તમે ‘ગાંધી’ મૂવી જોઈ છે? તેના એક સીને કદાચ તમારું ધ્યાન ખેંચ્યું હશે – ગાંધીજીના આશ્રમમાં સરદાર, નેહરૂ વગેરે નેતાઓ કોઈ મહત્ત્વના મુદ્દાની ચર્ચા કરવા એકઠા થયા છે. ગાંધીજી બેઠકમાંથી અચાનક ઊઠીને પોતાની બકરીની સંભાળ લેવા ચાલ્યા જાય છે! ગાંધીજી માટે એ ચર્ચા ‘ઇમ્પોર્ટન્ટ’ હતી જ, પણ બકરીની સંભાળ એ સમયનું ‘અર્જન્ટ’ ટાસ્ક હતું, જે તેમણે સમયસર પૂરું કર્યું!
બીજી તરફ, અમેરિકાના ૩૪મા પ્રેસિડેન્ટ ડ્વાઇટ ડી. આઇઝનહોવરે ૧૯૫૪માં એક પ્રવચનમાં, બીજા કોઈને ટાંકીને કહ્યું હતું કે ‘‘જે કામ ઇમ્પોર્ટન્ટ હોય છે એ ભાગ્યે જ અર્જન્ટ હોય છે અને જે અર્જન્ટ હોય છે એ ભાગ્યે જ ઇમ્પોર્ટન્ટ હોય છે.’’
ગૂંચવાઈ ગયા હો તો આ શબ્દો ફરી વાંચો! આ દ્વિધાનો આપણે રોજેરોજ સામનો કરીએ છીએ, પણ એનો આપણને સ્પષ્ટ ખ્યાલ હોતો નથી, પરિણામે આપણે રોજબરોજનાં કામ ધારી અસરકારક રીતે પૂરાં કરી શકતા નથી.
જેમ ગાંધીજી સમયપાલન માટે જગવિખ્યાત, તેમ આઇઝનહોવર તેમની નિર્ણયશક્તિ માટે પ્રખ્યાત. તેમણે બીજા વિશ્વયુદ્ધમાં ટોચના જનરલ તરીકે સેવાઓ આપી હતી. અમેરિકાના પ્રેસિડેન્ટ તરીકે તેમણે નાસાની સ્થાપના કરી. બધાં સ્ટેટને જોડતી ઇન્ટરસ્ટેટ હાઇવ સિસ્ટમની દેશને ભેટ આપી. કોરિયા સાથેના યુદ્ધનો અંત લાવ્યા. અલાસ્કા અને હવાઈને અમેરિકામાં જોડ્યાં અને રશિયા સાથેની કોલ્ડવોરને ફુલફ્લેજ્ડ વોરમાં ફેરવાતાં તેઓ અટકાવી શક્યા.
પ્રમુખ આઇઝનહોવર આટલું બધું કેવી રીતે કરી શક્યા? કારણ એ હતું કે તેઓ અર્જન્ટ અને ઇમ્પોર્ટન્ટ બંને વચ્ચેનો પાયાનો ભેદ બરાબર સમજી શક્યા હતા.
મોટા ભાગે આપણે અર્જન્ટ, ઇમ્પોર્ટન્ટ કામને બરાબર પારખી શકતા નથી, પરિણામે આપણો સમય વેડફાય છે. આના ઉપાય તરીકે આપણાં ટાસ્ક્સને ચાર ખાનાંમાં વહેંચી નાખવાની એક ખાસ મેથડ વિકસી છે. મેથડ ઘણી જૂની છે, આપણે તેનો અમલ કાગળ પર, એક્સેલમાં કે પછી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ્સમાં કરી શકીએ.
તેમનું કહેવું હતું કે કયું કામ તાકીદે કરવું જરૂરી છે અને ક્યું કામ મહત્ત્વનું છે એનો તફાવત સમજાઈ જાય તો આપણી પ્રોડક્ટિવિટી પણ નવી ઊંચાઇએ પહોંચી શકે.
એ વાતને પૂરા ત્રણ દાયકા વીતી ગયા પછી પ્રસિદ્ધ લેખક સ્ટિફન કોવીએ તેમની બેસ્ટ સેલિંગ બુક ‘ધ સેવન હેબિટ્સ ઓફ હાઇલી ઇફેક્ટિવ પીપલ’માં આ જ વાતને એક નવા ટૂલ તરીકે રજૂ કરી. હાર્દમાં એક જ વાત હતી – પોતાનાં બધાં કામને કેવી રીતે અગ્રતા આપવી.
