લેખકઃ ઉર્વીશ પંચોલી, ડિરેક્ટર, ઇન્ફોટેક ડિજિમીડિયા એન્ડ કન્સલ્ટન્સી પ્રા. લિ., urvish@idacpl.com, ફોન: ૮૧૫૩૯ ૯૯૯૯૦

આઇટી રીટર્ન ફાઇલ કરવાનું હોય કે ઓનલાઇન ટેન્ડર ભરવાનું હોય, ડોક્યુમેન્ટ પર ડિજિટલ સિગ્નેચર હવે ફરજિયાત થવા લાગી છે. આ નવા પ્રકારના હસ્તાક્ષર વિશે જાણવા જેવી બાબતો.

હમણાં ગયેલા માર્ચ મહિનામાં તમે મોડે મોડથી જાગીને તમારું ઇન્કમ ટેક્સ રીટર્ન ભર્યું હશે કે પૂરા થયેલા નાણાકીય વર્ષ માટેનું ઇન્કમ ટેક્સ રીટર્ન હવે ભરશો ત્યારે તમારા ચાર્ટર્ડ એકાઉન્ટન્ટ સાથેની વાતચીતમાં કદાચ એક વાતે તમને વધુ જાણવાની જિજ્ઞાસા થઈ હશે – એ મુદ્દો છે ડિજિટલ સિગ્નેચરનો.

આપણા દેશમાં ઇન્કમ ટેક્સના નવા કાયદા મુજબ અમુક ચોક્કસ વર્ગમાં આવતા તમામ વ્યક્તિઓ, પ્રોફેશનલ્સ કે બિઝનેસ જૂથોએ ઇન્કમ ટેક્સ રીટર્ન, ડિજિટલ સિગ્નેચર સાથે ઓનલાઇન ફાઇલ કરવું પડે છે. તમે એ વર્ગમાં ન આવતા હોય તો પણ તમે રીટર્ન પર ડિજિટલ સિગ્નેચર કરીને રીટર્ન ફાઈલ કરવાની પ્રક્રિયાને વધુ સરળ અને સલામત બનાવી શકો છો.

તમારો પોતાનો બિઝનેસ હોય અને તમે ઓનલાઇન ટેન્ડર ભરતા હો તો તેમાં પણ ઘણા સંજોગમાં પોતાના ટેન્ડર પર ડિજિટલ સિગ્નેચર કરવી હવે ફરજિયાત બની ગઈ છે. ભારતમાં ઇન્ફર્મેશન એક્ટ, ૨૦૦૦ મુજબ, અદાલતમાં પણ ડિજિટલ સિગ્નેચર માન્ય ગણાય છે.

ઘણા લોકો ડિજિટલ સિગ્નેચર એટલે તેમણે કાગળ પર કરેલી સહીનો ફોટોગ્રાફ કે સ્કેન કરેલી ઇમેજ માનવાની ભૂલ કરતા હોય છે. વાસ્તવમાં ડિજિટલ સિગ્નેચર તેનાથી બિલકુલ અલગ છે અને તેને આપણી કાગળ પરની કાયમી સહી સાથે કોઈ લેવાદેવા જ નથી!

આ ડિજિટલ સિગ્નેચર ખરેખર શું છે એ મુદ્દાસર જાણીએ.

આગળ શું વાંચશો?

• ડિજિટલ સિગ્નેચર શું છે?
• ડિજિટલ સિગ્નેચરનો ક્યાં ક્યાં ઉપયોગ કરી શકાય છે?
• ડિજિટલ સિગ્નેચર કેવી રીતે કામ કરે છે?
• ડિજિટલ સિગ્નેચર કેવી રીતે મેળવી શકાય?
• ડિજિટલ આઇડી શું છે?
• ડિજિટલ આઇડી ટોકન શું છે?
• ડિજિટલ સિગ્નેચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય?
• ડિજિટલ સિગ્નેચર કેવી રીતે કામ કરે છે?

ડિજિટલ સિગ્નેચર શું છે?

જેમ આપણે કોઈ પણ કાગળ પરના લખાણ નીચે પોતાના હસ્તાક્ષર કરીને એ લખાણ આપણે પોતે સમજી વિચારીને પ્રસ્તુત કર્યું હોવાની મહોર મારીએ છીએ, એ જ રીતે કોઈ પણ ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ પર આપણી ડિજિટલ સિગ્નેચર કરીને આપણે એ ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ મેળવનારી સામેની પાર્ટીને એવી ખાતરી આપી શકીએ છીએ કે આ ડોક્યુમેન્ટ આપણે પોતે જ મોકલ્યું છે અને એ ડોક્યુમેન્ટમાં આપણે મોકલ્યા પછી કોઈ ફેરફાર થયો નથી.

ટૂંકમાં ડિજિટલ સિગ્નેચર, એ ઈન્ટરનેટના માધ્યમથી મોકલવામાં આવેલા ડોક્યુમેન્ટને મોકલનાર વ્યક્તિની ઓળખ સ્થાપિત કરવાની તથા તેમાં કોઈ ફેરફાર થયો નથી એવી ખાતરી આપવાની, ટેક્નોલોજા આધારિત એક પ્રક્રિયા છે.

