તમારા ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટમાં રોજે રોજ પાર વગરના ઈ-મેઇલથી કંટાળો અનુભવો છો?
જો તમારા કામકાજમાં ઈ-મેઇલ એક મહત્વનો હિસ્સો હોય, અને જો તમે ઈ-મેઇલને તમારા અંકુશમાં રાખી શકો તો તમારી કાર્યક્ષમતામાં દેખીતો વધારો થઇ શકે છે. આપણા ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામના ઇનબોક્સમાં સેંકડો કે હજારોની સંખ્યામાં વાંચ્યા વગરના ઈ-મેઇલ જોવા મળે ત્યારે એ આંકડો જોઈને જ, મહત્વના ઈ-મેઇલ પર કામ કરવાનો આપણો ઉત્સાહ પણ ઓસરી જાય છે.
તેના બદલે ઇનબોક્સમાં જો ફક્ત મહત્વના ઈ-મેઇલ્સ જ જોવા મળે તો આપણને તેના પર કામ કરીને એ આઠ-દસ ઈ-મેઇલને પણ ધડાધડ પાર પાડીને ઇનબોક્ન ખાલીખમ કરી નાખવાનું જોમ ચઢે છે. તમે તમારા ઈ-મેઇલ્સ પર જરા શાંતિથી નજર ફેરવો તો સમજાશે કે બિનજરૂરી લાગતા મોટા ભાગના મેઇલ્સ આપણે પોતે નોંતરેલા હોય છે.
સામાન્ય રીતે આપણી જાણ કે ઇચ્છા બહાર આપણા પર જે ઈ-મેઇલ આવે તેને આપણો ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામ સ્પામ તરીકે ફિલ્ટર કરી લેતો હોય છે. ઈ-મેઇલ ફિલ્ટરની નજર ચૂકવીને ઇનબોક્સ સુધી જે ઈ-મેઇલ પહોંચે તે મોટા ભાગે આપણી મંજૂરીને કારણે જ ત્યાં સુધી પહોંચતો હોય છે.
જો આપણે આવી મંજૂરી આપવાનું જ ઓછું કરીએ અને ભૂતકાળમાં આપેલી મંજૂરી રદ કરીએ તો ઇનબોક્સમાં આવતા બિનજરૂરી ઈ-મેઇલ્સનું પ્રમાણ આપોઆપ ઘટી જાય.
આગળ શું વાંચશો?
- બિનજરૂરી ઈ-મેઇલ્સ કેવી રીતે આપણી મંજૂરી મેળવે છે?
- ભૂલથી મંજૂરી અપાઈ જાય તો?
બિનજરૂરી ઈ-મેઇલ્સ કેવી રીતે આપણી મંજૂરી મેળવે છે?
તમે ઓનલાઇન કંઈ પણ ખરીદો કે કોઈ સાઇટ પરથી કશું પણ ફ્રી કે પેઇડ ડાઉનલોડ કરો ત્યારે એ સાઇટ મોટા ભાગે તમને હળવેકથી પૂછે છે કે અમે તમને અમારી પ્રોડક્ટ કે સર્વિસ વિશે વધુ માહિતી મોકલીએ? ઘણી કંપની આપણી ‘સગવડ’ ખાતર આવી મંજૂરી આપતી ટીક પણ પહેલેથી કરી રાખતી હોય છે!
એ સમયે આપણે સજાગ બનીને એ ટીક દૂર ન કરીએ અને ‘યસ’ પર ક્લિક કરી દઈએ તો પછી કાયમ માટે એ કંપનીના ઈ-મેઇલ્સનો આપણા પર મારો શરૂ થઇ જાય છે. બધી કંપની આવી મંજૂરી માંગતી વખતે સ્પષ્ટતાપૂર્વક કહેતી નથી કે કઈ ફ્રિકવન્સીથી આપણને ઈ-મેઇલ મોકલશે. ઘણી વાર આવી મંજૂરી પેજના કોઈ ખૂણે ખાંચરે છૂપાવીને આપણી નજરથી દૂર રાખવાનો પણ પ્રયાસ કરવામાં આવે છે.
