સાત-આઠ વર્ષ પહેલાં, ૨૦૧૪માં મૂળ ભારતીય અને ઇલેક્ટ્રિકલ એન્જિનીયરિંગની ડિગ્રી મેળવનારા સત્યા નડેલાને માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીના સીઇઓ બનાવવામાં આવ્યા ત્યારે કંપનીની સ્થિતિ તદ્દન ડામાડોળ હતી. માઇક્રોસોફ્ટનો ઇતિહાસ ભવ્ય હતો, પણ ભવિષ્ય ધૂંધળું હતું.
એક જમાનામાં ઓફિસના કામકાજની બાબતે આપણા કમ્પ્યૂટરમાં માઇક્રોસોફ્ટનું એકચક્રી શાસન હતું. ઓફિસનું કમ્પ્યૂટર માઇક્રોસોફ્ટ વિન્ડોઝ આધારિત હોય. તેમાં પાર વગરનાં ફીચર્સ ધરાવતા વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટ જેવા ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સ હોય અને ઇન્ટરનેટ એક્સેસ કરવા માટે ઇન્ટરનેટ એક્સપ્લોરર નામે વેબ બ્રાઉઝર હોય. ઓફિસનું લગભગ બધું કામકાજ આ પાંચેક પ્રોગ્રામમાં સમેટાઈ જતું હતું.
પછી દુનિયા સ્માર્ટફોન તરફ વળી ગઈ!
કામકાજની દૃષ્ટિએ લોકોની બદલાયેલી પદ્ધતિઓ સાથે તાલ મિલાવવામાં માઇક્રોસોફ્ટે થાપ ખાધી. એપલ કંપનીએ કમ્પ્યૂટર્સનો બિઝનેસ લગભગ જાળવી રાખીને આઇફોન અને આઇપેડ જેવા મોબાઇલ ડિવાઇસીસમાં પણ આગવું માર્કેટ ઊભું કર્યું. ગૂગલે એન્ડ્રોઇડથી સ્માર્ટફોન માર્કેટમાં જડબેસલાક લીડ મેળવી.
બીજી તરફ માઇક્રોસોફ્ટના વિન્ડોઝ ફોન ફેઇલ ગયા, બિંગ સર્ચ એન્જિન અને ઇન્ટરનેટ એક્સપ્લોરર જેવી સર્વિસ ગૂગલથી ક્યાંય પાછળ રહી ગઈ અને લોકો ક્લાઉડમાં જ કામ કરવા લાગતાં, પીસીમાં વિન્ડોઝ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમનો ઇજારો પણ તૂટવા લાગ્યો.
એવા મુશ્કેલ સમયે સત્યા નડેલા માઇક્રોસોફ્ટના સીઇઓ બન્યા હતા.
તેમણે ધરમૂળથી કંપનીનું કામકાજ અને એપ્રોચ બદલવાનું શરૂ કર્યું. બીજી કંપનીઓ જે વાતે મેદાન મારી ગઈ હતી, એ જ વાતોનો તેમણે ફાયદો લેવાનું શરૂ કર્યું.
તમે પીસી/લેપટોપ અને મોબાઇલ ડિવાઇસમાં એકસરખો અનુભવ ઇચ્છતા હો તો આગળ આપેલી માઇક્રોસોફ્ટની દસ એપ મોબાઇલમાં ઇન્સ્ટોલ કરી લો.
તેમણે ક્લાઉડ કમ્પ્યૂટિંગ, મોબાઇલ એપ્લિકેશન્સ અને આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ પર ફોકસ કર્યું. એપલ અને ગૂગલની હરીફાઇનો સામનો કરવા, તેમણે આ બંને પ્લેટફોર્મ માટે માઇક્રોસોફ્ટની એપ્સ તૈયાર કરવાની સ્ટ્રેટેજી અપનાવી. પરિણામ એ આવ્યું કે સત્યા નડેલાની લીડરશીપમાં કંપનીની માર્કેટ વેલ્યૂ સાત ગણા કરતાં પણ વધુ ઊંચે ગઈ અને વિશ્વની ટોચની ટેક કંપનીઓમાં માઇક્રોસોફ્ટ ટકી રહી!
