મહત્ત્વના ઇમેલ્સ ફિલ્ટર કરીને તેના પર નિશ્ચિત એક્શન સેટ કરશો તો ઘણાં કામ સરળ બની જશે.
રોજબરોજના સામાન્ય કમ્યુનિકેશન માટે આપણે સૌ ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ સર્વિસીસ તરફ વળી ગયા છીએ, પરંતુ ઘર કે ઓફિસના કામકાજ સંબંધિત ઘણી બાબતો માટે લાગે છે કે ઈ-મેઇલ સદાબહાર છે.
એવું કહી શકાય છે ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ ફક્ત જોવા-વાંચવા પૂરતું સીમિત રહે છે, જ્યારે ઈ-મેઇલમાં આવતા લગભગ દરેક મેસેજ એવા હોય, જેના પર આપણે કોઈ ને કોઈ એકશન લેવાનું હોય.
આ જ કારણે આપણે ઈ-મેઇલના ઉપયોગની સ્માર્ટ રીતો સમજવી જરૂરી બને.
કોઈ પણ પ્રોજેક્ટ, પછી ભલે તે સાવ સામાન્ય કેમ ન હોય, તેની સફળતાનો આધાર તેનું કેવી રીતે ડેલિગેશન કરવામાં આવે છે તેના પર છે. એટલે કે કોઈ એક કામ કરવાનું હોય તો જે વ્યક્તિને તે કામ કરવાનો અનુભવ હોય તેને સોંપી દેવામાં આવે અને આપણે પોતે બીજી વધુ અગત્યની બાબતો પર ફોકસ કરીએ તો સરવાળે જીવનમાં શાંતિ રહે!
ઈ-મેઇલના સંદર્ભે વાત કરીએ તો તેમાં આ પ્રકારનું ડેલિગેશન કરવું બહુ સરળ છે. ફક્ત આપણે આપણી જરૂરિયાતો બરાબર સમજવી જોઈએ.
તમે જાણતા હશો કે જીમેઇલમાં મેઇલ્સને અલગ અલગ રીતે ફિલ્ટર કરવાની સગવડ છે અને ફિલ્ટર કર્યા પછી તેના પર નિશ્ચિત એકશન લેવામાં આવે તેવું સેટિંગ પણ થઈ શકે છે.
એક સાવ સાદું ઉદાહરણ લઈએ. તમારા ઘર કે ઓફિસનું ઇલેક્ટ્રિસિટી બિલ તમારા પર ઈ-મેઇલમાં આવતું હશે, પણ એનું પેમેન્ટ કરવાનું કામ ઘરના ફાયનાન્સ મિનિસ્ટર કે પછી ઓફિસના એકાઉન્ટન્ટ કરતા હોય એવું બની શકે. આવી સ્થિતિમાં, જ્યારે તમારા પર બિલનો ઈ-મેઇલ આવે ત્યારે કાં તો દર વખતે યાદ રાખીને તમારે એ ઈ-મેઇલ જે તે વ્યક્તિને ફોરવર્ડ કરવો પડે અથવા આ કામ ફિલ્ટરની મદદથી આપોઆપ થઈ શકે.
એ માટે જીમેઇલના સેટિંગ્સમાં જઈને તમારે પહેલાં તો ફોરવર્ડિંગ સેકશનમાં આપણા ઈ-મેઇલ્સનું ફોરવર્ડિંગ ઇનેબલ કરવું પડે. ત્યાર પછી તેમાં આપણે જેમને ઇમેઇલ્સ ફોરવર્ડ કરવા હોય તેમનું ઇમેઇલ એડ્રેસ આપવું પડે.
એ વ્યક્તિ આપણા ઈ-મેઇલ રીસિવ કરવાની સંમતિ આપે એટલે આખી વ્યવસ્થાનું પહેલું સ્ટેપ પૂરું થાય. બીજું અને આખરી સ્ટેપ આપણા પર આવતા નિશ્ચિત મેઇલ્સને ફિલ્ટર કરીને તેને પેલી વ્યક્તિના ઈ-મેઇલ પર આપોઆપ ફોરવર્ડ કરવાનું છે!
મેઇલ્સ ફિલ્ટરના આવા ઘણા ક્રિએટિવ ઉપયોગ તમે વિચારી શકો છો!