એ ટૂલ આજે ‘આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ’ અથવા ‘આઇઝનહોવર બોક્સ’, ‘આઇઝનહોવર મેથડ’ કે ‘અર્જન્ટ-ઇમ્પોર્ટન્ટ મેટ્રિક્સ’ તરીકે પણ ઓળખાય છે. એફિશિયન્સી અને પ્રોડક્ટિવિટી વધારવા માટે એ ગોલ્ડન રુલ ગણાય છે. ૨૦૨૪ના નવા વર્ષમાં આ ટૂલ નવા સમયની ટેક્નોલોજી સાથે કેવી રીતે ઉપયોગી થઈ શકે એ વિશે થોડું વિગતે જાણીએ.
આગલા પેજ પર ઇતિહાસની વાતો વાંચ્યા પછી હવે વર્તમાનમાં આવી જાઓ. એ કહો કે તમે તમારા રોજિંદા કામકાજમાં નીચેની સ્થિતિઓનો અનુભવ કરો છો?
- આખા દિવસ દરમિયાન ઘડીભરની નવરાશ ન હોય અને છતાં કોઈ કામ સારી રીતે પૂરું ન થતું હોય તેવું લાગે છે?
- આખો દિવસ તમે ઉતાવળે ઉતાવળે કામ પૂરાં કરવાની લ્હાયમાં રહો છો?
- લાંબા ગાળાનું પ્લાનિંગ તો કર્યું હોય છતાં તેના પર અમલ કરવાનો ક્યારેય સમય મળતો નથી?
- તમે પોતાનું કામ બીજાને ડેલિગેટ કરી શકતા નથી? કે અણધાર્યા આવી પડેલા કામને ના પાડી શકતા નથી?
જો આમાંથી મોટા ભાગના સવાલના જવાબ ‘હા’ હોય તો એનો અર્થ એ કે મોટા ભાગના લોકોની જેમ તમે પણ ક્યું કામ અર્જન્ટ-તાકિદે કરવું જરૂરી છે અને ક્યું કામ ઇમ્પોર્ટન્ટ-મહત્ત્વનું છે એ બે વચ્ચેનો ભેદ પારખી શકતા નથી. પરિણામે તમે સતત વ્યસ્ત તો રહો છો પરંતુ સાચા અર્થમાં કોઈ વાતમાં સફળતા કે સિદ્ધિ મેળવી શકતા નથી.
ઘણા ખરા લોકો આ બાબતે ગૂંચવાતા હોય છે.
સારી વાત એ છે કે નવા સમયમાં આપણે પણ અમેરિકન પ્રેસિડેન્ટ આઇઝનહોવરની જેમ અર્જન્ટ/ઇમ્પોર્ટન્ટ વચ્ચેનો ભેદ – વધુ બારીક રીતે પારખી શકીએ એવાં ઘણાં ટૂલ આપણા હાથમાં પહોંચી ગયાં છે.
આ લેકમાં આગળ એવા એક ટૂલ, ‘ટિકટિક’ એપની વાત કરી છે. બીજી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ્સમાં પણ ‘આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ’નો લાભ લઈ શકાશે.
મૂળ મુદ્દો આ કન્સેપ્ટ બરાબર સમજવાનો છે.
સ્ટુડન્ટ, ગૃહિણી, બિઝી ઓફિસ એક્ઝિક્યુટિવ કે નિવૃત્ત વડીલ – પોતાનાં રોજબરોજનાં કામની સ્પષ્ટતા દરેક વ્યક્તિને હોવી જરૂરી છે.
એ માટે આપણે ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ અને ટાઇમ મેનેજમેન્ટ બરાબર સમજવું રહ્યું. આ બંને બાબતોની સાથોસાથ કયું ટાસ્ક ક્યારે કરવું જરૂરી છે એની સ્પષ્ટતા પણ હોવી જોઈએ. આ કામમાં આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ કામ લાગે છે.
તમે થોડો સમય ફાળવીને તમારા બધાં ટાસ્કની યાદી તૈયાર કરો અને પછી તેને આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સમાં કન્વર્ટ કરી દેશો તો તમને એકદમ સ્પષ્ટ ખ્યાલ આવશે કે ક્યાં કામ સૌથી વધુ મહત્ત્વનાં છે અને તે ક્યારે પૂરાં કરવા જરૂરી છે. જો તમે આવી સ્પષ્ટતા વિના ફક્ત ટુ-ડુ લિસ્ટ મુજબ કામ કરતા રહેતા હશો તો એવું બનતું હશે કે ઓછા મહત્ત્વનાં અને તાકીદે કરવાં જરૂરી ન હોય એવાં કામ તમારો મહત્ત્વનો સમય ખાઈ જતાં હશે.
