ઇન્ફર્મેશન ટેકનોલોજીથી આપણા સંપર્કો વધી રહ્યા છે, એમની સંપર્ક માહિતી વધુ ને વધુ વિખરાતી જાય છે. આપણે કામના બધા જ કોન્ટેક્ટ્સ ગમે ત્યારે, ગમે ત્યાંથી, ગમે તે સાધન પર કેવી રીતે મેળવવા તે જાણીએ…
આગળ શું વાંચશો?
- જૂના સાદા ફોનમાંથી કોન્ટેક્ટસ ઈમ્પોર્ટ કરવા માટે
- જૂની ડાયરીમાંની કોન્ટેક્ટસ ઈમ્પોર્ટ કરવા માટે
- જીમેઈલના બીજા એકાઉન્ટમાંથી કોન્ટેક્ટસ ઈમ્પોર્ટ કરવા માટે
- સ્માર્ટફોનમાંના તમામ નંબર્સ ટ્રાન્સફર કરવા માટે
- અન્ય મેઈલ સર્વિસમાંથી કોન્ટેક્ટસ ઈમ્પોર્ટ કરવા માટે
- વિઝિટિંગ કાર્ડમાંની વિગતો ટ્રાન્સફર કરવા માટે
આપણું પેલું મજાનું લોકગીત તમે પણ ક્યારેક સાંભળ્યું કે વાંચ્યું હશે, ‘હરિ તારાં નામ છે હજાર, કયા નામે લખવી કંકોતરી! રોજ રોજ બદલે મુકામ, કયા ગામે લખવી કંકોતરી…!’ આ તો જૂના જમાનાની વાત થઈ, આજના ડિજિટલ યુગમાં તો વળી આથીય મોટી તકલીફ થઈ પડી છે. આજે તો સરનામાનાં જ અઢળક સરનામાં થઈ પડ્યાં છે!
વિચાર કરો, પહેલાંના સમયમાં આપણા ઘરમાં સરનામાની એક ડાયરી રહેતી. પરિવારને લાગતા વળગતા સૌ કોઈ, નજીકના ને દૂરના સંબંધીઓનાં પોસ્ટલ સરનામાં એમાં લખાયેલાં રહેતાં અને સારે માઠે પ્રસંગે સૌને તાર-ટપાલ કરવા ફક્ત એ એક ડાયરી હાથમાં લેવાની રહેતી. પછી ફોનનો વપરાશ વધતો ચાલ્યો એટલે ડાયરી એ જ રહી, પણ એમાં ગેસની સગડી રીપેર કરવાવાળા ને સ્કૂટર મિકેનિકના ફોન નંબર પણ ઉમેરાયા. પછી ‘કર લો દુનિયા મુઠ્ઠી મેં’વાળો પવન ફૂંકાયો ને આપણી ડાયરીમાં દૂધવાળા ને કામવાળી બહેનના મોબાઇલ નંબર પણ ઉમેરાયા.
ઘરમાં કમ્પ્યુટર ને સ્માર્ટફોન આવ્યા પછી પેલી ડાયરી આડે હાથે મૂકાવા લાગી. મોટા ભાગે લોકો કમ્પ્યુટર ને સ્માર્ટફોનમાં જ એડ્રેસ સેવ કરવા લાગ્યા.
હવે બિલકુલ આજની સ્થિતિ વિચારી જુઓ. તમારે કામનાં સરનામાં કેટકેટલી જગ્યાએ વિખરાયેલાં પડ્યાં છે? પેલી જૂની ડાયરીમાં, જુદાં જુદાં વિઝિટિંગ કાર્ડના ઢગલામાં, કમ્પ્યુટર/લેપટોપમાં આઉટલૂકનો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાં, જીમેઇલના કોન્ટેક્ટ્સમાં, યાહૂની એડ્રેસબુકમાં, પ્રોફેશનલ હો તો લિંક્ડઇન પર, કંપની કે ઓફિસની મેઇલ સર્વિસ પર, ફેસબુક કે વોટ્સએપ વગેરેમાં, સ્માર્ટફોનના સિમકાર્ડમાં, એમાંથી વળી એસડી કાર્ડમાં કોન્ટેક્ટ્સ એક્સપોર્ટ કયર્િ હોય તો એમાં, તમારા એકથી વધુ ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટ્સ હોય તો એ દરેકમાં, અને એ બધા એકાઉન્ટને પાછા સ્માર્ટફોનમાં એડ કર્યું હોય તો વળી એ બધામાંનાં કોન્ટેક્ટ્સ સ્માર્ટફોનમાં ઉમેરાય તે જુદા! એક જ ફોનમાં બે (કે તેથીય વધુ!) સિમકાર્ડ આવ્યાં અને એક જ વ્યક્તિ પાસે સ્માર્ટફોન, ટેબલેટ ને પીસી/લેપટોપ જેવાં એકથી વધુ સાધનો આવ્યાં એટલે સરનામાં વળી વધુ વિખેરાયાં.
સરનામાંનાં અઢળક સરનામાં થયાં કે નહીં?
રોજબરોજ તો આપણે આ બધી ભેળસેળ વચ્ચે આપણું કામ ચલાવી લઈએ છીએ. પરંતુ ઘરમાં કોઈ સારો પ્રસંગ આવ્યો હોય અને સૌના પોસ્ટલ એડ્રેસ સહિતની લેટેસ્ટ કોન્ટેક્ટ ડિટેઇલ જોઈતી હોય તો ઘણે ઠેકાણે શોધવા જ જવું પડે. સૌથી વધુ તકલીફ પ્રોફેશનલ વ્યક્તિઓને પડે. કોઈ સેમિનાર કે બિઝનેસ એક્સ્પોમાં અનેક લોકોને મળવાનું થયું હોય, વિઝિટિંગ કાર્ડની આપલે થઈ હોય, એમાંથી ઘણા લોકો તરફથી તમને બિઝનેસ મળી શકે તેમ પણ હોય, પણ ઓફિસમાં એડ્રેસ મેનેજમેન્ટની વ્યવસ્થા ન હોય તો બિઝનેસની ઘણી સારી તકો ગુમાવવી પડે. જૂનાને બદલે નવો ફોન લઈએ તો જૂનામાંના નંબર્સ નવામાં લઈ જવાની ઉપાધિ પણ ખરી.
