબમાં વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવાનો થશે. પીસી પર, ફક્ત વેબ બ્રાઉઝર ખોલીને તેમાં wunderlist.com પર પહોંચો.
અહીં ઉપર જમણા ખૂણે ‘ક્રિએટ એ ફ્રી એકાઉન્ટ’ લિંક પર ક્લિક કરો. અહીં તમે ચાહો તો ફેસબુક કે ગૂગલના એકાઉન્ટની મદદથી સાઇન-ઇન કરી શકો છો, અથવા તમારું નામ, ઇમેઇલ અને કોઈ પણ પાસવર્ડ પસંદ કરીને ફક્ત ત્રણ સ્ટેપમાં તમારું નવું એકાઉન્ટ ખોલી શકો છો.
આ કામ તમે સ્માર્ટફોનમાં વન્ડરલિસ્ટ એપ ડાઉનલોડ કરીને ત્યાંથી પણ કરી શકો છો.
એકાઉન્ટ ઓપન થતાં જ, સૌથી પહેલાં આપણને પૂછવામાં આવે છે કે તમે કયાં કયાં લિસ્ટ બનાવવા માગો છો? શરૂઆત સહેલી બનાવવા માટે અહીં ગ્રોસરી, મૂવીઝ ટુ વોચ, ટ્રાવેલ, વર્ક, ફેમિલી અને પ્રાઇવેટ લિસ્ટ આપેલાં છે. ચાહો તો એ અથવા બધાં લિસ્ટ સિલેક્ટ કરો અને આગળ વધો.
જોકે આગળ વધતાં પહેલાં, આપણે વન્ડરલિસ્ટનો પાયાનો કન્સેપ્ટ સમજી લઈએ (આમ તો મોટા ભાગનાં ટુ-ડુ લિસ્ટ લગભગ આ જ સિદ્ધાંત પર કામ કરે છે).
અહીં આપણે આપણી જરૂરિયાત મુજબ જુદાં જુદાં લિસ્ટ બનાવી શકીએ છીએ. ઉપરાંત, આપણા કામના પ્રકાર મુજબ, કમ્પ્યુટરમાં ફોલ્ડર બનાવીને તેમાં ફાઇલ સેવ કરીએ એ રીતે, જુદાં જુદાં ફોલ્ડર બનાવી, તેમાં જુદાં જુદાં લિસ્ટ મૂકી શકીએ છીએ. દરેક લિસ્ટની અંદર આપણે કરવા ધારેલાં કામ અલગ અલગ આઇટમ કે ટાસ્ક તરીકે સેવ કરી શકાય.
હવે ધારો કે આપણે ગ્રોસરી, વર્ક અને ફેમિલીનાં લિસ્ટ પસંદ કર્યાં અને ‘ગેટ સ્ટાર્ટેડ’ પર ક્લિક કર્યું. આથી સ્ક્રીનની ડાબી પેનલમાં આ ત્રણેય લિસ્ટ તૈયાર થશે અને આપણને કહેવામાં આવશે કે ગ્રોસરી લિસ્ટમાં તમારું પહેલું ટુ-ડુ ટાસ્ક ક્રિએટ કરો.
ધારો કે આપણે ગ્રોસરીને બદલે વર્કમાં કોઈ ટુ-ડુ લખવું છે. તો ડાબી પેનલમાં વર્ક પર ક્લિક કરી, મુખ્ય પેનલમાં મથાળે આપેલ બોક્સમાં તમારું ટાસ્ક – મીટ ક્લાયન્ટ એ – લખો અને તેની ડાબી તરફ આપેલ કેલેન્ડરના આઇકન પર ક્લિક કરો. અહીં તમારે ક્લાયન્ટને કઈ તારીખે મળવા જવાનું છે એ તારીખ લખી શકાય અને એ ચોક્કસ તારીખે તમને રીમાઇન્ડર મળી જાય એવી વ્યવસ્થા પણ કરી શકાય.
