તમારા ઇનબોક્સમાં અનેક પ્રકારના ઈ-મેઇલને સતત ઉમેરો થતો હોય તો તમે વિવિધ રંગના સ્ટારનો ઉપયોગ કરીને મેઇલ્સનું તમારી જરુરિયાત અનુસાર સોર્ટિંગ કરી શકો છો, આ રીતે…
આજકાલ જીમેઇલ આપણા સૌના કામકાજનું કેન્દ્ર બની રહેલ છે. મિત્રો કે સ્વજનો તરફથી આવતી ‘ટપાલ’, ઓફિસના કામ સંબંધિત મેઇલ્સ, બેન્ક, વીમા કે રોકાણ સંબંધિત સર્વિસીઝ તરફી આવતા ઈમેઇલ્સ, ઓનલાઇન ખરીદી કે રિઝર્વેશન વગેરે ઈ-મેઇલ્સ અને એ બધા ઉપરાંત, વણનોતર્યા મહેમાન તરીકે ટકી પડતા, જાતભાતની ઓફર્સ સાથે મેઇલ્સ તો ખરા જ!
આ બધામાંથી અગત્યના મેઇલ્સને તમે અલગ કેવી રીતે તારવો છો?
આમ તો, અગાઉના અંકોમાં આપણે વાત કર્યા મુજબ, જીમેઇલ પોતે જુદી જુદી પાંચ કેટેગરીમાં આપણા ઈમેઇલની તારવણી કરી આપે છે. પરંતુ એ પછી પણ, ઘણી વાર એવું બનતું હોય છે કે કામના કે ફોલોઅપ કરવું જરુરી હોય તેવા ઈ-મેઇલ્સ તારવવા પડે. આ માટે જીમેઇલની લેબલિંગ કે ફિલ્ટર ક્રિએટ કરવાી સગવડ સૌથી વધુ અસરકારક છે, આપણે અગાઉ તેની વિગતવાર વાત કરી છે, પરંતુ એ થોડી લાંબી પ્રક્રિયા છે.
તમે ફક્ત એક-બે દિવસ પૂરતા જ કોઈ મેઇલ તમારા ધ્યાનમાં રહે એવું કરવા માગતા હો તો? કામમાં તમે બહુ ચોક્કસ હો તો લેબલિંગ કે ફિલ્ટર જ વધુ ઉપયોગી થાય, પણ કામ ફટાફટ તારવવું હોય તો જે તે મેઇલને સ્ટાર કરવાની પણ એક સગવડ છે.
જીમેઇલના ઇનબોક્સમાં તમે જોયું હશે કે દરેક મેઇલની સબ્જેકટ લાઇન પહેલાં એક સ્ટાર હોય છે. તેે ક્લિક કરતાં તેમાં રંગ પૂરાઈને તે યલો બને છે. આપણે જે મેઇલ આપણી નજરમાં રહે એવું કરવું હોય તે મેઇલને આ રીતે સ્ટાર કરી શકીએ. ઇનબોક્સની ડાબી તરફના મેનુમાં ‘સ્ટાન્ડર્ડની એક લિંક પણ હોય છે, તેના પર ક્લિક કરતાં આપણે સ્ટાર કરેલા તમામ મેઇલ્સ એક સાથે જોવા મળે.
અચ્છા, હવે આ સ્ટાર્ડ મેઇલ્સમાં પણ જુદા જુદા પ્રકારનું સોર્ટિંગ કરવું હોય તો? કોઈ ક્લાયન્ટે મોકલેલા કામના મેઇલને ફરી જોવા માટે યલો સ્ટાર અને મોબાઇલનું બિલ આવ્યું હોય એ તે ભરવાનું ભૂલાઈ જાય એ માટે તેે રેડ સ્ટાર એવું કરવું હોય તો?
જીમેઇલમાં યલો ઉપરાંત બીજા કેટલાક (ચોક્કસ સંખ્યા કહીએ તો ૧૧!) પ્રકારના સ્ટાર ઉમેરવાની પણ સગવડ છે!
મેઇલને સ્ટાર કેવી રીતે કરાય? આ માટે ત્રણ રીત કામ લાગી શકે :
- ઇનબોક્સમાંથી : આગળ લખ્યું તેમ, ઇનબોક્સમાં મેઇલ્સની યાદી જોતા હોઈએ ત્યારે જ સ્ટાર પર ક્લિક કરી દો.
- મેઇલ વાંચતી વખતે : કોઈ મેઇલ પર ક્લિક કરીને તેે ઓપન કરી લીધો હોય ત્યારે તેના મથાળે, સમયની બાજુમાં જમણી તરફ દેખાતા સ્ટારને ક્લિક કરો.
- નવો મેઇલ લખતી વખતે : ફક્ત આવેલા જ નહીં, આપણે મોકલેલા ઈ-મેઇલને પણ સ્ટાર કરવા હોય તો, જ્યારે કમ્પોઝ બોક્સ ઓન હોય ત્યારે નીચે જમણા ખૂણે આપેલા એરો પર ક્લિક કરતાં જે વિન્ડો ખૂલે તેમાં, લેબલ પર ક્લિક કરો અને તેમાં ‘એડ સ્ટાર’ પર ક્લિક કરો.
