ગયા અંકમાં આપણે એક્સેલમાં સરવાળાની વિવિધ રીત સમજ્યા. હવે સમજીએ, આંકડાનો અને વિવિધ શરતો મુજબ તારવવાની પદ્ધતિઓ, જેમાં આપણે સરેરાશ અને અન્ય બાબતોને પણ આવરી લઈશું.

આગળ શું વાંચશો?

• શરતી સ્થિતિ મુજબની ગણતરી
• શરતી સરેરાશને લગતી ગણતરીઓ
• માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં ક્વિક ફોર્મેટિંગ
• ઓટોમેટિક એન્વેલપ પ્રિન્ટિંગ

વાચક મિત્રો ગયા વખતે આપણે એક્સેલમાં સરવાળા વિશે વિગતવાર જોયેલું. હવે આપણે count અને average વિશે જોઈશું. સરળ ભાષામાં count એટલે ગણતરી કરવી. ડેટા એન્ટ્રી દરમિયાન આંકડાકીય માહિતી કેટલી વખત એન્ટર થઈ તે સરળતાથી ગણી શકાય છે અને તે જાણવા =count  ફંક્શનનો ઉપયોગ થાય છે.

અહીં A12માં સેલ પોઈન્ટર રાખીને = count (A11:A1) લખવાથી રિઝલ્ટ ૧૦ મળે છે એટલે કે અહીં કમ્પ્યુટર આપેલી રેંજમાંથી ગણતરી કરીને કહે છે કે અહીં ૧૦ વખત અંકો લખાયેલા છે. આપને થશે કે આવું ગણીને વળી શું કરવાનું? તો આગળ જતાં બધા ફંક્શનના મિશ્ર ઉપયોગો વખતે તેનું મહાત્મ્ય સમજીશું!

આગળ વધતાં, આ જ count બીજા કુટુંબીજનોને મળીએ. B12માં = COUNTA (B11:B1) લખવાથી ૧૧ ઉત્તર મળે છે એટલે કે COUNTA ફંક્શન બધી જ (All Entry) અંકો, શબ્દો, તાફભય પણ ગણીને કુલ એન્ટ્રી ગણી આપે છે, એવું જ કંઈક C12 સેલમાં =COUNTBLANK (C11:C1) આપણને ડેટા એન્ટ્રી દરમિયાન ખાલી રહી ગયેલા સેલ ગણી આપે છે. અહીં ઉત્તર 2 આવશે.

આપણે આ વાત અહીં નાના પાયે સમજ્યા, પરંતુ બહુ મોટી સંખ્યામાં એન્ટ્રી ધરાવતા ડેટાબેઝમાં કોઈ કારણસર જેમાં કોઈ એન્ટ્રી થઈ નથી એવા સેલની સંખ્યા ગણવામાં આ રીત બહુ ઉપયોગી થાય છે.

શરતી સ્થિતિ મુજબની ગણતરી

બિઝનેસની રીતે જોઈએ, તો તેમાં માત્ર સરવાળા કરવાના હોતા નથી. તેમાં તો, ચોક્કસ શરતો મુજબની સ્થિતિ જાણવાની હોય છે. જેમ કે ટીવીના શોરુ‚મમાં મહિનામાં કુલ કેટલાં ટીવી વેચાયાં તે જાણવું જ‚રી છે, તેમ કોઈ ચોક્કસ મોડેલ કે કંપનીનાં કેટલાં ટીવી વેચાતાં તે જાણવું પણ જ‚રુરી હોય છે.

આવી ગણતરી કરવા માટે COUNTIF અને COUNTIFS ફંકશન મદદે આવે છે.

મતલબ કે COUNTIF અને COUNTIFS ફંકશન કેટલીક શરતો અને માપદંડને ધ્યાનમાં રાખીને ગણતરી કરી આપે છે. આવી ગણતરી કરવા માટે, જે સેલમાં ચોક્કસ સ્થિતિ મુજબ જવાબ જોઈતો હોય, તે સેલમાં આ મુજબનું સૂત્ર લખવાનું રહે :

=COUNTIF (જેમાંથી ગણતરી કરવી છે તે રેંજ, “માપદંડ/શરત).