આટલું કરીને એન્ટર કી પ્રેસ કરો એટલે આપણા વર્ક લિસ્ટમાં એ ટાસ્ક ઉમેરાઈ જાય. આટલું કામ હજી હમણાં હમણાં જ વધુ સરળ બનાવવામાં આવ્યું છે. આપણે ટાસ્ક સાથે જ ટુડે કે ટુમોરો કે ડે આફ્ટર ટુમોરો જેવી સૂચના લખી નાખીએ તો તેની તારીખ આપોઆપ સેટ થઈ જાય છે (આ સગવડ અત્યારે પીસીમાં મળે, સ્માર્ટફોનમાં થોડા સમયમાં ઉમેરાશે).
હવે આગળના પેજ પર બોક્સમાં બતાવ્યું છે તેમ, વન્ડરલિસ્ટના યુઝર ઇન્ટરફેસના મુખ્ય ત્રણ ભાગ છે. ડાબી પેનલમાં આપણાં બધાં લિસ્ટ રહે છે, મુખ્ય પેનલમાં જે તે લિસ્ટ અનુસાર તમામ ટાસ્ક જોઈ શકાય છે અને તેની નીચેની પેનલ એક્શન બાર છે, જેમાંથી આપણા લિસ્ટમાંનાં ટાસ્કને કોઈ સાથે શેર કરવું, સોર્ટ કરવું કે ડિલીટ કરવા જેવાં કામ કરી શકાય છે.
બસ આટલું સમજી લો તો તમે વન્ડરલિસ્ટનો સહેલાઈથી, તમારા ખપ પૂરતો ઉપયોગ કરી શકો છો. પરંતુ જો તમે વન્ડરલિસ્ટની સરળતા ઉપરાંત, તેનાં ખાસ ફીચર્સનો ઉપયોગ કરીને તમારી લાઇફ ખરેખર સ્ટ્રેસ-ફ્રી કરવા માગતા હો તો આગળ વાંચો!
વન્ડરલિસ્ટની મુખ્ય ખાસિયતો
કમાલનાં હેશટેગ્સ
ટેગ્સની સુવિધા વન્ડરલિસ્ટને અન્ય ટુ-ડુ લિસ્ટ કરતાં આગળ રાખે છે (અન્ય કેટલીક સર્વિસમાં આ સુવિધા છે, પણ તે પેઇડ ફીચર છે, વન્ડરલિસ્ટની જેમ ફ્રી નથી). જીમેઇલમાં જેમ ફોલ્ડર ઉપરાંત લેબલની સુવિધા છે, તેમ વન્ડરલિસ્ટમાં પણ ફોલ્ડર અને ટેગ્સ છે. પરિણામે કોઈ એક જ ટાસ્કને આપણે બે કે તેથી વધુ રીતે સેવ કરી શકીએ છીએ અને શોધી શકીએ છીએ.
ઉદાહરણ સાથે સમજીએ તો, આપણે કોઈ ક્લાયન્ટના પ્રોજેક્ટ પર કામ કરી રહ્યા હોઈએ, તો એ ક્લાયન્ટનું ફોલ્ડર બનાવી, તેમાં એ પ્રોજેક્ટ સંબંધિત જુદાં જુદાં ટાસ્ક લખતા જઈએ. પરંતુ, આપણે અઠવાડિયા દરમિયાન જુદા જુદા ક્લાયન્ટ સાથે મીટિંગ કરવાની હોય, એ દરેક મીટિંગનું ટાસ્ક બનાવ્યું હોય અને આખા અઠવાડિયા દરમિયાન આપણે કેટલી મીટિંગ એટેન્ડ કરવાની છે એ એક સાથે જોવું હોય તો? તો દરેક ક્લાયન્ટની મીટિંગનું ટાસ્ક ભલે એ ક્લાયન્ટના ફોલ્ડર કે લિસ્ટમાં બનાવીએ, ટાસ્ક લખતી વખતે તેમાં ફેસબુક કે ટ્વીટરની જેમ હેશટેગ સાથે મીટિંગ (#meeting) લખી નાખો. હવે તમે સર્ચ બોક્સમાં #meeting સર્ચ કરશો તો દરેક ક્લાયન્ટના લિસ્ટ સાથે, બધી જ મીટિંગનું લિસ્ટ એક સાથે જોઈ શકાશે!
