કમ્પ્યુટરના કોઈ પણ પ્રોગ્રામની ખપ પૂરતી સુવિધાઓ જાણી લેવી એ એક વાત છે અને આ પ્રોગ્રામ કઈ રીતે ડિઝાઈન થયો છે એ સમજીને તેની બધી ખૂબીઓ ઉપયોગમાં લેવી એ બીજી વાત છે. જો તમે વર્ડના પાવરફૂલ યુઝર બનવા માગતા હો તો આ પ્રોગ્રામના પાયામાં રહેલા કન્સેપ્ટને સમજી લો અને પછી જુઓ, તમારું કામ કેટલું સહેલું બને છે!
આગળ શું વાંચશો?
- માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ બટન
- કિવક એક્સેસ ટૂલબાર
- રીબન
- કમાન્ડસ
- મિનિ ટૂલબાર
- સ્ટેટસબાર
- Shortcuts
કમ્પ્યુટરના પરિચયમાં આવતી લગભગ દરેક વ્યક્તિ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડથી પરિચિત હશે જ – તમે પણ. સામાન્ય કાગળ લખવાથી માંડીને વિગતવાર રીપોર્ટ ડોક્યુમેન્ટ તૈયાર કરવા સુધીનાં, ખાસ કરીને ઓફિસમાં ડોક્યુમેન્ટેશન સંબંધિત તમામ કામ આ પ્રોગ્રામ સરળ બનાવે છે.
વિશ્ર્વભરમાં અત્યંત લોકપ્રિય એવા આ પ્રોગ્રામનાં મૂળ છેક ૧૯૮૧માં છે. એ સમયે બિલ ગેટ્સે ઝેરોક્સ કંપનીના બે પ્રોગ્રામરને નોકરીએ રાખી તેમને પાસે માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડનું પહેલું વર્ઝન તૈયાર કરાવ્યું હતું. વર્ડનું પહેલું વર્ઝન ઓક્ટોબર ૧૯૮૩માં લોન્ચ થયું, ત્યાર પછી તેનાં લગભગ ચાર સરખાં વર્ઝન આવ્યાં, પણ એ ખાસ ચાલ્યાં નહીં. આ બધાં વર્ઝન એમએસ-ડોસ સિસ્ટમમાં ચાલતાં હતાં.
૧૯૮૯માં અત્યારે આપણે જેનો ઉપયોગ કરીએ છીએ તે વિન્ડોઝ આધારિત પહેલું વર્ઝન આવ્યું. ૧૯૯૦માં વિન્ડોઝ ૩.૦ વર્ઝન આવ્યું એ પછી માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડની લોકપ્રિયતાએ વેગ પકડ્યો. આજે તો વર્ડ ૨૦૧૩ વર્ઝન સુધી વાત પહોંચી ગઈ છે, પણ મોટા ભાગના વાચકો હજી વર્ડ ૨૦૦૭નો ઉપયોગ કરતા હોવાથી આપણે તેના સંદર્ભમાં, ખૂબીઓના અપાર ખજાના જેવા આ પ્રોગ્રામની ખાસિયતો સમજીશું.
વર્ડની દરેક સુવિધા સમજવા કે સમજાવવા માટે તો આખું પુસ્તક જોઈએ, પણ વર્ડની ડિઝાઇન પાછળ મૂળ હેતુ શો છે એ જોે બરાબર સમજી લઈએ તો પછી દરેક સુવિધા તમે જાતે પણ સમજીને ઉપયોગમાં લઈ શકો છો. આપણે અહીં એ જ કામ કરીશું.
આમ જુઓ તો વર્ડ પ્રોગ્રામનું કામ સાવ સાદું છે – આપણને દસ્તાવેજો બનાવવામાં મદદ કરવી. પણ આટલા અમથા કામ અને તેને સંબંધિત બીજાં તમામ કામની જરિયાતોને સંતોષવા માટે વર્ડમાં એટલાં બધાં ફીચર્સ ઉમેરાતાં ગયાં કે છેવટે તેનો ઉપયોગ જ મુશ્કેલ બનતો ગયો! કામ સહેલું બનાવવા જતાં, કામ વધુ મુશ્કેલ બની જાય એવી સ્થિતિ સર્જાઈ!