ટુ-ડુ લિસ્ટને મેટ્રિક્સમાં ફેરવી નાખવાનો સૌથી મોટો ફાયદો એ કે આપણને કામકાજ વિશે વધુ સ્પષ્ટતા આવે છે. બધાં ટાસ્કને આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સમાં કન્વર્ટ કરીએ એ સાથે આપણે અડધો જંગ જીતી જઇએ. એ પછી દરરોજ અથવા કમ સે કમ દર અઠવાડિયે આ મેટ્રિક્સ તમે તપાસતા જાઓ તો કોઈ રઘવાટ વિના, કોઈ સ્ટ્રેસ વિના, પૂરેપૂરી શાંતિથી અને ખરેખર જરૂરી હોય એવાં જ કામ પૂરા ફોકસ સાથે તમે કરી શકશો!
જરૂર ફક્ત આવી સ્પષ્ટતા કેળવવાની જ છે, એક વાત આદત પડ્યા પછી આવા કોઈ મેટ્રિકસની તમને જરૂર રહેશે નહીં!
|
અર્જન્ટ, ઇમ્પોર્ટન્ટ છે Do: તરત હાથ પર લો
તમે કોઈ ક્લાયન્ટનું કામ પૂરું કર્યા પછી તેને ઇન્વોઇસ મોકલવાનું છે. આ કામ અર્જન્ટ છે અને ઇમ્પોર્ટન્ટ પણ છે – આવાં બધાં કામ તરત હાથ પર લેવાં જરૂરી છે. હાથ પર જેટલાં કામ હોય તેમાંથી આવાં કામ વહેલી તકે પૂરાં કરો. |
|
અર્જન્ટ નથી, ઇમ્પોર્ટન્ટ છે Schedule: સમય નક્કી કરો
તમે તમારા ફીલ્ડમાં આગળ વધી શકાય એ માટે કોઈ સારો ઓનલાઇન કોર્સ શોધી રહ્યા છો. આવાં કામ ઇમ્પોર્ટન્ટ છે, પણ એકદમ અર્જન્ટ નથી. તેને તાબડતોબ પૂરું કરવું જરૂરી નથી. તેને માટે ભવિષ્યનો કોઈ ચોક્કસ દિવસ ફાળવી દો. |
|
અર્જન્ટ છે, ઇમ્પોર્ટન્ટ નથી Delegate: અન્યોને સોંપી દો
|
તમે કોઈ પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા હો, તેના ટીમ લીડર તરીકે પ્રોજેક્ટ આઉટલાઇન તૈયાર કર્યા પછી, નાની નાની વિગતોમાં તમારે પોતે સામેલ થવાની જરૂર ન પણ હોય. આવાં કામ અર્જન્ટ તો હોય જ, આથી તે ટીમમાં બીજા કોઈને સોંપી દો.|
અર્જન્ટ નથી, ઇમ્પોર્ટન્ટ નથી Delete: ડિલીટ કરો
|
તમે પોતાનાં બધાં ટાસ્ક્સને આ રીતે બાકીનાં ત્રણેય બોક્સમાં વહેંચી નાખ્યા પછી જે કંઈ બાકી રહે તે આ ખાનામાં આવશે. તેનાથી વહેતી તકે પીછો છોડાવવાનો પ્રયાસ કરો. જે અર્જન્ટ નથી, ઇમ્પોર્ટમેન્ટ નથી એ ફક્ત સમય ખાય છે!
તમે પૂરા ધ્યાન સાથે, પૂરી સ્પષ્ટતા સાથે અને પૂરી ગુણવત્તા સાથે પોતાનાં કામ કરવા માગતા હો તો એ માટે ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ અને ટાઇમ મેનેજમેન્ટ તરફ સૌથી પહેલું ધ્યાન આપવું જોઈએ.
‘સાયબરસફર’માં આપણે અવારનવાર વાત કરી છે તે આ બંને બાબત માટે સારી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ આપણને અત્યંત ઉપયોગી થઈ શકે. એવી એપ, જેમાં ટાસ્કની નોંધ રાખવી અને તેનાં લિસ્ટ જાળવવામાં એ પોતે મોટું ટાસ્ક ન બને!
જો તમે આવી કોઈ સારી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ શોધતા હો તો ‘ટિકટિક’ પર હાથ અજમાવવા જેવો છે (પ્લે સ્ટોરમાં શોધો TickTick:To Do List & Calendar, Appest Inc.). તેનું ફ્રી વર્ઝન રોજિંદા ઉપયોગમાં ઓલમોસ્ટ પરફેક્ટલી આપણી બધી જરૂરિયાત પૂરી કરી શકે તેમ છે. એ યાદ રાખશો કે આ એપ મૂળ ચાઇનીઝ હતી, હવે મુખ્યત્વે યુએસ-બેઝ્ડ છે અને ભારતમાં પ્રતિબંધિત નથી. તેમ છતાં તમે ઇચ્છો તો એક્સેલ કે કાગળ પર પણ આવું મેટ્રિક્સ બનાવી શકો.