એટલે જ, સત્યા નડેલાને થોડા સમય પહેલાં કંપનીના અત્યાર સુધીમાં માત્ર ત્રીજા ચેરમેન બનવાનું બહુમાન મળ્યું!
આપણા લાભની વાત કરીએ તો અત્યારે એપલ અને એન્ડ્રોઇડ બંને પ્લેટફોર્મ પર માઇક્રોસોફ્ટની એપ શોધવા જતાં ૭૦થી વધુ એપ મળે છે. આ બધી એપ્સમાં જુદા જુદા અનેક પ્રકારની કેટેગરી એપ્સ સામેલ છે. પરંતુ આ લેખ પૂરતું આપણે બિઝનેસના કામકાજમાં ઉપયોગી એપ્સ પર ફોકસ કરીએ.
જો તમારું કામકાજ પૂરેપૂરું ક્લાઉડમાં શિફ્ટ થયું ન હોય તો હજી એવી પૂરી શક્યતા છે કે તમે પીસી કે લેપટોપમાં માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સનો ઉપયોગ કરતા હશો અને પોતાના એન્ડ્રોઇડ કે એપલ મોબાઇલ ડિવાઇસમાં તેના વિકલ્પ જેવી એપલ અને ગૂગલની અન્ય સર્વિસનો ઉપયોગ કરતા હશો.
આમ તો એપલ અને ગૂગલની સર્વિસ માઇક્રોસોફ્ટના સોફ્ટવેર સાથે કમ્પેટિબલ છે પરંતુ તમે તમારા પીસી/લેપટોપ અને મોબાઇલ ડિવાઇસમાં લગભગ એકસરખો અનુભવ મેળવવા ઇચ્છતા હો તો આગળ આપેલી માઇક્રોસોફ્ટની દસ એપ તમારા મોબાઇલ ડિવાઇસમાં ઇન્સ્ટોલ કરી લો. માઇક્રોસોફ્ટના સબસ્ક્રિપ્શન વિના પણ, તમારા બિઝનેસનું કામકાજ ઘણું સહેલું બનશે!
માઇક્રોસોફ્ટને ટેક જગતમાં જબરજસ્ત ઊંચે પહોંચાડવામાં તેા ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સનો સિંહફાળો છે. તમે તમારા પીસી કે લેપટોપમાં મોટા ભાગે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સનો જ ભરપૂર ઉપયોગ કરતા હશો. તમારા સ્માર્ટફોનમાં આ એપ ઇન્સ્ટોલ કરી લેવાથી તમારું કામકાજ ઘણું સહેલું થશે. અગાઉ વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટની અલગ અલગ એપ હતી, હવે એ ત્રણે, અન્ય ખૂબીઓ સાથે એક એપમાં સામેલ કરી દેવામાં આવી છે.
નવી એપમાં પીડીએફ ફંકશન નોંધપાત્ર છે. એ જ રીતે, એપમાંના લેન્સ બટનની મદદથી કોઈ ડોક્યુમેન્ટનો ફોટોગ્રાફ લઇને તેને એડિટેબલ વર્ડ ફાઇલ કે પીડીએફમાં ફેરવી શકાય. પ્રિન્ટેડ ટેબલનો ફોટોગ્રાફ લઇને તેને એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં ફેરવી શકાય છે! ઓફિસનું સબસ્ક્રિપ્શન હશે તો ઘણાં વધુ ફીચર્સનો લાભ મળશે.
માઇક્રોસોફ્ટના ફ્રી એકાઉન્ટ સાથે આપણને વનડ્રાઇવમાં ૫ જીબી સ્ટોરેજ મળે છે. ગૂગલ ડ્રાઇવના ફ્રી એકાઉન્ટમાં મળતી ૧૫ જીબી સ્ટોરેજની સરખામણીમાં આ સ્ટોરેજ ઓછી છે, પરંતુ જો માઇક્રોસોફ્ટ ૩૬૫નું હોમ કે બિઝનેસ એકાઉન્ટ ખરીદવામાં આવે તો આપણા પ્લાન મુજબ ટેરાબાઇટ્સમાં ક્લાઉડ સ્ટોરેજ મળી શકે છે.
