એક્સેલ વિશે તમે બિલકુલ આછી-પાતળી જાણકારી ધરાવો છો અને બીજા લોકોને તદ્દન પાયાના સવાલો પૂછતાં અચકાવ છો? અહીં જાણી લઈએ એક્સેલની સાદી એ, બી, સી, ડી.
આગળ શું વાંચશો?
- રિબન શું છે?
- વર્કબુક શું છે?
- વર્કશીટ્સ શું છે?
- સેલ, રો અને કોલમ શું છે?
- રેન્જ શું છે?
- ફોર્મ્યુલા અને ફંકશન્સ શું છે?
તમારે વારંવાર આંકડાઓ સાથે રમત માંડવાની થતી હોય તો માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ જેટલો પાવરફૂલ બીજો કોઈ પ્રોગ્રામ મળવો મુશ્કેલ છે. એક્સેલીની મદદથી એક પ્રકારની આંકડાકીય એ નાણાકીય ગણતરીઓ કરી શકાય છે.
‘સાયબરસફર’માં આમ તો આપણે અવારનવાર એક્સેલની વિવિધ ખૂબીઓની વાત કરીએ છીએ, પણ વાચકોના પ્રતિસાદ પરથી લાગે છે કે હજી પણ ઘણા બધા લોકોને એક્સેલનો પાક્કો પરિચય નથી. એટલે અહીં, એક્સેલને બિલકુલ પ્રાથમિક પરિચય આપવાની કોશિશ કરી છે, જેને એક્સેલ શું છે એની એક વાર ગડ બેસી જાય પછી સહેલાઈથી તેની વિવિધ ખૂબીઓનો ઉપયોગ કરી શકાય. આપણે એક્સેસનાવિવિધ પાસાં સમજીએ…
રિબન
વર્ડની જેમ એક્સેલના ૨૦૦૭ વર્ઝનના પ્રોગ્રામમાં મથાળે એક રિબનમાં વિવિધ વિભાગોમાં, અલગ અલગ પ્રકારા કમાન્ડ સમાવી લેવામાં આવ્યા છે. આ રિબનના મથાળે, માઉસની રાઇટ ક્લિક કરીને આપણે રિબનને મિનિમિાઇઝ કરી શકીએ કે ફરી યથાવત કરી શકીએ.
વર્કબુક
એક્સેલનો ઉપયોગ કરતા લોકો વારંવાર વર્કબુક શબ્દનો ઉપયોગ કરતા હોય છે. આ વર્કબુક એટલે આપણી કોઈ પણ એક્સેલ ફાઇલ. આપણે જ્યારે એક્સેલ પ્રોગ્રામ ચાલુ કરીએ ત્યારે એક કોરી વર્કબુક ઓપન થઈ જાય છે.
વર્કશીટ્સ
એક્સેલની અંદર, એક વર્કબુકની અંદર આપણે જુદી જુદી વર્કશીટ તૈયાર કરી શકીએ છીએ. સામાન્ય રીતે, એકમેકને સંબંધિત, પણ અલગ અલગ પ્રકારના ડેટા (આંકડાકીય માહિતી) સાથે કામ પાર પાડવા માટે એક વર્કબુકમાંથી જુદી જુદી વર્કશીટ કામ લાગી શકે છે. જેમ કે, સાવ સાદું ઉદાહરણ લઈએ તો વર્ષ ૨૦૧૫ માટે એક વર્કબુક બનાવો તેમાં આપણે દરેક મહિનાની માહિતી ધરાવતી અલગ અલગ વર્કશીટ તૈયાર કરી શકીએ છીએ. એક્સેલની દરેક કોરી વર્કબુક (એટલે કે ફાઇલ)માં પહેલેથી ત્રણ કોરી વર્કશીટ જોવા મળે છે. આપણે તેમાં ઉમેરો કે ઘટાડો કરી શકીએ છીએ.
સેલ, રો અને કોલમ
એક્સેલમાં તમામ રમત અંતે તો આંકડાની છે. એક્સેલની કોરી વર્કશીટમાં નાના નાના ચોરસ ખાના દેખાય છે તે દરેક સેલ કહેવાય છે, જેમાં આપણે આંકડા કે અન્ય વિગતો લખી શકીએ છીએ. આ બધી આંકડાકીય માહિતી જુદી જુદી રો એટલે કે હરોળ અને કોલમ એટલે કે સ્તંભમાં લખવામાં આવે છે. વર્કશીટમાં ડાબી તરફ ઉપરથી નીચેની તરફ રોનો ક્રમ આંકડામાં લખેલો હોય છે અને મથાળે, એ, બી, સી, ડી… એવી રીતે કોલમનો ક્રમ લખવામાં આવે છે. આવી ગોઠવણને કારણે દરેક સેલમાંના આંકડા કે માહિતી માટે એક ચોક્કસ સરનામું કે રેફરન્સ તૈયાર થાય છે, જેમ કે બી૩, એફ૬ વગેરે.
