વાત કોલેજના કોઈ ટીમ પ્રોજેક્ટની હોય કે બિઝનેસના કોઈ પ્રોજેક્ટની હોય, તેની સફળતાનો ઘણો આધાર, ટીમ વચ્ચે કેટલું સારું કોઓર્ડિનેશન છે તેના પર હોય છે. તમે એકલપંડે કોઈ પ્રોજેક્ટ મેનેજ કરી રહ્યા હો તો પણ, તેનાં વિવિધ પાસાંમાં કેટલી પ્રગતિ થઈ એ તમારી નજર સામે હોય તો પ્રોજેક્ટ સફળ થવાના ચાન્સ ચોક્કસ વધી જાય.
આ ‘નજર સામે’ શબ્દ બહુ અગત્યનો છે. આપણે ‘સાયબરસફર’ના વિવિધ અંકમાં, રોજબરોજ કરવાનાં ટુ-ડુ લિસ્ટ તૈયાર કરવાની સગવડ આપતી ઘણી વેબસર્વિસ કે એપની વાત કરી છે જેમ કે વંડરલિસ્ટ (wunderlist.com), રીમેમ્બરધમિલ્ક (rememberthemilk.com), ટુડુઇસ્ટ (en.todoist.com), એનીડુ (any.do) કે ગૂગલ કીપ (keep.google.com) વગેરે ચોક્કસ બહુ ઉપયોગી સર્વિસીઝ છે, પરંતુ આ તમામ સર્વિસ આપણા ટુ-ડુ લિસ્ટને ફક્ત એક જ સ્વરૂપે જોવાની સગવડ આપે છે – લિસ્ટ સ્વરૂપે (અલબત્ત, ગૂગલ કીપ તેમાં અપવાદ છે).
એટલે કે ફક્ત, ઉપરથી નીચે જતી એક યાદી તરીકે જ આપણે બધાં કામકાજ જોઈ શકીએ. આપણે કરવાં જરૂરી જુદાં જુદાં કામને પ્રોજેક્ટ પ્રમાણે જુદા જુદા ફોલ્ડર, લિસ્ટમાં મૂકવાની સગવડ મળે અને તેને ટેગિંગ થઈ શકે, પરંતુ લિસ્ટ સિવાય બીજી કોઈ રીતે આપણા કામને જોઈ શકાતું નથી.
તેની સામે, જાપાનમાં ‘કાનબાન’ નામનો એક કન્સેપ્ટ ખાસ્સો પ્રચલિત બન્યો છે.
આગળ શું વાંચશો?
- કાનબાન પદ્ધતિ શું છે?
- ઝેનકિટનો ઉપયોગ વિગતવાર સમજીએ
- ઝેનકિટનો પ્રાથમિક પરિચય
- ઝેનકિટ શા માટે ઉપયોગી છે?
- ઝેનકિટનાં વિવિધ પાસાં (સ્ક્રીનશોટ્સ સાથે)
- લિસ્ટ વ્યૂ
- કેલેન્ડર વ્યૂ
- કાનબાન વ્યૂ
- ટેબલ વ્યૂ
- માઇન્ડ મેપ વ્યૂ
કાનબાન પદ્ધતિ શું છે?
‘કાનબાન’ પદ્ધતિમાં સામાન્ય રીતે ફેક્ટરી કે ઓફિસમાં એક બોર્ડ પર, ઊભી કોલમમાં ત્રણેક ભાગમાં કામની યાદી તૈયાર કરવામાં આવે છે. પહેલી કોલમ ‘ટુ-ડુ’ની યાદી હોય એટલે કે જે તે પ્રોજેક્ટ માટે કરવાં જરૂરી તમામ કામ પહેલાં અહીં લખવામાં આવે. બીજી કોલમ ‘ઇન પ્રોગ્રેસ’ની હોય.
પહેલી કોલમ ‘ટુ-ડુ’માં જે જે કામ પર, એક્શન શરૂ થઈ જાય તેને પહેલી કોલમમાંથી દૂર કરીને બીજી ‘ઇન પ્રોગ્રેસ’ કોલમમાં લઈ જવામાં આવે. ત્રીજી કોલમ ‘ડન’ની હોય, ‘ઇન પ્રોગ્રેસ’માંનું જે કામ પૂરું થઈ જાય તે છેવટે અહીં પહોંચી જાય!
