પ્રેઝન્ટેશન તૈયાર કરવું અને તેને રજૂ કરવું એ એક કળા છે. નાની નાની વાતની કાળજી લઈને તમે પણ તેમાં માસ્ટર બની શકો છો.
આજના યુગમાં “જો દિખતા હૈ વો બિકતા હૈના નાતે તમે જે પ્રેઝન્ટ કરો તે વધુ ફેલાય છે, વધુ અપીલ કરે છે – તો પ્રસ્તુત છે આદર્શ પાવર પોઈન્ટ પ્રેઝન્ટેશન કેવું હોવું જોઈએ તેના ધ્યાનમાં રાખવા જેવા મુદ્દા!
યાદ રાખો કે આખા પ્રેઝન્ટેશનનો દારોમદાર ૫૫ ટકા ભાગ તમે જે ચિત્રાત્મક રજૂઆત કરો તે + ૩૮ ટકા ભાગ તમારા હાવભાવ, બોલવાની રીત અને ૭ ટકા તમે જે લખાણ કર્યું છે તેની ઉપર રહેલો છે.
આપણે સૌ જાણીએ છીએ તેમ, પાવર પોઈન્ટ એક પાવરફુલ અને ઢગલાબંધ ઓપ્શન ધરાવતો માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીનો ઓફિસની કાર્યવાહીમાં પ્રેઝન્ટેશન માટેનો ઉપયોગી સોફ્ટવેર છે, પણ અહીં બધા જ ઓપ્શન એક સાથે નથી વાપરવાના પણ વિવેકપૂર્ણ રીતે વાપરવાના છે.
ગાય કાવાસાકી નામના એક જાણીતા પ્રેઝન્ટેશનગુરુએ ‘Kawasaki Rule of Ten’ નામની પ્રખ્યાત થિયરી આપી કે કોઈ પણ પ્રેઝન્ટેશન ફક્ત ૧૦ સ્લાઇડનું જ રાખવું, ૧૦ ચિત્રો અને ૧૦ જ વાક્યો! અને ૧૦ સ્લાઇડ દરમિયાન તેઓ વિઝ્યુઅલ ચાવીઓ દ્વારા પોતાના શ્રોતાને મંત્રમુગ્ધ કરી દેતા!
આવું આપણે પણ કરી શકીએ જેમ કે સૌથી પહેલી સ્લાઇડમાં સૌપ્રથમ નાની અનુક્રમણિકા મુકો. દા.ત.
- ટાઇમ મેનેજમેન્ટ એટલે શું?
- ટાઇમ મેનેજમેન્ટ શા માટે?
- ટાઇમ મેનેજમેન્ટ કેવી રીતે?
- ટાઇમ મેનેજમેન્ટના ફાયદા વગેરે.
- એક લોગો કે ચિત્ર ૧૦૦ શબ્દોની ગરજ સારે છે તો વધુમાં વધુ ચિત્રોનો ઉપયોગ કરો, ચિત્રને તેની વાત કહેવા દો. શબ્દોનો ઓછો ઉપયોગ કરો. યાદ રાખો કે પ્રેઝન્ટેશન ફક્ત મુદ્દાઓની સમરી જ હોય, આખું વક્તવ્ય ના જ હોય.
- બને ત્યાં સુધી એક સ્લાઇડ દીઠ એક કે બે જ મુદ્દાને સમજાવો. ત્રણ-ચાર મુદ્દાના કેસમાં તમે પહેલો મુદ્દો સમજાવતા કે રજૂ કરતા હશો તો પ્રેક્ષક વાંચતાં વાંચતાં ચોથા મુદ્દા સુધી પહોંચી જશે.
- દરેક મુદ્દો ફક્ત સાત કે આઠ શબ્દોમાં જ સીમિત રાખો.
- દરેક મુદ્દા કે વાક્યો વચ્ચે બ્રીધિંગ સ્પેસ જરુર છોડો. આ માટે બધાં વાક્યોને સિલેક્ટ કરી ને લાઇન સ્પેશનો ઉપયોગ કરો જેમ કે Double Line Space
- ટાઇટલ માટે ફોન્ટ સાઇઝ ૪૪ અને પેટા ટાઇટલ માટે ૨૭થી ૩૨ની સાઇઝના ફોન્ટ રાખો. આ માટે આ પ્રયોગ કરો. તમારું પ્રેઝન્ટેશન બન્યા પછી તમારી બેસવાની ચેરને કમ્પ્યુટરથી ૩થી ૪ ફૂટ દૂર લઈ જઈને જે તે સ્લાઇડ જુઓ. જો તમારા મુદ્દા તમને સ્પષ્ટ દેખાતા હોય તો, મોટા સ્ક્રીન પર દસ-દસની હરોળમાં ૧૦૦ પ્રેક્ષકો સુધી આસાનીથી જોઈ શકાશેે.
