ઓનલાઇન ફોર્મ સર્વિસ સ્કૂલ, સંસ્થા કે બિઝનેસ સૌ માટે બહુ ઉપયોગી થાય છે, એ આપણે જાણ્યું, હવે તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો એ પણ જાણી લઈએ.

ઇન્ટરનેટ પર ઓનલાઇન ફોર્મ ડેવલપ કરવાની સગવડ આપતી ઘણી બધી સર્વિસ છે, ઘણી ખરી સર્વિસ ફ્રી અને પેઇડ સ્વરૂપે ઉપલબ્ધ હોય છે. દરેકનો ઉપયોગ વધતા ઓછા પ્રમાણમાં એક સરખો હોય છે. અહીં આપણે ગૂગલ ફોર્મ પર ફોકસ કરીશું – બે કારણસર.

એક તો, આ સર્વિસનો આપણે પોતાના ફ્રી ગૂગલ એકાઉન્ટની મદદથી મફત ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ. બીજું, હેકર્સ આપણને ફસાવવા માટે મોટા ભાગે ગૂગલ ફોર્મ સર્વિસનો ઉપયોગ કરતા હોવાથી, એ કેવી રીતે કામ કરે છે આપણે બરાબર સમજી લઈએ તો હેકર્સના છટકામાં ફસાતાં બચી શકીએ.

ઝડપથી સર્વેક્ષણ કરવા, માહિતી મેળવવા ઓનલાઇન ફોર્મ બહુ ઉપયોગી સર્વિસ છે, પણ હેકર્સ તેનો પણ ગેરલાભ ઉઠાવે છે.

લેખના આ ભાગ પૂરતું, આપણે વિવિધ ઉપયોગ માટે ગૂગલ ફોર્મ કેવી રીતે સહેલાઈથી ક્રિએટ કરી શકાય તેની જ વાત કરીશું. તમારો હેતુ કોઈ પણ હોય, ગૂગલ ફોર્મ ક્રિએટ કરવું બહુ સહેલું છે.

કમ્પ્યૂટર કે એન્ડ્રોઇડ/આઇફોન/આઇપેડના બ્રાઉઝરમાં https://forms.google.com સાઇટ પર જઈને નવું ફોર્મ ક્રિએટ કરી શકીએ છીએ. એ માટે આપણા ગૂગલ એકાઉન્ટથી સાઇન-ઇન કરવાનું રહેશે. લોગ-ઇન થતાં, એક બ્લેન્ક-કોરું ફોર્મ આપણને જોવા મળશે.

 કમ્પ્યૂટરમાં ગૂગલ ડ્રાઇવમાં પણ ‘ન્યૂ’ બટન પર ક્લિક કરી, ‘ગૂગલ ફોર્મ્સ’ પસંદ કરી, નવું બ્લેન્ક ફોર્મ ક્રિએટ કરી શકાય છે. તમે ઇચ્છો તો ગૂગલ સ્પ્રેડશીટમાંથી પણ નવું ફોર્મ ક્રિએટ કરી શકો છો.

આ બ્લેન્ક ફોર્મમાં, ઉપરના ભાગમાં આપણે કંપનીનો લોગો, વેબ સાઇટનું એડ્રેસ, ઇમેજ, વીડિયો તથા આ ફોર્મનો હેતુ શો છે તેની ટૂંકી નોંધ મૂકી શકીએ છીએ (યાદ રહે, કોઈ પણ વ્યક્તિ અહીં કોઈ પણ કંપની કે સંસ્થાનો લોગો મૂકી શકે છે, એટલે માત્ર લોગોને કારણે એ ફોર્મ સાચી સંસ્થા કે કંપની તરફથી આવ્યું છે એવું માની શકાય નહીં).

અહીં જ ક્વિઝનું ટેમ્પ્લેટ પણ મળશે. તમે ઇચ્છો તો રેડી ટેમ્પ્લેટમાંથી કોઈ પસંદ કરી શકો છો. આપણા ફોર્મને એક ચોક્કસ નામ આપો (સેવ ઓટોમેટિક થશે!).

ત્યાર પછી આપણે ફોર્મમાં એક પછી એક સવાલો લખી શકીએ છીએ. દરેક સવાલ માટે આપણે નક્કી કરી શકીશું કે જવાબ ટૂંકા હશે કે લાંબા પેરગ્રાફ સ્વરૂપે હશે? અમુક વિકલ્પોમાંથી માત્ર એક વિકલ્પ પસંદ કરી શકાય એવા હશે કે એકથી વધુ વિકલ્પ પસંદ કરી શકાય એવા હશે!? જવાબના વિકલ્પો માટે તમે ડ્રોપ-ડાઉન લિસ્ટ પણ આપી શકો.

