કમ્યુનિકેશન ડિજિટલ થયું તોય જૂના લેટરહેડ હજી ભૂંસાયા નથી. બંનેનો તાલમેલ કરવો છો?

લોકડાઉનને કારણે આપણે સૌ વધુ ને વધુ ડિજિટલ કમ્યુનિકેશન તરફ વળી રહ્યા છીએ, પરંતુ એક રીતે જોઇએ તો આ સંક્રાંતિ કાળ છે એટલે પરંપરાગત પદ્ધતિઓ અને નવી પદ્ધતિઓનો રસપ્રદ સંગમ જોવા મળી રહ્યો છે!

જુદી જુદી કંપની કે સંસ્થાઓ-મંડળો વગેરે ઇમેઇલ કે ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ તરફ વળ્યાં હોવા છતાં પેલા જૂના લેટરહેડ પર પત્રો મોકલવાની પ્રથા હજી ભૂંસાઈ નથી. ઘણી વાર કમ્યુનિકેશન અધિકૃત છે એવું દર્શાવવા માટે પણ લેટરહેડનો ઉપયોગ અનિવાર્ય બને છે, પછી ભલે કમ્યુનિકેશન ડિજિટલ રીતે થઈ રહ્યું હોય!

જો તમે આ રીતે લેટરહેડ પર પત્ર લખી, તેની પ્રિન્ટ કાઢીને કુરિયર કે પોસ્ટ કરવાને બદલે ડાયરેક્ટ કમ્પ્યુટરમાંથી લેટરહેડના પત્રની પીડીએફ ફાઇલ તૈયાર કરીને ઇમેઇલ કે વોટ્સએપ દ્વારા મોકલવા માગતા હો તો આ કામ સહેલું છે, પરંતુ શરૂઆતમાં થોડી ઝંઝટ કરાવે તેવું છે. આ માટે આપણી પાસે આપણા લેટરહેડની ફુલ સાઇઝની ડિજિટલ ઇમેજ હોવી જરૂરી છે.

આ કામ આપણે માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ જેવા પ્રોગ્રામમાં કરી શકીએ છીએ અથવા એક ડગલું આગળ વધીને ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વન ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરીએ તો ગમે ત્યારે ગમે ત્યાંથી, મોબાઇલમાંથી પણ આપણા પત્રને એડિટ કરીને કોઈને મોકલી શકીએ.

આપણે બંને રીત જાણી લઈએ…

માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં લેટરહેડનો ઉપયોગ

વર્ડમાં લેટરહેડને બેગ્રાઉન્ડ ઇમેજ તરીકે સેટ કરવાનું કામ બે રીતે થઈ શકે. જો તમારા લેટરહેડમાં વચ્ચેના ભાગમાં બિલકુલ વ્હાઇટ કોરી સ્પેસ હોય, કોઈ ડિઝાઇન ન હોય અને ફક્ત હેડર અને ફૂટરવાળો ભાગ હોય તો લેટરહેડને વર્ડમાં અલગ અલગ હેડર અને ફૂટર તરીકે મૂકી શકાય. તે માટે એક બ્લેન્ક વર્ડ ફાઇલ ઓપન કરો. મથાળાના રિબનમાં ‘ઇન્સર્ટ’ ટેબમાં ‘હેડર એન્ડ ફૂટર’ સેકશનમાં જાઓ અને હેડરમાં ‘એડિટ હેડર’ પર ક્લિક કરો અથવા સીધું જ ડોક્યુમેન્ટમાં હેડરવાળા ભાગમાં ડબલ ક્લિક કરો. અહીં પિક્ચર ઇન્સર્ટ કરવાનો વિકલ્પ મળશે. આપણા લેટરહેડની ઇમેજને હેડરમાં ઇન્સર્ટ કરી તેને સિલેક્ટ કરો. હવે મથાળાની રિબનમાં ‘ફોરમેટ’ પર ક્લિક કરો અને તેમાં ક્રોપનો વિકલ્પ પસંદ કરો. આપણા લેટરહેડને નીચેની બાજુએથી ક્રોપ કરીને ફક્ત ઉપરનો લોગોવાળો ભાગ હેડરમાં સેટ કરો.

