એક્સેલમાં ડેટાને સામાન્ય રીતે એન્ટર કર્યા પછી, તેને ‘એક્સેલ સમજી શકે તેવા’ ટેબલમાં ફેરવવામાં આવે તો આપણા ડેટાનો આપણે જુદી જુદી ઘણી રીતે, સહેલાઈથી ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.
આગળ શું વાંચશો?
- એક્સેલમાં ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાના ફાયદા
- એક્સેલમાં ડેટા રેન્જને ટેબલમાં કેવી રીતે ફેરવી શકાય?
- ડેટા ટેબલનો વિવિધ રીતે ઉપયોગ
જેમને અનેક પ્રકારની આંકડાકીય માહિતી સાથે રોજનો પનારો હોય તેમણે કોઈ પણ સારા સ્પ્રેડશીટ પ્રોગ્રામ સાથે ગાઢ પરિચય કેળવવો જ રહ્યો. સ્પ્રેડશીટની વાત નીકળે ત્યારે હવેના સમયમાં બે નામ સૌથી પહેલાં મનમાં આવે – માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ અને ગૂગલ શીટ્સ.
માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ વર્ષોથી અત્યંત લોકપ્રિય અને જબરજસ્ત પાવરફૂલ પ્રોગ્રામ છે. તેની સરખામણીમાં ગૂગલ શીટ્સમાં ફીચર્સ પ્રમાણમાં ઓછાં છે, પરંતુ તે ઉપયોગમાં વધુ સરળ હોવાથી અને ખાસ તો તેમાં કોલાબરેટિવ વર્કિંગની સુવિધા એટલે કે એક જ ફાઇલ સંખ્યાબંધ લોકો સાથે શેર કરીને એક સાથે તેના પર કામ કરવાની સગવડ હોવાથી તેની લોકપ્રિયતા પણ ઝડપથી વધી રહી છે.
જોકે પાવરફૂલ ફીચર્સની વાત આવે ત્યારે હજી પણ એક્સેલનો જ દબદબો છે!
હાલના તબક્કે માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ અને ગૂગલ સ્પ્રેડશીટમાં એક મોટો તફાવત છે અને તે છે આપણી ડેટા રેન્જને ટેબલમાં ફેરવવાની સગવડ આપતું ફીચર. આ ફીચર હાલમાં એક્સેલમાં જ ઉપલબ્ધ છે.
જો તમને એક્સેલ સાથે પ્રમાણમાં ઓછો પરિચય હોય તો તમે આગલું વાક્ય વાંચીને કદાચ ગૂંચવાયા હશો! થયું હશે કે એક્સેલમાં બધો જ ડેટા ટેબલ સ્વરૂપે તો હોય છે, પછી તેને ટેબલમાં ફેરવવાની સગવડ આપતા ફીચરની વાત ક્યાં આવી? આવી ગૂંચવણ ઘણા લોકોને હોય છે!
માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ અને ગૂગલ સ્પ્રેડશીટમાં એક મોટો તફાવત છે અને તે છે આપણી ડેટા રેન્જને ટેબલમાં ફેરવવાની સગવડ આપતું ફીચર.
એક્સેલમાં આપણે જુદી જુદી કોલમ અને રોમાં જુદો જુદો ડેટા એન્ટર કરીએ અને બહુ બહુ તો, જેટલા સેલ્સમાં ડેટા હોય તેને સિલેક્ટ કરીને તેને ટેબલ જેવું સ્વરૂપ આપવા માટે સેલ્સની ગ્રિડને કોઈ જુદો કલર આપીએ એટલાથી આપણો ડેટા ટેબલ જેવો લાગે ખરો, પરંતુ એક્સેલની દૃષ્ટિએ એ સામાન્ય ડેટા રેન્જ એટલે કે સામાન્ય ડેટા જ છે.
આવું ટેબલ, ખરેખર એક્સેલ ‘જેને ઓળખી શકે’ તેવું ટેબલ નથી.
