સવાલ મોકલનાર : અશોકભાઈ ત્રિવેદી, ધોરાજી
શાળાનું લેટરહેડ વર્ડમાં એક ટેમ્પ્લેટ તરીકે સેવ કરી લેવાના સંદર્ભે આ પ્રશ્ન પૂછાયો છે.
જમાનો હવે ડિજીટલ કમ્યુનિકેશનનો છે એટલે આપણે લેટરહેડ પ્રિન્ટ કરાવ્યા હોય તો પણ સામેની પાર્ટીને પીડીએફ ફાઇલ સ્વરૂપે આપણી કંપની કે સ્કૂલના લેટરહેડ પર કોઈ પત્ર મોકલવાનો થાય ત્યારે વર્ડમાં આપણા લેટરહેડની ડિઝાઇન તૈયાર હોય તો એ બહુ હાથવગી સાબિત થાય.
એ સિવાય પણ ઘણા સંજોગ એવા હોઈ શકે જેમાં વર્ડની ફાઇલનું એક ચોક્કસ માળખું આપણે વારંવાર ઉપયોગમાં લેવાનું થાય. જેમ કે, સ્કૂલમાં દર અઠવાડિયે કે મહિને અમુક રિપોર્ટ તૈયાર કરવાના હોય અને તેનું માળખું એક જ હોય, ફક્ત અંદરની વિગતો બદલવાની થતી હોય તો દર વખતે એકડે એકથી એ ફાઇલનું માળખું ઊભું કરવાને બદલે આપણે વર્ડની ટેમ્પલેટ સુવિધાનો ઉપયોગ કરી શકીએ.
એક રસ્તો એક વાર એક ફાઇલ તૈયાર કરી લીધા પછી તેને જ કોપી પેસ્ટ કરતા રહેવાનો છે. પરંતુ તેમાં જો આપણે જરાક ગાફેલ રહીએ તો ક્યારેક અગાઉની ફાઇલની વિગતો નવી ફાઇલમાં યથાવત રહી જાય તેવી ભૂલ થઇ શકે છે!
જો માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાંની ટેમ્પલેટ સુવિધાનો આપણે ઉપયોગ કરીએ તો આવી ભૂલ થવાની કોઈ શક્યતા રહેતી નથી. અહીં આપણે ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરવાની સ્ટેપ બાય સ્ટેપ સમજ મેળવીએ.
- સ્કૂલ કે કંપનીના લેટરહેડનું વર્ડમાં ટેમ્પલેટ બનાવી લેવા માટે એક કોરું, નવું ડોક્યુમેન્ટ ઓપન કરો.
- તેમાં મથાળાની રિબનમાં ઇન્સર્ટ ટેબમાં હેડર વિભાગમાં જાઓ. અહીં બ્લેન્ક વિકલ્પ પસંદ કરો.
- હવે હેડરમાં તમારી કંપની કે સ્કૂલનું નામ ટાઇપ કરી લો અને કંપની કે સ્કૂલનો લોગો હોય તો તે પણ ઉમેરી દો. જો તમારી કંપની કે સ્કૂલનું લેટરહેડ પ્રિન્ટ કરાવ્યું હોય તો તેની ડિઝાઇન આપણા ટેમ્પલેટની ડિઝાઇનને મળતી આવે તેવી કાળજી લઇએ તો વધુ સારૂં.
- હવે ફાઇલના નીચેના ભાગમાં કંપની કે સ્કૂલનું એડ્રેસ લખવા મથાળાના રિબનમાં ઇન્સર્ટ ટેબમાં ફૂટર વિભાગમાં જાઓ અને અહીં પણ હેડરની જેમ તમારી કંપની કે સ્કૂલનું એડ્રેસ ટાઇપ કરી લો.
- હવે ફાઇલના ખાલી ભાગમાં ડબલ ક્લિક કરીને હેડર-ફૂટરમાંથી બહાર આવી જાઓ.
- આપણે કોઈને પણ પત્ર લખીએ ત્યારે તેમાંના ઘણા ભાગ, તારીખ, સંબોધન, સમાપન અને પત્ર લખનારનું નામ-હોદ્દો વગેરે સરખાં રહેતાં હોય છે. આ બધું જ ટેમ્પ્લેટમાં તૈયાર રાખી શકાય છે.
- તારીખ લખવા માટે પત્રમાં જ્યાં તારીખ લખવાની હોય ત્યાં કર્સર મૂકીને મથાળાની રિબનમાં ઇનસર્ટ ટેબમાં ટેક્સ્ટ વિભાગમાં ક્વિક પાર્ટ્સમાં ફિલ્ડ પર ક્લિક કરો.
- હવે જે વિન્ડો ખૂલે તેમાં ફિલ્ડ પસંદ કરવાના મેનૂમાં ડેટ પસંદ કરી તેનું જોઇતું ફોર્મેટ પસંદ કરી લો. આથી જે તે દિવસની તારીખ પત્રમાં ઉમેરાઈ જશે.
- પેજના વચલા ભાગમાં બાકીનું બધું લખાણ જોઈતા ફોર્મેટિંગમાં લખાઈ જાય તે પછી આ ફાઇલને સેવ એસ કમાન્ડ આપીને વર્ડ ટેમ્પલેટ તરીકે, માય ડોક્યુમેન્ટ સેક્શનમાં સેવ કરી લો.
તમે જોશો તેમ વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ માટે ફાઇલ એક્સટેન્શન .doc અથવા .docx હોય છે પરંતુ જ્યારે આપણે એ ફાઇલને ટેમ્પલેટ તરીકે સેવ કરીએ ત્યારે તેનું એક્સટેન્શન .dot અથવા .dotx એવું બને છે.
હવે જ્યારે પણ તમારે નવો લેટર ટાઇપ કરવાનો થાય ત્યારે વર્ડમાં ન્યુ ડોક્યુમેન્ટ ઓપન કરશો ત્યારે માય ટેમ્પલેટ્સમાંનું, આપણું ટેમ્પલેટ પસંદ કરી, તેને નવા ડોક્યુમેન્ટ તરીકે ઓપન કરી શકાશે.
એટલું યાદ રાખશો કે જો તમે તેને ટેમ્લેટ તરીકે ઓપન કરશો તો તેમાં કરેલા ફેરફાર ટેમ્લેટ ફાઇલમાં સેવ થઈ જશે!