લેખની શરૂઆતમાં એક સ્પષ્ટતા – આ લેખ ફક્ત ટાઇમપાસ સર્ફિંગ માટે નહીં પરંતુ પોતાના બિઝનેસને આગળ લઈ જવા માટે ઇન્ટરનેટનો ઉપયોગ કરતા લોકો માટે છે!

તમારો બિઝનેસ હોય, તમે તેના ટોપ મેનેજમેન્ટમાં કે એક્ઝિક્યુટિવ લેવલે હો કે પછી હજી કોલેજમાં હો પણ સ્માર્ટ કરિયર ઘડવા ઉત્સુક હો તો આગળની વાતો જાણવી-સમજવી તમને ગમશે. હા, તમે ઇન્ટરનેટનો મોજ માટે જ ઉપયોગ કરતા હો તો પણ, આગળની વાતોમાંથી તમને કામની વાતો પણ મળશે, ફક્ત તમારે એનો ઉપયોગ જુદી રીતે કરવાનો થશે!

હવે બાજીની ઇમેજ માં આપેલી વિવિધ વેબ સર્વિસના લોગો ઓળખી બતાવો! તમારા બિઝનેસના પ્રકાર અને વ્યાપ મુજબ, તમે આમાંની ઘણી વેબ સર્વિસનો ઉપયોગ કરતા હશો. કેટલીક સર્વિસ કદાચ તમારે માટે અજાણી પણ હોઈ શકે છે.

હવે એ વિચારો કે આપમાંની એક સર્વિસ કે એપમાંનો ડેટા તમારે બીજી સર્વિસમાં લઈ જવાનો થાય છે?

સાવ સાદું ઉદાહરણ લઈએ, તો તમને રોજેરોજ ઢગલાબંદ ઈ-મેઇલ  આવતા હશે. જો તમે રોજરોજના કામું યોગ્ય ટુ-ડુ લિસ્ટ બનાવવા માટે કોઈ સારી ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ કે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ એપનો ઉપયોગ કરતા હો, તમારા ઈ-મેઇલ  પ્રોગ્રામમાં આવેલા મેઇલના આધારે, તમે ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ એપ ઓપન કરી, તેમાં નવી એન્ટ્રી કરતા હશો.

આવી એન્ટ્રી આપોઆપ થાય તો?

બીજું ઉદાહરણ પણ જોઈએ.

ધારો કે તમે તમારી પ્રોડક્ટ્સ માટે એક નાનો ઓનલાઇન સ્ટોર ચલાવો છો. લોકો તમારી વેબસાઇટ પર આવી ઓર્ડર આપે છે, પેમેન્ટ કરે છે અને ડિલિવરી માટે પોતાનું એડ્રેસ આપે છે. આ બધા માટે તમે તમારી વર્ડપ્રેસ સાઇટ પર વૂકોમર્સ નામના એક પ્લગઇનનો ઉપયોગ કરો છો. હવે તમારે ઓર્ડરની વિગતો માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં પણ જોઈએ છે.

હવેના સમયમાં કોઈ પણ બિઝનેસનું કામકાજ જુદી જુદી અનેક પ્રકારની વેબ સર્વિસમાં વહેચાયેલું હોય છે… સર્વિસ અલગ હોય છે, પણ તેમાંના ડેટાને એકમેક સાથે સાંકળવો જરૂરી હોય છે. આ કામ ઓટોમેટિકલી કરી શકાય.

તમે ધારો તો વૂકોમર્સમાંથી એક-એક ઓર્ડરની વિગતો કોપી કરીને એક્સેલની સ્પ્રેડશીટમાં પેસ્ટ કરી શકો. અથવા, વૂકોમર્સમાંથી નિશ્ચિત તારીખો વચ્ચેના બધા ઓર્ડર એક સાથે સીવીવી ફોર્મેટમાં એક્સ્પોર્ટ કરી શકો. આ પણ આખરે મેન્યૂઅલ એન્ટ્રી થઈ. વૂકોમર્સમાં નવો ઓર્ડર આવે એ આપોઆપ એક્સેલમાં નોંધાય તો?

બિઝનેસના માલિકો, એક્ઝિક્યુટિવ્સ અને સ્માર્ટ કરિયર ઇચ્છતા સ્ટુડન્ટ્સ – સૌએ આ સ્માર્ટ ઇન્ટિગ્રેશન્સ સમજવાં જોઈએ.

