આજના સમયમાં ડિજિટલ ફાઇલ્સના સ્માર્ટ મેનેજમેન્ટનો અનિવાર્ય રસ્તો છે ક્લાઉડ સ્ટોરેજ.

તમારી પાસે લેપટોપ હશે તો ક્લાઉડ સ્ટોરેજ તો હશે જ. એ સ્થિતિમાં તમારી બધી જ ફાઇલ્સ બંને ડિવાઇસમાં સિન્ક્ડ અને અવેલેબલ રાખી શકાય (જોઈએ તો બધું ક્લાઉડમાં રહે, જરૂર પડે ત્યારે જ જે તે ડિવાઇસમાં ડાઉનલોડ થાય એવું પણ કરી શકાય).

કોલેજની દૃષ્ટિએ તમારી માટે ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વનડ્રાઇવ પૂરતાં થઈ રહે (નાની કંપની કે ટીમ હોય તો બીજા વિકલ્પો જોવા પડે, જેમાં સિન્કિંગ ફાસ્ટ હોય).

ક્લાઉડ સ્ટોરેજ નક્કી થયા પછી આગળ વધીએ, ફોલ્ડર અને ફાઇલ્સના યોગ્ય ઓર્ગેનાઇઝેશન તરફ…

યોગ્ય ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર

એક વાર થોડો સમય કાઢીને તમને ઉપયોગી થાય તેવું ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર નક્કી કરી લો. દરેક વ્યક્તિની જરૂર અલગ અલગ હોય, પણ એટલા માટે જ આગલા પેજ પર કેટલાંક ઉદાહરણ આપ્યાં છે.

જરૂર હોય તો અત્યાર સુધી જમા થયેલાં બધાં ફોલ્ડર્સ અને ફાઇલ્સને જેમનાં તેમ જાળવી રાખીને એક નવું મેઇન ફોલ્ડર તૈયાર કરો અને તેમાં તમે પસંદ કરેલી નવી પદ્ધતિ મુજબ ફોલ્ડર બનાવતા જાઓ.

તેમાં જૂના ફોલ્ડર્સ/ફાઇલ્સમાંથી જોઈતી બાબતો કટ કરીને આ નવા સ્ટ્રકચરમાં પેસ્ટ કરતા જાઓ.

યાદ રાખશો કે તમારું ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર નક્કી કરવામાં ભલે થોડો સમય જાય પરંત એક વાર નક્કી કર્યા પછી તેને વળગી રહેવામાં ફાયદો છે.

બધું એક સાથે કરવાનો પ્રયાસ પણ ન કરશો, ફોકસ્ડ રહીને એક એક સબ્જેક્ટ, ટોપિક (કે ક્લાયન્ટ)ને હાથ પર લઈ તેની ફાઇલ્સ નવી રીતે ઓર્ગેનાઇઝ કરી શકાય.

એક સરખી રીતે ફાઇલ/ફોલ્ડરનું નામકરણ

જોઇતી ફાઇલ્સ સુધી ફટાફટ પહોંચવાનો એક સૌથી સચોટ ઉપાય એક સરખી રીતે ફાઇલ કે ફોલ્ડરના નામ આપવાનો છે. ફરી ધ્યાન આપજો, દરેક વ્યક્તિની જરૂરિયાત જુદી જુદી હોય, પરંતુ તમને સૌથી વધુ અનુકૂળ આવે એવું ફાઇલ નામ સ્ટ્રકચર નક્કી કર્યા પછી સતત તેને ફોલો કરો.

જેમ કે વિદ્યાર્થી હો તો દરેક ફાઇલને આ રીતે નામ આપી શકાયઃ Subject_Topic_Work_Date. ઓફિસ માટે તમારી કોઈ પણ ફાઇલને આ રીતે નામ આપી શકાયઃ Client_Project_Work_Date

આપણી ફાઇલ આપણે બીજી વ્યક્તિને શેર કરી રહ્યા હોઇએ ત્યારે પણ ફાઇલને આ રીતે સ્પષ્ટ નામ આપ્યું હોય તો એમને ફાઇલમાં શું છે એ સમજવું બહુ સહેલું બની જાય.

તમે તમારી બધી જ ફાઇલ્સ વનડ્રાઇવ કે ગૂગલ ડ્રાઇવમાં સ્ટોર કરશો તો તેને ગમે ત્યાંથી, ગમે ત્યારે એક્સેસ કરવાનું સહેલું બનશે – પરંતુ તેમાં પણ યોગ્ય ફોલ્ડર સ્ટ્રક્ચર ગોઠવવું અનિવાર્ય છે.