સાદા બોર્ડ પર તૈયાર કરવામાં આવતા આ કાનબાનના ડિજિટલ સ્વરૂપમાં આ વાત હજી વધુ સહેલી બને છે, કારણ કે જે તે કામને આપણે ડ્રેગ એન્ડ ડ્રોપ કરીને બીજી કોલમમાં લઈ જઈ શકીએ છીએ. ટ્રેલો (trello.com) નામની આવી એક કાનબાન વેબસર્વિસ (જેની એપ્સ પણ છે) અત્યંત લોકપ્રિય થઈ છે, આપણે તેને વિશે નવેમ્બર ૨૦૧૭ના અંકમાં વિગતવાર કરી ગયા છીએ.
ટ્રેલો સર્વિસ સાદા બોર્ડને બદલે ડિજિટલ સ્વરૂપે હોવાથી દરેક કામમાં સબ-ટાસ્ક્સ અને બીજી ઘણી માહિતી ઉમેરી શકાય છે. પ્રોજેક્ટ બીજા ટીમ મેમ્બર્સ સાથે શેર કર્યો હોય તો દરેક મેમ્બર પોતાની પ્રગતિ કે કમેન્ટ્સ તેમાં ઉમેરી શકે અને સૌ કોઈ તેને જોઈ શકે.
આમ પ્રોજેક્ટનાં તમામ પાસાં અને પ્રગતિના તબક્કા સૌની નજર સામે રહે.
તો હવે ખૂટે છે શું?
સામાન્ય રીતે ઇન્ટરનેટ પર જોવા મળતી દરેક ટુ-ડુ સર્વિસમાં કામ કોઈ પણ પ્રકારનું હોય, તેને ફક્ત એક જ પ્રકારે હેન્ડલ કરી શકાય છે – ટાસ્ક લિસ્ટ તૈયાર કરીને. તમે આવા કોઈ ટુ-ડુ લિસ્ટનો ઉપયોગ કરવાની ટેવ કેળવી હશે તો તમને થોડા સમય પછી તેમાં કંઈક ખૂટતું હોવાની લાગણી થવા લાગી હશે.
કારણ એ હોય છે કે દરેક સંસ્થા, બિઝનેસ, વ્યક્તિ વગેરેની દરેક પ્રોજેક્ટ માટેની જરૂરિયાત જુદી જુદી હોય છે. તેને એક જ માળખામાં ઢાળવી બહુ મુશ્કેલ બને. કોઈ પ્રોજેક્ટમાં, આપણે આપણા કામની યાદી કેલેન્ડર પર જોઈ શકીએ એ જરૂરી હોય, તો કોઈ પ્રોજેક્ટમાં, કામને સંબંધિત રકમો પણ ઉમેરવી જરૂરી હોવાથી એક્સેલ જેવી ગણતરીની સગવડ મળે એ પણ જરૂરી હોય.
ઝેનકિટમાં આપણે સામાન્ય લિસ્ટ, કાનબાન, ટેબલ, કેલેન્ડર કે માઇન્ડમેપની રીતે પ્રોજેક્ટ આઇટમ્સ જોઈ શકીએ છીએ – ડેટા યથાવત રહે, ફક્ત વ્યૂ બદલાય!
તમે તમારે આવતા અઠવાડિયામાં કરવાં જરૂરી કામ એક ટેબલની યાદી તરીકે નહીં, પરંતુ કેલેન્ડર પર દિવસ મુજબ જોવા માગતા હો તો તે સુવિધા સામાન્ય સર્વિસમાં મોટા ભાગે મળતી નથી. એક પ્રોજેક્ટમાં ત્રણ-ચાર લોકો સંકળાયેલા હોય તો એ દરેક પાસેનું કામ કેટલે પહોંચ્યું તે સામાન્ય ટુ-ડુ લિસ્ટમાં સહેલાઇથી જોઈ શકાતું નથી.
મોટા ભાગની ટુ-ટુ લિસ્ટ સર્વિસ એક પ્રકારે પ્રોજેક્ટ મેનેજ કરવાની સગવડ આપે છે, જ્યારે ઝેનકિટનો આપણે ઇચ્છીએ તે રીતે ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.
કેટલાક પ્રોજેક્ટ મેનેજ કરવા માટે એક્સેલ જેવી સ્પ્રેડશીટ સૌથી વધુ ઉપયોગ હોય છે. કેમ કે તેમાં કામકાજના કલાકો કે રકમ જેવી સંખ્યાવાચક માહિતી ઉમેરી શકાય છે અને તેને આધારે વિવિધ ફોર્મ્યુલા સેટ કરીને ગણતરી પણ કરી શકાય છે. સામાન્ય ટુ-ડુ લિસ્ટમાં આવી પણ સગવડ મળતી નથી. એ સિવાય
અમુક પ્રોજ્કેટ એ પ્રકારના હોય છે કે તેને મેનેજ કરવા માટે માઇન્ડ મેપ સૌથી સારો રસ્તો હોઈ શકે. પરંતુ સામાન્ય ટુ-ડુ લિસ્ટમાં આ સગવડ પણ મળતી નથી.