પરિણામે, વર્ડ ૨૦૦૩માંથી વર્ડ ૨૦૦૭ વર્ઝન આવ્યું ત્યારે તેમાં વર્ડના ઉપયોગને શક્ય એટલો સરળ બનાવવા પર ધ્યાન આપવામાં આવ્યું. જેના કારણે માઇક્રોસોફ્ટ ફ્લ્યુઅન્ટ યુઝર ઇન્ટરફેસ (યુઆઈ) તૈયાર થયો, અને તેમાં વર્ડની તમામ ખૂબીઓને એવી રીતે ગોઠવવાની કોશિશ કરવામાં આવી જેથી વર્ડનો ઉપયોગ કરનાર વ્યક્તિ ઓછામાં ઓછા સમયમાં, તેને જોઈતાં પરિણામ મેળવી શકે. આ માટે વર્ડના યુઝર ઇન્ટરફેસમાં ધરમૂળથી ફેરફાર કરવામાં આવ્યા અને તેનાં વિવિધ ફીચર્સ માત્ર ટેક્સ્ટ એટલે કે લખાણથી બતાવવાના બદલે પરિણામ જોઈ-સમજી શકાય એ રીતે ગોઠવવામાં આવ્યાં. સાવ સાદું ઉદાહરણ લઈએ તો લખાણને બોલ્ડ કે ઇટાલિક કરવા માટેના વિકલ્પને બોલ્ડ બી અને ઇટાલિક આઇથી દશર્વિવામાં આવ્યા!
વર્ડ ૨૦૦૩નો જો તમે ઉપયોગ કર્યો હોય તો તમને યાદ હશે કે તેમાં દરેક સુવિધા અલગ અલગ ડ્રોપડાઉન મેનુમાં દટાયેલી રહેતી હતી. જ્યારે વર્ડ ૨૦૦૭માં એકબીજાને સંબંધિત દરેક સુવિધા અને તેનાં પરિણામ આપણી નજર સમક્ષ રહે એ રીતે ગોઠવણી કરવામાં આવી. વર્ડ ૨૦૦૩નાં મેનુથી ટેવાયેલા લોકોને શરુઆતમાં આ ગોઠવણી બહુ જ જુદી અને ગૂંચવણભરી લાગી, પણ જેમ જેમ આદત પડી તેમ તેમ તેની ઉપયોગિતા સમજાવા લાગી!
વર્ડ ૨૦૦૭નો પૂરેપૂરો ઉપયોગ સમજવા માટે આપણે ફક્ત તેની નવી વ્યવસ્થા – રીબન – સમજી લઈએ એટલે આપણું કામ પૂરું! જોકે સીધા રીબનમાં ઝંપલાવતાં પહેલાં, આપણે વર્ડનાં મુખ્ય પાસાં સમજી લઈએ. વર્ડની મજાની દુનિયામાં પ્રવેશવાનું પહેલું પગથિયું છે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ બટન
૧. માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ બટન
આપણે વર્ડ પ્રોગ્રામ ઓપન કરીએ ત્યારે આ પ્રોગ્રામ તેની પોતાની એક વિન્ડોમાં ઓપન થાય છે, જેને આપણે વિન્ડોઝની બીજી બધી વિન્ડોની જેમ નાની-મોટી કે મેક્સિમાઇઝ-મિનિમાઇઝ કરી શકીએ છીએ. આપણે એકથી વધુ વર્ડ વિન્ડો ઓપન કરીને તેમાં કામ કરી શકીએ છીએ.
આ વિન્ડોના ઉપલા ડાબા ખૂણે હોય છે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ બટન. તેના પર ક્લિક કરીને જોશો તેમ, અહીંથી નવું ડોક્યુમેન્ટ ઓપન કરી શકાય, સેવ કરી શકાય, નવા નામ સાથે સેવ કરી શકાય, પ્રિન્ટ કરી શકાય, ઈ-મેઇલમાં એટેચમેન્ટ તરીકે મોકલી શકાય, જુદાં જુદાં ફોર્મેટમાં પબ્લિશ કરી શકાય અને ડોક્યુમેન્ટને ક્લોઝ કરી શકાય.
એ ઉપરાંત, ઓફિસ બટનથી ખૂલતી વિન્ડોના નીચેના જમણા ખૂણે વર્ડના ઓપ્શન્સ આપેલા છે અને વર્ડ પ્રોગ્રામ બંધ કરવાનું બટન છે.
વર્ડ ઓપ્શન્સમાં જઈને આપણે વર્ડમાં ઓપન થતા દરેક ડોક્યુમેન્ટને લાગુ પડે એ રીતે જુદા જુદા વિકલ્પો પસંદ કરી શકીએ છીએ.
