એફ૪ કીની મદદથી આપણે વર્ડ, પાવરપોઇન્ટ અને એક્સેલમાં એકસરખા કમાન્ડ સહેલાઈથી રીપીટ કરી શકીએ છીએ.
આગળ શું વાંચશો?
- પહેલાં વાત કરીએ વર્ડની
- એકસેલમાં એફ ૪નો ઉપયોગ
- પાવર પોઈન્ટમાં એફ ૪નો ઉપયોગ
માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસમાં વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઇન્ડ જેવા મુખ્ય પ્રોગ્રામનો વારંવાર ઉપયોગ કરતા હશો અને મોટા ભાગે જાણતા જ હશો કે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસના વિવિધ પ્રોગ્રામની ઘણી બધી ખૂબીઓ કોમન હોય છે, એટલે કે વર્ડમાંનું કોઈ ખાસ ફીચર લગભગ એ જ રીતે કે નજીવા ફેરફાર સાથે એક્સેલ કે પાવરપોઇન્ટમાં પણ કામ કરતું હોય.
ઓફિસમાંના પ્રોગ્રામની આવી એક કોમન અને છતાં લગભગ અજાણી રહેલી ખાસિયત છે એફ૪ કીનો ઉપયોગ.
આપણા કમ્પ્યુટરના કી-બોર્ડ પર સૌથી ઉપર એફ૧થી શરૂ કરીને એફ૧૨ સુધીની વિવિધ ફંક્શન કી આપેલી હોય છે. આ દરેક કી અલગ અલગ પ્રકારનું કામ આપે છે. ક્યારેક ફક્ત આમાંની કોઈ એક કી પ્રેસ કરવાથી કોઈ ચોક્કસ કામ શક્ય બને છે તો ક્યારેક અહિ, Alt, Ctrl કે Shift જેવી કીના સાથમાં ફંક્શન કી પ્રેસ કરવાથી કમ્પ્યુટર ચોક્કસ પ્રકારનું કામ કરી આપે છે. ‘સાયબરસફર’ના ઓક્ટબોર ૨૦૧૨ના અંકમાં આપણે આ દરેક ફંક્શન કીની બારીક ખૂબીઓ સમજ્યા હતા. ફંક્શન કી ‘હોટકી’ તરીકે પણ ઓળખાય છે.
આમાંની એક કી – એફ૪ – ખરેખર કમાલની કી છે. તમે જાણતા જ હશો કે કમ્પ્યુટરમાંનો કોઈ પણ ચાલુ પ્રોગ્રામ કે વિન્ડો બંધ કરવા માટે આપણે અહિ+ંઋ૪ કી કોમ્બિનેશનનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ. આ એફ૪નો જાણીતો ઉપયોગ થયો, આજે તેના ખાસ જાણીતા નથી એવા બીજા ઉપયોગની વાત કરીએ, જે આગળ કહ્યું તે વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટ ત્રણેયમાં કામ લાગે છે!
વર્ડ, એક્સેલ કે પાવરપોઇન્ટમાં આપણે કોઈ ચોક્કસ પ્રકારનું કામ વારંવાર કરવાનું હોય, તો પહેલી વાર એ કામ માટે જરૂરી કમાન્ડ આપ્યા પછી ફક્ત એફ૪ કીના ઉપયોગથી એ એક્શન રીપીટ કરી શકાય છે. આપણે ઉદાહરણ સાથે વાત સમજીએ.
પહેલાં વાત કરીએ વર્ડની
ધારો કે તમે વર્ડમાં થોડાં પેજ ધરાવતો કોઈ રીપોર્ટ તૈયાર કર્યો છે. તેમાં તમે જુદાં જુદાં સબહેડિંગ્સ આપ્યાં છે. આપણે ડોક્યુમેન્ટનાં આ બધાં સબહેડિંગના ફોન્ટ ફેરવવાના છે, તેની સાઇટ મોટી કરવાની છે, તેનો કલર બદલવાનો છે અને તેને અન્ડરલાઇન પણ કરવાના છે. બધાં સબહેડિંગ માટે આ કામ ત્રણ-ચાર રીતે થઈ શકે.
- સાદી રીતે : આ સૌથી લાંબી રીત છે. આપણે દરેક હેડિંગ વારાફરતી સિલેક્ટ કરી, દરેકમાં જરૂરી ફેરફાર કરવા પડે.