એક્સેલમાં આપણે સામાન્ય રીતે ડેટા એન્ટર કર્યો હોય અને પછી તેમાં વચ્ચે કોઈ ડેટા એન્ટર કરવાની વાત આવે ત્યારે જો સામાન્ય ડેટા રેન્જને એક્સેલ ઓળખી શકે તેવા ટેબલમાં ફેરવેલ ન હોય તો આપણી આગળની ગણતરીઓ ખોરવાઈ શકે છે.
એક્સેલમાં ડેટા ટેબલ બનાવ્યા પછી તેમાં આપણા ડેટાને ફિલ્ટર અને સોર્ટ કરવાનું તથા જુદી જુદી ફોર્મ્યુલા આપવાનું કામ ઘણું સહેલું બની જાય છે.
તેને બદલે, જો એક્સેલમાં સામાન્ય ડેટા રેન્જને એક્સેલ ઓળખી શકે તેવા ટેબલ તરીકે ફેરવી નાખવામાં આવે તો આપણા ડેટામાં આપણે ગમે ત્યારે નવો ડેટા ઉમેરી શકીએ છીએ અને એ પછી પણ આ ડેટાને આધારે આપણે આપેલી ફોર્મ્યુલા આપોઆપ નવા ડેટાને આવરીને અપડેટ થઈ જાય છે.
‘સાયબરસફર’ના ડિસેમ્બર ૨૦૧૮ અંકમાં આપણે એક્સેલમાં મોટા પ્રમાણમાં ડેટા એન્ટર કર્યા પછી તેમાંથી જોઈતી વિગતો તારવવાની સગવડ આપતા પિવોટ ટેબલ વિશે વિગતવાર વાત કરી હતી. આ અંકમાં આપણે એક્સેલ ટેબલનો વિગતવાર પરિચય મેળવીએ.
એક્સેલમાં ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાના ફાયદા
પહેલાં તો એ સમજીએ કે એક્સેલમાં આપણે જે ડેટા એન્ટર કર્યો હોય, તેને એક્સેલ સમજી શકે તેવા ટેબલમાં ફેરવવો શા માટે જરૂરી છે.
તેનાં ઘણાં કારણો અને ફાયદા છે. જેમ કે,
- એક્સેલમાં ડેટાને ટેબલમાં બહુ સરળતાથી ફેરવી શકાય છે.
- દરેક ટેબલને આગવી ઓળખ આપી શકાય છે.
- ટેબલનું ઝડપથી ફોર્મેટિંગ કરી શકાય છે, જેથી ડેટા વાંચવો સરળ બને છે.
- ટેબલમાંના ડેટાને સહેલાઇથી જુદી જુદી રીતે ફિલ્ટર અને સોર્ટ કરી શકાય છે.
- ટેબલમાંના ડેટાને અંતે જુદી જુદી ગણતરી કરી આપતી હરોળ – રો ઉમેરી શકાય છે.
- જ્યારે આપણે મોટા ડેટા ટેબલ પર કામ કરી રહ્યા હોઈએ ત્યારે ટેબલમાં નીચેની તરફ સ્ક્રોલ કરતાં, હેડરની રો આપોઆપ ફ્રીઝ થાય છે, એટલે કે આપણી નજર સમક્ષ જ રહે છે.
- ફક્ત એક ક્લિકથી ટેબલમાંની આખી રો કે કોલમને સિલેક્ટ કરી શકાય છે, આથી આપણું કામ ઘણું ઝડપી બને છે.
- ટેબલમાં વધુ કોલમ કે રો ઉમેરવી પણ સરળ છે.
- ટેબલમાં નવો ડેટા ઉમેરવામાં આવે તો પણ બધી ગણતરીઓ આપોઆપ અપડેટ થાય છે.
- ટેબલને કોલમ્સ કે રો ના સ્થાન સહેલાઇથી ફેરવી શકાય છે, એ પણ સ્પ્રેડશીટમાંના અન્ય ડેટાને અસર કર્યા વિના.