વર્ડમાં લેટરહેડને બેગ્રાઉન્ડ ઇમેજ તરીકે સેટ કરવાનું કામ બે રીતે થઈ શકે. જો તમારા લેટરહેડમાં વચ્ચેના ભાગમાં બિલકુલ વ્હાઇટ કોરી સ્પેસ હોય, કોઈ ડિઝાઇન ન હોય અને ફક્ત હેડર અને ફૂટરવાળો ભાગ હોય તો…

હવે આ જ રીતે ફૂટરમાં ફરી લેટરહેડ ઇન્સર્ટ કરો અને અહીં તેનો ફૂટરવાળો ભાગ ક્રોપ કરીને રાખો. આથી વર્ડના ડોક્યુમેન્ટમાં લેટરહેડ જેવી જ ડિઝાઇન તૈયાર થશે અને વચ્ચેના ભાગમાં તમે ઇચ્છો તે ટેકસ્ટ લખી શકશો.

જો તમારા લેટરહેડમાં વચ્ચેના ભાગમાં ડિઝાઇન હોય કે ડાબી પેનલમાં હોદ્દેદારોના નામ વગેરે વિગતો લખી હોય તો તમારે લેટરહેડની ઇમેજને આખા પેજની બેગ્રાઉન્ડ ઇમેજ તરીકે સેટ કરવી પડશે.

એ માટે મથાળાની રિબનમાં ‘પેજ લેઆઉટ’માં જાઓ. તેમાં ‘પેજ બેગ્રાઉન્ડ’માં ‘વોટરમાર્ક’ અને તેમાં ‘કસ્ટમ વોટરમાર્ક’નો વિકલ્પ પસંદ કરો. અહીં ‘પિક્ચર વોટરમાર્ક’નો વિકલ્પ પસંદ કરો  અને લેટરહેડની ઇમેજ સિલેક્ટ કરો. વોશઆઉટ માટેનું ક્લિક બોક્સ ઓન રાખવાથી લેટરહેડ એકદમ ઝાંખુ થશે માટે તેને ઓન રાખશો નહીં. સ્કેલમાં તમારી જરૂરિયાત અનુસાર લેટરહેડની ઇમેજને થોડી નાની કે મોટી કરી શકાય. હવે ‘એપ્લાય’ બટન ક્લિક કરવાથી આપણું લેટરહેડ પેજના બેગ્રાઉન્ડ તરીકે સેટ થશે.

ઇમેજ પર ક્લિક કરશો તો તમે જોઈ શકશો કે આ રીતે પણ લેટરહેડની ઇમેજ આખરે તો પેજના હેડર અને ફૂટર તરીકે જ સેટ થાય છે. આપણે આ ઇમેજની ઉપર ટેકસ્ટ લખી શકીએ તે માટે ઇમેજને ડબલ ક્લિક કરી સિલેક્ટ કરો અને મથાળાની રિબનમાં ‘ફોરમેટ’ સેકશનમાં ‘ટેકસ્ટ રેપિંગ’ના વિકલ્પોમાં ‘બિહાઇન્ડ ટેકસ્ટ’નો વિકલ્પ પસંદ કરી લો. હવે મથાળાની રિબનમાં ‘ડિઝાઇન’ ટેબમાં જઇને હેડર અને ફૂટરનો વિકલ્પ બંધ કરી દો. હવે લેટરહેડના વચ્ચેના ભાગમાં તમે ટેકસ્ટ ટાઇપ કરી શકશો.

ગૂગલ ડ્રાઇવમાં વર્ડના વિકલ્પ જેવો પ્રોગ્રામ ગૂગલ ડોક્સ છે. પરંતુ તેમાં નવાઇજનક રીતે ઇમેજનેે બેગ્રાઉન્ડ તરીકે સેટ કરી તેના પર ટેકસ્ટ ટાઇપ કરવાની સગવડ મળતી નથી. આથી ગૂગલ સ્લાઇડ્સનો ઉપયોગ કરવો પડે છે.

એટલું યાદ રાખશો કે આ રીતે લેટરહેડ પર પત્ર લખ્યા પછી તેની સીધી પ્રિન્ટ કાઢવા જાઓ ત્યારે તમારા પ્રિન્ટર અને વર્ડ ડોક્યુમેન્ટની બેગ્રાઉન્ટ ઇમેજ સાથે તાલમેલ ન હોય તો લેટરહેડ વિનાની પ્રિન્ટ મળી શકે છે! આના વિકલ્પ તરીકે હંમેશા પીડીએફ તૈયાર કરવી વધુ સારી રહેશે.

