એક્સેલમાં એન્ટ્રી ને એનાલિસિસ, બંને બને છે વધુ સ્માર્ટ!
સમયની સાથે ચાલતાં, એક્સેલમાં એવાં ફીચર્સ ઉમેરાયાં છે, જે નાના-મોટા બિઝનેસ માટે વરદાન બની શકે છે. વિદ્યાર્થીઓએ ભાવિ ઇન્ટરવ્યૂની તૈયારી માટે આ ફીચર્સ સમજવાં બહુ જરૂરી છે.
દિવાળીના દિવસે ચોપડાપૂજનમાં અને લાભ પાંચમે મુહૂર્ત કરવામાં હવે ઘણી જગ્યાએ અસલ, લાલ રંગના દોરીવાળા ચોપડાનું સ્થાન લેપટોપે લઈ લીધું છે, તો નવા વર્ષમાં લાભની ગણતરી જેમાં કરવાની છે એ એક્સેલ જમાનાથી પાછળ રહી જાય એ તો કેમ ચાલે?
વર્ષોથી, ઓફિસીઝમાં અનેક પ્રકારની ગણતરી માટે એક્સેલનું એકચક્રી શાસન છે. એક્સેલ એવો પ્રોગ્રામ છે જેમાં આપણે જેટલું શીખીએ એટલું ઓછું જ પડે. છતાં,
આમ જુઓ તો એક્સેલ એટલે વાત માત્ર આટલી જ : ક્રમબદ્ધ રો અને કોલમમાં જુદા જુદા સેલમાં પથરાયેલો ડેટા અને બધા સેલને એકમેક સાથે સાંકળીને પાર વગરની ગણતરીઓ કરવાની ગજબની ક્ષમતા!
આપણને સવાલ થાય કે આટલું તો એક્સેલમાં વર્ષોથી છે, હવે આગળ શું?
માઇક્રોસોફ્ટના મૂળ ભારતીય સીઇઓ સત્ય નાડેલાના સમયમાં નવા કલેવર મેળવનાર માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીનો જવાબ છે : આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ (એઆઇ).
એપલ, ગૂગલ, ફેસબુક વગેરે દરેક એઆઇની વાત કરતા હોય તો માઇક્રોસોફ્ટ કેમ પાછળ રહે?
જો તમે માઇક્રોસોફ્ટની ઓફિસ ૩૬૫ સર્વિસનો ઉપયોગ કરતા હો તો ટૂંક સમયમાં એક્સેલમાં અને પછી અન્ય પ્રોગ્રામ્સમાં પણ એઆઇ આધારિત જુદાં જુદાં ફીચરનો લાભ લેતા થઈ જશો. ઓલરેડી જબરજસ્ત પાવરફૂલ એક્સેલમાં હજી કેવી ખૂબીઓ ઉમેરાશે એ અત્યારે જાણી લઈએ.
આગળ શું વાંચશો
- આઇડિયાઝઃ ઓટોમેટિક એનાલિસિસ કરી આપતું ફીચર
- ન્યૂ ડેટા ટાઇપ્સછ એક્સેલનો પાવર વિસ્તારતું ફીચર
- ઇન્સર્ટ ડેટા ફ્રોમ પિક્ચર
- ડાયનેમિક એરે
આઇડિયાઝ: ઓટોમેટિક એનાલિસિસ કરી આપતું ફીચર
એક્સેલનો મૂળ હેતુ બિઝનેસ સંબંધિત ડેટાનું એનાલિસિસ કરીને તેમાંથી ઇનસાઇટ્સ મેળવવાનો છે. એટલે કે આખા ભારતમાં પોતાની પ્રોડક્ટ્સનું વેચાણ કરતા કોઈ બિઝનેસની દૃષ્ટિએ વિચારીએ તો, આ કંપનીના સેલ્સમેન રોજેરોજ જે કંઈ વેચાણ કરે તેનો ડેટા એક્સેલમાં ફીડ કરવામાં આવે અને પછી તેમાંથી કયા રાજ્યમાં, કઈ પ્રોડક્ટ, કયા સેલ્સમેન વધુ વેચે છે કે વેચી શકતા નથી તેનો તાગ મેળવવામાં આવે છે.