- ક્વિક ફોર્મેટિંગથી : આ રીતે, પહેલા હેડિંગમાં ફેરફાર કરી, ફોર્મેટ પેઇન્ટરની મદદથી બધાં હેડિંગમાં આ ફેરફાર કરો (આ વિશે ફેબ્રુઆરી ૨૦૧૪ અંકમાં માહિતી છે).
- સ્ટાઇલ્સથી : જો આપણે ડોક્યુમેન્ટમાં સ્ટાઇલ્સ સેટ કરેલ હોય તો સબહેડિંગની સ્ટાઇલ એડિટ કરીને એક બધાં બધાં હેડિંગ અપડેટ કરી શકીએ છીએ. વર્ડમાં કોઈ મોટો રીપોર્ટ તૈયાર કર્યો હોય ત્યારે તેનું ફટાફટ ફોર્મેટિંગ કરવાનો સૌથી સ્માર્ટ રસ્તો વિવિધ સ્ટાઇલ્સ સેટ કરીને તેનો ઉપયોગ કરવાનો છે (એ વિશે આપણે ડિસેમ્બર ૨૦૧૨ના અંકમાં મુદ્દાસર વાત કરી છે!).
- એફ૪ કીની મદદથી : જો કોઈ કારણસર તમે સ્ટાઇલ્સ સેટ ન કરી હોય તો એફ૪ની કરામતી કી કામ સહેલું બનાવી શકે છે.
આ માટે શરત એટલી કે સબહેડિંગમાં આપણે જે કોઈ ફેરફાર કરવા હોય તે બધા એક કમાન્ડ તરીકે વર્ડને યાદ રહેવા જોઈએ.
જો આપણે પહેલું સબહેડિંગ સિલેક્ટ કરી, રીબનમાંના કમાન્ડનો ઉપયોગ કરીને ફોન્ટ બદલીએ, તેની સાઇઝ મોટી કરીએ, રંગ બદલીએ અને અન્ડરલાઇન કરીએ તો વર્ડને અન્ડરલાઇન કરવાનો છેલ્લો કમાન્ડ જ યાદ રહેશે. તેને બદલે, ફોન્ટ સેક્શનમાં નીચે આપેલા એરોની મદદથી ફોન્ટ સેટિંગ્સની વિન્ડો ઓપન કરીને જરૂરી ફેરફાર કરીશું તો એ બધું જ વર્ડને એક કમાન્ડ તરીકે યાદ રહેશે.
હવેનું કામ સહેલું છે. બીજું સબહેડિંગ સિલેક્ટ કરો અને એફ૪ કી પ્રેસ કરો, બધા જ ફેરફાર આ એક ક્લિકથી થઈ જશે!
વર્ડમાં આ રીતે વારંવાર કરવાનું થતું ઘણું કામ એફ૪થી સહેલું બને છે. આપણે ફક્ત એફ૪ની મૂળ ખાસિયત યાદ રાખવાની છે – વર્ડ આપણા છેલ્લા કમાન્ડને યાદ રાખી શકે છે અને પછી તેને આપણે ઇચ્છીએ એટલી વાર એફ૪ કીની મદદથી રીપીટ કરી શકે છે!
એક્સેલમાં એફ૪નો ઉપયોગ
એક્સેલમાં એફ૪ કી જુદી જુદી ઘણી રીતે કામ લાગે છે.
એકસેલમાં તમારે ડેટા ટેબલની વચ્ચે નવી રો ઉમેરવાની હોય તો કેવી રીતે ઉમેરો છો? સામાન્ય રીતે તમે ડાબી તરફના આંકડા પર માઉસ લઈ જઈ, રો સિલેક્ટ કરી, માઉસ રાઇટ ક્લિક કરો એટલે નવી રો ઉમેરાય. અથવા રીબનમાં હોમ સેક્શનમાં, છેક ડાબી તરફ સેલ્સના વિભાગમાં રો, કોલમ કે સેલ ઇન્સર્ટ કરવાના વિકલ્પ મળે તેનો ઉપયોગ કરવો પડે.
રો ઉમેરવાનો સહેલો શોર્ટકટ છે :Alt+I+R, એટલે કે ઓલ્ટર, ઇન્સર્ટ રો. એ જ રીતે કોલમ ઉમેરવાનો સહેલો શોર્ટકટ છે : Alt+I+C, એટલે કે ઓલ્ટર, ઇન્સર્ટ કોલમ.
