ટીમવર્ક સહેલું બનાવવા માટે ગૂગલની ટીમ લાંબા સમયથી ગૂગલ ડ્રાઇવમાં વિવિધ ફીચર્સ ઉમેરી રહી છે. વર્ષ ૨૦૨૧માં એ માટે ‘સ્માર્ટ કેન્વાસ’ નામે એક નવો કન્સેપ્ટ ઉમેરાયો.

એ માટે સૌથી પહેલાં ગૂગલ ડોકને પેજિસ ઉપરાંત પેજલેસ ફોર્મેટ આપવામાં આવ્યું. કેમ? કેમ કે અત્યાર સુધી આપણે વર્ડ જેવા પ્રોગ્રામમાં પેજસાઇઝ એ-ફોર સેટ કરી કામ કરતા રહ્યા છીએ, બધું ડિજિટલ હોય ત્યારે આવા ફિક્સ્ડ ફોર્મેટની જરૂર નથી!

પેજલેસ ફોર્મેટનો મુખ્ય ફાયદો એ છે કે તેમાં એક જ ફાઇલ પર જુદા જુદા લોકો કામ કરતા હોય ત્યારે તેઓ ફાઇલમાં અલગ અલગ સાઇઝની ઇમેજ કે ટેબલ ઉમેરે ત્યારે તેમને પેજની મર્યાદિત સાઇઝનાં બંધન નડતાં નથી.

હવે જો ડ્રાઇવમાં આપણે ડોક્સમાં મથાળાના મેનૂમાં, ફાઇલમાં ‘પેજ સેટઅપ’માં જઇએ તો પોતાની ફાઇલ માટે ‘પેજલેસ’ ફોર્મેટ પસંદ કરી શકીએ. બધી ફાઇલ્સ માટે તેને ડિફોલ્ટ તરીકે પસંદ કરી શકીએ.

પેજલેસ ફોર્મેટનો મુખ્ય ફાયદો એ છે કે તેમાં એક જ ફાઇલ પર જુદા જુદા લોકો કામ કરતા હોય ત્યારે તેઓ ફાઇલમાં અલગ અલગ સાઇઝની ઇમેજ કે ટેબલ ઉમેરે ત્યારે તેમને પેજની મર્યાદિત સાઇઝનાં બંધન નડતાં નથી.

જેમ કે કોઈ ટીમ મેમ્બર ડોક્યુમેન્ટમાં ખાસ્સું મોટું ટેબલ ઇન્સર્ટ કરે તો એ આખું ફાઇલમાં ઇન્સર્ટ થાય છે અને વ્યૂ એ મુજબ ગોઠવાય છે!

એ પછી સ્માર્ટ કેન્વાસના ભાગરૂપે એક ડોક્યુમેન્ટ પર જુદા જુદા લોકો સાથે કામ કરતા હોય ત્યારે દરેકને ઉપયોગી જુદી જુદી બાબતો ઉમેરવા ‘સ્માર્ટ ચિપ્સ’ રજૂ કરવામાં આવી.

• આવી અલગ અલગ સ્માર્ટ ચિપ, ગૂગલ ડોક કે શીટ્સમાં @(એટ) સાઇનની મદદથી ઉમેરી શકાય.
• ઉપરના મેનૂમાં ‘ઇન્સર્ટ’માં ‘સ્માર્ટ ચિપ્સ’માં જઈને પણ તે ડોક્યુમેન્ટમાં ઉમેરી શકાય.
• @ (એટ) સાઇન મૂળભૂત રીતે આપણી ફાઇલમાં કોઈ પણ પ્રકારના રેફરન્સ ‘સ્માર્ટ ચિપ’ તરીકે ઉમેરવા માટે અથવા વિવિધ એકશન પસંદ કરવા માટે છે.

આથી ડોક્યુમેન્ટમાં એટ સાઇન સાથે કંઈ પણ ટાઇપ કરતાં જે કંઈ શક્ય હશે તે બધું એક સાથે એક મેનૂ સ્વરૂપે જોવા મળશે. આપણે એટ સાઇન સાથે ડેટ કે ફાઇલ લખીએ તો માત્ર તેના વિકલ્પો જોવા મળશે.

આટલી પૂર્વભઊમકા સાથે હવે ખાબકીએ, વિવિધ સ્માર્ટ ચિપ્સમાં!