ટુ-ડુ લિસ્ટ તરીકે ટિકટિક જબરજસ્ત પાવરફુલ છે. તેની વિશેષતા એ છે કે ફ્રી વર્ઝનમાં પણ આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સનો ઉપયોગ કરી શકાય છે.
ત્યાં સુધી પહોંચતાં પહેલાં, ટિકટિકમાં એકાઉન્ટ ઓપન કર્યા પછી આજે, કાલે, અઠવાડિયામાં કે મહિના/વર્ષમાં કરવાં જરૂરી કામકાજને વિવિધ ટાસ્ક તરીકે એપમાં ઉમેરી દો.
ટાસ્કની આ રીતે યાદી બનાવશો એ સાથે તમને અંદાજ આવતો જશે કે ઘણાં કામ અર્જન્ટ છે, ઘણાં ઇમ્પોર્ટન્ટ છે, તો ઘણાં ખાસ અગત્યનાં નથી અને ઘણાં કામ કદાચ ન કરો તો પણ ચાલે તેવાં છે!
અગત્યનું એ છે કે તમે બધાં કામને આ ચારેય કેટેગરીમાં ખાસ્સી ચોકસાઇથી વહેંચી શકો. એમાં આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ મદદરૂપ થશે.
હવે ટિકટિક એપના સેટિંગ્સમાં જાઓ. તેમાં ટેબ બારના ઓપ્શન્સ સિલેક્ટ કરો અને તેમાં ‘આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ’ સિલેક્ટ કરી લો. હવે એપમાં છેક તળિયાના નેવિગેશન બારમાં આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સનો આઇકન જોવા મળશે. તેના પર ક્લિક કરો.
હવે ચાર ખાનાં ધરાવતું આઇઝનહોવર મેટ્રિક ટેબલ ઓપન થશે. શરૂઆતમાં તમે લખેલાં બધાં ટાસ્ક જમણી તરફ નીચે ચોથા ખાનામાં જોવા મળશે. જેનું લેબલ છે ‘નોટ અર્જન્ટ એન્ડ નોટ ઇમ્પોર્ટન્ટ’.
બાકીનાં ચારેય ખાનાં પર ‘અર્જન્ટ એન્ડ ઇમ્પોર્ટન્ટ’, ‘નોટ અર્જન્ટ એન્ડ ઇમ્પોર્ટન્ટ’ તથા ‘અર્જન્ટ એન્ડ અનઇમ્પોર્ટન્ટ’ લેબલ જોવા મળશે. તમે તમારા ટાસ્કને ધ્યાનથી સમજતા જાઓ અને તે આ ત્રણમાંથી ક્યા ખાનામાં જવું જોઇએ એ નક્કી કરતા જાઓ. તમારા ટાસ્કને આંગળીથી ડ્રેગ કરીને અન્ય ખાનામાં લઈ જઈ શકાશે.
એ પછી કયા કામ પર વધુ ધ્યાન આપવું તે તમે તરત સમજી જશો!
(1)
ફોનમાં ‘ટિકટિક’ એપ ઇન્સ્ટોલ કરો. ફ્રી એકાઉન્ટ ખોલાવો અને પછી તેમાં, તમારે નજીકના સમયમાં કરવાં જરૂરી ટાસ્ક્સની યાદી ઉમેરી દો.
(2)
એપમાં ડાબી તરફ ઉપરની ત્રણ લીટી પર ક્લિક કરી, લેફ્ટ પેનલ ઓપન કરો. તેમાં, તમારા એકાઉન્ટ નેમની જમણી બાજુ છેલ્લો આઇકન ક્લિક કરી, સેટિંગ્સ ઓપન કરો.
(3)
અહીં ‘ટેબ બાર’ના વિકલ્પો ઓપન કરો. એપના હોમ સ્ક્રીન પર છેક નીચેના બારમાં કયા કયા આઇકન રાખવા તે નક્કી કરાશે. તેમાં ‘આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ’ ઉમેરો.
(4)
આ પછી એપમાં નીચેના બારમાં ‘આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ’ આઇકન ક્લિક કરી, મેટ્રિક્સ ઓપન કરો. તમારાં બધાં ટાસ્ક નીચે જમણા ખાનામાં જોવા મળશે. દરેક ટાસ્ક તપાસી, તેને જે તે યોગ્ય ખાનામાં ટ્રાન્સફર કરો. હવે આગળ જણાવ્યા મુજબ દરેક ટાસ્ક પર એક્શન લેતા રહો!