- એ જ રીતે, જ્યારે ડેટા ટેબલને પ્રિન્ટ કરવાનું થાય ત્યારે માત્ર સિલેક્ટેડ ટેબલને પ્રિન્ટ કરવાનો વિકલ્પ મળે છે.
- કોઈ પણ કોલમમાં, કોણ પણ ખાલી સેલમાં ફોર્મ્યુલા ટાઇપ કરવાથી, એ આખી કોલમને લાગુ થઈ જાય છે, આપણે દરેક સેલમાં તેને લાગુ કરવા માટે ફિલ હેન્ડલથી ફોર્મ્યુલાને ડ્રેગ કરવાની જરૂર રહેતી નથી.
- સામાન્ય ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાનો એક બહુ મોટો ફાયદો એ છે કે તેનાથી આપણી ડેટાની ફોર્મ્યુલા વાંચવી સરળ બની જાય છે. જેમ કે, આગળ જેની વાત કરી છે તે સ્કૂલના ડેટાના ઉદાહરણ મુજબ, આપણે જે તે વર્ગમાં વિદ્યાર્થી અને વિદ્યાર્થિનીઓની સંખ્યાનો સરવાળો દર્શાવતી કોલમ ઉમેરવી હોય તો ટેબલમાં છેલ્લે નવી ટેબલ કોલમ ઉમેર્યા પછી, એ કોલમના પહેલા સેલમાં કર્સર મૂકી = નિશાની મૂકીને બોયઝનો સેલ અને ગર્લ્સનો સેલ પસંદ કરી જુઓ. આથી, નીચે બતાવ્યા મુજબ, =h10+i10 જેવી ફોર્મ્યુલાને બદલે ટેબલનું નામ અને તેમાં કોલમના નામ સાથે ફોર્મ્યુલા જોવા મળે છે. જ્યારે બહુ કોમ્પ્લેક્સ ડેટા પર કામ ચાલી રહ્યું હોય ત્યારે ફોર્મ્યુલા આવી રીતે ‘સમજી શકાય તેવી હોય’ તો કામ ઘણું સરળ બની જાય છે.
આ બધા એક્સેલમાં સામાન્ય ડેટા રેન્જને ટેબલમાં ફેરવવાના પાયાના ફાયદા છે. એક્સેલના ઉપયોગમાં આપણે જેમ જેમ માહેર થતા જઇએ તેમ તેમ ટેબલના નવા ફાયદાઓ ધ્યાનમાં આવતા જાય છે.
એક્સેલમાં આપણા સામાન્ય ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાનો એક બહુ મોટો ફાયદો એ છે કે તેનાથી આપણી ડેટાની ફોર્મ્યુલા વાંચવી સરળ બની જાય છે.
એક્સેલમાં ડેટા રેન્જને ટેબલમાં કેવી રીતે ફેરવી શકાય?
એક સામાન્ય ઉદાહરણ સાથે આ વાત બરાબર સમજવાનો પ્રયાસ કરીએ.
માની લો કે કોઈ શાળાના શિક્ષકે પોતાની શાળાના દરેક ધોરણમાં વિદ્યાર્થીઓ અને વિદ્યાર્થિનીઓની સંખ્યાની માહિતી એક્સેલમાં અપ-ટુ-ડેટ રાખવાની છે.
એ માટે તેઓ એક્સેલમાં એક કોલમમાં જુદી જુદી રો માં ધો. ૧થી ધો. ૧૦ ક્રમબદ્ધ રીતે લખશે. બીજી કોલમમાં વિદ્યાર્થીઓની સંખ્યા અને ત્રીજી કોલમમાં વિદ્યાર્થિનીઓની સંખ્યા લખશે. એ માટે તેઓ સૌથી ઉપલી રોમાં દરેક કોલમને શીર્ષક આપશે. જેમ કે ક્લાસ, વિદ્યાર્થીઓની સંખ્યા અને વિદ્યાર્થિનીઓની સંખ્યા (જુઓ નીચેની પહેલી ઇમેજ).
