જો તમે હજી પણ જીમેઇલનો પીસી અને સ્માર્ટફોન બંનેમાં ખાસ્સો ઉપયોગ કરતા હો, તો તેમાં સર્ચ કરવાની અને મેઇલ્સ મેનેજ કરવાની કેટલીક રીતો જાણી લેવા જેવી છે.
વોટ્સએપ જેવી ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ એપ્સની આંધીમાં ઈ-મેઇલનો ઉપયોગ ધીમે ધીમે ઓછો થવા લાગ્યો છે. અલબત્ત, તમારો હજી ઈ-મેઇલ સાથે કેવોક પનારો છે તેનો બધો આધાર આજની નવી સ્માર્ટ ટેક્નોલોજીનો તમે કેટલો ઉપયોગ કરો છો તેના પર છે.
જો તમે ફક્ત યૂઝર હશો તો સ્માર્ટફોનમાં વોટ્સએપ, યુટ્યૂબ વગેરેથી તમારું કામ ચાલી જતું હશે, પણ જો તમે સીરિયસ યૂઝર હશો તો હજી પણ તમારે જીમેઇલ જેવા ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામની ખાસ્સી જરૂર પડતી હશે! એમાંય જો સ્માર્ટ યૂઝર હશો તો તો પીસી અને સ્માર્ટફોન બંનેમાં તમે જીમેઇલનો કસ કાઢતા હશો!
જો તમે આ કેટેગરીમાં આવતા હશો તો કદાચ જીમેઇલના નવા અવતાર સમાન ઇનબોક્સનો પણ ઉપયોગ કરી જોયો હશે. જીમેઇલમાં ધરમૂળથી ફેરફાર લાવતી આ સર્વિસ વિશે આણે જાન્યુઆરી ૨૦૧૫માં વિગતવાર વાત કરી ગયા છીએ. ઈ-મેઇલને બિલકુલ નવું સ્વરૂપ આપવાનો ગૂગલનો એ પ્રયાસ ઘણાં સ્માર્ટ ફીચર્સ હોવા છતાં ખાસ સફળ થયો નથી. મુખ્ય કારણ એ છે કે આ સર્વિસ જીમેઇલથી એટલી બધી જુદી છે કે તેની આદત પડવી મુશ્કેલ છે.
તેની સરખામણીમાં, આપણા જૂના ને જાણીતા જીમેઇલમાં પણ પીસી અને સ્માર્ટફોનની એપ, બંને વર્ઝનમાં – એવી ઘણી ખૂબીઓ છે, જેનો આપણે પૂરતો ઉપયોગ કરતા નથી.
જેમ કે સર્ચ ઓપરેટર્સનો ઉપયોગ. ગૂગલ સર્ચમાં આપણે વિવિધ ઓપરેટર્સ અજમાવીને વધુ ધારદાર પરિણામો મેળવી શકીએ છીએ એ જ રીતે, જીમેઇલના સર્ચ બોક્સમાં સર્ચ ઓપરેટર્સથી ધાર્યાં કામ કાઢી શકીએ છીએ.
સામાન્ય રીતે ઓફિસમાં માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલૂક (એ પણ જોરદાર રીતે ફીચર-રીચ પ્રોગ્રામ!)નો ઉપયોગ કરતા લોકોને જીમેઇલમાં ઘણું ખૂટતું હોય એવું લાગતું હોય છે. જેમ કે આપણે જે મેઇલ્સ હજી વાંચ્યા ન હોય એ બધા અનરેડ મેસેજીસને ફિલ્ટર કરવાની આઉટલૂકમાં સરસ સુવિધા છે, પણ જીમેઇલમાં એવું કોઈ બટન નથી. આઉટલૂક અને જીમેઇલ બંનેમાં આવા ઘણા દેખીતા ફેરફાર આપણને લાગે, પણ જીમેઇલમાં જે કંઈક ખૂટતું લાગે છે એ બધું જ આ સર્ચ ઓપરેટર્સ પૂરું કરી આપે છે.
જાણી લો જીમેઇલમાંના આવા સર્ચ ઓપરેટર્સ અને બીજી કેટલીક ખૂબીઓ, જેનો તમે સ્માર્ટફોનની એપ અને પીસી લગભગ બંનેમાં ઉપયોગ કરી શકો છો.
આગળ શું વાંચશો?
- સ્માર્ટફોનમાં જીમેઇલ એપની આ ટ્રિક્સ પણ જાણી લો…
- જીમેઇલમાં અનરેડ ઈ-મેઇલ્સ ફિલ્ટર કરવા હોય તો is:unread લખીને સર્ચ કરો. આ ઓપરેટર પીસી અને સ્માર્ટફોનની એપ બંનેમાં કામ લાગશે.
- is:unreadની જેમ, is:read, is:starred, is:important વગેરે કંઈ પણ લખીને તમે તમારા મેઇલ્સને ફિલ્ટર કરી શકો છો. અલબત્ત, એ માટે મેઇલને સ્ટાર કે ઇમ્પોર્ટન્ટ તરીકે માર્ક કરવાની તમને ટેવ હોવી જોઈએ.
- આ ઓપરેટર પછી ચોક્કસ શબ્દ લખીને તમે તેને વધુ ફોકસ્ડ પણ બનાવી શકો છો, જેમ કે is:unread bank અથવા is:unread from: xyz@gmail.com (તમારા કોઈ ચોક્કસ કોન્ટેક્ટનું ઈ-મેઇલ એડ્રેસ) વગેરે લખીને પણ સર્ચ કરી શકાય છે.