આમ તો આપણે કોઈ પણ વેબ સર્વિસ પર એકાઉન્ટ ખોલાવતી વખતે શરતો અને નિયમો સ્વીકારવા માટે ‘આઇ એગ્રી’ કે ‘એક્સેપ્ટ’ બટન પર ક્લિક કરીએ છીએ, એ પણ એક પ્રકારની ઇલેક્ટ્રોનિક સહી જ થઈ, પણ ડિજિટલ સિગ્નેચર તેનાથી ઘણી વધુ એડવાન્સ્ડ ટેક્નોલોજી છે અને ઘણા દેશોમાં તેને કાયદેસરની માન્યતા છે, જેમાં ભારત પણ એક છે.

ડિજિટલ સિગ્નેચરનો ક્યાં ક્યાં ઉપયોગ કરી શકાય છે?

આગળ કહ્યું તેમ ઇન્કમ ટેક્સ રીટર્ન ફાઈલ કરતી વખતે તેમાં આપણી કે આપણા ચાર્ટર્ડ એકાઉન્ટન્ટની ડિજિટલ સિગ્નેચર મૂકવામાં આવે છે. એ ઉપરાંત, ભારત સરકારની મિનિસ્ટરી ઓફ કોર્પોરેટ અફેર્સ અને રજિસ્ટ્રાર ઓફ કંપનીઝ સાથેના ઇલેકટ્રોનિક વ્યવહારોમાં, ઈ-ટેન્ડર ભરતી વખતે, વિદેશની કંપનીઓ સાથે વેપાર કરતી વખતે તથા એમ્પલોઈ પ્રોવિડન્ટ ફંડમાં રકમ ઉપાડવાનો દાવો કરતી વખતે પણ ડિજિટલ સિગ્નેચર ઉપયોગી થઈ શકે છે. આમાંથી અમુક કિસ્સાઓમાં ડિજિટલ સિગ્નેચરનો ઉપયોગ ફરજિયાત હોય છે.

ડિજિટલ સિગ્નેચર કેવી રીતે કામ કરે છે?

આ થોડી જટીલ પ્રક્રિયા છે અને આ લેખ સાથેના ફ્લો ચાર્ટની મદદથી તેને સરળતાથી સમજી શકાશે. સાદી વાત એટલી કે ડિજિટલ પ્રાઇવેટ અને પબ્લિક એમ બે પ્રકારની કી-ચાવીની મદદથ ચાલતી વ્યવસ્થા છે. આપણે કોઈ ડોક્યુમેન્ટ પર ડિજિટલ સાઇન કરી ત્યારે તેમાં આપણી પ્રાઇવેટ કી ઉમેરાય. સામેની વ્યક્તિ એ કીને, આપણી જ પબ્લિક કી સાથે સરખાવી જુએ, જો બંને મેચ થાય તો આપણી ઓળખ અને ડોક્યુમેન્ટની ખરાઈ સાબિત થાય!

ડિજિટલ સિગ્નેચર કેવી રીતે મેળવી શકાય?

આપણે આપણા કોઈ પણ ડોક્યુમેન્ટ પર ડિજિટલ સિગ્નેચર કરવી હોય તો એ માટે આપણે પહેલાં ડિજિટલ સિગ્નેચર સર્ટિફિકેટ મેળવવું પડે. ભારતમાં આ પ્રક્રિયા ભારત સરકારની ક્ધટ્રોલર ઓફ સર્ટિફાઇંગ ઓથોરિટી (સીસીએ) (http://www.cca.gov.in/cca/) દ્વારા નિયંત્રિત કરવામાં આવે છે. આ ઓથોરિટી વિવિધ કંપનીઓને ડિજિટલ સિગ્નેચર સર્ટિફિકેટ આપનારી સર્ટિફાઈંગ ઓથોરિટી (સીએ) તરીકે લાઇસન્સ આપે છે. આપણે આવી કંપની પાસેથી આપણી ઓળખ સાબિત કરતા દસ્તાવેજો આપીને ડિજિટલ સિગ્નેચર સર્ટિફિકેટ ખરીદી શકીએ છીએ.

જુદા જુદા ઉપયોગ માટે તથા વ્યક્તિ, બિઝનેસ વગેરે માટે અલગ અલગ પ્રકારનાં ડિજિટલ સિગ્નેચર સર્ટિફિકેટ હોય છે. ભારતમાં સેફસ્ક્રીપ્ટ સીએ (www.safescrypt.com), એનકોડ સોલ્યુશન્સ સીએ (www.ncodesolutions.com), ઇ-મુદ્રા સીએ (www.e-Mudhra.com) અને કેપ્રિકોર્ન સીએ (www.certificate.digital) જેવી કંપની પાસેથી ડિજિટલ સિગ્નેચર સર્ટિફિકેટ ખરીદી શકાય છે.

ડિજિટલ આઇડી શું છે?