આ સ્થિતિમાં પરફેક્ટ એડ્રેસ મેનેજમેન્ટ કેવી રીતે થઈ શકે?
આપણા એડ્રેસ મેનેજમેન્ટનાં મુખ્ય ધ્યેય
હવે કોન્ટેક્ટ ડિટેઇલ્સ ડિજિટલ સ્વરૂપે ઉપલબ્ધ હોવાથી અને આપણી માહિતી અલગ અલગ સમયે, અલગ અલગ જગ્યાએ અને અલગ અલગ સાધનોથી મેળવવાની જરૂરિયાત અને સગવડ બંને હોવાથી, કંઈક એવું થવું જોઈએ જેમાં, આપણે ઉપયોગી તમામ કોન્ટેક્ટ ડિટેઇલ્સ એક જ ડિજિટલ સરનામે ઉપલબ્ધ હોય (ટેકનિકલ ભાષામાં કહીએ તો, સર્વર પર) અને આપણે ચાહીએ ત્યારે તેના સુધી પહોંચી શકીએ તો વાત બને. આ એક પ્રકારનું ક્લાઉડ કમ્પ્યુટિંગ જ થયું.
આ મુદ્દો ધ્યાને રાખીને આપણા એડ્રેસ મેનેજમેન્ટનાં મુખ્ય લક્ષ્ય નીચે મુજબ હોઈ શકે :
- આપણે ઉપયોગી તમામ સરનામાં, એક જ જગ્યાએ એકઠાં થવાં જોઈએ
- તેની આપણે ઇચ્છીએ તે રીતે ગોઠવણી શક્ય હોવી જોઈએ
- વિઝિટિંગ કાર્ડમાંની માહિતી ડિજિટલ સ્વરુપે ઉપલબ્ધ થવી જોઈએ
- લગભગ દરેક સમયે, બધે સ્થળે અને સાધનો પર સરનામાં મળવાં જોઈએ
- બીજા લોકો પોતાનાં સરનામાં બદલે અને આપણી એડ્રેસબુક અપડેટ થાય તો ઉત્તમ!
- બધું ભલે ડિજિટલ થયું હોય, લગ્નની કંકોતરી કે બિઝનેસના પ્રિન્ટેડ ડાયરેક્ટ મેઇલર્સના કવર પર તો પ્રિન્ટેડ એડ્રેસ લેબલ જ જોઈએ, એ પણ શક્ય બનવું જોઈએ
- અને છેલ્લે, આ બધું જ સહેલું ને ફ્રી હોવું જોઈએ!
આ જરુરિયાતો ધ્યાને રાખીને ઇન્ટરનેટ પર થોડાં ખાંખાખોળાં કરીએ તો એડ્રેસ મેનેજમેન્ટને લગતાં ઘણાં સોફ્ટવેર અને વેબ સર્વિસીઝ મળી આવે છે. કેટલીક વેબ સર્વિસમાં આપણા મિત્રો, પરિચિતો પણ એ જ સર્વિસનો ઉપયોગ કરતા હોય તો તેઓ પોતાની કોન્ટેક્ટ ડિટેઇલ બદલે તો એ આપોઆપ આપણી એડ્રેસબુકમાં પણ અપડેટ થઈ જાય એવી સગવડ પણ હોય છે. પરંતુ આ તમામમાંથી લગભગ કોઈ સોફ્ટવેર કે વેબસર્વિસ એવાં નથી જે આપણી તમામ જરૂરિયાતો સંતોષે.
પરિણામે આપણે કોઈ એવી સર્વિસ પર કળશ ઢોળવો પડે, જે ભલે સર્વાંગ સંપૂર્ણ ન હોય પણ આપણી ઘણી ખરી અપેક્ષાઓ પૂરી કરે. ડિજિટલ લાઇફની વાત કરીએ તો પતિ કે પત્ની પછી આપણા વિશે કદાચ સૌથી વધુ જાણકારી ગૂગલ પાસે હોય છે (ઘણા કિસ્સામાં ગૂગલ પાસે વધુ જાણકારી હોય એવું પણ બને!) એટલે આપણી ડિજિટલ લાઇફ સરળ બનાવવા માટે આપણે ગૂગલની કોન્ટેક્ટ મેનેજમેન્ટ સર્વિસનો ઉપયોગ કરી શકીએ.
“ગૂગલની કોન્ટેક્ટ મેનેજમેન્ટ સર્વિસ પણ છે? ક્યારેય જોઈ તો નથી! તમને આવો સવાલ થયો હોય તો તેમાં તમારો કોઈ દોષ નથી. ગૂગલે જીમેઇલની અંદર કોન્ટેક્ટ મેનેજમેન્ટ સર્વિસ છુપાવેલી રાખી છે અને મોટા ભાગના લોકોને ક્યારેય તેની જરૂર પડતી ન હોવાથી તેમણે ક્યારેય એ જોઈ જ ન હોય એવું પણ બની શકે છે. તમે જીમેઇલમાં લોગ-ઇન થઈને ડાબી તરફ ગૂગલના લોગોની નીચે જીમેઇલના ડ્રોપ-ડાઉન મેનુને ઓપન કરો તો તેમાં કોન્ટેક્ટની લિંક મળશે (તેમાં જીમેઇલ, કોન્ટેક્ટ્સ ઉપરાંત ટાસ્ક્સ (રોજબરોજના કામકાજ માટેનું ટુ-ડુ લિસ્ટ)ની ત્રીજી લિંક પણ છે જે લગભગ તમે ક્યારેય ઓપન કરી નહીં હોય)! તમે એડ્રેસબારમાં www.google.com/contacts લખીને પણ અહીં સુધી પહોંચી શકો છો. એપ્સ વિન્ડો ઓપન કરીને તેમાં પણ કોન્ટેક્ટ્સની લિંક મેળવી શકાય.