૨. ક્વિક એક્સેસ ટૂલબાર
જેટલાં દિમાગ જુદાં, એટલી કામ કરવાની રીત જુદી જુદી – માનવસ્વભાવની આ સહજ ખાસિયતને વર્ડમાં ક્વિક એક્સેસ ટૂલબાર તરીકે વણી લેવામાં આવી છે. ઓફિસ બટનની બાજુમાં જોવા મળતા આ ક્વિક એક્સેસ ટૂલબારમાં આપણે જે કમાન્ડનો વારંવાર ઉપયોગ કરતા હોઈએ તેની લિંક અહીં મૂકી શકીએ છીએ. જેમ કે આપણે ડોક્યુમેન્ટમાં વારંવાર ટેબલ ઇન્સર્ટ કરવાનું થતું હોય તો એ કમાન્ડ પર માઉસથી રાઇટ ક્લિક કરી ‘એડ ટુ ક્વિક એક્સેસ ટૂલબાર’ વિકલ્પ પસંદ કરી લઈએ એટલે ટેબલ એડ કરવાની સુવિધા ક્વિક એક્સેસ ટૂલબારમાં ઉમેરાઈ જાય.
૩. રીબન
હવે શરુ થાય છે વર્ડનો સૌથી મહત્ત્વનો ભાગ – રીબન. વર્ડમાં મથાળે જોવા મળતી, જુદા જુદા કમાન્ડ ધરાવતી આખી પટ્ટીને રીબન કહે છે. તેના મુખ્ય ત્રણ ભાગ છે – ટેબ્સ, ગ્રુપ્સ અને કમાન્ડ્સ. આ ત્રણને બરાબર સમજી લઈએ એટલે માનો કે તમે વર્ડના એક્સપર્ટ બની ગયા!
- ટેબ્સ : વર્ડના પ્રાણ સમી રીબન મુખ્ય ૭ ટેબ્સમાં વહેંચાયેલી છે, જે રીબનના મથાળે હેડિંગ સ્વરૂપે જોઈ શકાય છે.
- ગ્રુપ્સ : દરેક ટેબમાં, એ ટેબને લાગુ પડતી હોય એવી જુદી જુદી સુવિધાઓનાં ગ્રુપ ગોઠવવામાં આવ્યાં છે. જે ટેબમાં જઈએ એ ટેબને સંબંધિત ગ્રુપ્સ આપણે જોઈએ શકીએ.
- કમાન્ડ્સ : કમાન્ડ એટલે જે તે સુવિધા ડોક્યુમેન્ટમાં લાગુ કરવાનો આખરી હુકમ. તે બટન, બોક્સ કે મેનુ સ્વરુપે હોઈ શકે છે.
વર્ડની રીબનમાં દરેક ટેબ અને તેમાંના ગ્રુપની બહુ વિચારપૂર્વક ગોઠવણી કરવામાં આવી છે. જેમ કે બાય ડિફોલ્ટ ઓપન રહેતી હોમ ટેબમાં આપણે જેનો વારંવાર ઉપયોગ કરવાનો થતો હોય એ બધા જ કમાન્ડ ગોઠવવામાં આવેલા છે.
દરેક ગ્રુપમાં વળી નીચે એક નાનો એરો આપેલો છે, તેને ડાયલોગ બોક્સ લોન્ચર કહે છે. તેને ક્લિક કરીને આપણે એ ગ્રુપ સંબંધિત વધુ કમાન્ડસના ડાયલોગ બોક્સ સુધી પહોંચી શકીએ છીએ. આ બોક્સમાં યોગ્ય કમાન્ડ પસંદ કરીને ઓકે બટન પ્રેસ કરીએ એટલે ડોક્યુમેન્ટમાં તે કમાન્ડ લાગુ થાય, અથવા આપણે કેન્સલ બટન ક્લિક કરી, ડાયલોગ બોક્સ બંધ કરી શકીએ. દરેક ડાયલોગ બોક્સમાં ઉપલા જમણા ખૂણે પ્રશ્ર્નાર્થ આપેલો છે, તેને ક્લિક કરતાં એ ડાયલોક્સ બોક્સ સંબંધિત વધુ માહિતી જાણવા મળે છે.
