તમે તમારાં મહત્ત્વનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ કેવી રીતે સાચવો છો? સૌથી સાદો રસ્તો તમામ ડોક્યુમેન્ટ્સની ઓરિજિનલ્સને એક ફિઝિકલ ફાઇલમાં સાચવી રાખવાનો છે. તેની સાથોસાથ ડોક્યુમેન્ટ્સની કોપી પણ સાચવી શકાય.
પરંતુ આ જૂની રીત થઈ. હવેના ડિજિટલ સમયમાં આપણે સૌ આધારકાર્ડ, પાનકાર્ડ, વોટરકાર્ડ, સ્કૂલ-કોલેજનાં સર્ટિફિકેટ, કોરોના વેક્સિનેશનનાં સર્ટિફિકેટ વગેરે બધું ડિજિટલ સ્વરૂપે સાચવવા લાગ્યા છીએ. ઓરિજિનલ ડોક્યુમેન્ટ્સ સાચવવા ઉપરાંત તેના ડિજિટલ વર્ઝન સાચવવાની આ પદ્ધતિ સારી ને સગવડભરી છે પરંતુ તેમાં કેટલીક સંભાળ રાખવી જરૂરી છે.
ઘણા લોકોને મહત્ત્વના ડોક્યુમેન્ટ્સના વોટ્સએપથી ફોટોગ્રાફ લઇને તેને પરિવારના કોઈ અન્ય સભ્ય સાથે શેર કરી રાખવાની ટેવ હોય છે, પણ એ સાચી પદ્ધતિ નથી.
જો વોટ્સએપમાં પોતાનું એકલાનું ગ્રૂપ બનાવીને તેમાં ડોક્યુમેન્ટ સાચવતા હોઈએ તો પણ અમુક સમય પછી એ ગ્રૂપમાં ચેટ ડિલીટ થાય એવું સેટિંગ ભૂલથી પણ ઇનેબલ કરી દઇએ તો પેલા મહત્ત્વના ફોટો ડિલીટ થઈ શકે છે.
સ્માર્ટફોનના કેમેરાથી ડોક્યુમેન્ટનો ફોટો લઇ લીધો હોય તો એ સ્માર્ટફોનની ગેલેરીમાં સચવાઈ રહે, પરંતુ ફોનમાં સ્પેસ ખાલી કરવાની ઉતાવળમાં બીજા ફોટોગ્રાફ સાથે આ ડોક્યુમેન્ટ્સ પણ ડિલીટ થઈ જાય એવું બની શકે.
મહત્ત્વના ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ્સ વોટ્સએપમાં સાચવવાને બદલે કોઈ ક્લાઉડ એકાઉન્ટમાં સ્ટોર કરવા જોઈએ.
આથી જો તમે મહત્ત્વના ડોક્યુમેન્ટ્સ સતત હાથવગા રાખવા માગતા હો તો તેનો ફોટોગ્રાફ લઇને ગૂગલ ફોટોઝમાં, અથવા સ્કેન કરીને કે ફોટોગ્રાફ લઇને ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વનડ્રાઇવમાં સ્ટોર કરી શકાય.
અહીંથી તે અજાણતાં ડિલીટ થઈ જવાની શક્યતા નહિવત્ છે. ઉપરાંત આપણે ગમે તે ડિવાઇસમાંથી લોગઇન થઈને આ ડોક્યુમેન્ટની ડિજિટલ કોપી સુધી પહોંચી શકીશું. ફક્ત ગૂગલ ફોટોઝ, ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વનડ્રાઇવ એકાઉન્ટને ટુ-સ્ટેપ વેરિફિકેશનથી સલામત રાખવા જોઇશે.
હજી એક રસ્તો ડિજિલોકર સર્વિસનો ઉપયોગ કરવાનો છે. આ સર્વિસમાં વિવિધ સંસ્થાઓ તરફથી જારી થતા મહત્ત્વના ડોક્યુમેન્ટ્સ, સીધા જ જે તે સંસ્થા તરફથી મેળવીને ડાયરેક્ટ ડિજિલોકરમાં સ્ટોર કરી શકાય. આવાં સર્ટિફિકેટ આઇટી એક્ટ મુજબ ઓરિજિનલ ડોક્યુમેન્ટ્સની સમકક્ષ ગણાય છે.
એ ઉપરાંત ડિજિલોકરમાં આપણે પોતે ફોટો/સ્કેન કરેલ ડોક્યુમેન્ટ્સને સાચવવા માટે ડ્રાઇવ જેવી સગવડ હોય છે. તેમાં આ રીતે આપણે પોતે અપલોડ કરેલ ડોક્યુમેન્ટ ઓરિજિનલ ડોક્યુમેન્ટની સમકક્ષ નથી પરંતુ તેને ડિજિટલ રૂપે સાચવવાની સગવડ સહેલી છે. ડિજિલોકરમાં આ રીતે ડોક્યુમેન્ટ સ્ટોર કરવા માટે કુલ એક જીબીની ફ્રી સ્પેસ મળે છે, જે ફક્ત ડોક્યુમેન્ટ્સ સાચવવા માટે પૂરતી ગણાય.
