તમારો સ્માર્ટફોન ક્યારેક પૂરતી ફૂરસદે હાથમાં લઇ જુઓ. આમ તો આ કામ આપણે રોજેરોજ કરીએ છીએ – ફૂરસદ હોય કે ન હોય! પરંતુ અત્યારે વાત સ્માર્ટફોન હાથમાં લઇને સોશિયલ મીડિયા કે યુટ્યૂબ કે ગેમ્સમાં ખાબકવાની નથી. વાત મૂળ સ્માર્ટફોનમાં જ થોડાં ખાખાંખોળાં કરવાની છે. તમે સ્માર્ટફોનમાં સ્ટોર થયેલી વિવિધ ફાઇલ્સ તપાસશો તો કે ખ્યાલ આવશે કે આપણાં કેટલાય મહત્ત્વનાં ઇમ્પોર્ટન્ટ ડોક્યુમેન્ટ્સ સ્માર્ટફોનમાં ખૂણેખાંચરે દટાયેલાં પડ્યાં છે. તકલીફ એ છે કે આ બધાં ડોક્યુમેન્ટ્સ આપણા સ્માર્ટફોનમાં પહોંચે તેના રસ્તા જુદા જુદા છે.
આપણે પોતાનું આધાર કાર્ડ ફોનથી સ્કેન કરીને ગૂગલ ડ્રાઇવ કે અન્ય કોઈ જગ્યાએ સાચવ્યું હોય, એ રીતે સીએ કે અન્ય કોઈ તરફથી આપણું પાનકાર્ડ મેઇલમાં કે વોટ્સએપમાં આવ્યું હોય અને આપણે તેને સેવ કર્યું હોય. કોવિડની રસી લીધાનાં સર્ટિફિકેટ પણ કંઈક આવી જ રીતે આપણા સ્માર્ટફોન સુધી પહોંચ્યાં હોય. બરાબર એવું જ આપણા પાસપોર્ટનું.
આપણે સૌ ધીમે ધીમે આપણાં મહત્ત્વનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ ઓનલાઇન સાચવવા તરફ વળી રહ્યા છીએ. એ માટે આપણને જુદા જુણા ઘણા રસ્તા મળે છે. ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વન ડ્રાઇવ ઉપરાંત ડિજિલોકર સર્વિસ પણ બહુ ઉપયોગી છે. એ બધા ઉપરાંત હવે ફાઇલ્સ એપ ફોનમાંનાં મહત્ત્વનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ આપમેળે શોધી લાવીને કામ સહેલું બનાવે છે.
મુશ્કેલી એ કે આ બધાં ડોક્યુમેન્ટ્સ મહત્ત્વનાં હોવા છતાં જ્યારે જરૂર હોય ત્યારે તેને સ્માર્ટફોનમાં શોધવાં મુશ્કેલ બને. કારણ કે એ જુદે જુદે ઠેકાણે જુદાં જુદાં ફોલ્ડરમાં ધરબાયેલાં પડ્યાં હોય.
આનો આપણને હવે એક સહેલો ઉપાય મળ્યો છે. આ વર્ષની શરૂઆતમાં માર્ચ મહિનામાં ગૂગલ ફાઇલ્સ એપમાં એક મહત્ત્વનું ફીચર ઉમેરાયું જેને નામ આપવામાં આવ્યું ‘ઇમ્પોર્ટન્ટ’!
એ સમયે ‘સાયબરસફર’માં આપણે આ ફીચરની થોડી વાત કરી હતી. આ ફીચર અત્યાર સુધી ફક્ત ભારતના યૂઝર્સ માટે ઉપલબ્ધ હતું હવે તે અન્ય યૂઝર્સને પણ ઉપલબ્ધ થઈ રહ્યું છે.
ફાઇલ્સ એપમાં ઉમેરાઈ છે નવી સુવિધા
જોકે આ સુવિધાની વાત કરતાં પહેલાં, ગૂગલ ફાઇલ્સ એપ થોડું પુનરાવર્તન કરી લઈએ (આ એપ વિશે આપણે અગાઉ ‘સાયબરસફર’માં વિગતવાર વાત કરી ચૂક્યા છીએ).