એટલું ખાસ નોંધશો કે ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સ પણ બધી રીતે પરફેક્ટ નથી, પરંતુ તે આપણી ઘણી બધી અપેક્ષા પૂરી કરી શકે છે, આપણે ઓલરેડી ઘણી બાબતો માટે ગૂગલ પર વિશ્ર્વાસ મૂકીએ છીએ અને મોટા ભાગે આપણે સૌ ગૂગલની વિવિધ સર્વિસ અને એન્ડ્રોઇડ ફોન (એપલ ડિવાઇસીઝમાં પણ તેનો ઉપયોગ શક્ય છે) વાપરતા હોવાથી અહીં આપણે ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સની પસંદગી કરીએ છીએ. આપણે મુખ્યત્વે ત્રણ પગલાં લેવાં જોઈશે :
- આપણા તમામ કોન્ટેક્ટ્સ ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં એકઠા કરીએ
- ડુપ્લિકેટ કોન્ટેક્ટ્સ એકબીજામાં ભેળવી લઈએ
- ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાંના કોન્ટેક્ટ્સ યોગ્ય રીતે ગોઠવીએ
વાત ત્રણ જ પગલાંની છે, પણ પેલી પુરાણકથા મુજબ જેમ વામન ભગવાને ત્રણ પગલાંમાં આકાશ, ધરતી ને પાતાળ આવરી લીધાં હતાં, એમ આપણે પણ આ ત્રણ પગલાંમાં કંઈકેટલુંય ખેડાણ કરવાનું છે.
આ આખી વિધિ ઘણી ધીરજ માગી લે તેવી છે. જો તમારા કોન્ટેક્ટ્સની સંખ્યા હજારોમાં હશે તો એની યોગ્ય ગોઠવણીમાં તમારો ઘણો સમય જશે, પણ દરરોજ થોડું થોડું કામ કરતા જશો તો આ કામ બોજારૂપ નહી બને. એક વાર તમારા તમામ કોન્ટેક્ટ્સ યોગ્ય રીતે ઓેર્ગેનાઇઝ્ડ થઈ જશે તે પછી તમારું તમામ કામ એકદમ સહેલું બનશે અને કરેલી બધી મહેનત સાર્થક લાગશે.
તો શરુઆત કરીએ આ રીતે…
૧. ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં એકત્રીકરણ
ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સ મૂળ તો જીમેઇલમાં ઉપોયગમાં લેવાતાં ઈ-મેઇલ એડ્રેસ સંભાળવા માટે શરૂ થયેલી સર્વિસ છે. આગળ જતાં, ગૂગલનો વિસ્તાર વધતો ગયો તેમ તે કોન્ટેક્ટ્સ મેનેજરનું ફલક પણ વિસ્તરતું ગયું.
જો તમે જીમેઇલનો ઉપયોગ કરતા હો તો તમારા વપરાશ અનુસાર કોન્ટેક્ટ્સ મેનેજરમાં સંખ્યાબંધ કોન્ટેક્ટ્સ સેવ થયેલા હશે.
તમારા માટે સૌથી અગત્યના કોન્ટેક્ટ્સ મુખ્ત્વે ‘માય કોન્ટેક્ટ્સ’માં સચવાયેલા જોવા મળશે. માય કોન્ટેક્ટ્સ આપણું મુખ્ય કોન્ટેક્ટ ગ્રુપ છે, તેની નીચે આપણે ફેમિલી, ફ્રેન્ડ્સ, બિઝનેસ, વગેરે ઇચ્છીએ એટલાં સબગ્રુપ્સ બનાવી શકીએ છીએ. જીમેઇલના લેબલ કે પિકાસાનાં વર્ચ્યુઅલ આલબમની જેમ કોન્ટેક્ટ્સમાં પણ આપણે એક વ્યક્તિની સંપર્ક વિગતો અલગ અલગ સબગ્રુપમાં મૂકી શકીએ છીએ. જેમ કે આપણો ખાસ મિત્ર આપણી સાથે જ ઓફિસમાં કામ કરતો હોય તો તેનું નામ ફ્રેન્ડ્સ અને કો-વર્કર એવાં બંને ગ્રુપમાં મૂકી શકીએ છીએ. ગ્રુપ્સ બનાવવાનો ફાયદો એ છે કે આપણે આખા ગ્રુપને એક સરખો મેઇલ એક સાથે મોકલી શકીએ છીએ અને કોન્ટેક્ટ્સને સાચવવા પણ સરળ રહે છે.
આપણે જ્યારે પણ કોઈ વ્યક્તિના ઈ-મેઇલનો જવાબ આપીએ, રીપ્લાય ટુ ઓલ કરીએ કે ફોરવર્ડ કરીએ ત્યારે તેના એડ્રેસ લિસ્ટમાં લખેલ ઈ-મેઇલ આઇડીઝ આપણા કોન્ટેક્ટ્સ લિસ્ટમાં પહેલેથી ન હોય તો આપોઆપ ઉમેરાઈ જાય છે (જો આ રીતે દરેક ઈ-મેઇલ એડ્રેસ આપોઆપ ઉમેરવા ન હોય તો ગિયર પર ક્લિક કરી, સેટિંગ્સમાં જઈ, જનરલ ટેબમાં Create contacts for auto-complete માટે ill add contact myself પસંદ કરી લો).
