એક્સેલનો પ્રાથમિક પરિચય મેળવવાની આપણી પ્રવૃત્તિને આગળ વધારીને આ વખતે ફોકસ કરીને ફંક્શન કીનાં ફંક્શન્સ પર.

કમ્પ્યુટરના કી-બોર્ડમાં સૌથી ઉપર જોવા મળતી એફ૧થી એફ૧૨ સુધીની ફંક્શન કી વિન્ડોઝ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ અને બીજા કેટલાક પ્રોગ્રામમાં કઈ રીતે કામની છે એ વાત તો આપણે અગાઉ કરી ગયા છીએ (જુઓ અંક ૮, ઓક્ટોબર ૨૦૧૨).

હવે આ જ બધી કી એક્સેલમાં કઈ રીતે ઉપયોગી થાય છે એ સમજીએ!

એફ૧

એક્સેલના મથાળે જોવા મળતી રીબનમાં જમણે ખૂણે એક ગોળાકારમાં પ્રશ્નાર્થ જોવા મળે છે. તેના પર ક્લિક કરતાં, એક્સેલની વિવિધ બાબતો સમજાવતી હેલ્પગાઇડ ખૂલે છે. એ જ રીતે, એફ૧ કી પ્રેસ કરીને પણ આ હેલ્પગાઇડ ઓપન કરી શકાય છે (આ ખૂબી વર્ડ અને પાવરપોઇન્ટમાં પણ કામ લાગે છે).

એફ૨

એક્સેલમાં કોઈ પણ સેલને સિલેક્ટ કર્યા પછી એફ૨ કી પ્રેસ કરવામાં આવે તો માઉસનું કર્સર એ એક્ટિવ સેલમાંના આંકડા કે લખાણના છેડે પહોંચી જાય છે અને આપણે એ આંકડા કે લખાણને એડિટ કરી શકીએ છીએ.

એફ૩

એક્સેલમાં નેમ્ડ રેન્જ નામે એક સરસ સુવિધા છે, જેની મદદથી આપણે અમુક ચોક્કસ સેલ્સ, તની રેન્જ, કોઈ ચોક્કસ વેલ્યુ કે ફોર્મ્યુલાને એક ખાસ નામ આપી શકીએ છીએ. આ સુવિધાને કારણે ફોર્મ્યુલા તૈયાર કરતી વખતે આખી સેલ રેન્જ લખવાને બદલે તેનું ફક્ત નામ લખવાથી કામ ચાલી શકે છે. એક્સેલનો એડવાન્સ્ડ ઉપયોગ કરતા લોકો માટે આ સુવિધા ઉપયોગી છે. આપણે એ લેવલે પહોંચશું ત્યારે તેની વધુ વિગતવાર વાત કરીશું. અત્યારે ફક્ત એટલું જાણી લઈએ કે એક વાર આપણે એક્સેલમાં આ રીતે વિવિધ સેલ રેન્જ માટે નામ નક્કી કરી લઇએ તે પછી એફ૩ કી પ્રેસ કરવાથી આપણે નક્કી કરેલાં નામ પેસ્ટ કરવાનો વિકલ્પ મળે છે.

એફ૪

આ કી બે રીતે ઉપયોગી છે. એક તો, આપણે ગયા અંકમાં જોયું હતું તેમ કોઈ એક્શન રીપીટ કરવા માટે એફ૪ ઉપયોગી છે. તેમ એક્સેલના એડવાન્સ્ડ કે પાવર યુઝર માટે એફ૪ બીજી એક રીતે પણ ઉપયોગી છે. એક્સેલમાં જુદા જુદા પ્રકારના સેલ રેફરન્સીઝથી ગણતરીઓ થતી હોય છે. આપણે કોઈ સેલ સિલેક્ટ કરીને તેમાં જુદા જુદા સેલના, અલગ અલગ પ્રકારના રેફરન્સ આપવા હોય તો એફ૪ કી પ્રેસ કરવાથી એબ્સોલ્યુટ, મિક્સ્ડ રેફરન્સ કે રીલેટિવના વિકલ્પો વારાફરતી મળે છે.