આ સાદી ડેટા રેન્જ થઈ.
હવે આ ડેટાને એક્સેલ ટેબલમાં ફેરવવા, શિક્ષક જેમાં ડેટા એન્ટર કરેલો હોય તેવા તમામ સેલ સિલેક્ટ કરશે.
એ પછી મથાળાની રિબનમાં ઇનસર્ટ ટેબલમાં ટેબલ ગ્રૂપમાં ટેબલ બટન ક્લિક કરશે. ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાનો અત્યંત સહેલાઇથી યાદ રહે તેવો શોર્ટકટ છે Ctrl+T.
ટેબલ બટન પર ક્લિક કરતાં કે આ શોર્ટકટ આપતાં ‘ક્રિએટ ટેબલ’નું એક ડાયલોગ બોક્સ ઓપન થશે. તેમાં રેન્જ ફિલ્ડમાં આપણે પહેલેથી સિલેક્ટ કરેલા સેલ્સની રેન્જ જોવા મળશે. જો પહેલેથી સિલેક્ટ કરેલ સેલ્સ બરાબર ન લાગે તો આ તબક્કે તેમાં ફેરફાર કરી શકાય છે.
એક્સેલમાં ટેબલમાં દરેક કોલમનું શીર્ષક હોવું જરૂરી છે, જેથી તેના પર આધારિત આગળની ગણતરીઓ સહેલી બને.
આપણે ડેટાને ટેબલમાં કન્વર્ટ કરવાનો કમાન્ડ આપીએ ત્યારે ખુલતા ડાયલોગ બોક્સમાં પૂછવામાં આવે છે કે આપણા ડેટામાં હેડર્સ એટલે કે કોલમનાં શીર્ષકો છે?
- આપણે શીર્ષકો આપ્યાં હોય તો ‘યસ’ કહેતાં ટેબલની પહેલી રો હેડર્સ ગણાશે.
- જો આપણે દરેક કોલમને શીર્ષક આપ્યાં નહીં હોય કે ક્રિએટ ટેબલના ડાયલોગ બોક્સમાં આપણા ડેટાના હેડર્સ હોવાનું પસંદ નહીં કર્યું હોય તો એક્સેલની સિસ્ટમ ટેબલની પહેલી રોમાં કોલમ ૧, કોલમ ૨, કોલમ ૩ વગેરે નામ આપી દેશે (જુઓ નીચેની ઇમેજ).
આટલું કરવાથી આપણો સામાન્ય ડેટા એક્સેલ સમજી શકે તેવા ડેટા ટેબલમાં ફેરવાઈ જાય છે. આપણો ડેટા ટેબલમાં ફેરવાયો હોવાનો પહેલો સંકેત એ છે કે ટેબલની અલગ અલગ રો જુદા જુદા રંગમાં ફેરવાઈ જાય છે!
બીજી નિશાની એ છે કે મથાળાની રિબનમાં ટેબલ ટૂલ્સનું એક આખી નવી ટેબ ઓપન થાય છે અને તેમાં ડિઝાઇન સેકશન જોવા મળે છે (જુઓ નીચેની ઇમેજ).
ડેટા ટેબલનો વિવિધ રીતે ઉપયોગ
એક્સેલમાં આપણે જે કંઈ સિલેક્ટ કર્યું હોય તે સિલેકશનના આધારે મથાળાની રિબનમાં જુદી જુદી ટેબ ઉમેરાતી હોય છે. આવી ટેબને ‘કોન્ટેક્સ્ટચ્યુઅલ ટેબ’ કહે છે. આ ટેબ સામાન્ય રીતે રિબનમાં જોવા નથી મળતી પરંતુ તેને સંબંધિત કંઈ પણ સિલેકશન કરવામાં આવે ત્યારે જ તે જોવા મળે છે.
