માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં તૈયાર કરેલા પત્ર જેવા કોઈ ડોક્યુમેન્ટની પ્રિન્ટ કાઢતી વખતે છેલ્લા પેજમાં બહુ થોડું લખાણ હોય, તો થોડી બાંધછોડ કરીને એ પેજનું લખાણ આગલા પેજમાં સમાવી શકાય.

આગળ શું વાંચશો

• શ્રીંક વન પેજ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને
• પેરેગ્રાફ એન્ડ લાઈન સ્પેસિંગનો ઉપયોગ કરીને
• પેજ માર્જિન બદલીને
• હેડર-ફૂટરમાં જરુરી ફેરફાર કરીને

 માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં તમારે કોઈ ડોક્યુમેન્ટની પ્રિન્ટ કાઢવી હોય, ખાસ કરીને કોઈ પત્ર તૈયાર કર્યા પછી, ત્યારે ઘણી વાર એવું બનતું હશે કે પત્રનો બહુ થોડો ભાગ બીજા પાને જતો હોય! પ્રિન્ટ લેવાની હોય તો બહુ થોડી લાઇન માટે બીજું આખું પેજ પ્રિન્ટ કરવું પડે. ફક્ત રૂપિયાનો નહીં, પર્યાવરણનો પણ વિચાર કરીને આ રીતે ‘બિનજરૂરી’ બીજું પાનું પ્રિન્ટમાં બગાડવું ન હોય તો આપણે આપણા પત્રને એક પેજમાં ‘ફિટ’ કરવો પડે.

જો પત્ર આપણે પોતે તૈયાર કર્યો હોય તો તો આપણે બે-ચાર વધારાના શબ્દો ઉડાડીને કે નાના-નાના પેરેગ્રાફ જોડીને આ કામ કરી શકીએ.

આ રીતે પત્રના લખાણમાં કાપકૂપ શક્ય ન હોય તો પણ, આપણે જુદી જુદી ઘણી રીતે – થોડી બાંધછોડ કરીને – પત્રનું લખાણ એક જ પેજમાં સમાવી શકીએ છીએ, આ રીતે… (તમે સવા કે દોઢ પેજમાં પથરાયેલા પત્રવાળી વર્ડ ફાઇલ ઓપન કરીને આ અજમાયશ કરશો તો વધુ મજા આવશે, પેજ ઘટાડવાની જરૂરિયાત ન હોય તો પણ વર્ડની કેટલીક બારીક ખૂબીઓ જાણવા મળશે!).

‘શ્રીંક વન પેજ’ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને

વર્ડમાંની આ સુવિધાનો ઉપયોગ કરતાં, તે બંને પેજમાંના તમામ ફોન્ટની સાઇઝ અડધો પોઇન્ટ ઘટાડીને બીજા પેજ પર જતા લખાણને પહેલા પેજ પર સમાવી લેવાનો પ્રયાસ કરી શકાય. જો તમે ૨૦૦૩નો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાં ‘પ્રિન્ટ પ્રીવ્યૂ’ ટૂલબારમાં શ્રીંક વન પેજની સુવિધા મળશે. વર્ડ ૨૦૦૭માં ઉપર બિલકુલ ડાબી તરફના ઓફિસ બટન પર ક્લિક કરી, ‘પ્રિન્ટ’ મેનુ બટનમાં જઈને ‘પ્રિન્ટ પ્રીવ્યૂ’ પર ક્લિક કરો. આથી આપણી  ફાઇલનો પ્રિન્ટ પ્રીવ્યૂ ખૂલશે અને તેમાં આપણું ડોક્યુમેન્ટ પ્રિન્ટ થતાં કેવું લાગશે તે જોઈ શકાશે. પ્રિન્ટ કરતાં પહેલાંના ફેરફાર પણ અહીં થઈ શકે છે. અહીં ‘પ્રીવ્યૂ’ ટેબમાં ‘શ્રીંક વન પેજ’નો વિકલ્પ મળશે. તેના પર ક્લિક કરશો એટલે, ઘણું કરીને પહેલી ક્લિકે ફોન્ટ અડધો પોઇન્ટ ઘટતાં બધું લખાણ એક પેજમાં આવી જશે, અથવા ફરી ક્લિક કરવી પડશે. અલબત્ત, લખાણ ધરાર એક પેજમાં સમાવવા જતાં ફોન્ટ સાઇઝ બહુ નાની ન થઈ જાય એ ધ્યાન રાખવું પડે.

