ઓફિસના રોજબરોજના હિસાબ-કિતાબમાં આપણે સ્પ્રેડશીટ અને તેમાં સરવાળા-બાદબાકીનો વારંવાર ઉપયોગ કરીએ છીએ. કેટલાક ખાસ સંજોગોમાં, ખાસ રીતે સરવાળા કરવાના થાય ત્યારે ગૂંચવણો ઊભી થાય છે. અહીં બતાવ્યા છે તેના ઉપાય…
આ જે આપણે ‘સાયબર એક્સલ – સફર’માં સરવાળા અને સરવાળાની ખૂબીઓ વિષે જાણીશું.
સામાન્ય રીતે પાંચથી દસ સેલમાં સરવાળો કરવો હોય તો કોઈ એક્સેલમાં સેલ પોઇન્ટરને ઊભું રાખીને = (બરાબર)ની નિશાની કરીને જે તે રકમવાળા સેલમાં જઈને +થી જોડતા જઈએ તો સરવાળો તૈયાર. દા.ત.
અહીં C23 નામના સેલ ઉપર પોઇન્ટર રાખીને =ની નિશાની કરી UP arrows key વડે C2 નામના સેલ પર જઈ + કરો ત્યાર બાદ C3 નામના સેલમાં જઈને + આપો ત્યાર બાદ C4માં જઈને + આપો. આમ કરતા કરતા C22 સુધી જઈને એન્ટર આપો ફોર્મ્યુલા તૈયાર.
=C2+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12+C13+C14+C15+C16+C17+C18+C19+C20+C21+C22 પરંતુ આ થોડી લાંબી રીત થઈ અહીં ઉતાવળમાં કોઈ સેલ રહી જવાની કે બે વાર લેવાઈ જાય તેવી ભીતિ રહે છે, હજુ પણ આ પદ્ધતિમાં એક મોટો દોષ રહેલો છે કે ભવિષ્યમાં નવા ડેટાના ઉમેરણ (Insert) વખતે આ ફોર્મ્યુલા નવા ડેટાને ગણતરીમાં લેશે નહીં! તો પછી આ પદ્ધતિ ક્યાં કામ લાગશે? સામાન્ય રીતે ૫, ૭થી ઓછા ડેટા સમૂહના સરવાળામાં તે વાપરી શકાય છે. પ્રશ્ર એ કે સરવાળાની સલામત પદ્ધતિ કઈ?
- જ્યાં સરવાળો જોઈએ છે ત્યાં સેલ ઉપર પોઇન્ટર રાખીને =SUM ટાઇપ કરો અને બ્રેકેટ શ કરો.
- હવે જ્યાંથી સરવાળો જોઈએ છે તે અંકોની શ્રેણીના શરુઆતના બિંદુ પર સેલ ઉપર પોઇન્ટર રાખો. દા.ત. (C2).
- હવે (.) ડોટ આપો અને એરો કી વડે અંકોની શ્રેણીના બીજા છેડે પહોંચી જાવ. દા.ત. (C22).
- હવે એન્ટર આપો. ફોર્મ્યુલા તૈયાર =SUM (C2:C22)
હવે જાદુ માટે તૈયાર થઈ જાવ. જો C23 સેલ ઉપર પોઇન્ટર રાખીને Alt Key અને = બરાબરની નિશાની જો સાથે પ્રેસ કરવામાં આવશે તો આપોઆપ =SUM (C2:C22) ફોર્મ્યુલા તૈયાર થઈ જશે. જે ત્રણ રીતે લીકપ્રૂફ છે (૧) ઝડપી (૨) સલામત એટલે કે કોઈ અંક બે વાર નહીં આવે કે કોઈ રહી પણ નહીં જાય (૩) ભવિષ્યમાં નવા ડેટાના ઉમેરણ (Insert)માં આ ફોર્મ્યુલા કારગત છે.
હવે નવા પ્રયોગો જોઈએ.
અહીં દેખાડ્યા પ્રમાણે બધું સિલેક્ટ કરો અને Alt અને =ની નિશાની આપો. આડા ઊભા અને કુલના પણ કુલ સરવાળા તૈયાર. ક્યારેક કોઈ આખી કોલમનો સરવાળો જોઈતો હોઈ, ધારો કે ૨૦૦૦ આંકડાનો સરવાળો કરવો છે. બધા આંકડા C કોલમમાં છે તો જે જગ્યાએ સરવાળો જોઈએ છે ત્યાં સેલ પોઇન્ટરને ઊભું રાખો. ધારો કે F5 સેલમાં ઈ કોલમમાં રહેલ સેલ્સનો સરવાળો જોઈએ છે તો લખો =SUN (C:C) એક્સેલ આપોઆપ ઈ કોલમના જેટલા હશે તેટલા આંકડાને સમજી લેશે. ક્યારેક કોઈ વખત આવું પણ બને કે જુઓે નીચે…
કુલ પાંચ વ્યક્તિએ કરેલ બાર વસ્તુના વેચાણના પેટા સરવાળા તો = SUM (….) આગળ બતાવ્યા પ્રમાણે થશે, પણ ૧૭ નંબરની હારમાં કુલ સરવાળો (Grand Total) કરવામાં ૭, ૧૨ કે ૧૬ નંબરની હારનો સરવાળો હાજર ના હોવો જોઈએ તે આપ જાણો છો.
તો = SUM ( …. ) વાળું ફોર્મુલા ફન્કશન કેવી રીતે કામ કરશે તે જુઓ.
- B17 માં સેલ ઉપર પોઇન્ટર રાખીને રાખીને = SUM( ટાઇપ કરો.
- ત્યાર બાદ B15 નામના સેલમાં જઈ (.) ડોટ આપો તેને B13 સુધી માઉસથી સિલેક્ટ કરો.
