સ્માર્ટવર્કિંગનો પહેલો નિયમ આ છે – આપણે કમ્પ્યુટરના નહીં પણ કમ્પ્યુટર આપણું ગુલામ હોવું જોઈએ! એટલે કે જે કામ કમ્પ્યુટર સારી રીતે કરી શકે તેમ હોય તેની જવાબદારી તેના શિરે જ નાખવી અને આપણે આપણા પોતાના મૂળ કામ પર ધ્યાન આપવું.
માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં આવું કરવા માટેની એક મજાની રીત છે ક્વિક ફોર્મેટિંગ.
વર્ડમાં તમે કોઈ લેટર તૈયાર કરી રહ્યા હો કે મોટો રીપોર્ટ, તેનું યોગ્ય રીતે ફોર્મેટિંગ કરવું જરુરી હોય છે. એમાંય જ્યારે મોટો રીપોર્ટ તૈયાર કરવાનો હોય ત્યારે તેમાં એક સરખું ફોર્મેટિંગ હોવું જરી છે.
વર્ડમાં લાંબા ડોક્યુમેન્ટમાં મુખ્ય હેડિંગ, પેટા હેડિંગ, તેનાં પેટા હેડિંગ વગેરે માટે ક્વિક સ્ટાઇલ્સ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને કેવી રીતે આખા ડોક્યુમેન્ટનું યુનિફોર્મ ફોર્મેટિંગ કરી શકાય એ વિશે આપણે ડિસેમ્બર ૨૦૧૨ના અંકમાં વિગતવાર વાત કરી હતી. વર્ડની રિબનમાં હોમ ટેબમાં આપેલી ક્વિક સ્ટાઇલ્સની મદદથી આ રીતે ક્વિક ફોર્મેટિંગ કર્યા પછી, આખા રીપોર્ટનાં જુદાં જુદાં પ્રકરણનાં હેડિંગ, દરેક પ્રકરણમાંનાં હેડિંગ અને તેનાં પેટા હેડિંગ તેમ જ એ દરેકના પેજ નંબર બતાવતું ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ કેવી રીતે આપોઆપ તૈયાર થઈ શકે અને રીપોર્ટનાં અંદરનાં પાનાંઓમાં આપણે કોઈ ફેરફાર કરીએ તો ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટમાંના પેજનંબર કેવી રીતે સહેલાઈથી અપડેટ કરી શકાય એ પણ આપણે એ લેખમાં જાણ્યું હતું.
નવા વાચકોને ઉપયોગી થઈ શકે અને જૂના વાચકોને વાત તાજી થાય એટલા માટે એ પૂર્વભૂમિકા સાથે, હવે અહીં વાત કરી લઈએ એથી પણ વધુ ક્વિક ફોર્મેટિંગની.
તમે વર્ડમાં કોઈ પ્રમાણમાં નાનું ડોક્યુમેન્ટ તૈયાર કરી રહ્યા હો અને તેમાં જુદા જુદા ઠેકાણે એક સરખું ફોર્મેટિંગ કરવાનું હોય તો નવી ક્વિક સ્ટાઇલ ડેવલપ કરવાની મથામણમાં પડ્યા વિના, આપણે ફોર્મેટ પેઇન્ટર સુવિધાનો લાભ લઈ શકીએ છીએ.
ધારો કે તમે તમારા ડોક્યુમેન્ટમાં કોઈ એક વાક્યના ફોન્ટ બદલ્યા, તેનો કલર બદલ્યો અને વાક્ય બોલ્ડ કરીને ઇટાલિક પણ કર્યું. હવે તમારે ડોક્યુમેન્ટમાં બીજાં ચાર વાક્યોનું એ જ પ્રમાણે ફોર્મેટિંગ કરવું છે. એ માટે પહેલા વાક્યનું ફોર્મેટિંગ કરી લીધા પછી તેને સિલેક્ટ કરો અને પછી હોમ ટેબમાં, ક્લિપબોર્ડના પહેલા જ સેક્શનમાં ફોર્મેટ પેઇન્ટર પર ડબલ ક્લિક કરો. માઉસનું કર્સર બદલાઈને બ્રશ જેવું બની જશે.
હવે જે નવાં વાક્યોને એ જ રીતે ફોર્મેટ કરવાં છે તેમને વારાફરતી બ્રશથી સિલેક્ટ કરશો એટલે તેમનું ફોર્મેટિંગ થઈ જશે! આપણું કામ પૂરું થયા પછી ફરી ફોર્મેટ પેઇન્ટર પર ક્લિક કરો એટલે માઉસ નોર્મલ થઈ જશે!