સામાન્ય રીતે આપણે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસના કોઈ પણ પ્રોગ્રામની ફાઇલની સાઇઝ વિશે ખાસ ચિંતા કરવાની જરૂર હોતી નથી. ખાસ કરીને વર્ડ અને એક્સેલમાં વધુમાં વધુ ટેક્સ્ટનો જ ઉપયોગ થતો હોવાથી આ પ્રકારની ફાઇલની સાઇઝ પ્રમાણમાં ઘણી નાની રહેતી હોય છે.
પરંતુ જો કોઈ કારણસર તમારે એમએસ ઓફિસ ફાઇલ્સની ઇન્ટરનેટ પર આપ-લે કરવાની થાય કે તમારી ફાઇલને ઇમેઇલ દ્વારા બીજી કોઈ વ્યક્તિને મોકલવાની હોય ત્યારે ફાઇલની સાઇઝ શક્ય એટલી નાની હોય તે ઇચ્છનીય છે.
એમએસ ઓફિસમાં ખાસ કરીને વર્ડની ફાઇલની સાઇઝ કેવી રીતે ઘટાડી શકાય એના કેટલાક રસ્તા આપણે તપાસીએ.
તમે જાણતા હશો કે વર્ડ-૨૦૦૭ વર્ઝનથી વર્ડ ડોક્યુમેન્ટસને મજ્ઞભને બદલે મજ્ઞભડ્ઢ ફોર્મેટમાં સેવ કરી શકાય છે. જ્યારે આપણી વર્ડ ફાઇલ બીજી કોઈ વ્યક્તિને મોકલીએ અને તેની પાસે વર્ડનું જૂનું વર્ઝન હોય તો પણ એ વ્યક્તિ આપણી ફાઇલ સહેલાઇથી ઓપન કરી શકે એ માટે આપણે વર્ડ ફાઇલને ડોક ફોર્મેટમાં સેવ કરીએ તે જરૂરી હોય છે. પરંતુ જો આપણે જાણતા હોઈએ કે સામેની વ્યક્તિ પાસે વર્ડનું એડવાન્સ્ડ વર્ઝન છે તો વર્ડ ફાઇલની સાઇઝ ઘટાડવા માટે તેને ડોક્સ ફોર્મેટમાં સેવ કરી શકાય. ડોકની સરખામણીમાં ડોક્સ વર્ઝનમાં વર્ડની ફાઇલ સાઇઝ ઘણી ઘટી જાય છે.
આપણી વર્ડ ફાઇલમાં આપણે સંખ્યાબંધ ઇમેજીસ મૂકી હોય તો પણ તેની ફાઇલ સાઇઝ મોટી થઈ જતી હોય છે આપણે વર્ડમાં ઉમેરેલી ઇમેજીસને વર્ડમાં મૂક્યા પછી ક્રોપ કરી હોય એટલે કે તેનો કેટલોક ભાગ દૂર કર્યો હોય તો એ દૂર કરેલો ભાગ પણ વર્ડની ફાઇલમાં જગ્યા રોકતો હોય છે.
તેના ઉપાય તરીકે, સૌથી સહેલો રસ્તો વર્ડમાં કોઈ પણ ઇમેજ પ્લેસ કરતા પહેલાં કોઈ અલગ ઇમેજ એડિટર સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવાનો છે. આવા બીજા સોફ્ટવેરમાં ઇમેજ ફાઇલમાં જોઇતા ફેરફાર કર્યા પછી જ તેને વર્ડમાં પ્લેસ કરવાનો રસ્તો સારો રહેશે.
એ ઉપરાંત જ્યારે વર્ડમાં ઇમેજ મૂકવાની થાય ત્યારે તેને અન્ય કોઈ જગ્યાએથી કોપી કરીને વર્ડમાં પેસ્ટ કરવાને બદલે વર્ડમાં મથાળાની રિબનમાં ઇન્સર્ટ પિકચરના વિકલ્પનો ઉપયોગ કરશો, તો ઇમેજ જગ્યાની રીતે વધુ અનુકૂળ એવા જેપીજી ફોર્મેટમાં વર્ડ ફાઇલમાં ઉમેરાય છે. જો ઇમેજ કોપી પેસ્ટ કરીએ તો તે પીએનજી કે બીએમપી ફોર્મેટમાં પણ પેસ્ટ થઈ શકે છે. આવી ફાઇલ વર્ડ ફાઇલની સાઇઝ વધારી શકે છે.
આ ઉપરાંત, ફાઇલ બીજી કોઈ વ્યક્તિને મેઇલ કરતાં પહેલાં સેવએઝ કમાન્ડ આપીને ટૂલ્સમાં કમ્પ્રેસ પિકચર્સના વિકલ્પમાં જઇને તમે દરેક ઇમેજ માટે એક નિશ્ચિત રેઝોલ્યુશન નક્કી કરી શકો છો. સામેની વ્યક્તિએ માત્ર પોતાના કમ્પ્યુટર સ્ક્રીન પર આ ફાઇલ જોવાની હોય તો ૯૬ ડીપીઆઈ કે ૧૫૦ ડીપીઆઈનું રેઝોલ્યુશન નક્કી કરવાથી વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાંની તમામ ઇમેજ ફાઇલ્સ આવા ઓછા રેઝોલ્યુશનમાં કમ્પ્રેસ થશે અને વર્ડની ફાઇલ સાઇઝ ઘટાડી દેશે. તેની સાથોસાથ પિક્ચરના ક્રોપ્ડ એરિયા ડીલિટ કરવાનો વિકલ્પ પસંદ કરવાથી પણ વર્ડની ફાઇલ સાઇઝ ઘટશે.
ઘણી વાર એવું બનતું હોય છે કે આપણે વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં કોઈ ખાસ પ્રકારના ફોન્ટનો ઉપયોગ કરીએ પરંતુ સામેની વ્યક્તિ પાસે એ ફોન્ટ ન હોય તો તેને ડોક્યુમેન્ટ બરાબર દેખાય નહીં. આના ઉપાય તરીકે વર્ડમાં ડોક્યુમેન્ટમાં ઉપયોગમાં લેવાયેલા તમામ ફોન્ટ એમ્બેડ કરવાની એટલે કે ફાઇલમાં જ ઉમેરી દેવાની સગવડ હોય છે.
પરંતુ એમ કરવા જતાં ફાઇલની સાઇઝ વધે છે. જો તમે જાણીતા અને સૌ પાસે હોય તેવા જ ફોન્ટનો ઉપયોગ કરતા હો તો વર્ડમાં ફાઇલ અને તેમાં ઓપ્શન્સમાં સેવ ટેબમાં જાઓ અને તેમાં એમ્બેડ ફોન્ટ્સ ઇન ધ ફાઇલના ચેક બોક્સને અનચેક કરી દો.
એ યાદ રાખશો કે આ સુવિધાનો લાભ તમે એરિયલ કે ટાઇમ્સ ન્યુ રોમન જેવા સાદા ફોન્ટનો ઉપયોગ કર્યો હોય ત્યારે જ કરશો. એ સિવાયના કોઈ ફોન્ટનો ઉપયોગ કર્યો હશે અને તે ડોક્યુમેન્ટમાં એમ્બેડ નહીં થાય તો સામેની વ્યક્તિને ડોક્યુમેન્ટ જોવામાં મુશ્કેલી પડશે.