આ મુજબ આપણા ડેટાને ટેબલમાં કન્વર્ટ કરતાં મથાળાની રિબનમાં ટેબલ સંબંધિત જુદા જુદા ફીચર્સનું આખું સેકશન ઉમેરાય છે (જુઓ ઉપરની ઇમેજ). આપણે તે દરેક, એક પછી એક સમજીએ.
પ્રોપર્ટીઝઃ આ વિભાગમાં ટેબલને સંબંધિત બાબતોનું સેટિંગ કરી શકાય છે.
ટેબલ નેેમઃ પ્રોપર્ટીઝ ટેબમાં સૌથી પહેલી સુવિધા આપણા ટેબલને એક આગવું નામ આપવાની છે. એક્સેલમાં એક જ સ્પ્રેડશીટમાં આપણે જુદાં જુદાં ટેબલ્સ ક્રિએટ કરી શકીએ છીએ. જેમ કે કોઈ બિઝનેસની વાત હોય તો પ્રોડક્ટ વાઇઝ સેલ્સનું ટેબલ, એરિયા વાઇઝ સેલ્સનું ટેબલ, મંથ વાઇઝ સેલ્સનું ટેબલ વગેરે એક જ સ્પ્રેડશીટમાં તૈયાર કરી શકાય છે, જેથી દરેક પ્રકારનો ડેટા મેનેજરની નજર સામે રહે.
જે તે ટેબલમાં કર્સર રાખીને મથાળાની રિબનમાં પ્રોપર્ટીઝ ટેબમાં એ ટેબલને આગવું નામ આપી શકાય છે. તેને કારણે એક્સેલમાં એક જ સ્પ્રેડશીટ પર ટેબલની સંખ્યા વધતી જાય તો પણ મથાળાની રિબનમાં ડ્રોપ ડાઉન મેનૂમાં આપણએ જોઈતું ટેબલ સહેલાઇથી સિલેક્ટ કરી શકીએ છીએ.
જો આપણે ટેબલને કોઈ ચોક્કસ નામ ન આપીએ તો એક્સેલની સિસ્ટમ આપોઆપ ‘ટેબલ-૧’, ‘ટેબલ-૨’, ‘ટેબલ-૩’ જેવાં નામ આપે છે. પ્રોપર્ટીઝ ટેબમાં ટેબલ નેમના ખાનામાં પ્રોડક્ટ્સ કે સેલ્સ જેવું કોઈ ચોક્કસ નામ આપીને એન્ટર પ્રેસ કરવાથી એ ટેબલનું નવું નામ નિશ્ચિત થઇ જશે. આપણે ટેબલના નામમાં સ્પેસ રાખી શકતા નથી. ટેબલના નામમાં નંબરનો ઉપયોગ કરી શકાય છે પરંતુ નંબરથી જ ટેબલનું નામ શરૂ કરી શકાતું નથી. ઉપરાંત, દેખીતું છે એક જ નામ એકથી વધુ ટેબલને આપી શકાતું નથી.
રીસાઇઝ ટેબલઃ પ્રોપર્ટીઝ ટેબમાં ‘રીસાઇઝ ટેબલ’ બટનનો ઉપયોગ કરીને આપણે ટેબલના સૌથી ડાબી તરફના ટોચના સેલથી નવો એરિયા સિલેક્ટ કરી શકીએ છીએ.
અલબત્ત આપણને જોઇતા ડેટાનું પહેલેથી સિલેક્શન કર્યા પછી જ તેને ટેબલમાં ફેરવવાનું વધુ સરળ રહેશે.
ટૂલ્સઃ આ વિભાગમાં, ટેબલ પર કામ કરવા સંબંધિત વિવિધ ટૂલ્સ મળે છે.
સમરાઇઝ વિથ પિવોટ ટેબલઃ ‘સાયબરસફર’માં અગાઉ આપણે જાણી ગયા છીએ તેમ, જો તમે તમારા ટેબલના ડેટામાંથી પિવોટ ટેબલ બનાવીને ડેટામાંથી જુદી જુદી રીતે સાર તારવવા માગતા હો તો આ ટૂલની મદદથી આપણા ડેટા ટેબલમાંથી પિવોટ ટેબલ બનાવી શકાય છે.