ટેગ્સની સુવિધાની ઉપયોગિતા તેનો જેમ વધુ ઉપોગ કરતા જશો તેમ તેમ વધુ સ્પષ્ટ થતી જશે.
આ રીતે દરેક ક્લાયન્ટનું નામ, ઇનવોઇસ, પેમેન્ટ વગેરે એક સરખા પ્રકારની વિગતો સાથે ટાસ્ક લખવાનું હોય ત્યારે એ બધી વિગતો પહેલાં હેશટેગ લખવાની ટેવ પાડશો (આપણે બનાવેલા તમામ હેશટેગ સાથેના મુદ્દા ઓટોમેટિક સેવ થાય છે અને કોઈ પણ ટાસ્કમાં ફક્ત હેશટેગ લખતાં એ તમામ જોવા પણ મળે છે, જેમાંથી આપણે જરૂરી મુદ્દો સિલેક્ટ કરી શકીએ, જેથી સ્પેલિંગમાં કોઈ ભૂલ થાય નહીં).
હેશટેગનો સૌથી મોટો ફાયદો એ થાય છે કે જુદાં જુદાં લિસ્ટમાં છુપાયેલાં, પણ એક સરખા પ્રકારનાં કામ આપણે એક સાથે જોઈ શકીએ છીએ.
ફોલ્ડર્સ
આગળ કહ્યું તેમ, વન્ડરલિસ્ટમાં જુદાં જુદાં લિસ્ટ બનાવી શકાય છે અને કોઈ એક લિસ્ટને માઉસથી ડ્રેગ કરી, બીજા પર લઈ જતાં બંનેને સમાવતું એક ફોલ્ડર ક્રિએટ થાય છે (સ્માર્ટફોનમાં આપણે જે રીતે એપ્સના શોર્ટકટ્સનાં ફોલ્ડર બનાવી શકીએ છીએ એ જ રીતે). ફોલ્ડરનો ફાયદો એ છે કે આપણે વર્ક, ફેમિલી વગેરે ફોલ્ડર બનાવી લઈએ તો પછી વર્ક ફોલ્ડરની અંદર જુદાં જુદાં કામ સંબંધિત, ફરી જુદાં જુદાં લિસ્ટ બનાવી શકાય છે અને બધું જોવામાં, તપાસવામાં સરળતા રહે છે.
શેર્ડ લિસ્ટ્સ
આપણા કોઈ પણ લિસ્ટને આપણે આપણી ટીમના અન્ય સભ્યો સાથે શેર કરી શકીએ છીએ. એ વ્યક્તિ જો વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ કરતી હોય તો તેના ઇમેઇલ આઇડી પર શેર કરતાં, આપણું શેર્ડ ફોલ્ડર તેની ડાબી પેનલમાં ઉમેરાઈ જાય છે.
એક જ પ્રોજેક્ટ પર સાથે કામ કરતા સ્ટુડન્ટ્સ કે પ્રોફેશનલ્સ માટે આ સુવિધા કામની છે તેમ પતિ-પત્ની પણ તેમનાં કામ આ રીતે એકબીજા સાથે શેર કરી શકે છે. જો સામેની વ્યક્તિ વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ ન કરતી હોય તો તેને ફ્રી એકાઉન્ટ ખોલવાનું આમંત્રણ મોકલવામાં આવશે.
કમેન્ટ્સ
તમે તમારું લિસ્ટ કોઈ સાથે શેર કર્યું હોય તો સ્વાભાવિક છે કે તમારે જુદા જુદા ટાસ્ક વિશે બીજી વ્યક્તિ સાથે વિચારોની આપલે કરવાની હોય. આ કામ વન્ડરલિસ્ટમાં કમેન્ટ્સ સ્વરૂપે થઈ શકે છે. કોઈ પણ ટાસ્ક પર ક્લિક કરતાં તેનો ડિટેઇલ્ડ વ્યૂ ઓપન થાય તેમાં આ કમેન્ટ્સ જોઈ શકાય છે અને આપણી કમેન્ટ્સ ઉમેરી શકાય છે.