આ બધું એક સાથે, એક જ સર્વિસમાં અત્યાર સુધી મળતું નહોતું. પરંતુ હવે સ્થિતિ બદલાઈ છે!
કોઈ વ્યક્તિ જાતે જ બધું કામ સંભાળતી હોય કે પછી એક પ્રોજેક્ટ પાછળ અનેક લોકોની ટીમ કામ કરી રહી હોય, ઝેનકિટ બંને રીતે મેનેજમેન્ટ સરળ બનાવે છે.
હવે એક નવી પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સર્વિસ લાઇમલાઇટમાં આવી રહી છે, જેને માટે નિષ્ણાતો માને છે કે એ ટ્રેલો-કિલર બનશે! જર્મનીની એક કંપનીએ વિક્સાવેલી, ઝેનકિટ (zenkit.com) નામની આ સર્વિસ પણ વેબ એટલે કે પીસી પર અને એપ્સ સ્વરૂપે ઉપલબ્ધ છે.
તેમાં, ટ્રેલોનાં બધાં ફીચર્સ તો છે જ, તેના ઉપરાંત સંખ્યાબંધ બીજાં ફીચર્સ પણ છે.
ઝેનકિટની સૌથી મોટી ખાસિયત એ છે કે તેમાં તમે ઇચ્છો એ રીતે તમારા પ્રોજેક્ટને જોઈ શકો છો કે કન્ફીગર કરી શકો છો.
ઝેનકિટમાં તમારા ટુ-લિસ્ટને સામાન્ય લિસ્ટ સ્વરૂપે, ટ્રેલો જેવા કાનબાન બોર્ડ રૂપે, એક્સેલ જેવી સ્પ્રેડશીટ કે ટેબલ તરીકે, કેલેન્ડર સ્વરૂપે કે માઇન્ડ મેપ સ્વરૂપે પણ જોઈ શકો છો. મજા એ છે કે આપણે ફીડ કરેલો ડેટા એનો એ જ રહે છે, પણ તેને આપણે ઇચ્છીએ એ રીતે જોઈ શકીએ છીએ!
કોલેજિયન્સથી લઈને સ્મોલ બિઝનેસીઝ કે મોટાં કોર્પોરેશન્સને પણ આ ઝેનકિટ અત્યંત ઉપયોગી થઈ શકે છે. શરૂઆતમાં તમને એ ખાસ્સી અટપટી લાગશે, પણ જેમ જેમ ઊંડા ઊતરતા જશો તેમ તેમ તેની ખૂબીઓ સ્પષ્ટ થતી જશે. તમારે ફક્ત તમારી જરૂરિયાત બરાબર સમજવાની રહેશે, ઝેનકિટમાં તમે જુદા જુદા પ્રોજેક્ટ તમારી જરૂરિયાત મુજબ કન્ફીગર કરી જ શકશો.
આ સર્વિસ હજી બે જ વર્ષ જૂની છે અને તેમાં ફીચર્સ ઉમેરાઈ રહ્યાં છે, પણ ફ્રી વર્ઝનમાં અત્યારે જેટલું છે એ પણ પ્રોજેક્ટના બહેતર મેનેજમેન્ટ માટે ચોક્કસ પૂરતું છે.
ઝેનકિટ શા માટે ઉપયોગી છે?
આજે સમગ્ર વિશ્વમાં જુદા જુદા બિઝનેસના મેનેજમેન્ટની પદ્ધતિઓમાં ધરમૂળથી પરિવર્તનો આવી રહ્યાં છે. મલ્ટિનેશનલ કંપનીઝમાં કોઈ એક પ્રોજેક્ટ પર વિશ્વના જુદા જુદા ખૂણે બેઠેલા લોકો એક સાથે કામ કરી રહ્યા હોય એમાં હવે કોઈ નવાઈ નથી.
એ જ રીતે ખાસ કરીને આઇટી કંપનીઝમાં ‘વર્ક ફ્રોમ હોમ’નું ચલણ પણ વધતું જાય છે, જેમાં કંપનીના અધિકારીઓ ઘરથી ઓફિસ સુધી આવવા જવામાં સમય વેડફવાને બદલે પોતાના ઘરેથી જ લેપટોપ પર કંપનીના સર્વર સાથે કનેક્ટ થઇને જરૂરી કામ કરતા રહે છે.