આપણે કોઈ ડોક્યુમેન્ટ પર કામ કરતા હોઈએ ત્યારે તેમાં વિવિધ રેફસન્સ કે લિંક ઉમેરતા હોઈએ છીએ. ગૂગલ ડોક્સ અને શીટ્સમાં આ કામ સ્માર્ટ ચિપથી થાય છે, તેનો ફાયદો એ કે ટીમના સૌને સહેલાઈથી રેફરન્સ મળે અને એ ઉપરાંત, તેના પર બીજાં એક્શન્સ પણ લઈ શકાય. કઈ રીતે? ઉદાહરણો સાથે સમજીએ.

પીપલ સ્માર્ટ ચિપ

માની લો કે સ્ટુડ્ન્ટ્સનું એક ગ્રૂપ ગૂગલ ડ્રાઇવમાં ડોક્સમાં એક એસાઇનમેન્ટ પર એક સાથે કામ કરી રહ્યું છે. ચાર-પાંચ સ્ટુડન્ટે એક ફાઇલ એક બીજા સાથે શેર કરી છે અને સૌ તેના પર એક સાથે કામ કરી રહ્યા છે. અથવા માની લો કે કોઈ બિઝનેસની સેલ્સ ટીમ ગૂગલ શીટ્સમાં એક સ્પ્રેડશીટમાં તેમના સેલ્સ પર્ફોર્મન્સ વિશે ડેટા એકઠો કરી રહી છે.

ગૂગલ ડ્રાઇવમાં ડોક્સ અને શીટ્સમાં એક સાથે એકથી વધુ લોકો કામ કરી શકે છે. એટલે કોઈ એક વ્યક્તિ એક પેરેગ્રાફ લખતી હોય બરાબર ત્યારે જ બીજી વ્યક્તિ બીજો   પેરેગ્રાફ લખી રહી હોય તેવું થઈ શકે. એ જ રીતે શીટ્સમાં એક કોલમમાં એક વ્યક્તિ ડેટા ફિલ કરી રહી હોય ત્યારે બીજી કોલમમાં બીજી વ્યક્તિ પણ ડેટા ફિલ કરી શકે છે.

સ્માર્ટ ચિપ્સથી, એક ફાઇલમાં જુદા જુદા લોકો કામ કરતા હોય ત્યારે તેમના માટે ઉપયોગી જુદા જુદા રેફરન્સ ઉમેરી શકાય છે.

આ રીતે ટીમવર્ક કરતી વખતે ઘણી વાર એવું બને કે ફાઇલમાંના કોઈ મુદ્દા પર આપણી ટીમમાંની કે ટીમ બહારની નવી કોઈ વ્યક્તિનું ધ્યાન દોરવાનું હોય. અથવા જે તે ડેટા વિશે કોઈ ચોક્કસ ટીમ મેમ્બરની જવાબદારી નક્કી કરવાની હોય.

આ કામ કરવા માટે ગૂગલ ડોક્સ અને શીટ્સમાં ‘પીપલ સ્માર્ટ ચિપ’નો ઉપયોગ થઈ શકે છે. એ માટે, ડોક્યુમેન્ટમાં તમે એટ સાઇન સાથે ટીમમાં સામેલ કે તમારા કોન્ટેક્ટ્સમાંની અન્ય કોઈ વ્યક્તિનું નામ કે ઇમેઇલ એડ્રેસ લખવાની શરૂઆત કરો એ સાથે ફાઇલમાં એ જ સ્પેલિંગ ધરાવતા જુદા જુદા લોકો અને ઇમેઇલ એડ્રેસનું લિસ્ટ પોપ-અપ થાય.

આપણે તેમાંથી જોઇતી વ્યક્તિનું નામ કે ઇમેઇલ એડ્રેસ પસંદ કરીએ એટલે તેના નામની સ્માર્ટ ચિપ આપણા ડોક્યુમેન્ટ કે સ્પ્રેડશીટમાં ઉમેરાઈ જાય. આટલું કરવાથી ફક્ત તેના નામનો રેફરન્સ ઉમેરાય છે. આથી ટીમમાં સામેલ અન્ય વ્યક્તિઓ તે સ્માર્ટ ચિપ પર ક્લિક કરીને એ વ્યક્તિના કોન્ટેક્ટ સંબંધિત બધી વિગતો જાણી શકે છે.