એફ૫

આ કી પહેલી નજરે ઉપયોગમાં સરળ છે, પણ પાવર યુઝર્સને વધુ મજા પડે એવી છે. જેમ વર્ડમાં Ctrl+g કી પ્રેસ કરવાથી ‘ગો ટુ’નો વિકલ્પ ખૂલે છે અને આપણે કોઈ ચોક્કસ પેજ, સેક્શન કે લાઇન વગેેરે પર એક-બે ક્લિકથી પહોંચી શકીએ છીએ, તેમ એક્સેલમાં પણ એફ૫ કી પ્રેસ કરવાથી ‘ગો ટુ’ના વિકલ્પ મળે છે. રેફરન્સના ખાનામાં કોઈ સેલનું સરનામું, જેમ કે સી૫ લખતાં કર્સર ત્યાં પહોંચે છે. આવું તો આપણે માઉસથી પણ કરી શકીએ, પણ એટલે જ ‘સ્પેશિયલ’ પર ક્લિક કરતાં બીજા ઘણા વિકલ્પો ખૂલે છે, જે પાવર યુઝર્સનું કામ સહેલું બનાવી દે છે.

એફ૬

તમારે એક્સેલમાં થોડું ઘણું કામ કરવાનું થતું હશે તો તમે જાણતા જ હશો કે તેમાં વર્કશીટને સ્પ્લિટ કરી શકાય છે. મોટા પ્રમાણમાં રો અને કોલમમાં ડેટા ભરીને કામ કરવાનું થાય ત્યારે રીબનમાં વ્યૂ ટેબમાં આપેલા સ્પ્લિટના વિકલ્પથી આખી સ્પ્રેડશીટને ચાર ભાગમાં વહેંચી શકાય છે અને કામ સરળ બનાવી શકાય છે. આવી રીતે કામ કરતી વખતે આપણે સ્પ્રેડશીટના કોઈ એક ભાગમાં કામ કરી રહ્યા હોઈએ અને બીજા ખાનામાં જવું હોય તો એફ૬ કી પ્રેસ કરતા રહેવાથી, સેલનું સિલેક્શન એકથી બીજા ખાનામાં જાય છે.

એફ૭

વર્ડમાં તમને ખ્યાલ હશે કે એફ૭ કી પ્રેસ કરવાથી સ્પેલિંગ અને ગ્રામર ચેકિંગ માટેનું ડાયલોગ બોક્સ ખૂલે છે (Shift+f7 પ્રેસ કરવાથી અંગ્રેજી શબ્દોના સમાનાર્થી શબ્દો શોધી શકાય છે). એ જ રીતે એક્સેલમાં પણ એફ૭ કી પ્રેસ કરવાથી સ્પેલિંગ ચેક વાનું ડાયલોગ બોક્સ ઓપન થાય છે.

એફ૮

એક્સેલમાં એક્સટેન્ડ મોડ નામની એક સુવિધા હોય છે. આપણે કોઈ ટેબલમાંની અલગ અલગ રો અને કોલમ સિલેક્ટ કરવી હોય તો કોઈ એક છેડાનો સેલ સિલેક્ટ કરી માઉસથી ડ્રેગ કરીને સિલેક્શન કરી શકાય, અથવા શિફ્ટ કી પ્રેસ કરી રાખીને એરો કીને જમણી બાજુ કે નીચેની બાજુ લઈ જઈને ડેટા સિલેક્ટ કરી શકાય. મોટા ટેબલ સાથે કામ કરી રહ્યા હોઈએ ત્યારે આપણા સિલેક્શનને આ રીતે એક્સટેન્ડ કરવા માટે એફ૮ કી મદદરૂપ થશે. તેની ખૂબી સમજવા માટે પહેલાં, સામાન્ય રીતે એરો કીને ડાબે-જમણે લઈ જાઓ – એક એક સેલમાં સિલેક્શન ખસતું જશે. હવે એફ૮ પ્રેસ કરીને એમ કરી જુઓ – પહેલા સેલનું સિલેક્શન જળવાઈ રહેશે અને બાજુના સેલ પણ સિલેક્શનમાં ઉમેરાતા જશે (કામ પૂરું થાય ત્યારે ફરી એફ૮ પ્રેસ કરીને એક્સ્ટેન્ડ મોડ બંધ કરવાનું ભૂલશો નહીં) !