કોઈ પણ નાની કે મોટી કંપનીની મેનેજમેન્ટ ટીમ આ રીતે વન્ડરલિસ્ટમાં પોતાનાં તમામ ટાસ્કનો ટ્રેક રાખતી હોય તો તેમના માટે કમેન્ટ્સથી કામ એકદમ સહેલું બની જાય છે.
ડ્યુ ડેટ્સ
કોઈ પણ ટાસ્ક લિસ્ટ, એ કામ ક્યારે પૂરું કરવાનું છે તેની નોંધ વગર અધૂરું જ રહે. વન્ડરલિસ્ટમાં આપણું દરેક ટાસ્ક આપણે ક્યારે પૂરું કરવાનું છે તેની ડેટ આપણે લખી શકીએ છીએ અને એ દરેક માટે, કમ્પ્યુટર કે સ્માર્ટ ડિવાઇસમાં નોટિફિકેશન સ્વરૂપે કે ઈ-મેઇલ દ્વારા આપણને રીમાઇન્ડર મોકલવવામાં આવે એવી વ્યવસ્થા થઈ શકે છે.
નોટ્સ
જે તે ટાસ્ક સાથે તેને સંબંધિત વિગતોની નોંધ આપણે નોટ્સ સ્વરૂપે રાખી શકીએ છીએ. ફાયદો એ છે કે કોઈ એક ચોક્કસ ટાસ્ક સંબંધિત જરૂરી તમામ બાબતો આપણે એક જ જગ્યાએ સાચવી શકીએ છીએ.
મેઇલ ટુ વન્ડરલિસ્ટ
મોટા ભાગે આપણે કરવાનાં કામ સૌથી પહેલાં કોઈના ઈ-મેઇલ સ્વરૂપે આપણી સમક્ષ આવતાં હોય છે. તમે મુખ્યત્વે જે ઈ-મેઇલ આઇડીનો ઉપયોગ કરતા હોય, એ જ ઈમેઇલ આઇડીથી વન્ડરલિસ્ટનું એકાઉન્ટ ક્રિએટ કર્યું હોય (પાસવર્ડ એક સરખા રાખશો નહીં), તો તમારા ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામમાં આવેલો મેઇલ તમે me@wunderlist.com આઇડી પર ફોરવર્ડ કરી દો, તો એ ઈ-મેઇલની સબ્જેક્ટ લાઇન ટાસ્ક તરીકે સેવ થઈ જાય અને ઈ-મેઇલમાંની અન્ય વિગતો નોટ્સ તરીકે સેવ થાય!
એડ ટુ વન્ડરલિસ્ટ
વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ તમારા કોઈ પણ આઇડિયાને સાચવી લેવા માટે પણ થઈ શકે છે. સ્માર્ટફોનમાં કે પીસીમાં સર્ફિંગ કરતાં કરતાં તમને કંઈ પણ સારું અને ઉપયોગી દેખાય અને એ બાબત તમે આઇડિયા તરીકે સેવ કરી લેવા માગતા હો તો, એ ક્રોમ કે ફાયરફોક્સ માટેના વન્ડરલિસ્ટના એડ-ઓનની મદદથી કે સ્માર્ટફોનમાં શેર બટનની મદદથી, એ પેજનું યુઆરએલ વન્ડરલિસ્ટમાં એક ટાસ્ક તરીકે સેવ કરી શકો છો.
પ્રિન્ટ
વન્ડરલિસ્ટમાં તૈયાર કરેલાં તમામ ટાસ્ક અને લિસ્ટની સહેલાઈથી પ્રિન્ટ પણ કાઢી શકાય છે.
આ સિવાય બીજી પણ કેટલીક સુવિધાઓ છે, જેનો લાભ આ એપ કે સર્વિસનો તમે જેમ જેમ વધુ ઉપયોગ કરતા જશો તેમ તેમ વધુ સ્પષ્ટ થતો જશે.