એ જ રીતે, જો તમે ગૂગલ+નો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાં કોઈ વ્યક્તિને તમારા સર્કલમાં ઉમેરતાં તે વ્યક્તિની સંપર્ક વિગતો આપણા ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં ઉમેરાઈ જશે.
ઉપરાંત તમારા કોન્ટેક્ટ લિસ્ટમાંની જે તે વ્યક્તિએ પોતાના ગૂગલ પ્રોફાઇલમાં પોતાની જે સંપર્ક વિગતો જાહેર રહે એ રીતે મૂકી હશે એ બધી પણ અહીં જોવા મળશે.
આ બધાના કારણે, જો તમે લાંબા સમયથી ગૂગલનો ઉપયોગ કરતા હો તો ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં હજારો કોન્ટેક્ટ્સ જમા થયા હોય એવું બની શકે છે.
હજી તો આપણે બીજી જે કોઈ જગ્યાએ કોન્ટેક્ટ્સ વિખરાયેલા પડ્યા હોય એ બધા વાળીઝૂડીને ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં ઇમ્પોર્ટ કરવાના છે!
આ કામમાં મોટા ભાગે આપણું કમ્પ્યુટર મધ્યસ્થી તરીકેની ભૂમિકા ભજવશે. એટલે કે બીજા સોર્સમાંના કોન્ટેક્ટ્સ આપણે પહેલાં કમ્પ્યુટરમાં ઇમ્પોર્ટ કરવા પડશે અને પછી જીમેઇલના એકાઉન્ટમાં જઈ કમ્પ્યુટરમાંથી તેને ઇમ્પોર્ટ કરવાના રહેશે.
જો તમારે જુદી જુદી ઘણી જગ્યાએથી કોન્ટેક્ટ્સ એકઠા કરવાના હોય તો કમ્પ્યુટરમાં એક અલગ ફોલ્ડર જ બનાવી લો અને તેમાં કોન્ટેક્ટ્સના સ્રોત (એટલે કે સોર્સ!) મુજબ ફાઇલ્સને નામ આપતા જાઓ.
તમે ચાહો અને એક્સેલમાં કામ કરવાની થોડી ફાવટ હોય તો આ બધી ફાઇલ્સને એક્સેલમાં જ ઓપન કરીને તેમાં સાફસૂફી કરી શકો છો. એક્સેલમાં આ કામ ઘણું સહેલું બનશે.
એક્સેલની ફાઇલમાં પહેલી રોમાં આપણા ડેટા માટે હેડર હોવાં જરૂરી છે. તો જ ગૂગલને સમજાશે કે કઈ વિગત તેણે ક્યાં મૂકવાની છે.
એ માટે ફક્ત ફર્સ્ટ નેમ, લાસ્ટ નેમ, એડ્રેસ, સિટી, ઈ-મેઇલ, મોબાઇલ, ફોન એટલાં જ ફિલ્ડ બનાવીને તે મુજબ દરેક માહિતી મૂકી શકાય. મોટા ભાગના સોર્સમાંથી આવા જ હેડર (મથાળાં)વાળી ફાઇલ્સ તમને મળશે.
જુદા જુદા સોર્સમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ કમ્પ્યુટરમાં કેમ લેવા તેની માહિતી આ લેખમાં સાથે આપેલાં વિવિધ બોક્સમાંની માહિતી તમને મદદરૂપ થશે. આટલું થતાં આપણા કામનો પહેલો તબક્કો પૂરો થશે.
૨. ડુપ્લિકેટ કોન્ટેક્ટ્સને મર્જ કરવા
એક વાર તમને લાગે કે તમારા લગભગ બધા જ કોન્ટેક્ટ્સ ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં આવી ગયા છે, તે પછીનું કામ પ્રમાણમાં ઘણું લાંબું અને મુશ્કેલ લાગશે. પરંતુ બધું એક સાથે, એક દિવસમાં પૂરું કરવાની જરૂર નથી. ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સનાં કેટલાંક ટૂલ ખાસ મદદરૂપ પણ થશે.
સૌથી પહેલાં તો, તમે અલગ અલગ જગ્યાએથી કોન્ટેક્ટ્સ એકઠા કર્યા હોવાથી તેમાં એક જ વ્યક્તિની માહિતી એકથી વધુ વાર હોવાની પૂરી શક્યતા છે. સૌથી પહેલાં તેને હાથ પર લઈએ.
આ માટે ‘માય કોન્ટેક્ટ્સ’ પર ક્લિક કરો. આથી જમણી તરફની પેનલમાં એથી શરૂ થતાં નામ દેખાશે.
હવે ઉપર ‘મોર’ ડ્રોપ-ડાઉન બટન ઓપન કરી, તેમાં ‘ફાઇન્ડ એન્ડ મર્જ ડુપ્લીકેટ્સ’ પર ક્લિક કરો.
ગૂગલ કહે છે કે આ સગવડ પરફેક્ટ નથી, પણ છતાં, તમારા તમામ કોન્ટેક્ટ લિસ્ટમાંથી એક સરખાં નામવાળી એકથી વધુ એન્ટ્રીઓ તારવીને એનું લાંબુંલચક લિસ્ટ એ આપણને બતાવશે.
ચાહો તો દરેક એન્ટ્રીની વિગતો તપાસો, અથવા મર્જ બટન પર ક્લિક કરો. એક સરખાં નામવાળી જુદી જુદી એન્ટ્રીમાંની તમામ વિગતો એક એ એન્ટ્રીમાં જ સમાઈ જશે!
આ રીતે આપણા કામનો બીજો તબક્કો પૂરો થશે. ચાહો તો તમે અહીં અટકી શકો છો, અથવા કોન્ટેક્ટ લિસ્ટને હજી વધુ વ્યવસ્થિત બનાવવાના ત્રીજા તબક્કા તરફ આગળ વધી શકો છો.