ફાઇલમાં દરેક મહત્ત્વના શબ્દને અલગ પાડવા માટે અન્ડરસ્કોર કે ડેશનો ઉપયોગ કરી શકાય. બે શબ્દો સાથે સાથે લખીએ તો તેના પહેલા લેટરને કેપિટલ કરી શકાય.  તારીખ લખવા માટે હંમેશા એક જ ફોર્મેટને ફોલો કરીએ જેમ કે 15082023.

તમે ઇચ્છો તો દરેક ફાઇલને ચોક્કસ ક્રમ આપવા માટે તેના નામની શરૂઆતમાં નંબર લખી શકાય. નંબર આપતી વખતે એ ધ્યાનમાં લેશો કે જો જે તે ફોલ્ડર્સમાં ફાઇલ્સની સંખ્યા ૧૦થી વધુ થવાની શક્યતા હોય તો એક, બે, ત્રણ એવા નંબર આપવાને બદલે ૦૧, ૦૨, ૦૩ એ રીતે નંબર આપો. બાકી એક પછી સીધી ૧૧ નંબરની ફાઇલ દેખાશે અને પછી ૨ નંબરની ફાઇલ દેખાશે! એ જ રીતે ફાઇલ્સની સંખ્યા ૧૦૦થી વધવાની શક્યતા હોય તો ક્રમની પહેલાં બે ઝીરોનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી બનશે.

તમારે માટે સૌથી મહત્ત્વની ફાઇલ્સ સૌથી ઉપર દેખાય એ માટે તેના નામની આગળ ઝીરો કે ડબલ ‘એ’ કે ટ્રીપલ ‘એ’ ઉમેરી શકાય.

જોકે એ પણ યાદ રાખવા જેવું છે કે ઘણા કમ્પ્યૂટર પ્રોગ્રામમાં બહુ લાંબાં ફાઇલનેમ રાખી શકાતા નથી. ફાઇલનેમ ટૂંકા રાખવાં પણ જરૂરી છે. ખાસ કરીને બેકઅપ સમયે બહુ લાંબાં ફાઇલનેમ મુશ્કેલી સર્જી શકે છે.

બિનજરૂરી ફાઇલ્સ ડિલીટ કરતા રહીએ

સારું ફોલ્ડર/ફાઇલ મેનેજમેન્ટ એ કહેવાય, જેમાં માત્ર મહત્ત્વની ફાઇલ્સ સચવાયેલી હોય.

એ માટે આપણે પોતાની ફાઇલ્સ પર નિયમિત રીતે નજર ફેરવતા રહેવું પડે અને હવે બિનજરૂરી બનેલી ફાઇલ્સ ડિલીટ કરવી પડે.

એવું પણ બને કે અમુક ફાઇલ્સ પર જે તે સમયે કામ કરવાનું ન હોય પરંતુ એ સાવ બિનજરૂરી પણ ન હોય. એવા સંજોગમાં એ ફાઇલ્સ જેમાં હોય તેવા મેઇન ફોલ્ડરમાં ‘એકસ્ટ્રા’ કે ‘અધર’ અથવા ‘ચેક એન્ડ ડિલીટ’ જેવું કોઈ નામ આપીને ફોલ્ડર બનાવીને એ ફાઇલ તેમાં ટ્રાન્સફર કરી શકાય.

ફાઇલ ક્રિએટ કરીએ ત્યારે જ યોગ્ય રીતે ગોઠવીએ

 ઘણા બધા લોકોને એવી આદત હોય છે કે તેઓ પોતાના કામકાજની ફાઇલ જ્યારે સેવ કરે ત્યારે પહેલે ધડાકે ડેસ્કટોપ પર સેવ કરતા હોય છે અને પછી સમય મળે ત્યારે તેને ઓર્ગેનાઇઝ્ડ કરવાનો પ્રયાસ કરે!

ખરેખર આપણને એવો સમય ક્યારેય મળતો હોતો નથી!

આથી આપણને અનુકૂળ એવું કોઈ એક ચોક્કસ પ્રકારનું ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર નક્કી કરી લઈએ એ પછી મેઇલમાં આવેલી કોઈ ફાઇલ ડાઉનલોડ કરીએ કે પછી આપણે પોતે નવી ફાઇલ ક્રિએટ કરીએ એ જ સમયે તેને આપણે નક્કી કર્યા મુજબના ફોર્મેટમાં જ નામ આપીએ અને આપણે નક્કી કરેલા ફોર્મેટમાં યોગ્ય ફોલ્ડરમાં જ સેવ કરવાની ટેવ રાખીએ તો બધું કામ ઘણું સહેલું બની જાય.