વન્ડરલિસ્ટનો નવો નવો ઉપયોગ શરૂ કરશો ત્યારે, આ સર્વિસ ઘણી સરળ હોવા છતાં, તેની પૂરતી ક્ષમતાનો પરિચય ન હોવાથી તમને થોડી મુશ્કેલી પડશે. પણ તમારા રોજબરોજના કામની જરૂરિયાત, તમારે ખાસ રાખવી જરૂરી બાબતો વગેરે બરાબર સમજીને પછી વન્ડરલિસ્ટમાં એ પ્રકારે ફોલ્ડર અને લિસ્ટ બનાવી લેશો તથા હેશટેગ્સનો સ્માર્ટ રીતે ઉપયોગ કરતા જશો તો આ એપ તમારા દૈનિક જીવનનો એક અભિન્ન હિસ્સો બન્યા વગર રહેશે નહીં.
આ લેખની શરૂઆતમાં જ કહ્યા મુજબ, વન્ડરલિસ્ટ સિવાય આ પ્રકારની બીજી પણ ઘણી સર્વિસ છે. વન્ડરલિસ્ટને બરાબર સમજી લીધા પછી તમે એ બીજી સર્વિસને પણ સારી રીતે તપાસી શકશો અને કઈ સર્વિસ તમારી જરૂરિયાતને સૌથી સારી રીતે પૂરી કરી શકે તેમ છે તે જાણી શકશો.
આવી એપનો નિયમિત ઉપયોગ કરવાનો સૌથી મોટો લાભ એ છે કે તેનાથી આપણા કામમાં અનિવાર્ય શિસ્ત આપોઆપ ઉમેરાય છે ને આપણે તણાવથી સહજ રીતે બચી શકીએ છીએ.
કમ્પ્યુટર, સ્માર્ટફોન, ટેબલેટ વગેરે સાધનો હોવાં એટલું પૂરતું નથી. આ રીતે વિવિધ એપની મદદથી તેમનો ખરેખર સ્માર્ટ ઉપયોગ કરી શકીએ તો નવી ટેક્નોલોજી આપણા જીવનમાં આડખીલી રૂપ નહીં બને, ઉલટાની તેને વધુ સરળ અને સહજ બનાવીને જીવનને ભરપૂર માણવાની તક આપશે!
વન્ડરલિસ્ટના મુખ્ય ભાગ
- આ પેનલમાં આપણા ટાસ્ક સંબંધિત નોટિફિકેશન, સેટિંગ્સ, સર્ચ વગેરેની સુવિધા મળે છે.
- આ લિસ્ટ પેનલ છે. અહીં આપણે તૈયાર કરેલાં બધાં લિસ્ટ અને ફોલ્ડર ઉપરાંત, એપ તરફથી ઓટોમેટિક તૈયાર થતાં સ્માર્ટ લિસ્ટ જોવા મળે છે. સ્માર્ટલિસ્ટ આજે કરવાનાં અને તમામ ટાસ્ક એક સાથે બતાવતાં લિસ્ટ છે. આ લિસ્ટ સેટિંગ્સમાં જઈને ચાલુ-બંધ કરી શકાય છે. કોઈ પણ લિસ્ટને આપણે માઉસથી ડ્રેગ કરીને ઉપર-નીચે કરી શકીએ છીએ.
- આ ટાસ્ક પેનલ છે. અહીં આપણે ડાબી પેનલમાં જે લિસ્ટ સિલેક્ટ કરીએ તેમાંનાં ટાસ્ક જોવા મળે છે. ઉપરાંત સૌથી ઉપરના ટાસ્કબોક્સમાં લખીને નવું ટાસ્ક ક્રિએટ કરી શકીએ છીએ. તેના છેડે આપેલ સ્ટાર પર ક્લિક કરતાં, એ ટાસ્ક પર આપણું તરત ધ્યાન ખેંચાય એવો સ્ટાર ઉમેરાય છે.
- આ જે તે ટાસ્ક વિશેની ઇન્ફર્મેશન પેનલ છે. અહીં ટાસ્કની ડ્યુ ટેડ, રીમાઇન્ડર, રીકરિંગ ડેટ વગેરે સેટ કરી શકાય છે. તે ઉપરાંત, ટાસ્કનાં સબ-ટાસ્ક્સ અહીં લખી શકાય છે. જે તે ટાસ્ક સંબંધિત નોંધ, ૫ એમબી સુધીની ફાઇલ એટેચ કરવી, લિસ્ટ કોઈ સાથે શેર કર્યું હોય તો ટાસ્ક વિશે તેમની કમેન્ટ વગેરે અહીં જોવા મળે છે.
