આ લેખનું શીર્ષક વાંચીને તમારાં ભવાં ખેંચાયાં હશે. મનમાં વિચાર પણ આવ્યો હશે કે ‘‘લે, ઈ-મેઇલ લખવામાં વળી શીખવાનું શું છે? ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામ ઓપન કરો અને માંડો લખવા. એમાં વળી કઈ ધાડ મારવાની છે?’’

વાત સાચી છે. પણ, અહીં આપણે ઈ-મેઇલ કઈ રીતે લખવો તેની નહીં, પરંતુ ઈ-મેઇલમાં શું લખવું એની વાત કરીએ છીએ.

બન્યું એવું છે કે થોડા સમય પહેલાં, અમેરિકાની એક યુનિવર્સિટીના એક પ્રોફેસરે ટ્વીટર પર જરા નવી જાતનું તોફાન જગાવ્યું. આપણે ત્યાં ટ્વીટર પર મોટા ભાગે જુદાં જુદાં આંદોલનના મુદ્દે તોફાનો જાગતાં હોય છે, એની વચ્ચે અમેરિકાનો આ કિસ્સો જરા ધ્યાન આપવા જેવો છે.

ખાસ કરીને સ્ટુડન્ટ્સે.

એ પ્રોફેસરે ટ્વીટર પર લખ્યું કે ‘‘આજના જમાનાના મોર્ડન કોલેજ કિડને એક ફોર્મલ લેટર/ઈ-મેઇલ લખતાં કેમ આવડતું નથી? હું માનતી હતી કે બધાને એટલી તો ખબર હશે કે પત્ર કે ઈ-મેઇલની શરૂઆત ‘ડીયર પ્રોફેસર એક્સ કે ડીયર ડોકટર એક્સ’ એ રીતે કરવી જોઇએ. એને બદલે આજના મોટા ભાગના કિડ મને ‘હેલો ધેર’ અથવા માત્ર ‘હેલો’ (નામ પણ નહીં) એવું લખીને ઈ-મેઇલ કરતા રહે છે. આજના વિદ્યાર્થીઓ આવા કેમ છે?’’

આ ટ્વીટને મુદ્દે ટ્વીટર પર નાનો એવો ઉત્પાત મચ્યો. ઘણાએ આ પ્રોફેસર પોતાની જાતને બહુ ઊંચા સમજે છે એમ કહીને તેમને ઉતારી પાડ્યા. અમુક વિદ્યાર્થીઓએ તો ત્યાં સુધી લખ્યું કે ‘‘અમે તમને અમારા ઈ-મેઇલ્સના જવાબ આપવાની ફી ચૂકવીએ છીએ.’’ પછી તો પ્રોફેસરની તરફેણમાં અને વિરોધમાં ટ્વીટનો મારો ચાલ્યો.

ટ્વીટર પરની એ ચર્ચા અમેરિકન કલ્ચર મુજબની હતી, પણ આપણે માટે આ મુદ્દો વધુ વિચાર એટલા માટે માગી લે છે કે આપણે તો યોગ્ય શિષ્ટાચાર (એટલે કે કર્ટસી, યુસી!) તો ઠીક, ઇંગ્લિશમાં સાચું લખવાના જ વાંધા છે!

હમણાં જ એક વાચકમિત્રે, આ લખનારને ઈ-મેઇલમાં પોતાની વ્યથા ઠાલવતાં લખ્યું હતું કે ‘‘ઇન્ટરનેટ પર ઇંગ્લિશ ગ્રામર સુધારી શકાય એવી કોઈ સર્વિસ હોય તો જણાવો, ઓફિસમાં આ બાબતે બોસનો બહુ ઠપકો ખાવો પડે છે!’’

નોકરી મેળવવા કે ટકાવી રાખવા ઇંગ્લિંશમાં ઈ-મેઇલ્સ લખવાના થાય ત્યારે ભાષા સ્પષ્ટ, સૌજન્યપૂર્ણ અને ભૂલ વિનાની હોય એ બહુ જરૂરી છે.

આજના સમયમાં ઇંગ્લિશ ભાષા પર પ્રભુત્વ કેળવ્યા વિના કોઈને ચાલે તેમ નથી અને ઇન્ટરનેટ પર એ માટે પાર વગરના સ્રોત ઉપલબ્ધ છે. તમે ઈ-મેઇલમાં ઇંગ્લિશમાં કોરસપોન્ડન્સ કરતા હો તો ગ્રામરલી (https://www.grammarly.com/) નામની એક સર્વિસ ખાસ તપાસવા જેવી છે. આપણે તેના વિશે વાત કરી ગયા છીએ અને આગળ હજી વધુ વિગતવાર કરતા રહીશું. માત્ર ગૂગલ પર સર્ચ કરીને પણ આપણે વિવિધ રીતે ઇંગ્લિશ વધુ ધારદાર બનાવી શકીએ છીએ. એ વિશે પણ અગાઉ ‘સાયબરસફર’માં વિગતવાર વિવિધ રીતો જાણી છે.

