તમારો અનુભવ હશે કે તમને કોઈએ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ મોકલ્યું હોય અને તેને તમારે એડિટ કરવાનું હોય, ત્યારે જો તમને ડોક્યુમેન્ટ મોકલનારી વ્યક્તિ પરફેકશનની આગ્રહી ન હોય તો બની શકે કે તેણે ટાઇપિંગમાં સંખ્યાબંધ અને ખાસ તો, એક જ પ્રકારની ભૂલો વારંવાર કરી હોય.
જેમ કે ઘણા લોકોને વાક્ય પૂરું થાય તે પછી ફૂલસ્ટોપ કર્યા પછી બે વાર સ્પેસ એન્ટર કરવાની આદત હોય છે. ઘણા લોકો વાક્યના અંતે પ્રશ્નાર્થ કે આશ્ચર્ય ચિહ્ન મૂકવાનું હોય તો છેલ્લો શબ્દ ટાઈપ કર્યા પછી એક સ્પેસ એન્ટર કરીને તે પછી પ્રશ્નાર્થ કે આશ્ચર્ય ચિહ્ન મૂકે છે.
આ બધી નજીવી ભૂલો છે. તેમ છતાં જ્યારે આ ટેકસ્ટને લેઆઉટમાં ગોઠવવાની હોય ત્યારે તે નડી શકે છે. જેમ કે પ્રશ્નાર્થ પહેલાં જગ્યા છોડી હોય તો એવું બની શકે કે વાક્ય પહેલી લીટીમાં પૂરું થાય અને પ્રશ્નાર્થ ચિહ્ન નવી લીટીના પ્રારંભે હોય! વર્ડની ‘ફાઇન્ડ-રિપ્લેસ’ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને આવી ભૂલો સુધારી શકાય.
એ માટે Ctrl+h કી પ્રેસ કરીને ‘ફાઇન્ડ એન્ડ રિપ્લેસ’ વિન્ડો ઓપન કરો. તેમાં ‘ફાઇન્ડ વ્હોટ’માં આગળ જગ્યા સાથેનો પ્રશ્નાર્થ કોપી કરીને પેસ્ટ કરો. હવે ‘રિપ્લેસ વિથ’ બોક્સમાં તેને ફરી પેસ્ટ કરીને આગલી સ્પેસ ડિલીટ કરી નાખો.
હવે ‘રિપ્લેસ ઓલ’ ક્લિક કરવાથી આખા ડોક્યુમેન્ટમાંની તમામ નજીવી ભૂલ સુધરી જશે.
‘ફાઇન્ડ એન્ડ રિપ્લેસ સુવિધા’ આ રીતે ચોક્કસ શબ્દો ઉપરાંત બીજા ઘણા બધા પ્રકારની ભૂલો ફોર્મેટિંગ સુધારવા માટે ઉપયોગી થઈ શકે છે.
તમે ઇચ્છો તો વિવિધ પ્રકારનું ફોર્મેટિંગ પણ એક સાથે બદલી શકો છો.