દરેક સવાલ સાથે, ફોર્મ ભરનાર માટે જે તે સવાલને સંબંધિત સૂચના મૂકી શકાય છે.

ફોર્મ બનાવનાર વ્યક્તિ અમુક સવાલોના જવાબ ફરજિયાત છે એવું નક્કી કરી શકે છે. ફોર્મમાં આવા સવાલ સાથે લાલ ફુદડી જોવા મળશે. તેનો જવાબ આપ્યા વિના ફોર્મ સબમિટ કરી શકાતું નથી. પરંતુ લાલ ફુદડી વિનાના સવાલના જવાબ ન આપ્યા હોય, તો પણ ફોર્મ સબમિટ કરી શકાય છે. એટલે કે, કોઈ ફોર્મમાં તમારો આધાર નંબર પૂછવામાં આવ્યો હોય, પણ એ સવાલનો જવાબ ‘રિક્વાયર્ડ’ ન હોય તો તમારે આધાર નંબર જેવી માહિતી ન જ આપવી જોઈએ.

ઓનલાઇન ફોર્મમાં જાણીતી કંપની કે સંસ્થાનું નામ કે લોગો જોઈને તે સાચું જ હશે એવું માની લેશો નહીં.

તમે ઇચ્છો તો જવાબ આપનાર, ફોર્મ ભરવાની સાથે પોતાની ફાઇલ અપલોડ કરી શકે એવું સેટિંગ કરી શકો. એમની ફાઇલ તમારા ગૂગલ ડ્રાઇવ એકાઉન્ટમાં જમા થશે.

ફોર્મમાં તમે અલગ અલગ સેક્શન બનાવી શકો છો. એટલે કે તમારું ફોર્મ સ્ત્રી અને પુરુષ બંને માટે હોય અને જવાબ દેનાર સ્ત્રી કે પુરુષમાંથી કોઈ એક વિકલ્પ પસંદ કરે, એટલે સ્ત્રી અથવા પુરુષ માટેના સેક્શનના જ સવાલો તેમને બતાવવામાં આવે એવું કરી શકાય છે.

ફોર્મને તમે વિવિધ થીમથી સજાવી શકો છો. એ પછી ફોર્મનો પ્રીવ્યૂ જુઓ. તમારું ફોર્મ, તેને ભરનાર વ્યક્તિને કેવું દેખાશે તે જોઈ શકાશે.  હવે ફોર્મનાં સેટિંગ્સ તપાસો. તમે ઇચ્છો તો ફોર્મ ભરનારનાં ઈ-મેઇલ એડ્રેસ કલેક્ટ કરી શકો છો (હેકર્સ આ સુવિધાનો જ દુરુપયોગ કરે છે!).

ગૂગલથી સાઇન-ઇન કર્યા પછી જ ફોર્મ ભરી શકાય એવું સેટિંગ પણ થઈ શકે.

ફોર્મ સબમિટ કર્યા પછી, ફોર્મ ભરનાર વ્યક્તિને તેમણે ભરેલા જવાબોનો ઈ-મેઇલ મળે એવું સેટિંગ થઈ શકે. તેઓ અન્ય લોકોના જવાબોની સમરી જોઈ શકે એવું સેટિંગ પણ થઈ શકે.

તમે ફોર્મનો ક્વિઝ તરીકે ઉપયોગ કરો તો તેમાં જવાબો અને તેના માર્ક પહેલેથી નક્કી કરી શકો. આ સ્થિતિમાં વિદ્યાર્થી ફોર્મ ભરે એ સાથે તેને કેટલા માર્ક મળ્યા તે, એ જોઈ શકે. એ સાથે તેનો જવાબ ખોટો હોય તો સાચો જવાબ કયો હતો એ પણ જાણી શકે. ટીચર તરીકે તમે નક્કી કરી શકો કે આમાંથી તમારે શું શું કરવું છે.

આ પછી, તમે આ ફોર્મની લિંક મેળવી, તમારે જેમની પાસેથી જવાબો મેળવવા હોય તેમને તે કોઈ પણ રીતે મોકલી શકો છો. તેમના જવાબો, તમારી ગૂગલ ડ્રાઇવમાં એ જ ફોર્મના નામ સાથે, એક સ્પ્રેડશીટમાં જમા થતા જશે. તમારું ફોર્મ ભરીને કોઈ સબમિટ કરે એ સાથે તમને નોટિફિકેશન મળે એવું પણ સેટિંગ કરી શકાય!