અહીંથી જ તેઓ એ વ્યક્તિને ઇમેઇલ કે મેસેજ મોકલી શકે. તેની સાથે વીડિયો કોલ કરી શકે. તેમ જ કેલેન્ડરમાં ગ્રૂપ ઇવેન્ટ પણ ક્રિએટ કરી શકે.

સ્માર્ટ ચિપથી અલગ અલગ પ્રકારના રેફરન્સ ઉમેરવા સહેલા બને છે, એટલું જ નહીં, તેને સંબંધિત વિવિધ એક્શન પણ શક્ય બને છે.

એ વ્યક્તિની કોન્ટેક્ટ ડીટેઇલનો ડીટેઇલ્ડ વ્યૂ ઓપન કરવામાં આવે તો સ્ક્રીન પર જમણી તરફ એક પેનલ ઓપન થાય અને તેમાં વ્યક્તિની બધી વિગતો ઉપરાંત તેની સાથે નજીકના ભૂતકાળમાં જે મેઇલ્સ કે મેસેજની આપલે થઈ હોય તથા તેમની સાથે જે શેર્ડ ફાઇલ્સ પર સાથે કામ કર્યું હોય તેની વિગતો જોવા મળે! મતલબ કે એ વ્યક્તિનો બધો રેફરન્સ નજર સામે રહે.

એ યાદ રાખવા જેવું છે કે જે વ્યક્તિની સ્માર્ટ ચિપ આપણે ડોક કે સ્પ્રેડશીટમાં ઉમેરીએ તેમની સાથે એ આખી ફાઇલ શેર થઈ જતી નથી. સ્માર્ટ ચિપ સ્વરૂપે એમના નામનો માત્ર રેફરન્સ ઉમેરાય છે. આપણે ઇચ્છીએ તો ફાઇલ તેમની સાથે શેર કરી શકીએ છીએ.

ફાઇલ્સ સ્માર્ટ ચિપ

ગૂગલ ડોક્સ અને સ્પ્રેડશીટ બંનેમાં આપણે ડ્રાઇવમાંની અન્ય કોઈ ફાઇલ પણ સ્માર્ટ ચિપ તરીકે ઉમેરી શકીએ છીએ. આ સગવડ ટીમ સાથે કરતા હો તે ઉપરાંત તમે કોઈ ડોક્યુમેન્ટ કે સ્પ્રેડશીટ પર એકલા જ કામ કરતા હો ત્યારે પણ બહુ ઉપયોગી થઈ શકે.

તમારો અનુભવ હશે કે આપણે કોઈ રિપોર્ટ કે ડેટા ટેબલ તૈયાર કરતા હોઇએ ત્યારે તેને સંબંધિત જુદા જુદા ઘણા રેફરન્સ તપાસવાના થાય. એ વિગતો આપણે ગૂગલ ડ્રાઇવમાં અન્ય ફાઇલ્સ તરીકે સાચવી હોઈ શકે. આવી બીજી ફાઇલને આપણે પોતાના ડોક્યુમેન્ટ કે શીટમાં સ્માર્ટ ચિપ તરીકે ઉમેરીએ તો એ એકદમ હાથવગી તો ઠીક, ‘ક્લિકવગી’ રહે!

વાત લિંક ઉમેરવાની જ છે, પણ વધુ સગવડ સાથે.

ટીમમાં કામ કરતી વખતે પણ એક શેર્ડ ફોલ્ડર તૈયાર કર્યું હોય અને તેમાં જુદી જુદી ફાઇલ્સ મૂકી હોય તો તેમાંથી ઇચ્છીએ તે ફાઇલ રેફરન્સ તરીકે પોતાના ડોક કે શીટમાં ઉમેરવાથી ટીમના અન્ય મેમ્બર્સ ઇચ્છે ત્યારે તેની વધુ વિગતો જોઈ શકે.

એ યાદ રાખવા જેવું છે કે સ્માર્ટ ચિપથી કોઈ વ્યક્તિ કે ફાઇલનો રેફરન્સ ઉમેરીએ તેનાથી મૂળ શેરિંગ સેટિંગ બદલાતાં નથી.