આધાર કાર્ડ, પાન કાર્ડ, કોવિડ સર્ટિફિકેટ… વગેરે જુદાં જુદાં ડોક્યુમેન્ટ્સ આપણા ફોનમાં જુદે જુદે ઠેકાણે પડ્યાં હોય છે.
આ એપ અત્યાર સુધી મુખ્ય ત્રણ રીતે ઉપયોગી થતી આવી છે.
- સ્માર્ટફોનની સ્ટોરેજમાં નકામી જગ્યા રોકતી જાત ભાતની ચીજવસ્તુઓને તારવીને તેનો સફાયો કરવા માટે.
- ફોનમાંની વિવિધ ફાઇલ બ્રાઉઝ કરવા માટે, સ્માર્ટફોનમાં મૂળ એન્ડ્રોઇડ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ તરફથી તથા જે તે હેન્ડસેટ મેન્યુફેકચરિંગ કંપની તરફથી આ પ્રકારની એપ મળે છે. પરંતુ ફાઇલ્સ એપ કામ વધુ સહેલું બનાવે છે.
- આપણા સ્માર્ટફોનમાંના વિવિધ ડોક્યુમેન્ટ્સ જેમ કે ઓરિજિનલ ક્વોલિટી ફોટો, વીડિયો, મોટી પીડીએફ ફાઇલ વગેરે અન્યો સાથે શેર કરવા માટે. બીજો ફોન નજીક હોય ત્યારે આપણે ઓફલાઇન પણ ફાઇલ શેરિંગ કરી શકીએ.
હવે આ ત્રણ સુવિધામાં ચોથી સુવિધા ઉમેરાઈ છે. સ્માર્ટ ડોક્યુમેન્ટ્સનું ઓટોમેટિક સ્કેનિંગ અને એક જ જગ્યાએ સ્ટોરેજ!
‘ઇમ્પોર્ટન્ટ’ ટેબનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય?
ફાઇલ્સ બાય ગૂગલ એપ ઓપન કર્યા પછી તેમાં સૌથી નીચેના નેવિગેશન બારમાં ‘ઇમ્પોર્ટન્ટ’ બટન જોવા મળવું જોઈએ. તેના પર ક્લિક કરો. આથી આ ફીચર શું છે તેની ટૂંકી સમજ આપતો એક સ્ક્રીન ઓપન થશે અને તેમાં આપણને ધરપત આપવામાં આવશે કે આપણો ડેટા આપણાં ડિવાઈસમાં જ રહેશે. ગૂગલના સર્વરમાં મોકલવામાં આવશે નહીં.
આ સ્ક્રીન પર ‘કન્ટીન્યૂ’ બટન ક્લિક કરતાં એપ તેનું કામ શરૂ કરશે. તે સ્માર્ટફોનમાં જુદા જુદા ખૂણેખાંચરે ધરબાઈ પડેલ ઇમ્પોર્ટન્ટ ડોક્યુમેન્ટ્સનું ઓટોમેટિક સ્કેનિંગ કરશે એટલે કે તેમને શોધશે અને પછી એ બધાં જ આ એક ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબ હેઠળ લાવીને મૂકશે (જોકે પરિણામ પરફેક્ટ ન પણ હોય!).
તમારા સ્માર્ટફોનમાં સ્ટોરેજ ખાસ્સી હોય અને ડોક્યુમેન્ટ્સની સંખ્યા પણ વધુ હોય તો બધાને ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબમાં લાવવાનું કામ લાંબું ચાલી શકે છે. તમારે ફોનમાં બીજું કંઈ કામ ચાલુ રાખવું હોય તો ડોક્યુમેન્ટસ શોધવાનું કામ ચાલતું હોય ત્યારે નીચે આપેલા ‘નોટિફાઇ વ્હેન રેડી’ બટન પર ક્લિક કરી શકો છો.