એક્સેલ કુલ કેટલી રો અને કોલમમાં ગણતરી કરી શકે, એવો સવાલ થયો? જાણી લો જવાબ – એક્સેલમાં તમે ધારો તો ૧,૦૪૮,૫૭૬ રો અને ૧૬,૩૮૪ કોલમનો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ તો એક વર્કશીટની વાત થઈ, તમારા કમ્પ્યુટરની મેમરી મુજબ તમે ધારો એટલી વર્કશીટ એકસેલની એક જ ફાઈલમાં ઉમેરી શકો છો!
રેન્જ
એક્સેલમાં બે કે બેથી વધુ સેલના સેટને રેન્જ કહે છે. આપણે પાસપાસેના સેલને (એક ઊભી કોલમમાં, એક આડી રોમાં, અથવા બે કોલમ એ ત્રણ રોના સેલની બનતા લંબચોરસે) માઉસી સિલેક્ટ કરીએ તો સિલેક્ટ થયેલા સેલ્સની એક રેન્જ બની કહેવાય. આપણે એક સેલ સિલેક્ટ કરી, પછી કંટ્રોલ કી પ્રેસ કરી રાખીનેે છૂટાછવાટા સેલ પણ સિલેક્ટ કરી શકીએ છીએ. આ રીતે પણ સેલની રેન્જ બનાવી શકાય.
એક્સેલમાં જુદા જુદા સેલ કે સેલ રેન્જમાંના આંકડાઓના આધારે જુદી જુદી એક પ્રકારની ગણતરીઓ કરી શકાય છે. આ માટે વિવિધ પ્રકારની ફોર્મ્યુલા એ ફંક્શન્સનો ઉપયોગ થાય છે.
ફોર્મ્યુલા એ ફંક્શન્સ
એક્સેલમાં ફોર્મ્યુલા સમજવા માટે એક સાવ સાદું ઉદાહરણ લઈએ. ધારો કે આપણે કોઈ એક કોલમમાં ઉપરથી નીચેની તરફ જુદા જુદા સેલમાં આંકડા લખ્યા હોય એ એ બધાનો સરવાળો કરવો હોય તો એક્સેલમાં તે એક ક્લિકથી થઈ શકે છે – સાદી ફોર્મ્યુલાની મદદથી. એ માટે છેલ્લા આંકડાની નીચેના સેલમાં કર્સર રાખી, ઉપર રિબનમાં હોમ સેક્શનમાં જમણે ખૂણે એડિટિંગ ટેબમાં, ઓટોસમનો વિકલ્પ આપેલો છે, તેમાં ‘સમ’ વિકલ્પ પસંદ કરતાં, એ ખાલી સેલમાં, તેની ઉપરના, આંકડા ધરાવતા તમામ સેલના રેફરન્સ સો સરવાળાની એક નાનકડી ફોર્મ્યુલા લખાય છે. આપણે એન્ટર કી પ્રેસ કરીએ એટલે એ ખાલી સેલમાં સરવાળાનો આંકડો લખાય.
સરવાળો કરવા માટે આપણે એક્સેલમાંથી પહેલી તૈયાર મળતી ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કર્યો, આવી એક્સેલમાં રેડીમેડ મળતી ફોર્મ્યુલો ફંક્શન કહે છે. આપણે પોતપોતાની રીતે જે ગણતરીઓા કમાન્ડ નક્કી કરીએ તેે ફોર્મ્યુલા કહે છે.
આમ એક્સેલમાં દરેક સેલમાં સીધી કોઈ સંખ્યા કે અન્ય વિગત લખી શકાય, અથવા અલગ અલગ સેલમાંના આંકડાની ગણતરીઓનો જવાબ મેળવતી ફોર્મ્યુલા લખી શકાય.
એક્સેલમાં તમે કોઈ વર્કશીટમાં જુદી જુદી માહિતી લખીને કોઈ સેલ પર માઉસની ક્લિક કરશો, તો રિબન નીચેની એક હરોળમાં શરુઆતમાં અને સેલનાે રેફરન્સ વાંચવા મળે છે અને ત્યારે પછી, એ સેલમાં જે માહિતી હોય તે વાંચી શકાય છે. જે તે સેલમાં આપણે કોઈ ફોર્મ્યુલાની માહિતી મેળવી હોય તો એ ફોર્મ્યુલા મથાળે વાંચવા મળે છે.
આ એક્સેલનો બિલકુલ પ્રાથમિક પરિચય થયો. આગામી અંકોમાં આપણે એક્સેલનો નવોસવો પરિચય મેળવનારા લોકો અને પાવરયુઝર્સ બંનેને ધ્યાનમાં રાખીને વિવિધ ખૂબીઓની વાત કરતા રહીશું.