કામ કરવાની આ બધી નવી પદ્ધતિઓ ધીમે ધીમે આઇટી ઉપરાંતના અન્ય ક્ષેત્રોમાં પણ વિસ્તરી રહી છે.
આ કારણે જ્યારે કોઈ વિદ્યાર્થી પોતાના ફિલ્ડમાં ગ્રેજ્યુએટ થઇને સારી નોકરી મેળવવા માટે ઇન્ટરવ્યૂ આપી રહ્યો હોય ત્યારે જો તે પોતાના વિષય ઉપરાંત બિઝનેસ મેનેજમેન્ટની નવી પદ્ધતિઓ વિશે પણ આત્મવિશ્વાસપૂર્વક વાત કરી શકે તો તેને નોકરી મળવાની શક્યતા ઘણી વધી જાય છે.
લગભગ દરેક પ્રકારની નોકરીઓમાં હવે કમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કરવાની આવડત અનિવાર્ય શરત બનવા લાગી છે. જે ઉમેદવારને માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસની વિવિધ એપ્લિકેશન્સનો ઉપયોગ આવડતો હોય તે બીજા કરતાં આગળ રહે છે. પરંતુ માઇક્રોસોફ્ટની એપ્લિકેશન્સ એટલે વર્ડ, એક્સેલ કે પાવરપોઇન્ટ એવો સીમિત અર્થ કરવાની ભૂલ કરવા જેવી નથી.
માઇક્રોસોફ્ટમાં એક્સેસ અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સંબંધિત જુદા જુદા પ્રોગ્રામ્સનો પરિચય મેળવીને તેના બારિક પાસાં સમજવાં દરેક ઉમેદવાર માટે જરૂરી બનતાં જાય છે.
માઇક્રોસોફ્ટની ઓફિસ એપ્લિકેશન્સની જેમ સમગ્ર વિશ્ર્વમાં હવે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ માટે વિવિધ ઓનલાઇન એપ્લિકેશન્સનો ઉપયોગ વધતો જાય છે. વ્યક્તિગત અને ટીમના ઉપયોગ માટે વિવિધ ટુ-ડુ લિસ્ટ સર્વિસ લોકપ્રિય બની રહી છે અને એ બધામાં ઝેનકિટ બિલકુલ અલગ પ્રકારની સર્વિસ તરીકે લોકપ્રિય બની રહી છે.
ઝેનકિટની વિશેષતા એ છે કે તે અત્યંત ફ્લેક્સિબલ છે અને પ્રોજેક્ટની જરૂરીયાત મુજબ તેની પાસેથી આપણે ઇચ્છીએ તે રીતે કામ લઈ શકીએ છીએ.
આપણા વિદ્યાર્થીઓ, નાનું સ્ટાર્ટઅપ શરૂ કરનારા સાહસિકો કે નાનો મોટો બિઝનેસ કરી રહેલા લોકો ઝેનકિટ જેવી પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ જેવી સર્વિસીસ તરફ વળશે તો તેના જુદા જુદા અનેક ફાયદા તેમને થશે.
આ પ્રકારનાં મેનેજમેન્ટ સોલ્યુશન્સ ઘણે અંશે રેડી સોલ્યુશન્સ આપતાં નથી, તેનો પૂરેપૂરો લાભ લેવા માટે આપણે પોતે પોતાની જરૂરિયાત નક્કી કરવી પડે છે.
જ્યારે પ્રોજેક્ટનાં વિવિધ પાસાં અનુસાર કાનબાન, કેલેન્ડર, સ્પ્રેડશીટ કે માઇન્ટ મેપ જેવી અલગ અલગ પ્રકારની પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવામાં આવે ત્યારે પ્રોજેક્ટના અમુક બિલકુલ નવાં પાસાં આપણી સમક્ષ છતાં ધાય છે અને પ્રોજેક્ટની આપણી સમજ વિસ્તારે છે.
ટૂંકમાં આજના સમયમાં જે રીતે દુનિયામાં કામકાજ કરવાની પદ્ધતિઓ બદલાઈ રહી છે તેનાથી સતત માહિતગાર રહેવા માટે ઝેનકિટ જેવી સર્વિસીઝ વિશે જાણવું મહત્ત્વપૂર્ણ છે – સૌને માટે.