૩. કોન્ટેક્ટસની યોગ્ય ગોઠવણી
એટલું યાદ રાખશો કે આ ત્રીજો તબક્કો ક્યારેય પૂરો થવાનો નથી! આપણા એડ્રેસ લિસ્ટમાં નવાં નામ ઉમેરાતાં જવાનાં છે અને આપણે તેને વ્યવસ્થિત કરતા રહેવાનું છે, સતત.
હવેનું કામ લાંબું પણ છે. આપણા માટે માય કોન્ટેક્ટ્સ સૌથી અગત્યના છે, કેમ કે તેમાંના કોન્ટેક્ટ્સ સાથે આપણે વારંવાર સંપર્ક કરતા હોઈએ છીએ અને મોટા ભાગના મોબાઇલ સાધનોમાં કોન્ટેક્ટ્સ એપમાં મુખ્યત્વે આ ગ્રુપ સિન્ક થાય છે, તેનાં સબગ્રુપ ઇચ્છીએ તો સિન્ક કરી શકાય.
હવે સૌથી પહેલાં, તમારી જરૂરિયાત અનુસાર તમારા કોન્ટેક્ટ્સ માટે જુદાં જુદાં ગ્રુપ બનાવી લો, શરૂઆતમાં ભલે આ ગ્રુપ બિલકુલ ખાલી રહે.
તમારા શાળાના મિત્રો, કોલેજના મિત્રો, અલગ અલગ જગ્યાએ નોકરી કરી હોય તો તેના સહકર્મચારીઓ, નિકટના પરિવારજનો, અન્ય સંબંધીઓ, તમારા રસના વિષય અનુસારના પરિચિતો, પતિ કે પત્નીના પક્ષના સંબંધીઓ, ઘરઉપયોગી સેવાઓને લગતા સપ્લાયર્સ કે રીપેરિંગ સર્વિસના નંબર્સ, જુદાં જુદાં શહેરના લોકો, તમારા કામ અનુસાર અલગ અલગ પ્રકારના લોકો, તમે ઇચ્છો એટલાં ગ્રુપ બનાવી શકો છો અને એક જ કોન્ટેક્ટને ચાહો તેટલાં ગ્રુપમાં સાંકળી શકો છો. મજાની વાત એ છે આમ કરવાથી આપણા કોન્ટેક્ટ્સની સંખ્યા વધવાની નથી, પણ એક વ્યક્તિ ભૂજના લિસ્ટમાં પણ દેખાય અને જૂના સહાધ્યાયીઓના લિસ્ટમાં પણ દેખાય એવું બનશે. આમ કરવાથી ચોક્કસ ગ્રુપના લોકોને શોધવામાં અને તેમને એક સાથે, એક સરખા ઈ-મેઇલ્સ મોકલવામાં ઘણી સરળતા રહેશે.
ગ્રુપ્સ એ રીતે બનાવશો કે પ્રસંગોપાત તેમાંના કોન્ટેક્ટ્સને પ્રિન્ટેડ પોસ્ટ મોકલવાની થાય ત્યારે ફક્ત એ ગ્રુપને એક્સેલમાં એક્સપોર્ટ કરી, ત્યાંથી તેનાં લેબલ્સ પ્રિન્ટ કરી શકાય.
આટલું કામ થયા પછી, જ્યારે સમય મળે ત્યારે માય કોન્ટેક્ટ્સમાં જઈને એક પછી એક કોન્ટેક્ટની સંપર્ક વિગતો તપાસો, જરૂરી સુધારા કરો અને યોગ્ય ગ્રુપમાં સામેલ કરો.
એટલું યાદ રાખશો કે હવે જ્યારે પણ તમે કોઈ નવા કોન્ટેક્ટની વિગતો સેવ કરો ત્યારે તે, જે તે સાધનના સિમમાં કે બીજે ક્યાંય સેવ કરશો નહીં, બધું જ ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં જાય એની તકેદારી રાખશો. હવે જ્યારે તમે મોબાઇલ કે ટેબલેટમાંના કોન્ટેક્ટ્સને ગૂગલ એકાઉન્ટ્સ સાથે સિન્ક કરશો ત્યારે તેમાં પરફેક્ટ કોન્ટેક્ટ લિસ્ટ દેખાશે. હવે બીજા એકાઉન્ટના કોન્ટેક્ટ્સની આપણે જરૂર ન હોવાથી તેનો ડિસ્પ્લે જ બંધ કરી દો.
આ રીતે પીસી/લેપટોપ અને મોબાઇલ તથા ટેબલેટમાં કોન્ટેક્ટ એટલા ટકોરાબંધ રહેશે કે તમને લાંબા ગાળા સુધી માનસિક શાંતિ અને કામકાજમાં સરળતા-સમૃદ્ધિ જેવા લાભ મળતા રહેશે. આપણા કામની ટેક્નોલોજી હાથવેંતમાં જ છે, એનો પૂરો લાભ શા માટે ન લઈએ?!
જૂના, સાદા ફોનમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવા માટે
સ્માર્ટફોન પહેલાંના ફોનમાં સામાન્ય રીતે આપણા કોન્ટેક્ટ્સ બે જગ્યાએ સંગ્રહ થાય છે. એક ફોનની પોતાની મેમરીમાં અને બીજું, ફોનમાં આપણે નાખેલા સિમ કાર્ડમાં. ઘણા જૂના ફોનમાં વધારાનું, એક્સ્ટ્રા મેમરી કાર્ડ નાખવાની સગવડ જ નહોતી!
