સૌથી પહેલા એક ચેતવણી – આપણી માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ કે એક્સેલ જેવી ફાઇલને પાસવર્ડથી પ્રોટેક્ટ કરવાનું કામ ઘણું સહેલું છે પરંતુ જો આ પાસવર્ડ ભૂલાઈ ગયો તો ફાઇલને ઓપન કરવી અત્યંત મુશ્કેલ બની જશે એ બરાબર યાદ રાખશો! આપણે ધારી લઈએ કે તમારે કોઈ વર્ડ ફાઇલને પાસવર્ડ પ્રોટેકશન આપવું છે. એ માટે…

1. જે ફાઇલને પાસવર્ડ પ્રોટેકશન આપવું છે તે ફાઇલ ઓપન કરો, ચાહો તો નવી બ્લેન્ક વર્ડ ફાઇલ ઓપન કરો એ જ સમયે પણ તેને પાસવર્ડ પ્રોટેકશન આપી શકાય છે.
2. ફાઇલ મેનૂમાં ઇન્ફો અને તેમાં પ્રોટેક્ટ ડોક્યુમેન્ટનો વિકલ્પ પસંદ કરો.
3. અહીં ઇન્ક્રિપ્ટ વીથ પાસવર્ડનો વિકલ્પ પસંદ કરો. તમને પોતાને સહેલાઈથી યાદ રહે અને બીજા માટે ધારવો મુશ્કેલ હોય તેવો પાસવર્ડ પસંદ કરો. પાસવર્ડ બે વાર લખવાનો રહેશે અને પહેલી વાર માત્ર ડોટ સ્વરૂપે આપણને જોવા મળશે. બીજી વાર આપણે પાસવર્ડ વાંચી શકીશું. નવો પાસવર્ડ ટાઇપ કરવામાં આપણે કોઈ ભૂલ ન કરીએ એ માટે હવે લગભગ બધી સર્વિસમાં આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ થાય છે.
4. આ તબક્કે તમારો પાસવર્ડ કોઈ જગ્યાએ લખી રાખવાનું ભૂલશો નહીં. મનમાં યાદ રાખેલો પાસવર્ડ ફરી ટાઇપ કરવામાં સહેજ પણ ભૂલ થશે તો પછી એ ફાઇલ ઓપન કરવી લગભગ અશક્ય બની જશે.
5. હવે ફાઇલ સેવ કરી લો.

હવે તમે પોતે જ્યારે આ ફાઇલ ઓપન કરશો કે બીજી કોઈ પણ વ્યક્તિને આ ફાઇલ મોકલશો ત્યારે તેને ઓપન કરવા માટે પાસવર્ડ આપવો પડશે. ફાઇલ ઓપન કરતી વખતે તરત જ પાસવર્ડ પૂછવામાં આવશે એટલે ફાઇલ બીજી કોઈ વ્યક્તિને મોકલી હોય તો તેને વિશેષ કોઈ સૂચના આપવાની જરૂર રહેશે નહીં માત્ર પાસવર્ડ જણાવવાનો રહેશે.

આ પાસવર્ડ તમારે બદલવો હોય કે દૂર કરવો હોય તો એ માટે પણ પહેલાં આપેલો પાસવર્ડ જોઈશે. ઉપર મુજબની પદ્ધતિનું પુનરાવર્તન કરીને પાસવર્ડ બદલી કે દૂર કરી શકાશે.

હવે સૌથી અગત્યની વાત. કોઈ પણ વેબસર્વિસમાં આપણે પાસવર્ડ ભૂલી જઇએ તો કેટલાંક સરળ પગલાં લઈ, આપણી ઓળખ સાબિત કરીને પાસવર્ડ રીસેટ કરી શકાય છે. વર્ડની ફાઇલમાં આ રીતે પાસવર્ડ રીસેટ કરવાની કોઈ સગવડ હોતી નથી. ભૂલેચૂકે જો પાસવર્ડ ભૂલી જાઓ તો ‘બ્રૂટ ફોર્સ’  તરીકે ઓળખાતી પદ્ધતિ અપનાવવી પડે પરંતુ આવી સગવડ આપતા પ્રોગ્રામ મોટા ભાગે જોખમી હોય છે અને પેઈડ પણ હોય છે. ઉપરાંત માઇક્રોસોફ્ટે સલામતી વધાર્યા પછી આવા પ્રોગ્રામ લગભગ કામ લાગતા નથી.

એટલે ફાઇલ બહુ મહત્ત્વની હોય તો તેને કમ્પ્યૂટરમાં રાખી મૂકવાને બદલે, ક્લાઉડમાં ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વનડ્રાઇવમાં સાચવવાનો વિકલ્પ બહેતર રહેશે. આ એકાઉન્ટને ટુ સ્ટેપ વેરિફિકેશન જેવી પદ્ધતિથી સલામત રાખવાનું ભૂલશો નહીં.