- એ સિવાય, from:name, to:name, cc:name વગેરે લખીને મેઇલ્સ ફિલ્ટર કરી શકાય. after:yyyy/mm/dd, before:yyyy/mm/dd વગેરે લખીને તારીખ મુજબ મેઇલ્સ ફિલ્ટર કરી શકાય.
આ સિવાય એપમાં આંગળીના ઇશારે આપણે જીમેઇલ પાસેથી ઘણું કામ લઈ શકીએ છીએ. આ સ્માર્ટ રીતો એક વાર જાણી લેશો તો તમારા બોસની આંખો ચાર થઈ જાય એ રીતે ફોનમાં તમે જીમેઇલનો ઉપયોગ કરી શકો છો!
જીમેઇલમાં આપણે પોતાના મેઇલ્સને જે રીતે ફિલ્ટર કરવા માગતા હોઈએ એ રીતે ફિલ્ટર કરી શકીએ છીએ.
એ માટેના બધા કમાન્ડ ગોખવાની કોઈ જરૂર નથી. ફક્ત તદ્દન કોમન સેન્સ ચલાવીને આપણે સર્ચ ઓપરેટર્સનો લાભ લઈ શકીએ છીએ.
આ ઓપરેટર્સનો તમે જેમ વધુ ઉપયોગ કરશો તેમ, જીમેઇલ એ યાદ રાખી લેશે. છી સર્ચ બોક્સમાં કર્સર મૂકતાંની સાથે જીમેઇલ તમને તમારા ફેવરિટ સર્ચ ઓપરેટર સૂચવશે, એટલે તમારે વારંવાર તેને ટાઇપ કરવા પડશે નહીં.
સ્માર્ટફોનમાં જીમેઇલ એપની આ ટ્રિક્સ પણ જાણી લો…
- બિનજરૂરી મેઇલ્સ ડિલીટ કરવા છે? ઇનબોક્સમાં ઈ-મેઇલ્સનું લિસ્ટ દેખાઈ રહ્યું હોય ત્યારે દરેક ઈ-મેઇલ પહેલાંનાં રંગબેરંગી વર્તુળ ક્લિક કરીને તમે ફટાફટ મેઇલ્સ સિલેક્ટ કરી શકો છો. અથવા, એક પછી એક મેઇલને જરા લાંબા સમય પ્રેસ કરીને સિલેક્ટ કરી શકાય, અલબત્ત એ લાંબો રસ્તો છે. એ પછી, મથાળે મળતા વિકલ્પો અનુસાર, સિલેક્ટેડ મેઇલ્સને આર્કાઇવ (સિસ્ટમમાં અંદર મોકલી દેવા), ડિલીટ અથવા રેડ કે અનરેડ માર્ક કરી શકશો.
- આ રંગીન વર્તુળો તમે સેટિંગ્સમાં જઈને દૂર કરી શકો છો (જીમેઇલ એપના સેટિંગ્સમાં, જનરલ સેટિંગ્સ અને તેમાં “સેન્ડર ઇમેજ અનચેક કરી દો). તેનો ફાયદો એ થશે કે તમને દરેક મેઇલમાંના લખાણનો થોડો પ્રીવ્યૂ પણ જોવા મળશે.
- તમે એક સાથે બે આંગળીનો ઉપયોગ કરીને બે-બે મેઇલ્સ પણ સિલેક્ટ કરી શકશો!
- તમારી જી-મેઇલ એપ સતત સિન્ક્ડ રહેતી હોય તો એ જ્યારે જ્યારે વાઇ-ફાઇ મળે ત્યારે ઈ-મેઇલ્સનાં એટેચમેન્ટ ડાઉનલોડ કરી લેતી હોય છે. જીમેઇલ એપના સેટિંગ્સમાં જઈને તમે આ બંધ કરી શકો છો, જેથી સ્માર્ટફોનમાં કારણ વગર ડેટાનો ભરાવો ન થાય. અલબત્ત, પછી જ્યારે એટેચમેન્ટ જોવાની જરૂર પડે ત્યારે વાઇ-ફાઇ ઉપલબ્ધ ન હોય તો તમારે ડેટા પ્લાન એક્ટિવેટ કરીને તે ફાઇલ ડાઉનલોડ કરવી પડશે.
- નકામા મેઇલ્સને પહેલી નજર પછી તરત ડિલીટ કરવા છે? ઉપરની રીત મુજબ, મેઇલના પ્રીવ્યૂ જોવાની સગવડ રાખો અને પછી, તેના પર નજર ફેરવી મેઇલને ડાબે કે જમણે ધકેલીને ડિલીટ કરો! બાય ડિફોલ્ટ, મેઇલ આ રીતે ડિલીટ થવાને બદલે આર્કાઇવ થાય એવું સેટિંગ હોય છે, પણ એપના સેટિંગ્સમાં, જનરલ સેટિંગ્સમાં જીમેઇલ ડિફોલ્ટ એક્શનને આર્કાઇવમાંથી બદલીને ડિલીટ કરી શકો છો.
- આવેલા મેઇલ્સ પર ફટાફટ નજર દોડાવવી છે? સામાન્ય રીતે આપણે એક મેઇલ ખોલી, બીજો મેઇલ જોવા માટે પહેલા મેઇલને બંધ કરીએ કે બેક જતા હોઈએ છે. પરંતુ એવી કોઈ જરૂર નથી. કોઈ પણ એક ઇ-મેઇલ ઓપન કરો અને ત્યાર પછી તેને આંગળીના લસરકે ડાબે કે જમણે ખસેડીને તે મેઇલ પછીના કે ત્યાર પહેલાંના મેઇલ એક પછી એક જોઈ શકાશે.