કંપની જેમ મોટી તેમ તેનો સેલ્સ ડેટા પણ મોટો. આવા ડેટાનું વિશ્લેષણ એથી પણ વધુ મુશ્કેલ. આ અંકમાં જેની વિગતવાર વાત કરી છે તે એક્સેલની પિવોટ ટેબલ સુવિધા આ કામ સહેલું બનાવવા માટે જ છે.
એઆઇ આધારિત નવું ‘આઇડિયાઝ’ ફીચર, ડેટાના આધારે પિવોટ ટેબલ કે ચાર્ટ તૈયાર કરવાની આ વાતને ઘણી ઓટોમેટિક બનાવી દેશે. અત્યારે આપણે એક્સેલમાં ડેટા એન્ટર કરીને તેને આધારે પિવોટ ટેબલ, ચાર્ટ વગેરે રીતે, જાતે તેનું એનાલિસિસ કરવું પડે છે.
એ ખાસ નોંધવા જેવું છે કે ધીમે ધીમે એક્સેલની મજબૂત હરીફ બની રહેલી, ઓનલાઇન ગૂગલ સ્પ્રેડશીટ સર્વિસમાં હવે પિવોટ ટેબલ ઉમેરાઈ ગયાં છે અને તેમાં સિસ્ટમ પોતે, તમને કેવાં પિવોટ ટેબલ્સ કામ લાગશે એ સૂચવે છે.
એ જ રીતે, એક્સેલનું આઇડિયા ફીચર, આપણો ડેટા ‘સૂંઘી’ને તેને આધારે ફટાફટ, જાતે જ વિવિધ ટ્રેન્ડ્સ, પેટર્ન્સ વગેરે ઓળખી લેશે અને તેને આધારિત ટેબલ્સ, ચાર્ટ વગેરે બનાવી આપશે, પરિણામે આપણે ઘણી વધુ ઝડપથી રિપોર્ટ્સ કે પ્રેઝન્ટેશન્સ બનાવી શકીશું.
ન્યૂ ડેટા ટાઇપ્સ: એક્સેલનો પાવર વિસ્તારનું ફીચર
આ નવી ખૂબી સમજવા માટે આપણે પહેલાં તો એ સમજવું પડે કે એક્સેલમાં ‘ડેટા ટાઇપ્સ’ શું છે.
એક્સેલમાં મૂળભૂત રીતે ત્રણ પ્રકારનો ડેટા એન્ટર કરી શકાય :
- લેબલ, એટલે કે ટેક્સ્ટ.
સેલમાં વ્યક્તિ, દેશ, રાજ્ય, મહિના, શાળા, વિદ્યાર્થી વગેરેનાં નામ કે અન્ય માહિતી શબ્દોમાં લખીએ તે એક પ્રકારનો ડેટા ટાઇપ થયો. - વેલ્યુ, એટલે કે આંકડા.
એક્સેલમાં સામાન્ય રીતે કોઈ પણ આંકડા કે તારીખ લખવામાં આવે તે બીજા પ્રકારનો ડેટા ટાઇપ થયો. - ફોર્મ્પ્યુલા
એક્સેલના અલગ અલગ સેલમાં જે લેબલ્સ અને વેલ્યુસ એન્ટર કરવામાં આવી હોય તેને જુદી ફોર્મ્યુલાથી સાંકળીને પાર વગરની ગણતરીઓ થઈ શકે છે. આ ફોર્મ્યુલા પણ એક્સેલના સેલમાં એક ડેટા ટાઇપ તરીકે એન્ટર થાય છે
ઓકે, તો હવે એક્સેલમાં ઉમેરાઈ રહેલા નવા ફીચરની મૂળ વાત પર પાછા ફરીએ તો, વર્ષોથી એક્સેલમાં આ ત્રણ જ પ્રકારના ડેટા ટાઇપ હતા, પણ હવે એક્સેલમાં બે નવા ડેટા ટાઇપ ઉમેરાઇ રહ્યા છે.
- સ્ટોક્સ
- જ્યોગ્રાફી
હવે મજા જોજો. આ બંને પ્રકારનો ડેટા જ્યારે એક્સેલની સ્પ્રેડશીટમાં સેલમાં એન્ટર કરવામાં આવશે ત્યારે તે, તેને સંબંધિત ઓનલાઇન ડેટા સાથે કનેક્ટેડ થશે!
