ધારો કે તમે વર્ડમાં કોઈને પત્ર લખ્યો. હવે પત્ર પ્રિન્ટ કરીને, એન્વેલપમાં પેક કરીને પોસ્ટ કે કુરિયર કરવાનો છે. સામાન્ય રીતે, આપણે કવર પર હાથેથી એડ્રેસ લખવા બેસીએ, પણ એકથી વધુ પત્રો હોય, અલગ અલગ એડ્રેસ હોય અને મદદ કરવાવાળું કોઈ ન હોય તો?
તો વર્ડના ઓટોમેટિક એન્વેલપ પ્રિન્ટ કરવાના ફીચરની મદદ લઈ શકાય.
પત્ર લખી રહ્યા પછી, વર્ડની રિબનમાં ‘મેઇલિંગ’ ટેબમાં જાઓ. તેમાં પહેલા જ ‘ક્રિએટ’ સેક્શનમાં ‘એન્વેલપ્સ’ પર ક્લિક કરો.
હવે જે ડાયલોગ મેનુ ખૂલશે તેમાં, પત્રમાં આપણે શરુઆતમાં પત્ર મેળવનારનું સરનામું લખ્યું હશે તે ડિલિવરી એડ્રેસ તરીકે જોવા મળશે. આપણે શરુઆતમાં તારીખ પણ લખી હોય અને તે અહીં આવી ગઈ હોય તો તેને દૂર કરો. જો તમે માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલૂકનો ઉપયોગ કરતા હો અને તેની એડ્રેસબુકમાંથી એડ્રેસ અહીં ઉમેરવું હોય તો તેમ પણ કરી શકાય છે.
હવે નીચે રીટર્ન એડ્રેસમાં આપણું પોતાનું એડ્રેસ લખીએ. એ પણ એડ્રેસબુકમાંથી કોલ કરી શકાય છે. જો કંપનીના પ્રિન્ટેડ એન્વેલપનો ઉપયોગ કરવાનો હોય તો રીટર્ન એડ્રેસ ઓમિટ કરવાના વિકલ્પ પર ટિક કરી દો.
હવે ઓપ્શનમાં જઈને, આપણા એન્વેલપની સાઇઝ પસંદ કરો, ટુ અને ફ્રોમનાં એડ્રેસના ફોન્ટ, સાઇઝ વગેરે પસંદ કરો.
હવે પ્રીવ્યૂમાં તમે જોશો તેમ, રીટર્ન એડ્રેસ એન્વેલપના ડાબા ઉપલા ખૂણે દેખાશે. તેને ઉપરથી કેટલું નીચે લાવવું છે તે પણ જણાવી દો.
પ્રીવ્યૂ બરાબર લાગે તો ઓકે કહી આગળ વધો અને પ્રિન્ટ કમાન્ડ પર ક્લિક કરી દો.
પ્રિન્ટરમાં એન્વેલપ કેવી રીતે ફીડ કરવું એનું માર્ગદર્શન ‘પ્રિન્ટિંગ ઓપ્શન્સ’ના ટેબમાં જોવા મળશે. એ ચેક કરી, તેની ભલામણ મુજબ આગળ વધો. પહેલાં વપરાયેલા કાગળનો ઉપયોગ કરીને ટેસ્ટ કરી લો અને બધું પરફેક્ટ લાગે તો તમારા એન્વેલપ સાથે આગળ વધો!
આ રીતે એન્વેલપ પ્રિન્ટ કરવાથી તમારો સમય બચશે અને પત્ર મેળવનાર વ્યક્તિને તમે પ્રોફેશનલ હોવાની છાપ પડશે એ વધારાનો લાભ!
લગે હાથ, ‘એન્વેલપ્સ’ની બાજુમાં આપેલો ‘લેબલ્સ’નો વિકલ્પ પણ તપાસી જુઓ. તેમાં એક જ એડ્રેસનાં એકથી વધુ લેબલ પ્રિન્ટ કરવાની સુવિધા મળશે.