- હવે ધ્યાનથી (,) કોમા-અલ્પવિરામ આપો.
- ત્યાર બાદ B11 નામના સેલમાં જઈ (.) ડોટ આપો. તેને B8 સુધી માઉસથી સિલેક્ટ કરો.
- હવે ધ્યાન થી (,) કોમા-અલ્પવિરામ આપો.
- ત્યાર બાદ B6 નામના સેલમાં જઈ (.) ડોટ આપો. તેને B2 સુધી માઉસથી સિલેક્ટ કરો અને એન્ટર આપો. ફોર્મ્યુલા કંઈક આવી બનશે (13:B15, B8:B11, B2:B6)
અહીં પેટા ટોટલને અવગણવામાં આવેલ છે જે કુલ સરવાળો (Grand Total)માં સામેલ નથી.
સામાન્ય રીતે લોકો અહીં ફન્કશન વાપરી બેસે છે અને સરવાળાની ખીચડી બનાવી દે છે. ઘણા અંકોની શ્રેણીમાં આ (,) કોમા-અલ્પવિરામ વપરાયેલી ફોર્મ્યુલા ખૂબ જ કારગત નીવડે છે.
હવે આપણે શરતી સરવાળો એટલે કે અમૂક સંજોગોમાં જ સરવાળો થાય તે બહુ જ ઉપયોગી ફન્કશન જોઈશું.
ઉપર મુજબ ઉદાહરણ ટાઇપ કરો. હવે માની લો કે FRUITના કોલમ મુજબ BANANAનું જ વેચાણ કેટલું થયું છે તેનો સરવાળો જોઈએ છે તો નીચે મુજબ વાક્ય રચના યાદ રાખો.
= SUMIF (સંજોગવાળું કોલમ, માપદંડ/શરત, જેમાંથી સરવાળો લેવો છે તે કોલમ).
= SUMIF (A:A, BANANA, C:C) અહીં ફક્ત BANANAના વેચાણનો જ સરવાળો થશે અહીં ખાસ એ યાદ રાખો કે માપદંડ/શરત બે અવતરણ ચિન્હોમાં જ આવશે.
આવાં બીજા ઉદાહરણ ચકાસો.
= SUMIF (B:B, JUNE, C:C) જ્યાં ફક્ત JUNE માસ હશે. તેના વેચાણનો સરવાળો = SUMIF (D:D, DILIP, C:C) જ્યાં DILIPcpC સેલ્સમેન હશે તેના વેચાણનો જ સરવાળો થશે.
= SUMIF (C:C, “10”, C:C) અહીં ફક્ત એવા વેચાણનો સરવાળો થશે કે જે ૧૦થી ઓછા આંકડામાં હશે.
= SUMIF (C:C, “50”, C:C) અહીં ફક્ત એવા વેચાણનો સરવાળો થશે કે જે ૫૦ કે તેથી વધુ આંકડામાં હશે. હવે જોઈએ કે બે કે તેથી વધુ સંજોગોને ધ્યાન રાખીને શરતી સરવાળાઓ.
આ માટે નીચે મુજબ વાક્ય રચના યાદ રાખો.
= SUMIFS (જેમાંથી સરવાળો લેવો છે કોલમ, સંજોગવાળું કોલમ ૧, માપદંડ ૧/શરત ૧, સંજોગવાળું કોલમ ૨, માપદંડ૨/શરત ૨, સંજોગવાળું કોલમ ૩, માપદંડ ૩/શરત ૩, ……….) ધારો કે BANANAનું JUNE માસનું વેચાણ જોઈએ છે, અહીં તો ફક્ત ૨૨ વિગતોનો ડેટા લેવામાં આવ્યો છે, પરંતુ ૨૦૦૦ – ૨૦,૦૦૦ – ૨,૦૦,૦૦૦ વિગતોના સમૂહમાં વધુ સંજોગો અને વધુ શરતોને ધ્યાનમાં રાખીને કેવી રીતે સરવાળો મળશે તે જોઈએ. નવા એક્સેલ ૨૦૧૦/૨૦૧૩ની ડેટા ક્ષમતા એક SHEET દીઠ ૧૦,૪૮,૫૭૬ હોય છે તે આપ જાણતા જ હશો.
= SUMIFS (C:C, A:A, “BANANA”, B:B, “JUNE”) June માસમાં SURESH ભાઈએ વેચેલા BANANAના વેચાણનો સરવાળો મળી આવશે.
હજુ વધુ સંજોગ અને શરતો જુવો.
JUNE માસમાં SURESHભાઈએ વેચેલા BANANA – ૨૫ વધારે હોઈ તો સરવાળો કરો તો નીચે મુજબ સૂત્ર બનશે.
= SUMIFS (C:C, A:A, “BANANA”, B:B”, JUNE, D:D, “SURESH”,C:C, “25”)
તો આ હતું સરવાળા પુરાણ. બાકી સામાન્ય રીતે બધા નામના બટનનો ઉપયોગ કરીને પણ સરવાળો ઝડપી કરતા હોય છે, પણ આપણી સફર ઓછા જાણીતા અને વધુ ઉપયોગી ફન્કશન પર હજુ આગળ જશે. તમારા પ્રશ્રો પ્રતિભાવો મોકલતા રહેશો. છેલ્લે માણો, કવિ શ્રી જનક દેસાઈની આ મજાની કવિતા….
સંબંધોના સરવાળામાં,
ઈચ્છા એવી થાય
કે એક વત્તા એકનો
સરવાળો એક જ થાય.
વિશ્વાસ વર્તાય કારણો કરમાય
લાગણીઓ બંધાય,
પારકાં પોતીકા થાય
કેટલુંય ના સમજાય
તોય
નાદ અંતરનો મધુર ગીતો ગાય…
