જો તમે એક્સેલનો પ્રમાણમાં ઠીકઠીક ઉપયોગ કરતા હશો તો તમે જાણતા જ હશો કે એક્સેલની ફાઇલને સામાન્ય રીતે ‘વર્કબુક’ કહેવામાં આવે છે અને એક વર્કબુકમાં એકથી વધુ ‘વર્કશીટ’ હોય છે (આપણે કોરી એક્સેલ ફાઇલ – વર્કબુક ઓપન કરીએ એટલે બાય ડિફોલ્ટ તેમાં ત્રણ કોરી વર્કશીટ જોવા મળે છે, જેમાં આપણે જરૂરિયાત મુજબ ઉમેરો કરી શકીએ છીએ).
એવું ઘણી વાર બની શકે કે આપણે કોઈ વર્કબુકમાંની કોઈ આખેઆખી વર્કશીટને એક્સેલમાંની બીજી કોઈ વર્કબુકમાં કોપી કરવાની જરૂર ઊભી થાય કે પછી, એ જ વર્કબુકમાં તેની કોપી કરવાની થાય. મોટા ભાગે આપણે એક્સેલમાં મહિનાદીઠ કામનું લિસ્ટ જુદી જુદી વર્કશીટમાં તૈયાર કરતા હોઈએ ત્યારે કે પછી જુદાં જુદાં ઇનવોઇસ અલગ અલગ વર્કશીટમાં બનાવતા હોઈએ ત્યારે આવી જરૂર ઊભી થાય.
આ કામ કરવાના સરળ રસ્તા જાણી લઈએ…
- સૌથી પહેલાં આપણે વર્કબુકમાંની વર્કશીટને આપણી જરૂર મુજબ રીનેમ કરી લઈએ. એ માટે એક્સેલમાં નીચેની બાજુએ ‘શીટ ૧’, ‘શીટ ૨’ વગેરે લખ્યું છે તેના પર માઉસથી લેફ્ટ ડબલક્લિક કરો. હવે અહીં આપણે એ વર્કશીટનું નવું નામ લખી શકીશું. ધારો કે જાન્યુઆરી.
- હવે એ ટેબને માઉસથી રાઇટ ક્લિક કરીશું તો એક ઓપ્શન્સ મેનુ ઓપન થશે, આ વિકલ્પો પણ તપાસી જોવા જેવા છે. જેમ કે આપણે એ ફક્ત એ એક વર્કશીટને પાસવર્ડ આપીને તેમાંની વિવિધ ગતિવિધિને પ્રોટેક્ટ કરી શકીએ કે જુદી જુદી ટેબને જુદા જુદા કલર આપી શકાય છે.
- હવે આપણે જેની વાત કરી રહ્યા છીએ એ ‘મૂવ ઓર કોપી…’ વિકલ્પ ક્લિક કરો.
- હવે જ વિન્ડો ખૂલે તેમાં, જો આપણી આ એક્સેલ વર્કબુક (એટલે કે ફાઇલ)ને કોઈ નામ આપ્યું હશે તો એ દેખાશે, નામ નહીં આપ્યું હોય તો ‘બુક ૧’ એવું નામ દેખાશે. આપણે એની એ જ વર્કબુકમાં વર્કશીટને ડાબે-જમણે ખસેડવી હોય તો એ કામ તો ફક્ત માઉસથી ટેબને ડ્રેગ કરીને પણ કરી શકાશે. પરંતુ આપણી વર્કશીટની કોપી કરીને તેને કોઈ ચોક્કસ વર્કશીટની આગળ કે પાછળ ખસેડવી હોય કે સૌથી છેલ્લે મૂકવી હોય તો આ વિન્ડો ઉપયોગી થશે.
- એ ખાસ નોંધશો કે આપણી વર્કશીટને જો બીજી કોઈ વર્કબુકમાં કોપી કરવી હોય કે મૂવ કરવી હોય તો તે વર્કબુક ઓપન હોવી જરૂરી છે. તો જ તે ફાઇલ ‘મૂવ ઓર કોપી’ વિન્ડોના પહેલા ડ્રોપડાઉન મેનુમાં દેખાશે.
- હવેનું કામ સહેલું છે, આપણે જે તે વર્કબુકમાં જ વર્કશીટ કોપી કે મૂવ કરવી હોય તો બુક ૧ રહેવા દો, નવી કોરી વર્કબુકમાં વર્કશીટ લઈ જવી હોય તો તે સિલેક્ટ કરો, અથવા પછી ઓપન હોય તેવી બીજી કોઈ વર્કબુક સિલેક્ટ કરી લો.
- આપણે સૌથી નીચે આપેલા ‘ક્રિએટ એ કોપી’ના ખાનામાં ટિક કરીશું, તો ઓકે પર ક્લિક કરતાં એ વર્કશીટ મૂળ વર્કબુકમાં જળવાઈ રહેશે અને આપણે બતાવેલી વર્કબુકમાં તેની કોપી થશે!
તમારે કોઈ વ્યક્તિને એક્સેલની આખી ફાઇલને બદલે, તેમાંની કોઈ ચોક્કસ વર્કશીટ જ મોકલવાની હોય, ત્યારે આ રીતે નવી કોરી વર્કબુકમાં તેની કોપી કરી મોકલવાનું સરળ બનશે.
એમએસ ઓફિસના બધા પ્રોગ્રામની જેમ, એક્સેલમાં પણ આપણી જુદી જુદી જરૂરિયાત પૂરી કરતી અનેક સગવડો છે, ફક્ત આપણે પોતે ક્લિક પર ક્લિક કરીને આ ખૂબીઓ શોધ્યા કરવાની છે!