હજી ત્રીજું એક ઉદાહરણ લઈએ. તમે સ્માર્ટફોન કેમેરાથી કોઈ ફોટોગ્રાફ કે વીડિયો લીધો. એ તમે ફેસબુક પર શેર કરવા માગો છો? તમે જાતે કશું જ કર્યા વિના, સ્માર્ટફોનથી ફોટો-વીડિયો લેવાય એ તમાારા નિશ્ચિત સોશિયલ મીડિયા એકાઉન્ટમાં શેર થાય અથવા તમારી કોઈ ફેવરિટ ક્લાઉટ સર્વિસના એકાઉન્ટમાં બેકઅપ તરીકે અપલોડ થઈ જાય એવું સેટિંગ કરી શકો છો!

આ છે ઓટોમેશન!

હવેના સમયમાં આપણું બધું કામકાજ જુદી જુદી સર્વિસમાં વહેંચાયેલું છે. આ બધી સર્વિસ, આપણી મરજી એકમેક સાથે ‘વાતચીત’ કરે એ પણ જરૂરી હોય છે!

મજા ત્યારે આવે જ્યારે આવી ‘વાતચીત’ ઓટોમેટિક થાય! આપણે ફક્ત એક વાર એક્શનનો ફ્લો નક્કી કરવાનો, એ પછી બધું આપોઆપ થતું રહે અને એ મુજબ જ ચાલતું રહે!

જો તમે જીમેઇલ, ક્લાઉડ સર્વિસ, સોશિયલ મીડિયા, ઈ-મેઇલ  માર્કેટિંગ, ક્લાઉડ એકાઉન્ટિંગ, ટાસ્ક, પ્રોજેક્ટ,ટીમ મેનેજમેન્ટ, ઓનલાઇન શોપિંગ, ઓર્ડર-ડિલિવરી મેનેજમેન્ટ વગેરે જાતભાતની સર્વિસનો ઉપયોગ કરતા હો તો બહુ સરસ, ન કરતા હો તો પહેલાં આ બધા પ્રકારની  સર્વિસ તમારા બિઝનેસ માટે કઈ રીતે કામની છે એ તપાસી જુઓ. રેફરન્સ માટે નીચેની વિવિધ સર્વિસ તપાસી જુઓ.

બીજું, આમાંની ઘણી સર્વિસનો તમે ઉપયોગ કરતા હો, પણ તેમાં ડેટાની હેરફેર કરવાનાં પગલાં મેન્યુઅલી લેતા હો, તો ભલે તમે આ વેબ સર્વિસીઝનો ઉપયોગ કરતા હો પણ સોરી, તમે બિઝનેસનું સ્માર્ટ મેનેજમેન્ટ કરતા નથી! કેમ કે હવે સમય મેન્યુઅલ મજૂરીનો નહીં, સ્માર્ટ ઓટોમેશનનો છે!

ઇન્ડસ્ટ્રીઝની જેમ બિઝનેસ એક્શન્સમાં પણ ઓટોમેશન

ઓટોમેશન – આજકાલ આ શબ્દ ખાસ્સો સંભળાવા લાગ્યો છે અને આવનારા સમયમાં રીતસર ‘બઝવર્ડ’ બનવાનો છે. થોડા સમય હમણાં આપણે ‘સાયબરસફર’માં કારમાં ઓટોમેશનની વાત કરી હતી. એ રીતે વિવિધ પ્રકારની ઇન્ડસ્ટ્રીમાં ‘ઇન્ડસ્ટ્રીયલ ઇન્ટરનેટ ઓફ થિંગ્સ’ (આઇઆઇઓટી)નો સમય આવી પહોંચ્યો છે. આ ટ્રેન્ડ ‘ઇન્ડસ્ટ્રીઝ ૪.૦’ એટલે કે ચોથી ઔદ્યોગિક ક્રાંતિ તરીકે પણ ઓળખાય છે.