એટલે કે કોઈ કોલમમાં જુદી જુદાં કંપનીનાં શેરબજારમાં લિસ્ટેડ નામ એન્ટર કરવામાં આવે અને તેને સ્ટોક્સ ડેટા ટાઇપ બનાવવામાં આવે, તો તે કંપનીના વર્તમાન શેરભાવ અને ભાવફેર ઓનલાઇન ડેટાબેઝમાંથી આપણી સ્પ્રેડશીટમાં આવી જશે!
એ જ રીતે, કોઈ પણ દેશ, રાજ્ય કે શહેરનાં નામ એક્સેલમાં એન્ટર કરીને તેને જ્યોગ્રાફી ડેટા ટાઇપ તરીકે ઓળખવામાં આવે, તો એક્સેલની સ્પ્રેડશીટ એ દેશ-રાજ્ય-શહેર સંબંધિત ઓનલાઇન ડેટા સાથે કનેક્ટ થઈને તેની વસતિ, વિસ્તાર, ઇઁધણના ભાવ વગેરે અનેક પ્રકારનો ડેટા શોધી શકે છે. તમે જે ડેટા તમારી સ્પ્રેડશીટમાં ઉમેરવા માગતો હો તેને સિલેક્ટ કરી લો એટલે કામ પત્યું!
ઇન્સર્ટ ડેટા ફ્રોમ પિક્ચર
આખી દુનિયા જે દિશામાં આગળ વધી રહી છે એ સુવિધા હવે એક્સેલમાં પણ ઉમેરાઈ રહી છે – ઇમેજ રેકગ્નિશન ટેક્નોલોજી!
સાયબરસફરમાં અગાઉ આપણે વાત કરી ગયા છીએ કે ગૂગલની લેન્સ નામની સર્વિસની મદદથી આપણે કોઈ પણ બાબતનો ફોટોગ્રાફ લઈને તેને સંબંધિત વધુ માહિતી મેળવી શકીએ છીએ. એ રીતે, લખાણનો ફોટોગ્રાફ લઈને તેને એડિટ કરી શકાય એવી ડિજિટલ ટેક્સ્ટમાં ફેરવી શકાય છે. એ જ સુવિધા હવે એક્સેલમાં પણ મળશે.
બોસ તમને હાથે લખેલાં કે પ્રિન્ટેડ ટેબલ્સ આપે છે, જેની તમારે એક્સેલમાં નવેસરથી એન્ટ્રી કરવી પડે છે? ઘણા સ્ટુડન્ટે બુક્સમાંથી પાર વગરના આંકડા ધરાવતાં ટેબલ્સની એક્સેલમાં કોપી કરવાની મજૂરી કરવી પડતી હોય છે.
નવા એક્સેલમાં ઇમેજ રેકગ્નિશનથી, આ મજૂરી નહીં રહે, પ્રિન્ટની ઇમેજ લો અને તે ડેટા, એડિટેબલ એક્સેલ ટેબલમાં ફેરવાઈ જશે!
ડાયનેમિક એરે
આ નવું ફીચર સમજવા તમારે પોતે એક્સેલના પાવરયૂઝર હોવું જરૂરી છે.
ટૂંકમાં એવું કહી શકાય કે અત્યારે જટિલ ગણતરીઓ કરવા માટે તમારે ઘણી બધી ફોર્મ્યુલા બનાવવી પડતી હોય તો આ નવા ફીચરથી, ફક્ત એક સાદી ફોર્મ્યુલા બનાવતાં, તેને સંબંધિત બીજી ઘણી વેલ્યુ આપોઆપ મેળવી શકાશે.
એક્સેલ ન જાણતા હો, તો આજથી જ હાથ અજમાવવા માંડો, એના વિના નહીં ચાલે! એક્સેલ તમને સમજવામાં મુશ્કેલ લાગે તો ગૂગલ ડ્રાઇવમાં, સ્પ્રેડશીટ્સનો ઉપયોગ શરૂ કરી જુઓ. તેમાં એક્સેલ કરતાં ઘણી ઓછી સુવિધાઓ છે, પણ એટલે જ સમજવામાં સરળ છે!