‘કાનબાન’ કન્સેપ્ટ હવે જાપાનની ફેક્ટરીમાંથી આપણા ફોનમાં આવી ગયો છે

સાવ સાચું કહેજો, તમે કેટલાક વ્યસ્ત રહો છો? તમારી દુઃખતી નસ દબાવવા બદલ માફ કરશો, પણ આપણી વ્યસ્તતાનો સીધો સંબંધ બે વાત સાથે છે – ટાઇમ મેનેજમેન્ટ અને સ્ટ્રેસ. આ બંને બાબતને પણ પાછો ગાઢ સંબંધ છે – ટાઇમ મેનેજમેન્ટ બરાબર ન થાય એટલે સ્ટ્રેસ વધે અને સ્ટ્રેસ વધે એટલે ટાઇમ મેનેજમેન્ટ ખોરવાય!

આપણે જીવનમાં જેમ આગળ વધીએ એમ ખ્યાલ આવે કે સ્કૂલ સમયે બોર્ડની એક્ઝામ હોય, સારી કોલેજની એન્ટ્રન્સ એક્ઝામ્સ હોય કે પછી કરિયરના પાટે ચઢી ગયા પછી, ગાડી દોડાવવાની વાત હોય, જો અમુક બાબતોનું પૂરતું ધ્યાન રાખીએ તો ધારી સફળતા મેળવવી બહુ મુશ્કેલ હોતી નથી.

આ ‘અમુક બાબતો’ એટલે રોજેરોજ, આપણી પૂરી ક્ષમતાએ, સમયસર કરી લેવા જેવાં કામ. એક્ઝામ સમયે ટેન્શન તો જ ઊભું થાય, જો આપણે અગાઉ સમયસર, પૂરતું વાંચ્યું ન હોય.

એવું જ લાઇફના દરેક તબક્કે થાય છે. એટલે જ્યારે સ્ટ્રેસ હજી આપણા માથા પર હાવી ન થઈ ગયેલ હોય, ત્યારે પૂરા સાનભાન સાથે એક ક્ન્સેપ્ટ બરાબર સમજી લેવા જેવો છે – કાનબાનનો કન્સેપ્ટ!

આ કાનબાન મૂળ જાપાનીઝ કન્સેપ્ટ છે. જાપાને આપણને વર્ક પ્લેસ મેનેજમેન્ટ અને ઓવરઓલ મેનેજમેન્ટ માટે ફાઇવ-એસ, કાઇઝન વગેરે સહિત ઘણા કન્સેપ્ટ્સ આપ્યા છે. એવો જ એક કન્સેપ્ટ છે કાનબાન.

સાવ ટૂંકમાં અને સાદી રીતે સમજીએ તો આ કન્સેપ્ટમાં આપણું રોજેરોજનું કામ, તેની પ્રાયોરિટી પ્રમાણે અને આપણે વિઝ્યુઅલાઇઝ કરી શકીએ એ રીતે બોર્ડ પર નાની નાની નોટ્સ સ્વરૂપે સાચવી લેવામાં આવે છે. નિષ્ણાતો કહે છે કે તમારે જે કંઈ કામ કરવાનું હોય એ સંપૂર્ણપણે અને અગ્રતા પ્રમાણે આપણી નજર સમક્ષ રહે તો આપણી કાર્યક્ષમતા ચોક્કસ વધે છે. મૂળ જાપાનની ફેક્ટરીઝમાં પ્રોડક્શન સ્ટાફ માટે ફેક્ટરીમાં દરેક કામ જુદા જુદા કયા તબક્કે છે એ દર્શાવતાં બોર્ડ મૂકવાની પ્રણાલી શરૂ થઈ હતી.

આજના ડિજિટલ યુગમાં આવાં કાનબાન બોર્ડ ફેક્ટરીમાંથી આપણા ખિસ્સામાંના સ્માર્ટફોન સુધી પહોંચી ગયાં છે. અલબત્ત, કાનબોર્ડ બોર્ડનું સ્વરૂપ એ પ્રકારનું છે કે તેને સ્માર્ટફોનના ટચૂકડા સ્ક્રીન કરતાં પીસી/લેપટોપના મોટા સ્ક્રીન પર જોવા વધુ સરળ છે.

કાનબાન બોર્ડ આપણે માટે કેમ જરૂરી અને ઉપયોગી છે?