ફાઇલ્સની સ્માર્ટ ચિપ ઉમેરવાનું કામ પણ એકદમ સહેલું છે. એટ સાઇન સાથે જે ફાઇલ સ્માર્ટ ચિપ તરીકે ઉમેરવી હોય તેનું નામ ટાઇપ કરવાનું શરૂ કરો. ફાઇલ નેમ ગુજરાતી કે હિન્દી પણ હોઈ શકે! જે ફાઇલ સ્માર્ટ ચિપ તરીકે મૂળ ડોક્યુમેન્ટમાં ઉમેરાય તેના પર ક્લિક કરતાં એક વિન્ડો પોપ-અપ થાય તથા તેમાં એ ફાઇલનો સ્ક્રીનશોટ અને અન્ય કેટલીક વિગતો જોવા મળે. અહીંથી એ ફાઇલની લિંક કોપી કરી શકાય કે મૂળ ડોક્યુમેન્ટ પર વધારાની વિન્ડો તરીકે એ ફાઇલ ઓપન કરી શકાય. તમે ઇચ્છો તો તેને ફૂલ નવી વિન્ડોમાં પણ ઓપન કરી શકો.

ફરીથી, મૂળ ડોક્યુમેન્ટ જેમની સાથે શેર કર્યું હોય તેમાંથી કોઈ વ્યક્તિ સાથે આ રેફરન્સ ફાઇલ શેર કરેલી ન હોય તો તેઓ આ ફાઇલ ઓપન કરી શકશે નહીં. પરંતુ તેની સાથે તેની એક્સેસ તેઓ રીકવેસ્ટ કરી શકશે.

ડેટ સ્માર્ટ ચિપ

ગૂગલ ડોક્સમાં તારીખ ઉમેરવાની સ્માર્ટ ચિપ ઘણા સમયથી ઉમેરાઈ ગઈ છે. નવાઈજનક રીતે તે સ્પ્રેડશીટમાં નહોતી. પરંતુ હવે તે સ્પ્રેડશીટમાં પણ આવી રહી છે.

સ્માર્ટ ચિપને કારણે આપણે ફાઇલમાં ઉમેરવા જેવી વિવિધ માહિતી એક ચોક્કસ, સમાન ફોર્મેટમાં ઉમેરી શકીએ છીએ.

આપણા ડોક્યુમેન્ટમાં યુનિફોર્મ ફોર્મેટમાં ડેટ ઉમેરવા માટે ડેટ સ્માર્ટ ચિપ ઉપયોગી થાય. ઉમેરવાની પદ્ધતિ, ફરીથી, સાવ સહેલી છે. @date લખતાં તારીખ સંબંધિત જેટલી સ્માર્ટ ચિપ ઉપલબ્ધ છે તે બધી એક સાથે જોવા મળશે.

જેમ કે @today’date, @tomorrow’s date, @yesterday’s date વગેરે. કોઈ પણ ચિપ પસંદ કરતા એ તારીખ આપણી ફાઇલમાં એ  જગ્યાએ ઉમેરાઈ જશે. ફકત @date સ્માર્ટ ચિપ પસંદ કરીએ તો તારીખ પસંદ કરવા માટે કેલેન્ડર પોપ-અપ થશે.

કેલેન્ડર ઇવેન્ટ્સ સ્માર્ટ ચિપ

આપણે ટીમમાં કામ કરી રહ્યા હોઇએ ત્યારે જે તે કામ માટે નિશ્ચિત ડેડલાઇન સેટ કરવાની સાથોસાથ ક્યારેક ટીમ મીટિંગ કરવી પણ જરૂરી હોય. એ માટે આપણે કેલેન્ડર ઇવેન્ટ સ્માર્ટ ચિપનો ઉપયોગ કરી શકીએ.

કોઈ એક વ્યક્તિ એ માટે પોતાના કેલેન્ડરમાં ઇવેન્ટ ઉમેરે અને તેને અન્ય વ્યક્તિઓ સાથે શેર કરે તો એ ઇવેન્ટની સ્માર્ટ ચિપ રેડી રેફરન્સ તરીકે શેર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં ઉમેરી શકે. તેમણે ફક્ત @calen જેવું કંઈક અથવા એ કેલેન્ડર ઇવેન્ટનું ટાઇટલ ટાઇપ કરવાનું અને જે વિવિધ કેલેન્ડર ઇવેન્ટ્સ ઓપન થાય, તેમાંથી આ ટીમ માટે નક્કી થયેલી ઇવેન્ટ શોધીને તેની સ્માર્ટ ચિપ ડોક્યુમેન્ટમાં ઉમેરી દેવાની!