આ તો ફક્ત, ઈ-મેઇલને સ્ટાર કેવી રીતે કરી શકાય તેની વાત થઈ. આપણે તો યલો ઉપરાંત જુદા જુદા પ્રકારના સ્ટારનો ઉપયોગ કરવો છે, તો? તમે જાણો જ છો તેમ જીમેઇલમાં અવનવી સુવિધાઓ ઉમેરવા માટે લેબ નામની એક સુવિધા છે. યલો ઉપરાંત બીજા પ્રકારના સ્ટાર ઉમેરવાની સુવિધા અગાઉ આ લેબમાં જ હતી, હવે તે જીમેઇલની પોતાની ‘ટેસ્ટેડ એન્ડ ફાઉન્ડ ઓકે’ સુવિધા તરીકે જીમેઇલાં સેટિંગમાં ઉમેરાઈ ગઈ છે!
તેે લાભ લેવા માટે જીમેઇલના સેટિંગ્સમાં જાઓ. તેમાં પહેલું ‘જનરલ’ ટેબ ઓપન જોવા મળશે. તેમાં જરા નીચે જઈને ‘સ્ટાર્સ’ વિભાગમાં પહોંચી જાઓ. અહીં ‘ઇ યૂઝ’ અને ‘નોટ ઇ યૂઝ’એમ બે પ્રકારનાં સેટિંગ જોવા મળશે. તમે અગાઉ સ્ટાર્સનું કોઈ સેટિંગ બદલ્યું નહીં હોય તો ઇ યૂઝમાં ફક્ત એક યલો સ્ટાર જોવા મળશે. બીજા સ્ટાર કે અન્ય નિશાની ઉપયોગમાં લેવી હોય તો તેેને માઉસથી ડ્રેગ કરીને ‘નોટ ઇ યૂઝ’ કેટેગરીમાંની ‘ઇ યૂઝ’ કેટેગરીમાં લઈ જાઓ. અહીં પ્રીસેટ્સ પણ આપેલા છે, જે મુજબ એક, ચાર કે તમામ સ્ટાર્સને ‘ઇ યૂઝ’ કેટેગરીમાં લાવી શકાય છે.
સ્ટારનો ઉપયોગ કરવાનો એક ગેરફાયદો એ છે કે તેમાં આપણા ‘બેન્ક સંબંધિત ઈ-મેઇલ્સ માટે રેડ સ્ટાર’ અને ‘મોબાઇલના બિલ સંબંધિત ઈ-મેઇલ્સ માટે ગ્રીન સ્ટાર’ એવું કંઈક નક્કી કર્યું હોય તો એ યાદ રાખવાી જવાબદારી આપણા શિરે જ છે!
એટલા માટે તમામ સ્ટાર્સનો ઉપયોગ કરવો બદલે ફક્ત બે-ત્રણ પ્રકારના સ્ટાર કામે લગાડશો તો કામ સહેલું રહેશે અને બધું આપણા કંટ્રોલમાં રહેશે!
એકથી વધુ સ્ટારનો ઉપયોગ કરતા હોઈએ ત્યારે કોઈ મેઇલને ચોક્કસ સ્ટાર લગાવવા માટે, ઉપર લખ્યા મુજબ જ સ્ટાર પર ક્લિક કરવાનું છે, પણ યલોને બદલે બીજા સ્ટારનો ઉપયોગ કરવો હોય ત્યારે સ્ટાર પર એકથી વધુ વાર ક્લિક કરવાથી જુદા જુદા સ્ટાર બદલાતા જશે (આ કારણે પણ ઉપલબ્ધ તમામ સ્ટારને બદલે બે-ચાર સ્ટાર જ ઉપયોગમાં લેવાનું સરળ બનશે.
બીજી એક વાત, સેટિંગ્સમાં તમે સ્ટાર્સ સેક્શનમાં જે તે સ્ટાર પર માઉસ લઈ જશો એટલે તેનું નામ પણ જાણવા મળશે, જેમ કે orange-star કે blue-star કે has:blue-star સ્ટાર્સનાં નામ જાણવાનો ફાયદો એ કે જીમેઇલના સર્ચ બોક્સમાં has:blue-star લખીને સર્ચ કરવાથી આપણે જે જે મેઇલને બ્લુ સ્ટાર કયર્િ હોય તે બધા એક સાથે દેખાશે!
જીમેઇલમાં મેઇલ્સનો ઓવરલોડ થતો હોવાની ફરિયાદ આપણા સૌની છે, પણ આ સ્થિતિ સ્વીકારીને, જીમેઇલની જ સુવિધાઓ બરાબર સમજીને તેને કંટ્રોલમાં રાખવાનું આપણા હાથમાં જ છે!