ધારો કે તમારે ટેબલમાં વચ્ચે ડેટા ઉમેરવા માટે છ રો ઉમેરવાની હોય તો, તમે ઉપલા શોર્ટકટથી પહેલી રો ઉમેરો એ પછી, ફક્ત બાકીની પાંચ રો માટે પાંચ વાર એફ૪ કી પ્રેસ કરવાની રહે! એક્સેલને આપણો છેલ્લો કમાન્ડ યાદ રહ્યો છે અને આપણે ફક્ત એફ૪થી તેને તે યાદ અપાવવાનો છે!
એક્સેલમાં એફ૪ કી બીજી રીતે પણ કામની છે.
ધારો કે આપણે ગુજરાતના જુદા જુદા જિલ્લાનાં શહેરો અને તેમની વસતી અને તેને સંબંધિત બીજા આંકડાઓ સાથે પાંચ-સાત કોલમ અને ૨૦-૨૫ રો ધરાવતું એક ટેબલ તૈયાર કર્યુ છે.
હવે કોઈ કારણસર આપણે તેમાંનાં અમુક શહેરનો ડેટા ધરાવતી આખી રો ડિલીટ કરવાની છે. તો સાદી રીત પ્રમાણે આપણે જે શહેરનો ડેટા ડિલીટ કરવાનો હોય તે સેલ સિલેક્ટ કરી, માઉસથી રાઇટ ક્લિક રી, ‘ડિલીટ એન્ટાર રો’નો કમાન્ડ આપવો પડે. પછી ડિલીટ કરવાના બીજા શહેર માટે પણ આ જ વિધિ ફરી કરવી પડે. જો તમે ફક્ત શહેરનું નામ ધરાવતા સેલને હાઇલાઇટ કરીને ડિલીટ કી પ્રેસ કરો તો ફક્ત શહેરનું નામ ડિલીટ થાય, આખી રો ડિલીટ થાય નહીં.
એફ૪ની મદદથી આ કામ સહેલું થઈ જશે. ઉપર બતાવ્યા મુજબ, પહેલી વાર એક શહેરની આખી રો ડિલીટ કરો પછી બીજા ડિલીટ કરવાના શહેરના નામને હાઇલાઇટ કરો અને એફ૪ કી પ્રેસ કરો, એ શહેરની આખી રો ડિલીટ થશે. ફરી બીજા શહેરના સેલને હાઇલાઇટ કરો અને એફ૪ કી પ્રેસ કરી આખી રો ડિલીટ કરો!
જોકે નવાઈજનક રીતે, એક્સેલનાં જુદાં જુદાં વર્ઝનમાં એફ૪ કી એકસરખું કામ આપતી નથી. જો તમારા વર્ઝનમાં એ ધાર્યુ કામ ન આપે તો સામાન્ય પદ્ધતિ રીપીટ કયર્િ વિના છૂટકો નથી.
પાવરપોઇન્ટમાં એફ૪નો ઉપયોગ
વર્ડની જેમ જ, જુદાં જુદાં હેડિંગના એક સરખા ફોર્મેટિંગ માટે તો એફ૪ કી કામ લાગે જ છે, તે ઉપરાંત તે બીજી રીતે પણ ઉપયોગી છે.
ધારો કે પાવરપોઈન્ટમાં કોઈ સ્લાઇડમાં આપણે જુદા જુદા આકાર મૂક્યા છે. આપણે તેમને રો અને કોલમ બંને રીતે એકસરખી લાઇનમાં ગોઠવાય તેવી ગોઠવણી કરવી છે.
આ માટે આપણે પહેલી કોલમમાંના બધા આકારને વારાફરતી સિલેક્ટ કરી, એરેન્જ પર ક્લિક કરી, પોઝિશન ઓબ્જેક્ટ્સમાં એલાઇન સેન્ટરનો કમાન્ડ આપવો પડે. આ પછી ફક્ત એફ૪ કીથી બાકીની કોલમમાંના આકારને પણ ફટાફટ સેન્ટર એલાઇન કરી શકીએ.
એ પછી રોમાંના આકાર ગોઠવવા માટે ફરી પહેલી રોના આકારને વારાફરતી કમાન્ડ આપીને મીડલ એલાઇન કરો અને બાકીની રો માટે એફ૪ કીની મદદથી કામ પૂરું કરો!
આમ, એફ૪ કીની મદદથી આપણે વર્ડ, પાવરપોઇન્ટ અને એક્સેલમાં એકસરખા કમાન્ડ સહેલાઈથી રીપીટ કરી શકીએ છીએ, ફક્ત એટલું યાદ રાખશો કે એફ૪ કી ફક્ત છેલ્લો કમાન્ડ યાદ રાખી શકે છીએે.