ઝેનકિટનો ઉપયોગ વિગતવાર સમજીએ
ઝેનકિટનો ઉપયોગ આપણે જુદી જુદી ઘણા પ્રકારની જરૂરિયાત માટે કરી શકીએ છીએ. જેમ કે…
- શાળામાં એક ચિત્ર સ્પર્ધા યોજવાની છે. અઠવાડિયા પછી યોજાનારી એ સ્પર્ધા માટે શિક્ષકો ને વિદ્યાર્થીઓની એક સમિતિ રચવામાં આવી છે અને દરેકને જુદી જુદી જવાબદારીઓ સોંપવામાં આવી છે. આ સ્પર્ધા માટે જે ખર્ચ થશે તેની પણ વિગતવાર નોંધ રાખવાની છે.
- ઘરમાં દીકરીનો પહેલો જન્મદિવસ ઉજવવાનો છે. તે માટે મિત્રો અને સ્વજનોને આમંત્રણ મોકલવાથી માંડીને કેક અને નાના બાળકોને રિટર્ન ગિફ્ટ ખરીદવા સહિત ઘણાં બધાં કામ કરવાનાં છે.
- કોલેજના સ્ટુડન્ટસે એક ગ્રૂપ પ્રોજેક્ટ પૂરો કરવાનો છે. સૌએ જવાબદારીઓ વહેંચી લીધી છે અને નિશ્ચિત તારીખ સુધીમાં પોતપોતાને સોંપાયેલ કામ પૂરું કરવાનું છે.
- કોઈ બિઝનેસમાં એક મોટા ટેન્ડર માટે પ્રપોઝલ સબમિટ કરવાની છે. ઓફિસના જુદા જુદા ડિપાર્ટમેન્ટના લોકોને તેને માટે જુદી જુદી વિગતો એકઠી કરવાનું કામ સોંપવામાં આવ્યું છે.
- ઇસરોએ આવતા બે વર્ષમાં ચંદ્ર પર માનવ મોકલવાનું અભિયાન હાથ ધર્યું છે. તેને માટે સંખ્યાબંધ જુદાં જુદાં ટાસ્ક નક્કી થયાં છે. પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે આ દરેક ટાસ્ક તેના નિશ્ચિત સમયે અને નિશ્ચિત ખર્ચમાં પૂરું થાય તે જોવું જરૂરી છે.
તમે જોશો તેમ માંડ એક અઠવાડિયા પછી યોજાનારી ચિત્ર સ્પર્ધા કે બર્થ ડે પાર્ટીથી માંડીને બે વર્ષના ટાઇમ સ્પાનમાં પૂરાં થનારા કોઈ મેગા પ્રોજેક્ટ સુધીના દરેક સ્તરના પ્રોજેક્ટમાં, સફળતાની ચાવી પ્રોજેક્ટના બહેતર મેનેજમેન્ટમાં સમાયેલી હોય છે. પરંતુ ઉપર લખેલા દરેક પ્રોજેક્ટની જરૂરિયાતો અલગ અલગ છે અને એ મુજબ તેનું મેનેજમેન્ટ પણ અલગ અલગ રીતે થવું જરૂરી છે.
અહીંથી આગળ, આપણે ઝેનકિટનો જુદી જુદી રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે થઈ શકે તે સ્ટેપ બાય સ્ટેપ સમજીએ. ઝેનકિટનો ઉપયોગ પીસીમાં વેબ બ્રાઉઝરમાં અને એપલ તથા એન્ડ્રોઇડમાં એપ સ્વરૂપે થઇ શકે છે. એપ સ્વરૂપમાં અત્યારે કેટલીક નજીવી મર્યાદાઓ છે એટલે આપણે વેબ વર્ઝનને ધ્યાનમાં રાખીને આગળની વાત કરીશું.
આપણે શાળાની ચિત્ર સ્પધર્નિા નાના પ્રોજેક્ટને ધ્યાનમાં રાખીને ઝેનકિટનો ઉપયોગ સમજીએ.
ઝેનકિટનો પ્રાથમિક પરિચય
ઝેનકિટમાં આપણું કામકાજ સંભાળવા માટે બે-ત્રણ શબ્દો ધ્યાનમાં રાખવા જરૂરી છે.
- ટીમ્સ : કોઈ એક પ્રોજેક્ટ પર એકથી વધુ લોકો કામ કરી રહ્યા હોય તો એ દરેક વ્યક્તિએ ઝેનકિટ પર પોતપોતાનું એકાઉન્ટ ખોલાવવું જરૂરી છે. એ પછી તેઓ સૌ એક પ્રોજેક્ટ પર ઝેનકિટમાં એક સાથે કામ કરી શકે છે. તમે કોઈ ટીમ વિના, એકલા પણ ઝેનકિટનો ઉપયોગ કરી શકો.