પહેલાં તો, આપણને આ કાનબાન બોર્ડની જરૂર કેમ છે એ સમજવું જરૂરી છે.

એ માટે, જો તમે ખરેખર ખાસ્સા વ્યસ્ત રહેતા હો, ટાઇમ મેનેજમેન્ટ મુશ્કેલ બનતું હોય, સ્ટ્રેસ વધતો હોય, તો પહેલા સ્ટેપ તરીકે, જો તમે કોઈ ટુ-ડુ લિસ્ટનો ઉપયોગ ન કરતા હો, તો ત્યાંથી જ શરૂ કરો.

આ માટે રીમેમ્બરધમિલ્ક (rememberthemilk.com), ટુડુઇસ્ટ (todoist.com), માઇક્રોસોફ્ટ ટુડુ (to-do.microsoft.com) વગેરે મજાની ટુ-ડુ સર્વિસ છે. આ બધી જ અફલાતૂન ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ એપ્સ છે. દરેકમાં કંઈક ને કંઈક જુદી, આગવી ખૂબી છે. તમને જે ગમે તેને તમે કાયમ માટે અપનાવી શકો, પણ આવી કોઈ પણ ટુ-ડુ લિસ્ટ એપના ઉપયોગની ટેવ પડશે એટલે તમને એમાં કશુંક ખૂટતું હોય એવું લાગશે – એ છે વિઝ્યુઅલ એલિમેન્ટ. આ બધાં ટુ-ડુ ટૂલ સારાં છે, પણ તેમાં આપણું બધું કામ, અગ્રતા મુજબ કે તબક્કા મુજબ, ખરેખર નજર સામે રહેતું નથી.

આ બધી એપ્સ આપણા કામને લિસ્ટ મુજબ, ઉપરથી નીચેની તરફ લંબાતા જતા લિસ્ટ સ્વરૂપે દર્શાવે છે, પણ કયું કામ કયા તબક્કે પહોંચ્યું છે એ તેમાં એટલું સરસ રીતે જાણી શકાતું નથી, જેટલું કોઈ કાનબાન એપમાં જોઈ અને જાણી શકાય છે.

સદનસીબે હવે ટ્રેલો (trello.com) જેવી પૂરેપૂરી કાનબાન કન્સેપ્ટ આધારિત એપ, ટિકટિક (ticktick.com) જેવી ટુ-ડુ લિસ્ટ અને કાનબાનની ભેળસેળ કરતી એપ ડેવલપ થવા લાગી છે. એ જ રીતે ટુડુઇસ્ટ જેવી એપમાં હવે આપણાં ટાસ્ક્સ કાનબાન વ્યૂમાં પણ જોઈ શકાય છે.

આ એપ્સની મજા એ છે કે તેનો ઉપયોગ શીખવા માટે આપણે બિલકુલ સમય બગાડવો પડતો નથી, બિલકુલ ઇન્ટ્યૂઇટિવ – સરળ, સહજ રીતે સમજાવા લાગે એવી આ એપ્સ છે. અલબત્ત, લગભગ દરેક ફ્રી અને પેઇડ એવા બે વર્ઝનમાં ઉપલબ્ધ છે, પણ જો તમે જરા સ્માર્ટ રીતે તમારા રોજિંદા કામકાજનું પ્લાનિંગ વિચારી શકો તો આ બધી એપ્સનાં ફ્રી વર્ઝન પણ કાફી થઈ પડશે.

ટ્રેલો રોજિંદા ટુ-ડુ લિસ્ટ કરતાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અને એ પણ ટીમ સાથેના મેનેજમેન્ટ માટે વધુ ઉપયોગી થશે. ટિકટિક એપ પણ ઉપયોગમાં સાવ સરળ છે. તેમાં લિસ્ટ બનાવી, તેને પીસી/લેપટોપ પર કાનબાન બોર્ડ સ્વરૂપે જોઈ શકાશે.

અને હા, એવું બિલકુલ ન માનશો કે આ બધી એપ્સ બિઝી બિઝનેસમેન કે એક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ્સને જ કામની છે. ઘરમાં કોઈ શુભ પ્રસંગ આવી રહ્યો હોય તો એના મેનેજમેન્ટ માટે પણ આ એપ્સ જબરી કામ લાગશે!