કેલેન્ડર, મેપ્સ, યુટ્યૂબ વગેરેની સ્માર્ટ ચિપને કારણે જે તે બાબતના રેફરન્સ ફાઇલમાં ઉમેરાય છે, તેમ જ તેના પ્રીવ્યૂ પણ ત્યાં જ જોઈ શકાય છે.

એ કેલેન્ડર ઇવેન્ટ કોઈ ટીમ પ્રેઝન્ટેશન માટેની હોય અને તેમાં આપણે આખું પ્રેઝન્ટેશન એટેચ કર્યું હોય તો તેની લિંક પણ શેર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાંની સ્માર્ટ ચિપમાં ઉમેરાય જાય છે!

મેપ્સની સ્માર્ટ ચિપ

આપણા ડોક્યુમેન્ટ કે સ્પ્રેડશીટમાં કોઈ લોકેશનનો રેફરન્સ ઉમેરવો જરૂરી છે? ટીમના સૌ મેમ્બર્સે અલગ અલગ જગ્યાની સાઇટ વિઝિટ કરવાની છે?

તમે ઇચ્છો તે રીતે શેર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં વિવિધ લોકેશનની સ્માર્ટ ચિપ પણ ઉમેરી શકો. ઇચ્છો તો ફક્ત બે કોલમનું એક સાદું ટેબલ બનાવી એક કોલમમાં ટીમ મેમ્બરનું નામ અને બીજી કોલમમાં તેમણે જે સાઇટની વિઝિટ કરવાની છે તેનું લોકેશન ઉમેરી દો!

લોકેશનની સ્માર્ટ ચિપ ઉમેરવાનું સાવ સહેલું છે –  એટ સાઇન સાથે જે તે સ્થળનું નામ ટાઇપ કરવાનું શરૂ કરો. ગૂગલ મેપ્સ પર તેનું પ્લેસમાર્ક ઉપલબ્ધ હશે તો એ આપણને દેખાશે અને તેને પસંદ કરીને સ્માર્ટ ચિપ તરીકે ડોક્યુમેન્ટમાં ઉમેરી શકાશે.

યુટ્યૂબ વીડિયો સ્માર્ટ ચિપ

હવેના સમયમાં આપણા પોતાના રેફરન્સ માટે અથવા ટીમના અન્ય મેમ્બર્સના રેફરન્સ માટે વીડિયો પણ એક મહત્ત્વનો ટોપિક હોઈ શકે. આપણે પોતાના કામ સંબંધિત રેફરન્સ વીડિયો એક સ્માર્ટ ચિપ તરીકે ડોક્યુમેન્ટમાં ઉમેરી શકીએ.

તમે મોટી ટીમ સાથે કોઈ મોટા પ્રોજેક્ટમાં એક સાથે કામ કરી રહ્યા હો કે પછી વ્યક્તિગત, એકલા જ કામ કરી રહ્યા હો, સ્માર્ટ ચિપને કારણે તમારું પોતાનું કામકાજ વધુ સહેલું અને ઝડપી બની શકે છે.

એ માટેની વિધિ થોડી જુદી પડે છે. આપણે જોઇતો વીડિયો યુટ્યૂબ પર શોધી કાઢવાનો, તેના શેર બટન પર ક્લિક કરી એ વીડિયોની લિંક કોપી કરી લેવાની. તેને પોતાના ડોક્યુમેન્ટમાં પેસ્ટ કરીએ ત્યારે તેની આખી લિંકને બદલે વીડિયોના ટાઇટલને સ્માર્ટ ચિપ તરીકે ઉમેરવાનો વિકલ્પ જોવા મળે.

આવી વીડિયોની સ્માર્ટ ચિપ ઉમેરાય તે પછી અન્ય સ્માર્ટ ચિપની જેમ આપણી ફાઇલમાં જ તેનો પ્રીવ્યૂ જોવા મળે. અહીં જ નાની પોપ-અપ વિન્ડોમાં તે વીડિયો જોઈ શકાય અને ઇચ્છીએ તો વધુ મોટી પ્રીવ્યૂ વિન્ડોમાં અથવા નવી ફુલ વિન્ડોમાં એ વીડિયો જોઈ શકાય.

ટીમ સાથે નહીં તો પોતાને માટે આ બધી ચિપ્સ અજમાવી જુઓ – કામની રીત બદલાઈ જશે!