એક્સેલમાં જો આ કામ ઓટોમેટિક થતું હોય એને માટે નવેસરથી ડેટા નાખવાની મજૂરી શા માટે કરવી?
જોતમે એક્સેલનો વારંવાર ઉપયોગ કરતા હો ક્યારેક એવી સ્થિતિ આવી હશે કે તમે રો અને કોલમમાં જે ડેટા મૂક્યો હોય તેને ઇન્ટરચેન્જ કરવાની જરુર લાગે. સાદું ઉદાહરણ લઈએ, તો ધારો કે તમે રોમાં અઠવાડિયા સાત વાર લખ્યા અને રોમાં કંપનીની જુદી જુદી પ્રોડક્ટ લખી. સેલ વેલ્યુમાં જે તે વારે કંપનીની કોઈ ચોક્કસ પ્રોડક્ટનું કેટલું સેલ થયું તે લખ્યું.
હવે કોઈ કારણસર તમને લાગ્યું કે કંપનીની પ્રોડક્ટ વધતી જાય છે એટલે તેને કોલમમાં લખવાને બદલે રોમાં લખીએ સારું રહેશે, જેથી ડેટા નીચેસહેલાઈથી લંબાવી શકાય.
તો શું રો અને કોલમને ઇન્ટરચેન્જ કરવા તમારે બધો ડેટા નવેસરથી, રો અને કોલમ બદલીને ટાઇપ કરવો પડે? ના, આ કામ એક્સેલમાં ઓટોમેટિક થઈ શકે છે. વિધિ બહુ સહેલી છે. તમે રો અને કોલમમાં જે ડેટા ટાઇપ કર્યો હોય, તે રો અને કોલમનાં હેડિંગ તથા સેલમાં મૂકેલી વેલ્યુ સહિત બધો જ ડેટા એક સાથે સિલેક્ટ કરીને કોપી કરી લો.
હવે આ ડેટા જ્યાં નવેસરથી જ્યાં પેસ્ટ કરવો છે (રોની જગ્યાએ કોલમનાં હેડિંગ અને કોલમની જગ્યાએ રોનાં હેડિંગ આવી જાય તે રીતે) તે એક ખાલી સેલ પર માઉસનું કર્સર લઈ જઈ, ત્યાં રાઇટ ક્લિક કરો જે વિન્ડો ખૂલે તેમાં ‘પેસ્ટ સ્પેશિયલ’ સિલેક્ટ કરો.
રાઇટ ક્લિક કરતાં ‘પેસ્ટ સ્પેશિયલ’નો ઓપ્શન ઇનેબલ્ડ જ નથી? તો એનો મતલબ કે જૂનો ડેટા કોપી કરીને તમે માઉસ બીજે ક્યાંક એક વાર ક્લિક કરી દીધું હશે. સ્પ્રેડશીટમાં કોઈ પણ આપણે કોપી કરીને બીજે પેસ્ટ કરીએ ત્યારે કોપી કરેલા બધા સેલ ફરતે એક ડોટેડ લાઇન ઝબૂકતી રહેવી જોઈએ. એનો મતલબ કે કોપી કરેલો ડેટા એક્ટિવ છે તેને આપણે બીજે પેસ્ટ કરી શકીશું.
તો આ રીતે, ખાલી સેલ પર રાઇટ ક્લિક કરતાં ખૂલતા મેનુમાં ‘પેસ્ટ સ્પેશિયલ’નો વિકલ્પ પસંદ કરો. હવે જે ડાયલોગ બોક્સ ખૂલે તેમાં પેસ્ટમાં ઓલનો ઓપ્શન સિલેક્ટેડ હોવો જોઈએ અને તેની નીચે ઓપરેશનના વિકલ્પોમાં ટ્રાન્સપોઝનું ચેકબોક્સ સિલેક્ટ કરો (જુઓ ઉપરની ઇમેજ).
ફરી પહેલાં જેવો સવાલ થયો? ટ્રાન્સપોઝનો ઓપ્શન સિલેક્ટ થઈ શકે તેમ નથી? તો એનો મતલબ કે તમે તમારા ડેટાને ટેબલમાં કન્વર્ટ કરેલો હશે, તમારે તેને સાદી રેન્જમાં કન્વર્ટ કરવો પડશે. એક્સેલમાં રો અને કોલમને ઇન્ટરચેન્જ કરવા માટે ડેટા સાદી રેન્જ સ્વરૂપે હોવો જરૂરી છે, ટેબલ સ્વરુપે નહીં.
અહીં ગૂંચવાયા? એક્સેલમાં ડેટા ભલે ટેબલ જેવો દેખાતો હોય, આપણે તેને ટેબલમાં ક્ધવર્ટ કરીએ ત્યારે ડેટા એક ટેબલ તરીકે વર્તે છે. આની વિગતવાર વાત આપણે આગળના અંકોમાં કરીશું. જો તમને આ વાત સમજાતી ન હોય તો એનો સાદો અર્થ એટલો તમારો ડેટા સાદી રેન્જ સ્વરુપે જ છે અને તમે ‘પેસ્ટ સ્પેશિયલ’માં ‘ટ્રાન્સપોઝ’નું ચેકબોક્સ સિલેક્ટ કરી જ શકશો. બસ, તો આટલું કરીને ‘ઓકે’ પ્રેસ કરશો એટલે તમારો બધો ડેટા રો અને કોલમની અદલ થઈને નવી જગ્યાએ પેસ્ટ થઈ જશે!