- આ ટાસ્ક વિશેનો એક્શનબાર છે. તેમાં કોઈ લિસ્ટને શેર કરવું, તેમાંનાં ટાસ્ક્સને પ્રાયોરિટી, ડ્યુટેડ કે નામ મુજબ સોર્ટ કરવાં, ઈ-મેઇલ કરવાં, પ્રિન્ટ કરવાં કે ડિલીટ કરવાં વગેરે વિકલ્પો મળે છે.
પર્સનલ ફાઇનાન્સના આયોજન માટે વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય?
ટુ-ડુ લિસ્ટ ફક્ત બિઝી પ્રોફેશનલ્સને જ ઉપયોગી હોય એવું નથી. રોજિંદા જીવનની સામાન્ય જરૂરિયાતોને પણ સમયસર પૂરી કરવામાં આ પ્રકારનું લિસ્ટ ઉપયોગી થઈ શકે છે.
ઉપરના ઉદાહરણમાં, દર મહિને કરવાના થતા નિયમિત ખર્ચની એક યાદી બનાવી લેવામાં આવી છે. તેમાં ટીવી ચેનલ બિલના પહેલા ટાસ્કને ક્લિક કર્યું છે એટલે તેને લગતી વધુ માહિતી ઉમેરવાની પેનલ ખૂલી છે. તેમાં ‘એસાઇન ટુ’ની મદદથી તમે આ કામ કોઈ બીજી વ્યક્તિને પણ સોંપી શકો છો (એ વ્યક્તિ વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ કરતી ન હોય તો તેને પહેલાં તેનું આમંત્રણ મળશે, પછી તેના ટાસ્કલિસ્ટમાં આ ટાસ્ક ઉમેરાઈ જશે).
પછી તેની ડ્યુ ડેટ સેટ કરી શકાય. જેમ કે દર મહિનાની ૨૭ તારીખે મોબાઇલનું બિલ ભરવાનું થતું હોય તો એ તારીખ સેટ કરી, આ ટાસ્ક દર મહિને ઓટોમેટિક રીપીટ થાય એવું સેટિંગ કરી શકાય.
પરિણામે ૨૭ ઓગસ્ટ તારીખે મોબાઇલ બિલ ભરીને તમે તેને કમ્પ્લીટેડનું ટિક મારી દો, તો ૨૭ સપ્ટેમ્બરનું નવું ટાસ્ક ઓટોમેટિકલી ઉમેરાઈ જાય. ટાસ્ક કમ્પ્લીટ ન થાય તો ૨૭ તારીખ પછી તેની તારીખનો રંગ બદલાઈને લાલ થઈ જાય!
આ રીતે વાર્ષિક ખર્ચ કે બચત કે પાકી રહેલાં એનએસસી વટાવવાં કે એફડી રીન્યુ કરવા જેવી માહિતીની એક વાર યાદી તૈયાર કરી લો અને તેને પરિવારના કોઈ સભ્ય સાથે શેર કરી લો એ વ્યક્તિ પણ મહત્વની આર્થિક બાબતો વિશે સતત સજાગ રહેશે. યાદ રહે, અહીં આપણે આપણી કોઈ બેન્ક વિગતો આપવની જરૂર નથી!
મોબાઇલ એપ
મોબાઇલમાં વન્ડરલિસ્ટનો ઉપયોગ ઘણો સરળ છે. પ્લસ પર ક્લિક કરતાં, નવું લિસ્ટ કે નવું ટાસ્ક ઉમેરવાનો વિકલ્પ મળશે. તેના પર ક્લિક કરતાં, ટાસ્ક ઉમેરીને તે કયા લિસ્ટમાં ઉમેરવું છે, કઈ ડ્યુ ડેટ છે, રીમાઇન્ડર કે રીપીટેશન સેટ કરવા હોય તે વગેરે વિગત સહેલાઈથી ઉમેરી શકાય છે. રોજિંદાં, પણ પૂરાં કરવાં જરૂરી કામકાજ પર નજર રાખવાનો આ ખરેખર હાથવગો ને સહેલો ઉપાય છે.