આથી ડોક્યુમેન્ટ્સની શોધખોળ પૂરી થાય અને બધું જ ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબમાં દેખાવા લાગે ત્યારે આપણને તેની જાણ કરવામાં આવશે.
ધ્યાનમાં રાખવા જેવી બાબતો
ફાઇલ્સ બાય ગૂગલ એપમાં ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબનો ઉપયોગ કરતી વખતે કેટલીક બાબતો તરફ ધ્યાન આપવા જેવું છે.
ભારતમાં અત્યારે આ ફીચર આધાર કાર્ડ, પાન કાર્ડ, કોવિડ સર્ટિફિકેટ તથા ભારતના પાસપોર્ટને મેનેજ કરવા માટે ઉપયોગી છે.
અહીં આપણે માત્ર પર્સનલ ડોક્યુમેન્ટ્સ સાચવી શકીએ છીએ. આથી દરેક પ્રકારના કુલ ૧૦ યુનિક ડોક્યુમેન્ટ અહીં રાખી શકાય છે. ૧૧મું ડોક્યુમેન્ટ ઉમેરવું હોય તો એક ડોક્યુમેન્ટ દૂર કરવું પડે.
આ ફીચર આપણાં મહત્ત્વનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ એક જગ્યાએ સ્ટોર કરવાથી પણ આગળ વધે છે.
તે ઓપ્ટિકલ કેરેકટર રેક્ગ્નેશન (ઓસીઆર) ટેકનોલોજીની મદદથી ડોક્યુમેન્ટમાંની ટેકસ્ટ વાંચી શકે છે. આ ટેકસ્ટને આપણે વ્યૂ, કોપી, એડિટ અને સર્ચ કરી શકીએ છીએ.
એ પછી કોઈ જગ્યાએ ધારો કે આપણે પોતાનો આધાર નંબર આપવાનો હોય તો તે અહીંથી સહેલાઈથી કોપી પેસ્ટ થઈ શકે છે.
આપણા ડોક્યુમેન્ટસમાંના ડેટાની સલામતીનું શું?
આ બધી વાતો વાંચીને સ્વાભાવિક રીતે આપણને ડેટાની સલામતી બાબતે ચિંતા થાય. ગૂગલના દાવા મુજબ આ બધો ડેટા ફોનમાં જ રહે છે અને ગૂગલના સર્વરમાં પહોંચતો નથી.
આ સિસ્ટમ આપણા ફોનમાંનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ જાતે જ શોધે છે અને એક ટેબમાં દર્શાવે છે. જોકે તેમાં ક્યારેય ભૂલ થઈ શકે છે.
ઉપરાંત ફાઇલ્સ બાય ગૂગલ એપમાંનું ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબ ફોનના સ્ક્રીન લોકથી પ્રોટેક્ટેડ રહે છે. આથી અન્ય કોઈ વ્યક્તિને આપણો ફોન અનલોક્ડ સ્થિતિમાં મળે તો પણ તે ફાઇલ્સ એપ ઓપન કરીને ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબમાંનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ જોઈ શકતા નથી. તેમણે ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબ ઓપન કરવા માટે આપણો પિન, પેટર્ન કે પાસવર્ડ વગેરે આપવાં જરૂરી બને છે.
આ ફીચર ફાઇલ્સમાંના ‘સેફ ફોલ્ડર’થી અલગ કઈ રીતે છે?
ફાઇલ્સ એપમાં કંઈક આ જ પ્રકારની સેફ ફોલ્ડરની સુવિધા પણ છે અને તેને આપણે ફોનના પિન કરતાં અલગ પિન આપીને લોક કરી શકીએ છીએ.
બંનેમાં ફેર એ છે કે અહીં આપણે કોઈ પણ પ્રકારની ફાઇલ સ્ટોર કરી શકીએ છીએ અને તેને તાળું લગાવી શકીએ છીએ. જ્યારે ઇમ્પોર્ટન્ટ ટેબ આપણામાં ફોનમાંના ડોક્યુમેન્ટ્સ જાતે શોધી લાવે છે અને એક જગ્યાએ સ્ટોર કરે છે.