જો એકથી વધુ શરતો મુજબ ગણતરી કરવાની હોય તો =COUNTIFS ના સૂત્રનો ઉપયોગ કરવાનો રહે. જેમ કે

=COUNTIFS (રેંજ ૧, “માપદંડ/શરત ૧, રેંજ ૨, “માપદંડ/શરત ૨, રેંજ ૩, “માપદંડ/શરત ૩, …)

ખાસ યાદ એ રાખો કે માપદંડને હમેશાં અવતરણ ચિહ્નોમાં જ લખવો.

હવે માની લો કે કોઈ મોટી ફ્રૂટશોપમાં બાજના ટેબલ મુજબ અલગ અલગ ફ્રૂટનું, અલગ અલગ સેલ્સમેન દ્વારા વેચાણ થાય છે. જો આપણે માત્ર કેળાં કેટલી વખત વેચાયાં તે જાણવું હોય તો નીચે મુજબ ગણતરી થાય :

=COUNTIF (A:A, “BANANA”) અહીં ફક્ત BANANA કેટલી વખત વેચાયા એટલે કે બનાનાની એન્ટ્રી કેટલી વખત થઈ તે રિઝલ્ટ આવશે. આવાં બીજાં ઉદાહરણ ચકાસો.

= COUNTIF (B:B,”JUNE”) જ્યાં ફક્ત June માસ હશે તેની ગણતરી થશે.

=COUNTIF (D:D, “DILIP”) જ્યાં દિલીપભાઈ સેલ્સમેન હશે તે સેલને ગણી આપશે.

=COUNTIF (C:C, “<10”) અહીં ફક્ત જે ૧૦થી ઓછા આંકડામાં વેચાણ થયું હશે તેવી જ એન્ટ્રીઓને ગણી આપવામાં આવશે.

એવું જ કંઈક COUNTIFS માટે હોઈ શકે, જેમ કે

=COUNTIFS (A:A, “BANANA”, B:B, “JUNE”, C:C, “SURESH”).

JUNE માસમાં સુરેશભાઈ કેટલી વખત BANANA વેચી શક્યા તે જાણી શકાશે. અહીં BANANA એક પ્રકારની FREQUENCY કે OCCURANCEસાથે જોડાયેલું છે.

શરતી સરેરાશને લગતી ગણતરીઓ

હવે આપણે સફરને આગળ વધારીએ અને સરેરાશ તથા સરેરાશ સાથે ગાણિતિક રીતે જોડાયેલા ફંક્શન સમજીએ.

ઘણી વાર બિઝનેસમાં વેચાણની ઢબ પકડવા માટે, આંકડાઓની ગણતરીમાં વધુમાં વધુ કયો આંકડો રીપીટ થયો છે તથા વેચાણના આંકડાઓનો મધ્યક તથા સરેરાશ જાણવા જ‚રુરી બને છે. આ માટે નીચેનાં ફંક્શન કામ લાગે છે.

=MODE (Range) આપેલી રેંજમાં અંકોની date entryમાં જે આંકડો વધુમાં વધુ વખત રીપીટ થયો હશે તેને દર્શાવશે.

=MEDIAM (Range) આપેલી રેંજમાં અંકોની data entry સૌથી ન્યુનતમ અને મહત્તમ એ બે અંકોને ધ્યાનમાં રાખીને તેનો મધ્યક અંક શોધી આપે છે.

=AVERAGE (Range)  આપેલી રેંજમાં અંકોની સરેરાશ શોધી આપે છે. જુઓ ઉપરનું ઉદાહરણ.

અહીં B14 = MODE (B2:B13)જે ૨૨નો અંક વધુમાં વધુ વખત રીપીટ થયો છે તે બતાવે છે અને B15માં =MEDIAN (B2:B13) બાર માસના શર્ટનો મધ્યક વેચાણ આંકડો છે અને B16માં =AVERAGE (B2:B313) જે શર્ટનું સરેરાશ વેચાણ બતાવે છે.