મોટો ફાયદો એ છે કે તમે વનડ્રાઇવનું પર્સનલ અને બિઝનેસ એમ બંને પ્રકારનું એકાઉન્ટ ધરાવતા હો તો એક જ એપમાં ફક્ત ટેબ્સ બદલીને બંનેનો ઉપયોગ કરી શકાય છે.
આ એપમાં પણ કેમેરાથી ડોક્યુમેન્ટ, બિઝનેસ કાર્ડ કે વ્હાઇટબોર્ડનું કન્ટેન્ટ સ્કેન કરી શકાય છે.
તમારા ફોનના કેમેરાથી કેપ્ચર થતા ફોટોગ્રાફનો વનડ્રાઇવમાં ઓટોમેટિક બેકઅપ લેવાની સુવિધા પણ છે.
વર્ષોથી જો ઓફિસમાં તમારા ટેબલ પર કમ્પ્યૂટર હશે તો તમે તેમાં આઉટલૂક એક્સ્પ્રેસ કે આઉટલૂક જેવા પ્રોગ્રામથી જ ઈ-મેઇલ્સની આપલે કરવા ટેવાયેલા હશો. પીસી/લેપટોપમાં આ પ્રોગ્રામ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ માટે પણ ઘણો ઉપયોગી છે. પછી સ્માર્ટફોન આવતાં, પર્સનલ ઉપયોગ માટે તમે જીમેઇલમાં એકાઉન્ટ ખોલાવ્યું હશે.
સ્માર્ટફોનમાંની આઉટલૂક એપ તમારો એ જ જૂનો અનુભવ તાજો કરાવી શકે છે. તેમાં તમે ઓફિસ ૩૬૫, ફ્રી આઉટલૂક, ઉપરાંત જીમેઇલ, યાહૂ કે આઇક્લાઉડ મેઇલ સર્વિસ પણ કનેક્ટ કરીને તેમાંના મેઇલ્સ એક જ એપમાં મેળવી શકો છો.
આઉટલૂક એપની મુખ્ય ખૂબી આપણે માટે મહત્ત્વના મેઇલ્સ અલગ તારવવામાં રહેલી છે. જીમેઇલથી અલગ, અહીં માત્ર બે જ ટેબમાં આપણા બધા મેઇલ્સ રહે છે.
ઇન્ટરનેટ પરની વિવિધ સાઇટ્સ પરથી ઇન્ફર્મેશન કલેક્ટ કરવા, અલગ અલગ વિષય પરના રીસર્ચ સંબંધિત માહિતી ઓર્ગેનાઇઝ કરવા કે ઓફિસ મીટિંગ અથવા ઓનલાઇન ક્લાસ દરમિયાન ફટાફ્ટ નોટ્સ ટપકાવવા વનનોટ એપ ખાસ્સી ઉપયોગી છે. તેમાં ટેકસ્ટ, લિસ્ટ અથવા ફોટો સ્વરૂપે ઇન્ફર્મેશન કલેક્ટ કરી શકાય છે.
ખાસિયત એ છે કે તેમાં મીટિંગ દરમિયાન વ્હાઇટ બોર્ડનો ફોટોગ્રાફ લેવામાં આવે તો આ એપ ઇમેજને ક્લિનઅપ કરીને તેમાંની ટેક્સ્ટ ઓળખી લે છે. આ કારણે ઇમેજમાં હાથે લખેલી ટેકસ્ટ હોય તો પણ તેને સર્ચ કરી શકાય છે. વનનોટ એપની નોટબૂકમાં સેવ કરેલી તમામ માહિતી આપણા વનડ્રાઇવ એકાઉન્ટ સાથે સિન્ક્ડ રહે છે. પરિણામે કોઈ પણ ડિવાઇસમાં ગમે ત્યારે તેને એક્સેસ કરી શકાય છે.
લાંબા સમયથી એન્ડ્રોઇડ ફોનમાં ગૂગલ ક્રોમ અને એપલ ડિવાઇસમાં સફારી બ્રાઉઝર યૂઝર્સની પહેલી પસંદ રહ્યા છે (એપલમાં તો બ્રાઉઝર બદલવાની સગવડ જ મોડેથી મળી).