તકલીફ એ છે કે દરેક ફોન મેન્યુફેક્ચરિંગ કંપની અનુસાર ફોન નંબર ટ્રાન્સફર કરવાની પદ્ધતિ બદલાતી હોય છે. ફીચર ફોન તરીકે ઓળખાતા ફોનના કેસમાં નોકિયા, સેમસંગ જેવી કંપનીઓ ફોનની સાથે, તેમાંની વિગતો કમ્પ્યુટર સાથે કે કંપની પોતાની વેબસાઇટ સાથે સિન્ક કરી શકાય તે માટેાં સોફ્ટવેર પણ આપતી હતી. આવા સોફ્ટવેરની મદદથી આપણે ફોનમાંના કોન્ટેક્ટ્સે આપણા કમ્પ્યુટરમાં ટ્રાન્સફર કરી શકીએ છીએ. જોકે કેટલીક કંપનીઓ પોતાની વેબસાઇટ પર કોન્ટેક્ટ્સ ટ્રાન્સફર કરવા દે, અને ત્યાંથી તેની જ બ્રાન્ડના નવા ફોનમાં પણ ટ્રાન્સફર કરવા દે, પરંતુ આપણા કમ્પ્યુટરમાં ડાઉનલોડ કરવા દે એવું પણ બની શકે છે. આના કેટલાક ઉપાય છે.
જો તમે જૂના ફોનમાંથી બીજા નવા (મોટા ભાગે સ્માર્ટફોન)માં કોન્ટેક્ટ્સ ટ્રાન્સફર કરવા માગતા હો અને એ જ સિમ કાર્ડનો ઉપયોગ કરવાનો હોય તો પહેલાં તો તમારા જૂના ફોનની મેમરીમાંના કોન્ટેક્ટ્સે ફોનના સિમ કાર્ડમાં કોપી કરી લો. આ માટે હેન્ડસેટ અનુસાર પદ્ધતિ જુદી હોઈ શકે છે, પણ આ વિધિ લગભગ કંઈક આવી હશે…
- ફોનનાં કોન્ટેક્ટ્સના સેટિંગ્સમાં જાઓ.
- તેમાં ઓપ્શન્સમાં જઈને માત્ર ફોનની મેમરીમાંના નંબર દેખાય એવું સેટિંગ કરો.
- હવે આ નંબર્સમાંથી અમુક પસંદગીના અથવા તમામ નંબરે માર્ક કરવાની સગવડ હશે, તેની મદદથી જોઈતા અથવા બધા નંબર સિલેક્ટ કરો.
- તેમને કોપી ઓપ્શનની મદદથી ફોનના સિમ કાર્ડમાં કોપી કરી લો.
- હવે તમારા નવા ફોનમાં આ સિમકાર્ડ નાખશો એટલે જૂના ફોનમાંના તમામ નંબર્સ તેમાં દેખાશે.
આ નંબર્સને ગૂગલના એકાઉન્ટમાં લઈ જવાની વિધિ આગળ સમજાવી છે.
જૂની ડાયરીમાંના કોન્ટેક્ટ્સ ઈમ્પોર્ટ કરવા માટે
પહેલી નજરે, આ ઘણું અઘરું કામ લાગશે! ડાયરીમાં હાથે લખેલી વિગતો જાતે ટાઇપ કરવાનો કોની પાસે સમય છે? વાત સાચી, આપણી પાસે ડાયરીમાંની બધી એન્ટ્રી ટાઇપ કરવાનો સમય નથી પણ ડાયરીમાંના બધા લોકોને જ ફક્ત પોતાનું એડ્રેસ ટાઇપ કરવાનું કામ સોંપી દઈએ તો? તો કામ ફટાફટ પૂરું થાય.
ડાયરીમાંના જેટલા લોકો હવે ઈ-મેઇલ વાપરતા થયા હોય એ સૌને આપણે આ કામ વહેંચી શકીએ છીએ. આવું કરવા માટે ગૂગલ ડોક્સમાં આવું એક ફોર્મ ક્રિએટ કરી, તે ફોર્મ ઈ-મેઇલ કે સોશિયલ મીડિયા દ્વારા સૌની સાથે શેર કરી શકાય (આ ફોર્મ બિઝનેસ સર્વે માટે પણ કામની સુવિધા છે).
દરેક મિત્ર એ ફોર્મની લિંક ઓપન કરી, તેમાં પોતાની વિગતો ભરશે એટલે સૌનાં સરનામાં એક ગૂગલ સ્પ્રેડશીટ તરીકે આપણને મળી જશે, જેને આપણે એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ તરીકે ડાઉલોડ કરી શકીશું.
ગૂગલું ફોર્મ ક્રિએટ કરવા માટે…
- docs.google.com માં તમારા જીમેઇલના યુઝરનેમ, પાસવર્ડથી લોગ-ઇન થાઓ.
- ગૂગલના લોગો નીચેના ‘ક્રિએટ’ બટને ક્લિક કરી, ‘ફોર્મ’ ર ક્લિક કરો.
- હવે તમારા ફોનની મનગમતી થીમ પસંદ કરી લો. ફોર્મને કોઈ નામ આપો અને આ ફોર્મ વિશે થોડી વિગતો લખો, જે તમારા મિત્રો, પરિચિતો વાંચી શકશે.
- નીચે તમારી જરૂરિયાત અનુસાર ફર્સ્ટ નેમ, લાસ્ટ નેમ, એડ્રેસ, સિટિ, ઇમેઇલ, મોબાઇલ, ફોન વગેરે અલગ અલગ સવાલનેે લખી દરેક પ્રશ્ન સેવ કરતા જાઓ.
- હવે ‘સેન્ડ ફોર્મ’ પર ક્લિક કરો અને તમારા પરિચિતોને તેની લિંક સોશિયલ મીડિયા કે ઈ-મેઇલ દ્વારા મોકલી દો. એ સૌ ફોર્મમાં પોતાની વિગતો ભરશે, જે આપણને એક સ્પ્રેડશીડ તરીકે મળી જશે!