- કલેકશન્સ : કલેકશનને સાદા શબ્દોમાં પ્રોજેક્ટ પણ કહી શકાય, જેની અંદર જુદાં જુદાં કામ કરવાં જરૂરી હોય.
- આઇટમ્સ : કલેકશનમાં આપણા પ્રોજેક્ટ સંબંધિત વિવિધ કામની જે માહિતી ઉમેરવાની થાય, તેને ઝેનકિટમાં આઇટમ કહેવામાં આવે છે. આઇટેમ એટલે અંતિમ ટાસ્ક, કરવું જરૂરી કોઈએ એક કામ. દરેક આઇટમમાં આપણે અલગ અલગ ફિલ્ડ ઉમેરી શકીએ છીએ એટલે કે તેની ડ્યૂ ડેટ, તેને સંબંધિત લિન્ક્સ, લેબલ, વગેરે.
આપણે ઝેનકિટમાં એકાઉન્ટ ખોલાવીને પહેલી વાર લોગઇન થઇએ એટલે સ્ક્રીન પર ‘માય કલેકશન્સ’ અને ‘માય ટીમ્સ’ના વિકલ્પ જોવા મળે છે. તમે ટીમમાં કામ કરવાના હો તો ટીમ ક્રિએટ કરો અને તેમાં તમારી જરૂરિયાત અનુસાર જુદાં જુદાં કલેકશન્સ ઉમેરો અથવા તમારા પોતાના માટે જ સીધા જ અલગ અલગ કલેકશન્સ ઉમેરો.
શરૂઆતમાં આપેલાં ઉદાહરણો મુજબ શાળાની ચિત્ર સ્પર્ધાની વાત કરીએ તો જુદાં જુદાં શિક્ષકોની એક ટીમ બનશે અને એ ટીમમાં ‘શાળા ચિત્ર સ્પર્ધા’ એવું એક કલેકશન બનશે (ઝેનકિટમાં કલેક્શન્સ, આઇટમ્સ વગેરે ગુજરાતીમાં પણ લખી શકાય છે). આ કલેકશનની અંદર, ચિત્ર સ્પર્ધા માટે જરૂરી પગલાંની યાદી આઇટમ્સ તરીકે મૂકવામાં આવશે. ઝેનકિટમાં દરેક આઇટમમાં અનેક પ્રકારની વિગતો ઉમેરી શકાય છે.
ઝેનકિટનો ઉપયોગ કરવા માટે એક વાર આટલી પ્રાથમિક માહિતી સમજાઈ જાય, તે પછી તમે તમારી જરૂરિયાત અનુસાર દરેક બાબતમાં ઊંડા ઊતરી શકો છો.
ઝેનકિટમાં આપણું કામકાજ જુદી જુદી આઇટમ્સ અને તેના કલેક્શન્સ સ્વરૂપે સંભાળી શકાય છે. દરેક આઇટમને સંબંધિત અનેક વિગતો ઉમેરવાની સગવડ પણ ખરી.
કોઈ પણ પ્રોજેક્ટ સંબધિત આટલી વિગતો ઉમેર્યા પછી, ફરી તમે લિસ્ટ વ્યૂ કે કાનબાન વ્યૂ જોશો ત્યારે તેમાં નવી માહિતી ઉમેરાઈ ગયેલી દેખાશે. જેમ કે, કામની સાદી યાદી તૈયાર કર્યા પછી આપણે કેલેન્ડર વ્યૂમાં જઈને દરેક કામને તારીખ મુજબ ગોઠવ્યું હશે તો પછી સાદી યાદી કે કાનબાન કે ટેબલના વ્યૂમાં એ કામ ક્યારે કરવાનું છે તેની તારીખ પણ ઉમેરાયેલી જોવા મળશે.
એ જ રીતે, માઇન્ડ મેપમાં આપણે કામના જે ક્રમ નક્કી કર્યા હશે કે કેલેન્ડરમાં જે તે કામ જે તારીખમાં મૂક્યું હશે તે ટેબલ કે કાનબાન વ્યૂમાં પણ જોવા મળશે.
તમે કોઈ પણ વ્યૂમાં, જે તે આઇટમ પર ક્લિક કરીને તેમાં વધુ માહિતી ઉમેરી શકો છો.