મૂળ મુદ્દો એ જ છે કે જ્યારે આપણે કોઈને પણ – માત્ર આપણા પ્રોફેસર કે ટીચરને નહીં – ઈ-મેઇલ કરી રહ્યા હોઈએ, ત્યારે આપણે સામેની વ્યક્તિને કેવી રીતે સંબોધન કરીએ, કેવી રીતે પોતાની વાત રજૂ કરીએ અને કેવી રીતે વાતનું સમાપન કરીએ બહુ મહત્ત્વનું છે. સોશિયલ મીડિયા પર કે વોટ્સએપ પર વારંવાર એમની સાથે ચેટ થતી હોય તો વાત જુદી છે, એમાં થોડું ‘ઇન્ફોર્મલપણું’ ચાલી જાય, પણ ફોર્મલ ઈ-મેઇલમાં અમુક વિશેષ કાળજી રાખવી ચોક્કસ જરૂરી છે.

તેનું ખાસ કારણ એ કે આજે આપણે ફક્ત પોતાની કોઈ મૂંઝવણના ઉકેલ માટે પ્રોફેસર કે ટીચરને કે અન્ય વ્યક્તિને મેઇલ કરતા હોઈશું, એ વ્યક્તિ કદાચ આપણને વ્યક્તિગત રીતે ઓળખતી પણ હશે. પરંતુ આવતી કાલે નોકરી મેળવવા માટે કે નોકરી ટકાવી રાખવા માટે આપણે મેઇલ્સ કરવાના થશે. ત્યારે જો આપણી ભાષા પર આપણો કાબૂ હશે તો આપણને ઘણી મદદ મળશે.

આ વાત ટેક્નોલોજી શીખવાની નથી, ફક્ત ટેક્નોલોજીના સમજદારીભર્યા ઉપયોગની છે!

ઈ-મેઇલ લખતી વખતે…

ઈ-મેઇલથી, જાણીતી કે અજાણી વ્યક્તિ સાથે ફોર્મલ કમ્યુનિકેશન કરતી વખતે આ બાબતો તરફ ખાસ ધ્યાન આપવા જેવું છેઃ

• ઇ-મેઇલના પહેલા સ્ટેપ સમાન, સબ્જેક્ટ લાઇન પર ધ્યાન આપીએ. તેને બને એટલી સ્પષ્ટ, ડાઇરેકટ રીતે લખીએ.
• આપણે ગમે તે ભાષામાં ઈ-મેઇલ લખી રહ્યા હોઈએ, ચોક્કસ સન્માનવાચક સંબોધનથી શરૂઆત કરીએ અને એવી જ યોગ્ય રીતે સમાપન કરીએ.
• હવે જમાનો સાદી, સરળ ભાષાનો છે – ઇંગ્લિશમાં લખીએ તો પ્લેઇન ઇંગ્લિશ લખીએ. ગમે તે દેશની વ્યક્તિ આપણા બેકગ્રાઉન્ડના સંદર્ભ વિના પણ તે સમજી શકવી જોઈએ.
• પોતાની વાત બને એટલી ટૂંકાણમાં, શક્ય હોય ત્યાં બુલેટ પોઇન્ટ્સમાં લખીએ. સામેની વ્યક્તિ બિઝી હશે એવું ધારી લઈએ અને તેનો સમય બચાવીએ.
• ટૂંકાં વાક્યો, ટૂંકા પેરેગ્રાફમાં લખીએ. પેરેગ્રાફ વચ્ચે એક એન્ટર આપીએ, જેથી મેઇલ સહેલાઈથી વાંચી શકાય.
• અક્ષર કેપિટલ કરવા તરફ પૂરતું ધ્યાન આપીએ. આખા શબ્દોનું કે બિનજરૂરી કેપિટલાઇઝેશન ટાળીએ. એકથી વધુ આશ્ચર્યચિહ્નો પણ ટાળવાં!!!! (આમ ન કરવું).
• દરેક મેઇલ મોકલતાં પહેલાં બે વાર વાંચીએ. ગ્રામરલી જેવી સર્વિસથી, મેઇલના ઇનબોક્સમાં જ તેનું પ્રૂફરીડિંગ થઈ શકે છે. એ આપણી ભૂલ બતાવે છે અને કઈ રીતે સુધારવી એ પણ બતાવે છે. આવી સર્વિસના નિયમિત ઉપયોગથી ગ્રામરની બારીક ખૂબીઓ પર તમારી પકડ વધતી જશે.
• જો તમે નવો જ ઈ-મેઇલ લખી રહ્યા હો (રીપ્લાય કરી ન રહ્યા હો), તો ‘ટુ’નું એડ્રેસ સૌથી છેલ્લે લખો, જેથી અધૂરો મેઇલ ભૂલથી સેન્ડ ન થઈ જાય.
• જીમેઇલ જેવી સર્વિસમાં મોકલી દીધેલો મેઇલ ૩૦ સેકન્ડ સુધીમાં અનસેન્ડ કરવાની સગવડ હોય છે. આ બહુ કામની સગવડ છે, સેટિંગ્સમાં જઈને તેને ચોક્કસ ઇનેબલ કરી દો!