તેમાં વિવિધ પ્રકારની ફેકટરીની પરંપરાગત ઓપરેશનલ મશીનરીને આધુનિક ઇન્ફર્મેશન ટેકનોલોજી સાથે સાંકળવામાં આવે છે અને એ રીતે મેન, મશીન અને કમ્પ્યૂટર્સની એક સાંકળ રચવામાં આવે છે. આ ત્રણેય એકમેકના તાલમેલમાં ડેટા આધારિત નિર્ણયો લે છે. એ કારણે ઉપલબ્ધ રો મટિરિઅલના વધુમાં વધુ સારા ઉપયોગ સાથે, ઓછામાં ઓછા સમયમાં, વધુમાં વધુ તથા બહેતર ગુણવત્તાનું ઉત્પાદન મેળવવાનો પ્રયાસ કરવામાં આવે છે. જેમ ઇન્ડસ્ટ્રી અને મેન્યુફેક્ચરિંગમાં ઓટોમેશનનો વ્યાપ વધવા લાગ્યો છે એ જ રીતે બિઝનેસ મેનેજમેન્ટમાં હવે ઓટોમેશન મહત્ત્વપૂર્ણ બન્યું છે.

બિઝનેસ ખાસ્સો મોટો હોય તો ‘એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ (ઇઆરપી)’ની મદદ જરૂરી બને, જ્યારે બિઝનેસ નાનો હોય, તો ઓછા એમ્પ્લોઇની મદદથી વધુ સ્માર્ટ રીતે કામ કરવા માટે, બિઝનેસમાં ઉપયોગી વિવિધ એપ્સ અને વેબ સર્વિસીઝનું સ્માર્ટ ઇન્ટિગ્રેશન અને ઓટોમેશન જરૂરી બને. આ ઇન્ટિગ્રેશન શું છે, કેમ કરવું જોઈએ, કેમ કરી શકાય એની વાત કરીએ!

ઓટોમેશન કેમ જરૂરી છે?

સાવ સ્પષ્ટ કારણ એક જ – હવે બિઝનેસનું માર્કેટ અને બિઝનેસ મેનેજ કરતી ટીમ, બધું જ ગ્લોબલ બનવા લાગ્યું છે. આપણે ઇન્ટરનેટની મદદથી દુિનયાભરના લોકોને આપણી પ્રોડક્ટ્સ કે સર્વિસ બતાવી શકીએ છીએ. એ જ રીતે આખી દુનિયામાં વિવિધ ખૂણે, વિવિધ ટાઇમઝોનમાં કામ કરતા લોકો એક પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા હોય એવું હવે સામાન્ય છે.

આ સ્થિતિમાં, આપણા બિઝનેસને સંબંધિત બધો ડેટા આપણી ફિઝિકલ ઓફિસનાં કમ્પ્યૂટરમાં જ સીમિત રાખવાનું હવે શક્ય નથી.

બીજી તરફ, બિઝનેસની જરૂરિયાત માટે બધા પ્રકારની સર્વિસ આપણે પોતે ડેવલપ કરાવીએ એવું પણ શક્ય નથી. દુનિયાની અનેક કંપનીએ, બીજી કંપનીની જરૂર પૂરી કરે તેવાં સોફ્ટવેર, સર્વિસ વિક્સાવ્યાં છે. આપણે ઓછા ખર્ચે તેનો લાભ લઈ શકીએ.

પરંતુ આ બધી સર્વિસનો ડેટા એકબીજામાં કામે લાગવો જોઈએ. કંપની જેમ વધુ પ્રકારની સર્વિસનો ઉપયોગ કરે તેમ વધુ પ્રમાણમાં ડેટા જનરેટ થાય અને તેને એકમેકમાં ઉપયોગ કરવાની જરૂર વધતી જાય. આવી એપ્સ એકમેક સાથે ‘વાત’ કરી શકે તે જરૂરી છે.

આપણા ક્લાયન્ટ તરફથી આપણને જીમેઇલમાં કોઈ મેઇલ મળે, તેને આપણા સેટિંગ અનુસાર ક્લાયન્ટનું લેબલ લાગી જાય એ સાદું, જીમેઇલ તરફથી મળતું ઓટોમેશન છે, પણ એ મેઇલમાંનું એટેચમેન્ટ, આપણી ગૂગલ ડ્રાઇવમાં એ ક્લાયન્ટના ફોલ્ડરમાં સેવ થઈ જાય એ બીજા લેવલનું ઓટોમેશન છે.

એપ્સને એકમેક સાથે સાંકળી, જુદાં જુદાં પગલાં આપોઆપ લેવાય તેનાથી સમય અને અન્ય સંસાધનોની ભરપૂર બચત થાય છે અને માનવીય ભૂલોની શક્યતા પણ ઘટતી જાય છે.