વોટ્સએપ કે ફેસબુક પર તમે ધડાધડ કંઈ ટાઇપ કરીને નજીકના મિત્રો સાથે કે આખી દુનિયા સાથે કંઈ શેર કરો ત્યારે એ મેસેજમાં સ્પેલિંગ કે ગ્રામરને લગતી પાર વગરની ભૂલો હોય તો ચાલી જાય. કારણ કે આ પ્લેટફોર્મ્સ પર લોકો પરફેકશનનો આગ્રહ રાખતા નથી, પરંતુ વાત ઈ-મેઇલની હોય, એમાં પણ પ્રોફેશનલ કામકાજ સંબંધિત ઈ-મેઇલની હોય ત્યારે સવાલ આપણી ઇમેજનો છે. એમાં ભૂલો હોય તે ન ચાલે.
કોઈ વાર એવું બને કે ઈ-મેઇલ ડ્રાફ્ટ કર્યા પછી સેન્ડ બટન પર ત્રાટકીએ અને તીર કમાનમાંથી છૂટી જાય એ પછી ખ્યાલ આવે કે ઈ-મેઇલ લખવામાં ભૂલો રહી ગઈ છે!
આવી સ્થિતિમાં જીમેઇલ બે રીતે મદદરૂપ થાય છે.
એક તો, એ છૂટેલું તીર પાછું વાળવાની સગવડ આપે છે. તમે જાણતા હશો કે જીમેઇલમાં સેન્ડ કરેલો મેસેજ નિશ્ચિત સમયમર્યાદામાં ‘અન્ડુ’ કરવાની સગવડ હોય છે. એ માટે સેટિંગ્સમાં જઇને જનરલ ટેબ્સમાં ‘અન્ડુ સેન્ડ’નો વિકલ્પ શોધી કાઢો. તમે ૫, ૧૦, ૨૦ કે ૩૦ સેકન્ડમાંથી કોઈ એક સમયગાળો પસંદ કરીને એટલા સમયમાં મોકલેલો ઈ-મેઇલ અન્ડુ કરવાનું સેટિંગ કરી શકો છો (આ સગવડ જીમેઇલની એપમાં પણ છે).
બીજી સગવડ ઈ-મેઇલ મોકલતાં પહેલાં તેનું કન્ફર્મેશન આપવાને લગતી છે. આ સગવડ આપણને સ્માર્ટફોનમાંની જીમેઇલ એપમાં મળે છે. એન્ડ્રોઇડ અને આઇફોન એપ બંને માટે તે ઉપલબ્ધ છે. તેનો લાભ લેવા માટે…
- જીમેઇલ એપ ઓપન કરીને ત્રણ આડી લીટીના ‘હેમબર્ગર’ મેનૂ પર ક્લિક કરો.
- તેમાં નીચેની તરફ સેટિંગ્સ શોધીને તેને ક્લિક કરો.
- તેમાં જનરલ સેટિંગ્સમાં જાઓ. અહીં છેક નીચે ‘એકશન કર્ન્ફર્મેશન્સ’ જોવા મળશે.
આપણે કોઈ ઈ-મેઇલ ડીલિટ કરતાં પહેલાં, આર્કાઇવ કરતાં પહેલાં અને સેન્ડ કરતાં પહેલાં આપણું કન્ફર્મેશન પૂછવામાં આવે તેવું સેટિંગ અહીં કરી શકીએ છીએ (તમને આ વિકલ્પો જોવા ન મળે તો જીમેઇલ એપ અપડેટ કરવાની જરૂર હોઈ શકે છે).
એપમાંથી દરેક ઈ-મેઇલ સેન્ડ કરતી વખતે, એપ આપણને પૂછશે કે તમે ખરેખર આ ઈ-મેઇલ સેન્ડ કરવા માગો છોને? આપણે હા કહીશું તે પછી ઈ-મેઇલ સેન્ડ થશે.
આ સેટિંગ કર્યા પછી મોબાઇલ એપમાંથી દરેક ઈ-મેઇલ સેન્ડ કરતી વખતે, એપ આપણને પૂછશે કે તમે ખરેખર આ ઈ-મેઇલ સેન્ડ કરવા માગો છોને? આપણે હા કહીશું તે પછી ઈ-મેઇલ સેન્ડ થશે.
આ નાનો અમથો અવરોધ ઈ-મેઇલમાં મોટી ભૂલ જાય એવી સ્થિતિ ટાળી શકે છે. તમે જીમેઇલ એપમાંથી વારંવાર મેઇલ્સ મોકલતા હો તો દરેક વખતે કન્ફર્મેશન બટન ક્લિક કરવું કદાચ કંટાળાજનક બનશે, પરંતુ ઉપયોગ વધુ હોય ત્યારે ભૂલની શક્યતા પણ વધી જતી હોય છે!