કામ પૂરું થતાં ‘ક્લોઝ પ્રિન્ટ પ્રીવ્યૂ’ પર ક્લિક કરી, ડોક્યુમેન્ટના મૂળ વ્યૂમાં પરત ફરો. અહીં આપણે અન્ડુ કમાન્ડની મદદથી ફોન્ટની સાઇઝ યથાવત કરી શકીએ છીએ.

પેરેગ્રાફ એન્ડ લાઇન સ્પેસિંગનો ઉપયોગ કરીને

આપણે પત્રમાંની લાઇન્સ, પેરેગ્રાફ, હેડિંગ વગેરે વચ્ચેની સ્પેસ

ઘટાડીને પણ બધા લખાણને એક પેજમાં સમાવવાનો પ્રયાસ કરી શકીએ. આ માટે મથાળાની રિબનમાં હોમ ટેબમાં, પેરેગ્રાફ સેક્શનમાં, નીચે જમણા ખૂણાના એરો પર ક્લિક કરતાં, પેરેગ્રાફમાં સ્પેસિંગના વિકલ્પો આપતી વિન્ડો ખૂલશે. તમે જોશો તેમ બાય ડિફોલ્ટ બે લાઇન વચ્ચે ૧.૧૫ પોઇન્ટ સાથેનું સ્પેસિંગ હોય છે. તેને ૧ કરી શકાય. એ રીતે, બે પેરેગ્રાફ વચ્ચે, પેરેગ્રાફ પહેલાં કે પછીની સ્પેસ ઘટાડી શકાય. નીચેના બોક્સમાં આ ફેરફાર પછી લખાણ કેવું દેખાશે તેનો પ્રીવ્યૂ જોવા મળશે. બરાબર લાગે તો ‘ઓકે’ પર ક્લિક કરી દો!

પેજ માર્જિન બદલીને

રિબનમાં, ‘પેજ લેઆઉટ’માં ‘પેજ સેટઅપ’ સેક્શનમાં ડોક્યુમેન્ટ માર્જિનના વિકલ્પ જોવા મળશે. અહીંથી પેજ પર લખાણની ચારે તરફ કેટલી જગ્યા છોડવી તે નક્કી કરી શકાય છે. તેમાં નજીવા ફેરફાર કરીને વધારાના લખાણને એક જ પેજમાં સમાવવાનો પ્રયાસ કરી શકાય.

હેડર-ફૂટરમાં જરુરી ફેરફાર કરીને

આપણે રિબનમાં ‘ઇન્સર્ટ’ ટેબમાં જઈને આખા ડોક્યુમેન્ટના તમામ પેજમાં જોવા મળે તે રીતે હેડર અને ફૂટર મૂકી શકીએ છીએ (જેમાં પેજ નંબર, તારીખ, જે તે ફાઇલ નેમ વગેરે આપોઆપ અથવા આપણને જોઈતું લખાણ-ઇમેજ વગેરે ગોઠવી શકાય છે).

આપણા પત્રમાં આવા હેડર-ફૂટર આપેલ હોય તો તેને શક્ય હોય તો દૂર કરી શકાય અથવા ઉપર કે નીચેમાંથી કોઈ એક જ જગ્યાએ આ માહિતી રહે એવી ગોઠવણ કરવાથી પણ વધારાનું લખાણ પહેલા પેજમાં કદાચ સમાવી શકાય.