સ્ક્રીનશોટ્સમાં દર્શાવ્યા અનુસાર, કોઈ પણ કલેક્શનમાંની, કોઈ પણ આઇટમ માટે આપણે ટેક્સ્ટ, નંબર, સ્ટેટસ, લેબલ, ડેટ, ફોર્મ્યુલા, ફાઇલ, યુઆરએલ, રેફરન્સ વગેરે જુદા જુદા ઘણા પ્રકારની માહિતી ઉમેરી શકાય છે.
જો તમે ઝેનકિટમાં એકથી વધુ પ્રોજેક્ટની માહિતી કલેક્શન્સ તરીકે ઉમેરી હશે તો ઝેનકિટના હોમપેજ પરથી, ‘માય કેલેન્ડર’ વ્યૂમાં જતાં, અહીં ડાબી તરફની પેનલમાં તમામ કલેક્શન્સનાં કેલેન્ડરની લિંક જોવા મળશે. અહીં તમારા કોઈ કલેક્શનનું કેલેન્ડર જોવા ન મળતું હોય તો તેને ઉમેરી શકશો.
આ રીતે, તમામ હાથ પરના તમામ પ્રોજેક્ટનાં, કરવાં જરૂરી કામ તમે એક સાથે, એક જ કેલેન્ડર વ્યૂમાં જોઈ શકશો! તમે જે તે કલેક્શનમાં વધુ વિગતો સર્ચ કરી શકો છો અને હોમપેજ પરથી ગ્લોબલ સર્ચની સગવડ પણ છે.
ટૂંકમાં, ઝેનકિટમાં આપણા પ્રોજેક્ટનાં વિવિધ પાસાંની અનેક પ્રકારની માહિતી આપણે ઇચ્છીએ તે રીતે ઉમેરી શકીએ છીએ અને પછી, આપણે ઇચ્છીએ તે રીતે તેને જોઈ પણ શકીએ છીએ.
શરૂઆતમાં કદાચ તમને આ બધું એક વધારાના મોટા કામ (સાદા શબ્દોમાં, ઝંઝટ!) જેવું લાગશે, પણ એક વાર પ્રારંભિક સમજ કેળવાશે, તે પછી તે વધુ ને વધુ ઉપયોગી લાગશે. અહીં ઝેનકિટના ઉપયોગ સંબંધિત માત્ર પ્રાથમિક માહિતી આપી છે, પણ તમને અંદાજ આવી ગયો હશે કે આ સર્વિસ કેટલી ફ્લેક્સિબલ છે અને તેને આપણે જરૂરિયાત અનુસાર કેટલી સહેલાઈથી બદલી શકીએ છીએ.
એક રીતે જુઓ તો આ સર્વિસ આપણને એક કોરો કેનવાસ આપે છે અને આપણે ઇચ્છીએ તે રીતે તેમાં પ્રોજેક્ટ સંબંધિત વિગતો ભરીને તેનું સરળતાથી મેનેજમેન્ટ કરી શકીએ છીએ.
ઝેનકિટની ટીમ સાથેની ઇ-વાતચીતમાં ‘સાયબરસફર’ને જાણવા મળ્યું છે કે ઝેનકિટમાં હજી ઘણાં નવાં ફીચર્સ ઉમેરાઈ રહ્યાં છે – તમારું પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સહેલું બનશે એ નક્કી!
ઝેનકિટનાં વિવિધ પાસાં
સ્ક્રીનશોટ્સ સાથે આપણે ઝેનકિટનાં વિવિધ પાસાં સમજીએ
૧. લિસ્ટ વ્યૂ :
આપણે જ્યારે પહેલી વાર શાળા ચિત્ર સ્પર્ધા માટે કલેકશન ક્રિએટ કરીશું ત્યારે તેને બાયડિફોલ્ટ ક્યા વ્યૂમાં જોવું છે તે નક્કી કરી શકાશે. પહેલો વ્યૂ પસંદ કરવામાં ખાસ કોઈ ચિંતા કરવાની જરૂર નથી કારણ કે આપણે ઇચ્છીએ ત્યારે આ વ્યૂ બદલી શકીશું.
ધારો કે આપણે ચિત્ર સ્પધર્નિા કો-ઓર્ડિનેટર તરીકે પહેલાં એક સામાન્ય યાદીની જેમ ચિત્ર સ્પર્ધા માટે કરવાનાં કામની યાદી લખી. આથી સ્ક્રીન પર આપણને એ યાદી, પ્રાથમિક લિસ્ટ વ્યૂમાં જોવા મળશે.