રીમૂવ ડુપ્લિકેટ્સઃ એક્સેલની જબરજસ્ત ઉપયોગી સુવિધા. આમ તો એક્સેલની મથાળાની રિબનમાં ડેટા ટેબમાં ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરવાનો વિકલ્પ મળે જ છે, પરંતુ ડેટાને ટેબલમાં ફેરવ્યા પછી ટેબલ સંબંધિત ટૂલ્સમાં પણ ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરવાનું ટૂલ મળે છે. તેનો ફાયદો એ છે કે બાકીના ડેટાને અસર કર્યા વિના આપણે પસંદગીના ટેબલમાંથી ડુપ્લિકેટ ડેટા દૂર કરી શકીએ છીએ.
‘રીમૂવ ડુપ્લિકેટ્સ’ ટૂલ બટનને ક્લિક કરતાં એક વિન્ડો ખૂલે છે અને તેમાં આપણે કઈ કોલમમાંથી ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરવા માંગીએ છીએ તે પૂછવામાં આવે છે. આપણે જોઇતી કોલમ સિલેક્ટ કર્યા પછી ઓકે કહેતાં તે કોલમમાંનો ડુપ્લિકેટ ડેટા દૂર થાય છે.
કન્વર્ટ ટુ રેન્જઃ આપણા સામાન્ય ડેટાને એક્સેલ સમજી શકે તેવા ટેબલમાં ફેરવ્યા પછી જો કોઈ કારણસર આપણને લાગે કે ડેટાનો ટેબલ તરીકે ઉપયોગ કરવો જરૂરી નથી, તો આ ટૂલની મદદથી ટેબલને ફરી સામાન્ય ડેટામાં ફેરવી શકાય છે. આમ કરવાથી આપણું ડેટા ટેબલ સામાન્ય ડેટામાં ફેરવાય જાય છે અને પછી તેને ટેબલના કોઈ ફીચર લાગુ થતા નથી, અલબત્ત તેનું ફોર્મેટિંગ યથાવત રહે છે.
એક્સટર્નલ ટેબલ ડેટાઃ જ્યારે આપણે આપણા પોતાના પીસીમાં, એક્સેલમાં કોઈ ડેટા ટેબલ તૈયાર કરીએ પછી તેને વધુ વ્યાપક ઉપયોગ માટે કોઈ સર્વર પર લઈ જવાનો હોય (જેથી તેના પર અન્ય સોફટવેર કે લોકો કામ કરી શકે) તો અહીંથી આપણા ટેબલને એક્સપોર્ટ કરી શકાય છે.
ટેબલ સ્ટાઇલ ઓપ્શન્સઃ એક્સેલમાં આપણા સામાન્ય ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાનું મૂળ કારણ અહીં સમાયેલું છે!
તેના ફાયદા સમજવા માટે આપણે પહેલાં તો એ વિચારવું રહ્યું કે આપણે એક્સેલમાં ડેટા એન્ટર શા માટે કરીએ છીએ? દેખીતું છે કે આપણા ડેટામાંથી કંઈક અર્થ તારવવા માટે.
જેમ કે સ્કૂલનું જ ઉદાહરણ આગળ વધારીએ તો આપણે ધોરણ ૧ થી ૧૦ના તમામ વર્ગમાં વિદ્યાર્થીઓ અને વિદ્યાર્થિનીઓની કુલ સંખ્યા જાણવી હોય તો એક્સેલમાં ડેટા એન્ટર કર્યા પછી વિદ્યાર્થીઓની સંખ્યા દર્શાવતી કોલમમાંના ડેટાનો સરવાળો કરવાથી આપણને જોઇતો જવાબ મળે છે.
એક્સેલમાં ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાથી આવાં નાનાં નાનાં કામ બહુ સરળ બની જાય છે.