એફ૯

બાજુનો સ્ક્રીનશોટ ધ્યાનથી જુઓ. કંઈ ભૂલ દેખાય છે? રમેશભાઈની રો સિવાય બધે જ પહેલી કોલમમાંની સંખ્યા, ગુણ્યા ૩ કરવાથી મળતો જવાબ કોલમ ઈમાં લખ્યો છે. જ્યારે રમેશભાઈની કોલમમાં ગુણાકાર ખોટો છે. તેનું કારણ છે! એક્સેલમાં બાય ડિફોલ્ટ આપણે કોઈ પણ સેલમાં સંખ્યા બદલીએ એટલે આપોઆપ તેની જ્યાં જ્યાં અસર થતી હોય ત્યાં નવેસરથી ગણતરી થાય અને નવી સંખ્યા લખાઈ જાય. પરંતુ આ ઓટો કેલ્ક્યુલેશન બંધ કરીને તેને મેન્યુઅલ કરી શકાય છે (રીબનમાં ફોર્મ્યુલાઝ ટેબમાં, કેલ્ક્યુલેશન ગ્રૂપમાં ઓપ્શનમાં મેન્યુઅલ સિલેક્ટ કરી શકાય છે). જેમ કે આ સ્ક્રીનશોટમાં સિલેક્ટેડ સેલમાં પહેલાં ૩ની જગ્યાએ ૫ સંખ્યા હતી, આથી ફોર્મ્યુલા મુજબ છેલ્લી કોલમમાં ૫ ગુણ્યા ૩ એટલે ૧૫ જવાબ મળતો હતો. ઓટો કેલ્યુલેશન મોડ રાખ્યો હોત તો ૩ને બદલે કોઈ પણ સંખ્યા બદલતાં જવાબ તરત બદલાયો હોત, પરંતુ મેન્યુઅલ કેલ્યુલેશન મોડ રાખ્યો હોવાથી, ૩ને બદલે કરવા છતાં જવાબ ૯ થયો નથી. હવે આપણે જરૂર હોય ત્યારે એફ૯ કી પ્રેસ કરવાથી આખી સ્પ્રેડશીટમાં બધી ગણતરીઓ નવેસરથી થશે, ત્યાં સુધી નહીં!

એફ૧૦

એક્સેલના પાવર યુઝર બનવું હોય તો તેના શોર્ટકટ સમજવા જરૂરી છે. આ માટે, એફ૧૦ કી પ્રેસ કરવાથી મથાળાના દરેક વિકલ્પની કી ટીપ જાણવા મળશે. અહિં કી પ્રેસ કરવાથી પણ આ કામ થઈ શકે છે. આ સુવિધા વર્ડ અને પાવરપોઇન્ટમાં પણ ઉપયોગી છે.

એફ૧૧

એક્સેલની ઉપયોગીતા તેની ચાર્ટ સુવિધા વિના અધૂરી છે. કોઈ પણ ડેટા ટેબલમાંથી ચાર્ટ બનાવવો હોય તો એ ટેડા ટેબલ સિલેક્ટ કરો અને એફ૧૧ કી પ્રેસ કરો, તરત ચાર્ટ તૈયાર! રીબનમાંના વિકલ્પો પણ ચાર્ટને અનુ‚પ થઈ જશે, જેથી ચાર્ટને ચાહો તે રીતે ફોર્મેટ કરી શકાય.

એફ૧૨

કોઈ પણ નવી વર્કબુકને ફટાફટ સેવ કરવી હોય તો એફ૧૨ કી પ્રેસ કરતાં જ ‘સેવ એઝ’ ડાયલોગ બોક્સ ખૂલી જશે.

એક્સેલની કોરી સ્પ્રેડશીટ ઓપન કરીને આ બધી કીનાં ફંક્શન્સ તપાસશો તો વધુ મજા પડશે. અમુક કીની ઉપયોગીતા કદાચ ન સમજાય તો પણ તે બીજી રીતે પણ મદદરુપ થશે. ક્યારેક ભૂલથી એફ૮ કી પ્રેસ થઈ ગઈ હોય અને એરો કીથી સેલ સિલેક્શન બદલાવાના બદલે બધા સેલ એક સાથે સિલેક્ટ થવા લાગે તો આપણને લાગે કે એક્સેલમાં ગરબડ થઈ ગઈ છે! આ લેખ વાંચ્યા પછી, આપણી એવી ભૂલો સમજાશે અને સહેલાઈથી સુધારી પણ શકાશે.