- ફોન્ટની પસંદગીમાં યાદ રાખો કે સેરીફ પ્રકારના ફોન્ટ ક્યારેય ના લો (દા.ત. Times new Roman). સાદી ભાષામાં સમજીએ તો ‘છુંછાવાળા’ ફોન્ટ ક્યારેય ના વાપરો. આ માટે સેન્સ સેરીફ ફોન્ટ (દા.ત. arial) વગેરે વાપરો. આ માટે જુઓ નમૂના www.fonts2u.com ઉપર.
- મુદ્દાને હાઈલાઇટ કરવા Bold, Italic કે Underline કરવાને બદલે જુદા કલરમાં મોટા દર્શાવો.
- સાદાં અને સરળ ચિત્રો જ મૂકો જે મુદ્દા સાથે સુસંગત હોય.
- રંગોની મેળવણી કોન્ટ્રાસ્ટવાળી જ રાખો. ડાર્ક બેકગ્રાઉન્ડમાં લાઇટ અને લાઇટ બેકગ્રાઉન્ડમાં ડાર્ક અક્ષરોના રંગો ગોઠવો.
- બને ત્યાં સુધી એક જ સરખું બેકગ્રાઉન્ડ રાખો.
- શબ્દો અને ચિત્રોની જગ્યા દરેક સ્લાઇડમાં સમાન જ રાખો. જરૂર હોય તો viewનામના મેનુમાં જઈને લરને check box ટિક કરી દો.
- પ્રેઝન્ટેશનમાં આખી સ્લાઇડમાં બેકગ્રાઉન્ડ મૂક્યું હોય અને તેના ઉપર બીજી એરો કે રાઉન્ડ જેવી કોઈ ઇમેજ મૂકો ત્યારે એ ઇમેજ રાઉન્ડને બદલે લંબચોરસ દેખાય અને બેકગ્રાઉન્ડમાં વ્હાઇટ કલરનો ધબ્બો દેખાય એ ન ચાલે. જો ઉપલી ઇમેજ માટે તમે બેકગ્રાઉન્ડ કલર વિનાની પીએનજી ઇમેજનો ઉપયોગ કરશો તો આ સમસ્યા રહેશે નહીં.
- Sound અને transition નો ઉપયોગ મર્યાદિત પ્રમાણમાં જ કરો.
- સ્લાઇડમાં મુદ્દાઓ જ લખો તેને લગતી વધુ માહિતી લખવા માટે સ્લાઇડ નીચે એક જગા નોટ્સ માટે આપેલી જ છે. તેમાં જે તે સ્લાઇડ વિશે વિસ્તૃત નોંધ લખી શકાય અને જરુર જણાયે છાપી પણ શકાય. જે ફક્ત પ્રેઝન્ટર માટે જ છે.
- પ્રેઝન્ટેશન દરમિયાન મોટા પરદા તરફ, સ્ક્રીન તરફ ક્યારેય ના જુઓ. તમારો ચહેરો સતત પ્રેક્ષકો સામે જ હોવો જોઈએ. પ્રેક્ષકો તરફ તમારી પીઠ કદાપિ ના હોવી જોઈએ. તેમની સાથે આંખોનો સેતુ સતત બાંધી રાખો. આ માટે લેપટોપ કે ટેબલેટ તમારી સામે એવી રીતે રાખો કે ક્ષણ બેક્ષણ તમે ટોપિક વાંચી લો અને વધુ ને વધુ મૌલિકતાથી પ્રેઝન્ટેશન આપો. એક ખાસ ટિપ. પ્રેક્ષકો ક્યારેય એ નથી જાણવાના કે તમે કયો મુદ્દો ભૂલી ગયા છો. જો કોઈ મુદ્દો ભૂલી જવાય તો તેનો અફસોસ કર્યાં વગર આગળના મુદ્દાને ન્યાય આપો, પ્રેઝન્ટેશન આગળ ચલાવો અને તમે રસભંગ ના થાવ. ટૂંકમાં સ્ક્રીનમાંથી વાંચતાં વાંચતાં કદાપિ પ્રેઝન્ટેશન ના આપો.
- બજારમાંથી સારું પ્રેઝન્ટ ડિવાઇસ વસાવો કે જે રિમોટથી તમારી સ્લાઇડને આગળપાછળ લઈ જશે. બને તો જે તે સ્થળે અગાઉથી પહોંચી જઈને રિહર્સલ કરી લો.
- છેલ્લી સ્લાઇડ સમાપનની જરુર મૂકો, જેમાં આખા પ્રેઝન્ટેશનનો સાર હોય!