પીસી કે લેપટોપમાં પણ આ બ્રાઉઝર્સથી લોકો કંટાળે તો તે મોઝિલા ફાયરફોક્સ જેવા બ્રાઉઝરની અજમાયશ કરી જુએ, પરંતુ માઇક્રસોફ્ટનું વર્ષો જૂનું બ્રાઉઝર તદ્દન હાંસિયામાં ધકેલાઈ ગયું હતું. માઇક્રોસોફ્ટના નવા એજ બ્રાઉઝરથી આ સ્થિતિ થોડી બદલાઈ છે.
માઇક્રોસોફ્ટે પોતાના નવા બ્રાઉઝરમાં યૂઝરની પ્રાઇવસી પર ખાસ ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું છે. તેમાં વિવિધ વેબસાઇટ્સ પર થતું આપણું ટ્રેકિંગ અટકાવી શકાય છે. તેમજ એડ બ્લોક પ્લસની મદદથી કાં તો બધી સાઇટ પર અથવા અમુક નિશ્ચિત સાઇટ પર જાહેરાતો બ્લોક કરી શકાય છે.
તમે એકદમ વ્યસ્ત રહેતા બિઝનેસ એક્ઝિક્યુટીવ હો કે પછી સ્કૂલ ક્લાસ અને ટ્યૂશન વચ્ચે વર્ચ્યુઅલ દોડાદોડી કરતા સ્ટુડન્ટ હો, રોજબરોજના કામનું ટ્રેકિંગ રાખવું તમારે માટે બહુ મહત્ત્વનું હશે.
આ કામમાં તમને માઇક્રોસોફ્ટ ટુ ડુ એપ ખાસ્સી ઉપયોગી થઈ શકે છે.
અગાઉ અત્યંત લોકપ્રિય થયેલી ‘વન્ડરલિસ્ટ’ નામની જર્મનીની એપ ખરીદી લીધા પછી માઇક્રોસોફ્ટે તેને ‘માઇક્રોસોફ્ટ ટુ ડુ’ નામે રજૂ કરી છે. આ નવી એપ હજી પણ મૂળ એપ જેટલી પાવરફૂલ નથી છતાં તેની ખાસ્સી નજીક પહોંચી છે. તમે આઉટલૂક ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાંના ઇમેલ્સને સહેલાઇથી આ એપમાં ટાસ્કમાં ફેરવી શકો છો.
આ એપ બિલકુલ ફ્રી છે અને પીસી, લેપટોપ, સ્માર્ટફોન વગેરેમાં તેમાંનું કન્ટેન્ટ સિન્ક્ડ રહે છે.
કોરોના પછીની દુનિયામાં લગભગ તમામ બિઝનેસ વર્ક-ફ્રોમ-હોમ અને વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ તરફ વળ્યા એ કારણે માઇક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ એપનો ઉપયોગ પણ વધ્યો છે.
અલબત્ત નામ મુજબ આ એપ ટીમવર્ક માટે વધુ ઉપયોગી છે. એટલે વ્યક્તિગત ઉપયોગને બદલે, તમારી કંપની ટીમ્સનો ઉપયોગ કરતી હોય તો તમને તેની જરૂર પડશે. ઝૂમ જેવી અન્ય વીડિયો કોન્ફરન્સિંગ સર્વિસ ખાસ્સી લોકપ્રિય થઈ છે પરંતુ તમારી કંપનીમાં માઇક્રોસોફ્ટની અન્ય સર્વિસિસનો ઉપયોગ થતો હોય તો તેની સાથેના ઇન્ટિગ્રેશનને કારણે માઇક્રોસોફ્ટ ટીમ્સમાં કામકાજ વધુ સહેલું બનશે.
તેમાં ફેસ-ટુ- ફેસ વાતચીત, વર્ચ્યુઅલ ગ્રૂપ મીટિંગ, ફાઇલ શેરિંગની સાથોસાથ ડોક્યુમેન્ટ, સ્પ્રેડશીટ્સ વગેરે પર રીઅલ ટાઇમમાં એક સાથે ટીમમાં કામ કરી શકાશે.
વિવિધ સર્વિસમાં આપણા ઓનલાઇન એકાઉન્ટસને સલામત રાખવા માટે હવે મલ્ટિફેક્ટર ઓથેન્ટિકેશન અનિવાર્ય બન્યું છે.