ટેબલ સ્ટાઇલ ઓપ્શન્સથી આપણે ડેટા ટેબલમાં છેક નીચે ‘ટોટલ રો’ ઉમેરી શકીએ છીએ. જેને કારણે ડેટા પરથી વિવિધ માહિતી તારવવી બહુ સરળ બની જાય છે. ટોટલ રો ઉમેરવાથી આપણા ડેટા સંબંધિત સરવાળા, સંખ્યા, મહત્તમ, ન્યૂનત્તમ, સરેરાશ વગેરે ઘણી માહિતી આંખના પલકારે મેળવી શકાય છે.
આ ઉપરાંત, ડેટા ટેબલની હેડર રો દૂર કરવી કે રાખવી, જુદા જુદા રંગની હરોળ કરવા માટે બેન્ડેડ રો રાખવી કે દૂર કરવી, પહેલી કોલમ, છેલ્લી કોલમ વગેરેને સંબંધિત ફોર્મેટિંગ પણ અહીંથી કરી શકાય છે.
વચ્ચે એક આડવાત, ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાથી, તેને ફિલ્ટર અને સોર્ટ કરવાની સુવિધા ઉમેરાઈ જાય છે. ટેબલના હેડર્સમાં આપેલા ડ્રોપડાઉન એરોની મદદથી આપણે ડેટાને વિવિધ રીતે ફિલ્ટર અને સોર્ટ કરી શકીશું.
ટેબલ સ્ટાઇલ્સઃ એક્સેલમાં ડેટાને ટેબલમાં ફેરવ્યા પછી તેના ફોર્મેટિંગને લગતા જુદા જુદા અનેક વિકલ્પ આપણને મળે છે. તેનો ઉપયોગ કરીને આપણે ડેટા ટેબલને આપણી મનપસંદ રીતે ફોર્મેટ કરી શકીએ છીએ.
ડેટાને ટેબલમાં ફેરવવાથી, તેને ફિલ્ટર અને સોર્ટ કરવાની સુવિધા ઉમેરાઈ જાય છે. ટેબલના હેડર્સમાંથી આપણે ડેટાને વિવિધ રીતે ફિલ્ટર અને સોર્ટ કરી શકીશું.
એક્સેલની મજા એ છે કે આપણા ડેટા ટેબલમાં કોઈ પણ સેલમાં કર્સર રાખ્યા પછી ટેબલ સ્ટાઇલ્સના વિકલ્પો ઓપન કરીએ અને તેમાં કોઈ પણ વિકલ્પ પર માઉસ લઇ જઇએ એ સાથે એ ફોર્મેટિંગ મુજબ આપણું ટેબલ કેવું દેખાશે તે આપણે જોઈ શકીએ છીએ. જે પસંદ પડે તેને ક્લિક કરતાં આપણા ડેટા ટેબલને એ સ્ટાઇલ ફોર્મેટિંગ લાગુ થાય છે.અહીંથી તમે અગાઉ આપેલી ટેબલ સ્ટાઇલ દૂર કરી શકો છો કે પોતાની રીતે બિલકુલ નવેસરથી ડેટા સ્ટાઇલ નક્કી કરી શકો છો.
એક શીટ પર એકથી વધુ, અલગ અલગ પ્રકારના ડેટા ટેબલ્સ રાખ્યા હોય તો તેનું આ રીતે અલગ અલગ સ્ટાઇલથી ફોર્મેટિંગ કરવાથી આપણા ડેટા ટેબલ્સ પર કામ કરવું ઘણું સરળ બની જાય છે!
એક્સેલમાં તમારા ડેટાને આ રીતે, એક્સેલ સમજી શકે તેવા ટેબલમાં ફેરવીને કામ કરવાનું શરૂ કરશો પછી તમે હંમેશા,સામાન્ય ડેટા રેન્જને બદલે ટેબલમાં જ કામ કરવાની આદત પડી જશે!