આપ C14, C15 અને C16 તથા D14, D15 અને D16માં જાતે જ ટીશર્ટ અને જીન્સનાં પરિણામો ચકાસો.

હવે આ શ્રેણીમાં AVERAGEIF અને AVERAGEIFSને સમજીએ. જે એક્ઝેટ SUMIF અને SUMIFS જેવી જ કામગીરી કરે છે.

આ માટે નીચેનું સૂત્ર કામ લાગશે :

= AVERAGIEF (સંજોગવાળું કોલમ, “માપદંડ/શરત, જેમાંથી સરેરાશ લેવી છે તે કોલમ)

હવે ફરી ફ્રૂટશોપનું ટેબલ ધ્યાનમાં લઈએ તો, ફક્ત કેળાના વેચાણની સરેરાશ જાણવા નીચનું સૂત્ર કામે લગાડીએ :

= AVERAGE (A:A, “BANANA’, C:C) અહીં ફક્ત BANANAના વેચાણની જ સરેરાશ મળશે. અહીં ખાસ એ યાદ રાખો કે જે કોલમના અંકો ગણતરીમાં વપરાવાના હોય તે કોલમમાં આ સૂત્ર લખવું નહીં. અહીં આ સૂત્ર C કોલમમાં લખવું નહીં. આવાં બીજાં ઉદાહરણ ચકાસો.

= AVERAGEEIF (B:B “JUNE”, C:C) જ્યાં ફક્ત June માસ હશે તેના વેચાણની સરેરાશ મળશે.

= AVERAGIEF (D:D, “DILIP” C:C) જ્યાં દિલીપભાઈ સેલ્સમેન હશે તેના વેચાણની સરેરાશ મળશે.

= AVERAGIEF (C:C, “<10”, C:C) અહીં ફક્ત એવા વેચાણની સરેરાશ મળશે કે જે ૧૦થી ઓછા આંકડામાં વેચાયેલું હશે.

= AVERAGIEF (C:C, “>50”, C:C) અહીં ફક્ત એ વેચાણનો સરવાળો થશે જે ૫૦ કે તેથી વધુ આંકડામાં હશે.

હવે જોઈએ કે બે કે તેથી વધુ સંજોગોને ધ્યાન રાખીને શરતી સરેરાશ કેવી રીતે મેળવી શકાય. આ માટે નીચે મુજબ સૂત્ર રચના યાદ રાખો.

= AVERAGIEFS (જે અંકોના કોલમમાંથી સરેરાશ લેવાની છે તે કોલમ, સંજોગવાળું કોલમ ૧, “માપદંડ ૧/શરત ૧, સંજોગવાળું કોલમ ૨, “માપદંડ ૨/શરત ૨, સંજોગવાળું કોલમ ૩, “માપદંડ ૩/શરત ૩,…).

ધારો કે BANANAનું JUNE માસનું સરેરાશ વેચાણ જોઈએ છે તો આ રીતે સૂત્ર લખાય = AVERAGEIFS (C:C, A:A, “BANANA”, B:B, “JUNE”). આ રીતે June માસમાં વેચેલા BANANAના વેચાણની સરેરાશ મળી આવશે. હજુ વધુ સંજોગ અને શરતો જુઓ.

JUNE માસમાં સુરેશભાઈએ વેચેલા BANANA ૨૫ વધારે હોય તો સરેરાશ શોધો તો નીચે મુજબ સૂત્ર બનશે.

= AVERAGEIFS (C:C, A:A, “BANANA”, B:B, “JUNE”, D:D, “SURESH”, C:C “25”)

વધુ ઉપયોગી ફંક્શન સાથે આવતા અંકોમાં મળતા રહીએ ત્યાં સુધી બધા એક્સેલપ્રેમીઓને હેપ્પી એક્સેલ્નટાઈન ડે! (વેલેન્ટાઈન ડેની જેમ જ!).