જીમેઇલના બીજા એકાઉન્ટમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવા માટે
જો તમારા પરિવાર સંબંધિત વિવિધ કોન્ટેક્ટ્સ પરિવારના જુદા જુદા સભ્યોના ઈ-પ્રોગ્રામમાં વિખરાયેલા પડ્યા હોય તો તમે કોઈ એક વ્યક્તિના જીમેઇલમાં બધા કોન્ટેક્ટ્સને એકઠા કરી શકો છો. હાલ પૂરતું આપણે માની લઈએ કે પરિવારની દરેક વ્યક્તિ જીમેઇલનો જ ઉપયોગ કરે છે.
એ માટે જે જીમેઇલ એકાઉન્ટમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ લેવાના હોય તે એકાઉન્ટમાં લોગ-ઇન થઈ, કોન્ટેક્ટ્સમાં જાઓ. અહીં ઉપર મોર ડ્રોપ ડાઉન એરો ક્લિક કરો અને એક્સપોર્ટમાં જાઓ. તેમાં તમે જોશો, આપણે માત્ર અમુક ચોક્કસ ગ્રુપના કોન્ટેક્ટ્સ પણ એક્સપોર્ટ કરી શકીએ છીએ, અથવા ઓલ કોન્ટેક્ટ્સ પસંદ કરો.
હવેનો મુદ્દો અગત્યનો છે, જોકે ગૂગલ તેની સ્પષ્ટતા આપે છે. આપણે કોન્ટેક્ટ્સ બીજા ગૂગલ એકાઉન્ટમાં જ મોકલવાના છે એટલે ગૂગલને માફક આવે તેવું પહેલું સીએસવી ફોર્મેટ પસંદ કરો.
હવે એક્સપોર્ટ પર ક્લિક કરતાં, એ એકાઉન્ટમાંના તમામ કોન્ટેક્ટ્સ આપણા કમ્પ્યુટરમાં આપણે ઇચ્છીએ તે ફોલ્ડરમાં સેવ થશે.
સ્માર્ટફોમાંના તમામ નંબર્સ ટ્રાન્સફર કરવા માટે
સ્મા
ર્ટફોન ક્યારેક આપણને ગૂંચવી નાખે એટલા સ્માર્ટ હોય છે. તેમાં ફોન નંબર સ્ટોર કરવાના ઘણા બધા વિકલ્પ હોય છે. જેમ કે આપણે સિન્ક કરેલા તમામ ગૂગલ એકાઉન્ટના નંબર અહીં દેખાય છે, તે ઉપરાંત, ફોનની મેમરીમાં સ્ટોર થયેલા નંબર, જેટલાં સિમનો ફોન હોય એ બધાં સિમમાંના નંબર, મેમરી કાર્ડમાંના નંબર્સ વગેરે બધા ફોનમાં દેખાય છે. એટલે જ વ્યક્તિ એક જ હોવા છતાં, તેાં નામ ૪-૫ વાર દેખાય એવું બની શકે છે!
આવી સ્થિતિ ટાળવા માટે અને આપણે તમામ કોન્ટેક્ટ્સ હવે ગૂગલના એક જ એકાઉન્ટમાં એકઠા કરવા છે એટલે સૌથી પહેલાં તો ફોનમાં એવી ગોઠવણ કરી લો કે તમે જેટલા પણ નવા કોન્ટેક્ટ્સ સેવ કરો તે બાય ડિફોલ્ટ, ગૂગલના આપણે નક્કી કરેલા એકાઉન્ટમાં જ સેવ થાય (ફોનમાં નેટ કનેક્શન વિના પણ ગૂગલ એકાઉન્ટમાંના નંબર્સ જોઈ શકાશે, એ ચિંતા ન રાખશો).
આ માટે…
- ફોનની મેઇન એપ્સના ફોલ્ડરમાં ‘પીપલ’ એપ ઓપન કરો (કેટલાક ફોનમાં તેનું જૂદું નામ હોઈ શકે છે, જેમ કે ‘કોન્ટેક્ટ્સ’).
- તેા સેટિંગ્સમાં જાઓ. અહીં ‘ડિસ્પ્લે ઓપ્શન્સ’માં ‘ડિફોલ્ટ સ્ટોરેજ’ પર ક્લિક કરો. તેમાં તમારું મુખ્ય ગૂગલ એકાઉન્ટ સિલેક્ટ કરી લો.
પીપલ એપના સેટિંગ્સમાં ‘કોન્ટેક્ટ્સ ટુ ડિસ્પ્લે’નો એક વિકલ્પ છે. તેમાં તમે જોશો તેમ ફોનની મેમરી, એસડીકાર્ડ, ઇર્ન્ટલ સ્ટોરેજ તા ગૂગલ એ બીજાં એકાઉન્ટ્સા કોન્ટેક્ટ્સું લિસ્ટ જોવા મળશે.
અહીં તમે વારાફરતી ફક્ત એક સોર્સા કોન્ટેક્ટસ દેખાય તેવું સેટિંગ કરી, ઇમ્પોર્ટ/એક્સોર્ટ વિકલ્પની મદદથી, જુદા જુદા સોર્સમાંના કોન્ટેક્ટ્સે આપણા ગૂગલા મુખ્ય એકાઉન્ટમાં ટ્રાન્સફર કરી શકો છો.
અન્ય મેઇલ સર્વિસમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવા માટે
યાહૂ, હોટમેઇલ વગેરે અન્ય મેઇલ સર્વિસમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવાના બે રસ્તા છે. એક, જે તે મેઇલ સર્વિસનાં સેટિંગ્સમાં જઈને આપણે કોન્ટેક્ટ્સ ડિટેઇલ આપણા કમ્પ્યુટરમાં એક્સપોર્ટ કરીએ, અથવા સીધા જ આપણા જીમેઇલનાં સેટિંગ્સમાં જઈને જૂના કોન્ટેકટ્સ બંને, સીધા જીમેઇલમાં જ ઇમ્પોર્ટ કરી લઈએ અને કમ્પ્યુટરને બાયપાસ કરી દઈએ.