આપણને ડિજિટલ સિગ્નેચર સર્ટિફિકેટ મળી જાય એ સાથે આપણું એક ડિજિટલ આઇડી ક્રિએટ થાય છે. આ ડિજિટલ આઇડીમાં સામાન્ય રીતે નીચેની બાબતોનો સમાવેશ થતો હોય છે.

• ડિજિ. સર્ટિ. ધરાવનારનું નામ અને  ઈ-મેઇલ
• માલિકની પબ્લિક કી
• પબ્લિક કીની મુદત પૂરી થવાની તારીખ
• ડિજિટલ આઇડી આપનાર કંપનીનું નામ
• ડિજિટલ આઇડીનો સિરિયલ નંબર
• આઇડી ઈસ્યુ કરનારની ડિજિટલ સિગ્નેચર

ડિજિટલ આઇડી ટોકન શું છે?

આપણે અલગ અલગ કમ્પ્યુટર પરથી જુદા જુદા ડોક્યુમેન્ટમાં ડિજિટલ સિગ્નેચર મૂકવાની થતી હોય તો તેમાં આપણી ઓળખ સાબિત કરવા માટે ડિજિટલ સિગ્નેચરની સાથોસાથ એક યુએસબી પેન ડ્રાઈવ જેવું ડિજિટલ આઇડી ટોકન ખરીદવાનું રહે છે. જેમ કેટલાક કમ્પ્યુટર સોફ્ટવેર કમ્પ્યુટરમાં તેનું ડોંગલ નાખ્યા વિના ચલાવી શકાતા નથી એજરીતે આ યુએસબી ટોકન વિના આપણે પીડીએફ ફાઈલમાં પોતાની ડિજિટલ સિગ્નેચર મુકા શકતાં નથી.

ડિજિટલ સિગ્નેચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય?

જ્યારે આપણે કોઈ દસ્તાવેજ જેમ કે ઇન્કમ ટેક્સ રીટર્ન કે ટેન્ડરની પીડીએફ ફાઈલ પર આપણી ડિજિટલ સિગ્નેચર મૂકવાની હોય ત્યારે એ પીડીએફ ફાઈલ ઓપન કરી તેમાં સહીની જગ્યાએ ઇન્સર્ટ ડિજિટલ સિગ્નેચરનો કમાન્ડ આપવાનો રહે છે. જો આપણે કમ્પ્યુટરમાં યુએસબી ટોકન નાખેલું હોય તો તેમાંનો પ્રોગ્રામ એક્ટિવેટ થાય છે અને આપણો પાસવર્ડ પૂછવામાં આવે છે.

પાસવર્ડ આપવાથી આપણી ઓળખ સાબિત થાય છે અને પીડીએફ ડોક્યુમેન્ટમાં આપણી ડિજિટલ સિગ્નેચર, ઉમેરાઈ જાય છે અને ડોક્યુમેન્ટ એન્ક્રીપ્ટ થાય છે, એટલે કે આપણે જેને એ ડોક્યુમેન્ટ મોકલી રહ્યા હોઈએ તેના સિવાય, વચ્ચે કોઈ આ ડોક્યુમેન્ટ વાંચી શકતું નથી.

આપણે સામેની વ્યક્તિને એ પીડીએફ ફાઈલ ઓનલાઈન મોકલીએ ત્યારે એ વ્યક્તિ આપણી ડિજિટલ ઓળખની ખરાઈ કરવા માટે ડિજિટલ સિગ્નેચર પર ડબલ ક્લિક કરે ત્યારે આપણી ડિજિટલ સિગ્નેચરમાંની પ્રાઈવેટ કીનો ડિજિટલ સિગ્નેચરના ડેટાબેઝમાંની આપણી પબ્લિક કી સાથે તાળો મેળવવામાં આવે છે.

જો આપણી પ્રાઈવેટ કી અને પબ્લિક કી નો તાળો મળી જાય તો ડોક્યુમેન્ટ મેળવનારને ખાતરી થાય છે કે આ ડોક્યુમેન્ટ ખરેખર આપણે મોકલ્યુ છે અને તેમાં વચ્ચે કોઈ ફેરફાર થયો નથી. એ સાથે ડોક્યુમેન્ટ ડીક્રિપ્ટ થાય છે અને એ વ્યક્તિ ડોક્યુમેન્ટ વાંચી શકે છે.

મોટા ભાગે ડિજિટલ સિગ્નેચરની મુદત એક-બે વર્ષની હોય છે અને મુદત પૂરી થયા પછી આપણે તેને રીન્યુ કરાવવી પડે છે. લાંબા ગાળાના કોન્ટ્રેક્ટ પર ડિજિટલ ટાઇમ-સ્ટેમ્પ ઉમેરવાની પણ સુવિધા હોય છે, જેથી આપણે પોતાની ડિજિટર સિગ્નેચર રીન્યુ ન કરાવીએ તો પણ, એ ડોક્યુમેન્ટ માટે આપણી જવાબદારી માન્ય રહે છે.

ડિજિટલ સિગ્નેચર કેવી રીતે કામ કરે છે?