સામાન્ય રીતે જે કંપની પ્રતિષ્ઠિત હોય એ આવી મંજૂરી માટે ડબલ ઓપ્ટ-ઇન કન્ફર્મેશન પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરતી હોય છે એટલે કે આપણે એ કંપનીના અપડેટ્સ મેળવવાની મંજૂરી આપીએ પછી એ કંપની આપણને ઈ-મેઇલ મોકલીને આપણે ખરેખર તેના અપડેટ્સ મેળવવા માગીએ છીએ તેવી ખાતરી મેળવે છે.
મોટા ભાગે, ઈ-મેઇલ દ્વારા ન્યૂઝલેટર મોકલતી કંપની આ પદ્ધતિને અનુસરતી હોય છે, પણ જ્યારે તમે કોઈ કંપની પાસેથી ખરીદી કરો ત્યારે લગભગ બધા કિસ્સામાં આવા ડબલ કન્ફર્મેશનને ટાળવામાં આવે છે.
મતલબ કે જો તમે ખરેખર એ કંપનીના અપડેટ્સ મેળવવા માગતા ન હો તો પહેલેથી મંજૂરી ન આપવાનો એક જ રસ્તો છે.
ઓનલાઇન શોપિંગ સિવાય, તમે ફેસબુક, ટવીટર વગેરે પર સક્રિય હો તો તેમાં તમારા મિત્રો કંઈ પણ પ્રવૃત્તિ કરશે તો તમારા પર નોટિફિકેશન ઈ-મેઇલ્સનો મારો થતો રહેશે. જે તે સોશિયલ સાઇટનાં સેટિંગ્સમાં જઈને આવાં નોટિફિકેશન્સ બંધ કરી શકાય છે.
તમારું ઇનબોક્સ ખાલી રહેશે.
ભૂલથી મંજૂરી અપાઈ જાય તો?
ધારો કે તમે કોઈ જાણીતી કંપનીની વેબસાઇટ પરથી ઓનલાઇન કશુંક ખરીદ્યું અને ત્યારે ‘કીપ મી અપડેટેડ’ના ચેકબોક્સમાંનું ટીક દૂર કરવાનું ભૂલી ગયા. હવે એ કંપની તરફથી નિયમિત ઈ-મેઇલ મળવાનું શરૂ થઈ જશે.
એ કંપની તમારા પર સ્પામ મોકલી રહી નથી કારણ કે તમે પોતે એને મંજૂરી આપી છે. જો તમે તેના મેઇલને સ્પામ તરીકે રીપોર્ટ કરશો તો તમે એ કંપનીને અન્યાય કર્યો ગણાશે. આવી સ્થિતિમાં એ કંપનીના ઈ-મેઇલને ઓપન કરીને તેમાં અનસબસ્ક્રાઇબની લિંક શોધીને તેને અનસબસ્ક્રાઇબ કરી દો તે સૌથી વધુ સારું રહેશે.
આવી રીતે અનસબસ્ક્રાઇબ કર્યા પછી પણ એ કંપની તરફથી ઈ-મેઇલ આવવાનું ચાલુ રહે તો તમે તેને ચોક્કસ સ્પામ તરીકે રીપોર્ટ કરી શકો છો. એ પછી પણ જો ઈ-મેઇલનો મારો અટકે નહીં તો છેલ્લા ઉપાય તરીકે તમે ઈ-મેઇલ સર્વિસમાં ફિલ્ટર ગોઠવીને એ નિશ્ચિત ઈ-મેઇલ આઇડી પરથી આવતા તમામ મેઇલ આપોઆપ ડિલીટ થાય તેવી ગોઠવણ કરી શકો છો. ઈ-મેઇલ ફિલ્ટર કરવાની સુવિધા વિશે આપણે સાયબરસફરના અગાઉના અંકોમાં વાત કરી ગયા છીએ.
આમ ઇનબોક્સમાં ઠલવાતા મેઇલ્સ પર પહેલેથી પહેરો ગોઠવી દેશો તો ઇનબોક્સ પ્રમાણમાં ખાલી રહેશે અને તમે અકળામણ અનુભવ્યા વિના, મહત્વના ઈ-મેઇલ્સ પર ધ્યાન આપી શકશો.