હવે તમે જ્યારે ઇચ્છો ત્યારે તમારા લેટરહેડ પરના પત્રની પીડીએફ તૈયાર કરીને અન્ય વ્યક્તિને મેઇલ કે વોટ્સએપ જેવી રીતે મોકલી શકશો. પીડીએફ તૈયાર કરવાનું કામ તમારા વર્ડના વર્ઝન અનુસાર સહેલું કે મુશ્કેલ બની શકે છે. જો તમારા વર્ડના વર્ઝનમાં ‘સેવ એઝ પીડીએફ’નો વિકલ્પ મળે તો કામ એકદમ સહેલું છે બાકી તમારે ઇન્ટરનેટ પરથી કોઈ પણ પીડીએફ ક્રિએટર પ્રોગ્રામ ડાઉનલોડ કરવો પડશે અને પછી વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં પ્રિન્ટ કમાન્ડ આપીને પ્રિન્ટર તરીકે એ પીડીએફ પ્રોગ્રામ સિલેક્ટ કરીને લેટરહેડ પરના પત્રની પીડીએફ તૈયાર કરવાની થશે.

ગૂગલ ડ્રાઇવનો ઉપયોગ

જો તમને કોઈ કારણસર માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં ધારી સફળતા ન મળે કે પીડીએફ તૈયાર કરવાનું કામ મુશ્કેલ લાગે તો વિકલ્પે ગૂગલ ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરી શકાય.

ગૂગલ ડ્રાઇવમાં વર્ડના વિકલ્પ જેવો પ્રોગ્રામ ગૂગલ ડોક્સ છે. તેમાં નવાઇજનક રીતે ઇમેજનેે બેગ્રાઉન્ડ તરીકે સેટ કરી તેના પર ટેકસ્ટ ટાઇપ કરવાની સગવડ મળતી નથી. આથી વિકલ્પ તરીકે આપણે ગૂગલ સ્લાઇડ્સનો ઉપયોગ કરી શકીએ.

પીસીમાં ગૂગલ ડ્રાઇવમાં લોગઇન થયા પછી ડાબી પેનલમાં ‘ન્યુ બટન’ ક્લિક કરી તેમાં સ્લાઇડ્સમાં બ્લેન્ક પ્રેઝન્ટેશનનો વિકલ્પ પસંદ કરો. હવે પ્રેઝન્ટેશન અનુસાર આડું પેજ ઓપન થશે.

આથી પહેલાં મથાળાના મેનૂમાં ફાઇલમાં ‘પેજ સેટઅપ’ ક્લિક કરો અને ‘કસ્ટમ’ વિકલ્પ પસંદ કરી ૮ બાય ૧૧.૫ ઇંચની એ૪ પેપરની સાઇઝમાં પેજ સેટઅપ કરી લો. હવે મથાળામાં ‘બેકગ્રાઉન્ડ’ ક્લિક કરી, ઇમેજના વિકલ્પ પર ક્લિક કરી કમ્પ્યુટરમાંની લેટરહેડની ઇમેજ ડ્રાઇવમાં અપલોડ કરી લો. તમારું લેટરહેડ પરફેક્ટ રીતે પેજના બેકગ્રાઉન્ડમાં સેટ થઈ જશે! હવે વચ્ચેના ભાગમાં તમે ઇચ્છો તે રીતે પત્ર લખી શકશો. આ ફાઇલને સેવ કરી રાખી જ્યારે ઇચ્છો ત્યારે કોપી કરીને તેમાં નવો પત્ર લખી શકાય.

ગૂગલ ડ્રાઇવમાં પીસી કે મોબાઇલમાંથી આપણા પ્રેઝન્ટેશનની પીડીએફ તૈયાર કરવાનો વિકલ્પ પહેલેથી સામેલ છે. તમે ડાઉનલોડમાં પીડીએફનો વિકલ્પ પસંદ કરીને તમારા પત્રની પીડીએફ ફાઇલ કમ્પ્યુટરમાં ડાઉનલોડ કરી શકશો અથવા પ્રિન્ટનો વિકલ્પ પસંદ કરીને તેને ગૂગલ ડ્રાઇવમાં જ પીડીએફ તરીકે સેવ કરી શકશો.

આ બધું પહેલાં મુશ્કેલ લાગશે, પણ પછી કામ સહેલું બનાવશે.