સવાલ લખી મોકલનાર- અલકેશ દવે, અમદાવાદ
માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં સામાન્ય રીતે ડીફોલ્ટ પેજસાઇઝ લીગલ અથવા લેટર હોય છે. લેટર (૮.૫ x ૧૧ ઇંચ) અને એ૪ (૮.૨૭ x ૧૧.૬૯)ના માપમાં નજીવો તફાવત છે, પણ લીગલ પેજની સાઇઝ (૮.૫ x ૧૪ ઇંચ) હોય છે, એટલે કે ઊંચાઈમાં તે ખાસ્સું વધુ હોય છે.
આપણે હંમેશા એ૪ સાઇઝમાં જ કામ કરવાનું હોય અને એ જ સાઇઝના પેપરમાં પ્રિન્ટ કાઢવાની હોય તો વર્ડમાં એક બ્લેન્ક ડોક્યુમેન્ટ ઓપન કરી, રીબનમાં પેજ લેઆઉટ ઓપ્શનમાં જાઓ. તેમાં નીચે પેજ સેટઅપના એરો પર ક્લિક કરો. હવે જે ઓપ્શન્સ બોક્સ ખૂલે તેમાં પેપર ટેબમાં પેપર સાઇઝના ઓપ્શનમાં એ૪ સાઇઝ સિલેક્ટ કરો અને હવે છેક નીચે ડિફોલ્ટના બટન પર ક્લિક કરી દો. હવે સિસ્ટમ તમને પૂછશે કે ‘તમે પેજ સેટઅપ માટેનાં ડીફોલ્ટ સેટિંગ્સ બદલવા ઇચ્છો છો? આ પરિવર્તનની નોર્મલ ટેમ્પલેટ પર આધારિત બધા નવા ડોક્યુમેન્ટ પર અસર થશે.’ આપણે આ જ કરવા માગીએ છીએ એટલે જવાબમાં હા કહીને વાત પૂરી કરો!
હવે તમે જ્યારે પણ વર્ડમાં નવું બ્લેન્ક ડોક્યુમેન્ટ ઓપન કરશો ત્યારે તે એ૪ સાઇઝના પેજ સ્વપે જ ખૂલશે.
અહીં સિસ્ટમે આપણી પાસે જે ખાતરી માગી એ ધ્યાનથી વાંચવા જેવી છે. તેણે કહ્યું કે નોર્મલ ટેમ્પલેટ પર આધારિત દરેક નવા ડોક્યુમેન્ટ પર આની અસર થશે. માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસના પ્રોગ્રામ્સમાં ટેમ્પ્લેટ બનાવવાની એક સરસ સગવડ છે. માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસમાં ડીફોલ્ટ નોર્મલ નામનું ટેમ્પલેટ હોય છે. પરંતુ આપણે આપણી જરિયાત મુજબ નવાં ટેમ્પલેટ પણ બનાવી શકીએ છીએ. એ વિશે આવતા અંકોમાં વિગતવાર વાત કરીશું.
એક્સેલમાં વાત જરા જુદી છે. તેમાં વાસ્તવમાં તો આપણે જમણી તરફ અને નીચેની તરફ જબરજસ્ત રીતે વિસ્તરી શકે એવી એક વિરાટ સ્પ્રેડશીટમાં કામ કરીએ છીએ. અલબત્ત તેમાં પણ પેજમાં માર્જિન્સ, ઓરિએન્ટેશન અને સાઇઝ સેટ કરવાની સગવડ છે, પરંતુ તેમાં પેજ સાઇઝ આપણા પ્રિન્ટરના ડ્રાઇવર્સમાં નક્કી થયેલી પેજ સાઇઝીઝ જોવા મળે છે. વર્ડમાં આપણે પેજને આપણી ઇચ્છા મુજબ કસ્ટમ સાઇઝનું પણ બનાવી શકીએ છીએ, પરંતુ એક્સેલમાં વાત પ્રિન્ટર આપેલા વિકલ્પો પર આધારિત રહે છે. હા, એવું થઈ શકે છે કે તમે કોઈ નવી વર્કબુક ઓપન કરી, તેમાં તમારી ઇચ્છા મુજબનાં સેટિંગ્સ કરી, તેને એક્સેલ ટેમ્પલેટ તરીકે સેવ કરી લો. એટલું યાદ રાખશો કે આ ટેમ્પલેટ જ્યાં ઓફિસ પ્રોગ્રામ ઇન્સ્ટોલ થયો હોય ત્યાં જ સેવ થવું જોઈએ. આ થોડું મુશ્કેલ કામ હોવાથી પૂરતી જાણકારી વિના કરવું હિતાવહ નથી.