ઝેનકિટમાં સૌથી પહેલું પગલું, આપણે કરવાં જરૂરી કામની સાદી યાદી બનાવવાનું છે. ત્યાર પછી જરૂરિયાત મુજબ તેમાં વિવિધ માહિતી ઉમેરી શકાશે.
૨. કેલેન્ડર વ્યૂ :
હવે જમણી તરફ ઉપર આપેલ વ્યૂમાં કેલેન્ડર પસંદ કરો. અહીં તમે જોશો તેમ ડાબી તરફ ‘અનશિડયુલ્ડ’ શીર્ષક સાથે આપણે લખેલાં તમામ કામની યાદી જોવા મળશે અને જમણી તરફ જે તે મહિનાનું કેલેન્ડર જોવા મળશે.
હવે ડાબી તરફના અનશિડયુલ્ડ કામોને જે ક્રમમાં અને જે તારીખે કરવા જરૂરી હોય એ મુજબ માઉસથી પકડીને કેલેન્ડરમાં જે તે તારીખ પર લઈ જાઓ. ધારો કે આપણા સ્પર્ધાના દિવસ પહેલાં ૧૦ કામ કરવાના હોય તો એ દસે દસ કામ આપણે કેલેન્ડર પર તારીખ વાર ગોઠવી શકીશું.
૩. કાનબાન વ્યૂ :
હવે ઉપરની તરફ કેલેન્ડરને બદલે ‘કાનબાન’ વિકલ્પ પસંદ કરો. આથી આપણાં કામ જુદાં જુદાં બોર્ડ સ્વરૂપે જોવા મળશે. દરેક બોર્ડ માટે પહેલેથી ‘નો સ્ટેજ’, ‘ટુ-ડુ’, ‘ઇન પ્રોગ્રેસ’ અને ‘ડન’ જેવાં શીર્ષક આપેલાં હશે. આપણાં કામ પૂરાં થતાં જાય તેમ તેમ તેને એક બોર્ડમાંથી બીજા બોર્ડમાં આપણે ફેરવી શકીએ છીએ.
આ ઉપરાંત જે વ્યક્તિઓને જુદી જુદી જવાબદારી સોંપી હોય તેમના નામનાં બોર્ડ આપણે ઉમેરી શકીએ છીએ.
આથી જે તે સમયે કઈ વ્યક્તિ પાસે કેટલું કામ છે એ સહેલાઇથી જોઈ શકાશે.
૪. ટેબલ વ્યૂ :
હવે માની લો કે આપણે દરેક કામને સંબંધિત ખર્ચની વિગતો પણ નજર સામે રાખવી છે. આથી ઉપરની તરફ વ્યૂના લિસ્ટમાં ટેબલનો વિકલ્પ સિલેક્ટ કરો.
તમે જોશો તેમ આપણે એન્ટર કરેલો બધો ડેટા હવે એક્સેલ જેવા એક ટેબલ સ્વરૂપે જોવા મળશે!
તેમાં છેલ્લે ‘એડ ફિલ્ડ’નો વિકલ્પ મળશે, તેના પર ક્લિક કરીને દરેક કામ માટે કેટલો ખર્ચ થશે અથવા તો મહત્તમ કેટલા ખર્ચની મંજૂરી છે એવી કોઈ પણ વિગત ઉમેરી શકાશે.
અહીં થોડા ઊંડા ઉતરશો એટલે એક્સેલ ટેબલની જેમ જ નાની મોટી ગણતરી પણ કરી શકશો!
૫. માઇન્ડ મેપ વ્યૂ :
માની લો કે આપણે ચિત્ર સ્પર્ધા વિશે શિક્ષકો સાથે મળીને બ્રેઇન સ્ટોર્મિંગ એટલે કે ચર્ચા કરવાની જરૂર છે અને એકબીજા સાથે સંકળાયેલા વિવિધ પાસાં ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર છે. એ માટે ઉપર આપેલા વ્યૂના વિકલ્પોમાં માઇન્ડ મેપ પસંદ કરીને સૌ સાથે મળીને ચિત્ર સ્પર્ધાને સંબંધિત એક માઇન્ડ મેપ પણ તૈયાર કરી શકીશું.
અહીં કોઈ એક કામથી શરૂઆત કરીને, તેને સંબંધિત બીજાં કામ તેના પર ઉમેરી શકીશું. આ રીતે, સમગ્ર ચિત્ર સ્પર્ધા માટે કરવાં જરૂરી કામ તેમના પરસ્પરના સંબંધ અને ક્રમ સાથે જોઈ શકાશે.
Topics covered in this article: Smart Business Management, Online Collaboration, Project management.