આ બીજી રીત વધુ સહેલી છે. અહીં આપણે યાહૂના આપણા એકાઉન્ટમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવાની વિધિ સમજીએ.
- તમાારા જીમેઇલ એકાઉન્ટમાં લોગ-ઇન થાઓ.
- જીમેઇલના સેટિંગ્સમાં જાઓ. તેમાં ‘એકાઉન્ટ્સ એન્ડ ઇમ્પોર્ટ’ ટેબ ઓપન કરો. તેમાં ‘ઇમ્પોર્ટ મેઇલ એન્ડ કોન્ટેક્ટ્સ’ પર ક્લિક કરો.
- સિસ્ટમ તમે જે બીજી મેઇલ સર્વિસમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવા માગતા હો તેનું યુઝરનેમ અને પાસવર્ડ પૂછશે (ગૂગલ સ્પષ્ટતા કરે છે કે તેનું કામ પૂરું થતાં તે આ વિગતો ડિલીટ કરી દેશે).
- આપણે આ વિગતો આપીશું એટલે સિસ્ટમ ત્રણ વિકલ્પ આપશે. ૧. તમામ કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવા, ૨. તમામ મેઇલ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવા, અને ૩. યાહૂના એડ્રેસ પર આવતા મેઇલ્સ આવતા ૩૦ દિવસ સુધી જીમેઇલમાં મેળવવા (આટલા સમયમાં આપણે મિત્રોને જાણ કરી શકીએ કે હવે આપણે જીમેઇલ પર ટ્રાન્સફર થયા છીએ). આપણે ફક્ત કોન્ટેક્ટ્સ જોઈતા હોય તો તેને ક્લિક કરો.
- હવે સિસ્ટમ આપણને કહેશે કે કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવાનું કામ શરૂ થઈ ગયું છે, પણ તે પૂરું થતાં કલાકો કે ૧-૨ દિવસ લાગી શકે છે. આપણે એ વિન્ડો બંધ કરીને બીજું કામ કરી શકીએ છીએ.
- જોકે જીમેઇલના સેટિંગ્સમાં જતાં જાણ થશે કે હજી એક વિધિ કરવાની બાકી રહે છે. હવે યાહૂ આપણી મંજૂરી માગે છે કે તેને યાહૂમાંના કોન્ટેક્ટ્સ બીજી એડ્રેસબુક (એટલે કે જીમેઇલ)માં ટ્રાન્સફર કરવાની વિનંતી મળી છે, આપણી સંમતિ છેને? આપણે હા કહીએ એટલે થોડા સમય પછી જીમેઇલમાં યાહૂમાંના કોન્ટેક્ટ્સ ઉમેરાઈ જશે.
બીજી મેઇલ સર્વિસ માટે આ વિધિ થોડી જુદી હોઈ શકે છે.
ઓફિસના આઉટલૂકમાંથી કોન્ટેક્ટ્સ ઇમ્પોર્ટ કરવાની તમને છૂટ હોય તો તેમાંથી કોન્ટેક્ટ્સને સીએસવી કે વીકાર્ડ ફાઇલ સ્વપે ઇમ્પોર્ટ કરી શકાશે. ગૂગલમાં કોન્ટેક્ટ ઇમ્પોર્ટ કરવા માટે આ બે ફોર્મેટ જ ચાલશે.
વિઝિટિંગ કાર્ડમાંની વિગતો ટ્રાન્સફર કરવા માટે
વિઝિટિંગ કાર્ડ બહુ ઉપયોગી હોવા છતાં, તેનું વ્યવસ્થિત સોર્ટિંગ અને ફાઇલિંગ ન થાય તો તે નકામાં છે, ખાસ કરીને બિઝનેસમાં. પરંતુ પ્રિન્ટેડ કાર્ડના મેનેજમેન્ટની ઘણી મર્યાદા છે.
હવે થેંક્સ ટુ સ્માર્ટફોન, ઘણી એપ એવી મળે છે, જેમાં તમે ફોનના કેમેરાથી વિઝિટિંગ કાર્ડની તસવીર લો એટલે તેમાંની વિગતો નામ, હોદ્દો, એડ્રેસ, કોન્ટેક્ટ નંબર વગેરે બધું જ યોગ્ય રીતે ટેક્સ્ટના ડિજિટલ ફોર્મેટમાં ફેરવાઈ જાય છે. એટલું જ નહીં, આ વિગતો ફોનની કોન્ટેક્ટ્સ એપમાં કાર્ડની ઇમેજ સાથે સેવ થાય છે, જેમાં તમે ઇચ્છો તેવી વધુ વિગતો, ઓડિયો-વીડિયો સહિત, ઉમેરી શકો છો.
દરેક વિઝિટિંગ કાર્ડની વિગત તમે ડાયરેક્ટ ગૂગલ એકાઉન્ટમાં પણ સેવ કરી શકો છો!
આ પ્રકારની એપ્સ ઘણી સારી ચોક્સાઈથી વિગતો સ્કેન કરી શકે છે, પરંતુ મોટા ભાગની ફ્રી એપમાં મોટી મયર્દિાઓ છે, જેમ કે કોઈમાં ફક્ત ૫૦ કાર્ડ સ્કેન થઈ શકે અથવા કોઈમાં અઠવાડિયામાં માત્ર બે. બિઝનેસ માટે ઉપયોગી આ એપ ખાસ મોંધી નથી. પરંતુ જોખમ માત્ર એટલું કે તેમાં આપણાં સરનામાં કોઈ અજાણી કંપનીના હાથમાં જઈ શકે છે.
ફોનમાંના કોન્ટેક્ટ્સનું બહેતર મેનેજમેન્ટ કરી આપતી ઘણી એપ ફીચર્સની દૃષ્ટિએ ઘણી સારી હોવા છતાં, આ જ કારણે જોખમી છે.