સામાન્ય રીતે આપણે કોઈ પણ ઓનલાઇન સર્વિસમાં યૂઝરનેમ-પાસવર્ડ આપ્યા પછી આપણા રજિસ્ટર્ડ મોબાઇલમાં એસએમએસ, વોઇસ કોલ કે પ્રોમ્પ્ટ સ્વરૂપે વધારાનો ઓથેન્ટિકેશન કોડ મેળવી શકીએ છીએ. ઓથેન્ટિકેશન એપ આ જ કામ કરે છે પરંતુ તે ઓફલાઇન પણ કામ આપે છે. ગૂગલ તથા અન્ય કંપનીઓની જેમ માઇક્રોસોફ્ટે પણ ઓથેન્ટિકેટર એપ વિકસાવી છે.
આવી એપ ટાઇમબેઝ્ડ વન ટાઇમ પાસવર્ડ કોડ જનરેટ કરતી હોય છે. મોબાઇલમાં આ એપ ઇન્સ્ટોલ કર્યા પછી વિવિધ સર્વિસ સાથે તેને કનેક્ટ કરીને તેનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. માઇક્રોસોફ્ટની ઓથેન્ટિકેટર એપ એ વાતે અલગ પડે છે કે તે પાસવર્ડ મેનેજર તરીકે પણ કામ કરે છે.
આ એક એપ એવી છે, જે તમારે માટે બિલકુલ અજાણી હોઈ શકે છે. એક તો, તે માત્ર એપલ એપ સ્ટોરમાં ઉપલબ્ધ છે, બીજું, તે વ્યક્તિગત ઉપયોગ માટે નથી, તે માઇક્રોસોફ્ટ ૩૬૫ સબસ્ક્રિપ્શનનો એક ભાગ છે, એટલે જો તમારી કંપની તેનો ઉપયોગ કરતી હોય તો તમને તેનો લાભ મળી શકે. પરંતુ આવી કોઈ એપ છે, એ જાણવા જેવું ચોક્કસ છે!
આ એપ, તેના નામ મુજબ વિવિધ પ્રકારનાં લિસ્ટ બનાવવામાં અને પછી તેમાંની ઇન્ફર્મેશનને ટ્રેક કરવામાં આપણી મદદ કરે છે. કોઈ ઇવેન્ટ, કોઈ પ્રોજેક્ટ, તમારા બિઝનેસની અલગ અલગ પ્રકારની એસેટ્સ્ વગેરે કોઈ પણ પ્રકારની માહિતી તમે આ એપમાં આંગળીના ટેરવે રાખી શકો છો અને પછી માઇક્રોસોફ્ટ ૩૬૫ અને ટીમ્સ સાથેના ઇન્ટિગ્રેશનને કારણે એ માહિતીનો વિવિધ રીતે ઉપયોગ કરી શકો છો.
આ પણ એક એવી એપ છે, જેનો તમારે વ્યક્તિગત રીતે બહુ ઉપયોગ નહીં થાય, ખાસ કરીને જો તમે તમારું બધું કામકાજ અને ફાઇલ્સનું સ્ટોરેજ ક્લાઉડ તરફ વાળી દીધું હોય તો. જો તમે હજી પણ પીસીમાં જ બધું સ્ટોર કરતા હો, તો ફોનમાં આ એપ ઇન્સ્ટોલ કરવાથી, તમે ફોનમાંથી જ પીસી એક્સેસ કરી શકો છો.
જોકે આ માટે પીસી અને ફોનમાં કરવા પડતાં સેટિંગ્સ થોડાં મુશ્કેલ છે. પીસીમાંની ફાઇલ્સ સ્માર્ટફોનમાં ઓપન કરવા માટે આ એપ નથી. એ કામ ઓફિસ કે વનડ્રાઇવ જેવી એપથી વધુ સારી રીતે થઈ શકશે. આ એપ ઓફિસના આઇટી એડમિનિસ્ટ્રેટરને વધુ કામ લાગશે, જેણે ગમે ત્યાંથી ઓફિસનાં સર્વસ કે અન્ય પીસીમાં કેટલાંક જરૂરી કામ કરવાનાં થતાં હોય. તમારું કામકાજ મોટું હોય તો આ એપ, તમારી ઓફિસ માટે ઉપયોગી થઈ શકે છે.