વર્ડની આ નવી ડિઝાઇનની વધુ એક ખાસિયત એ છે કે આપણે તેમાં રીબન કે બીજે ક્યાંય પણ જોવા મળતા કોઈ પણ આઇકન કે કમાન્ડ પર માઉસને થોડી વાર માટે સ્થિર કરીએ એટલે કે નાની વિન્ડો ઓપન થાય અને એ આઇકન કે કમાન્ડથી આપણે શું કરીશું તેની ટૂંકી સમજણ આપણને વાંચવા મળે. એ ચોક્કસ કમાન્ડ સમજવા માટે હેલ્પ મેનુમાં જવાની કોઈ જરૂર જ નહીં!
રીબનમાં જોવા મળતા કમાન્ડ બે પ્રકારના હોય છે :
(૧) જેના પર ક્લિક કરીને આપણે સીધો જ એ કમાન્ડ આપી શકીએ. જેમ કે ડોક્યુમેન્ટમાં કોઈ શબ્દ માઉસથી હાઇલાઇટ કરી આપણે રીબનમાં હોમ ટેબમાં બોલ્ડ બી પર ક્લિક કરીએ એટલે એ શબ્દ બોલ્ડ થઈ જાય.
(૨) કેટલાક કમાન્ડની બાજુમાં ડ્રોપડાઉનનો એરો જોવા મળે છે, જેને ક્લિક કરીને, એ કમાન્ડને લગતા બીજા વિકલ્પો જોઈ શકાય છે. જેમ કે હોમમાં, બુલેટેડ ટેક્સ્ટ કરવા માટેના કમાન્ડની બાજુમાં આપેલ નાનો એરો ક્લિક કરીએ એટલે જુદા જુદા પ્રકારની બુલેટ્સમાંથી આપણે ઇચ્છીએ તે સિલેક્ટ કરવાના વિકલ્પો મળે છે.
૪. મિનિ ટૂલબાર
વર્ડ ૨૦૦૭ની ડિઝાઇનમાં માત્ર બે જ ટૂલબાર છે, એક ક્વિક એક્સેસ ટૂલબાર (જેની વાત આપણે ઉપર કરી) અને બીજો મિનિ ટૂલબાર. આ મિનિ ટૂલબાર ઘણા લોકોને બહુ ઉપયોગી, માઉસવગી સુવિધા લાગે છે, તો ઘણા તેનો બિલકુલ ઉપયોગ કરતા નથી (પસંદ અપની અપની!).
આપણે વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં કોઈ પણ ટેક્સ્ટને માઉસથી સિલેક્ટ કરીએ એ સાથે તેની બાજુમાં એક નાનકડો ટૂલબાર ઓપન થાય છે, શઆતમાં એ ઝાંખો અને અર્ધપારદર્શક રહે છે, તેના પર માઉસ લઈ જતાં તે સ્પષ્ટપણે દેખાય છે. માઉસને દૂર લઈ જતાં તે દેખાવાનું બંધ થઈ જાય છે. આ ટૂલબારમાં ટેક્સ્ટના ફોર્મેટિંગ સંબંધિત જુદા જુદા કમાન્ડ જેમ કે ફોન્ટ બદલવા, તેની સાઇઝ બદલવી, નાના-મોટા કરવા વગેરેનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. કોઈ પણ ડોક્યુમેન્ટમાં આપણે ઝડપથી ફોર્મેટિંગ કરવા માગતા હોઈએ ત્યારે આ મિનિ ટૂલબારની સગવડ ખરેખર હાથવગી બને છે.
૫. સ્ટેટસબાર
હવે પહોંચીએ વર્ડ વિન્ડોના તળિયે. આ પટ્ટીમાં જુદા જુદા સમયે આપણને જુદી જુદી માહિતી જાણવા મળે છે. જેમ કે સૌથી ડાબે, આપણે ડોક્યુમેન્ટના કયા પેજ પર છીએ તે જાણી શકાય છે, પછી જે તે પેજ પર કેટલામી લીટીમાં છીએ તે જાણી શકાય છે (કરેક્શન કરતી વખતે આ સુવિધા બહુ કામ લાગે છે). પછી ડોક્યુમેન્ટમાં કેટલા શબ્દો છે તે જાણી શકાય, આપણે ટેક્સ્ટનો કેટલોક ભાગ સિલેક્ટ કરીએ તો કુલ શબ્દોમાંથી કેટલા શબ્દ સિલેક્ટ કયર્િ તે પણ અહીં જાણી શકાય.
સ્ટેટસબારના જમણા છેડે ડોક્યુમેન્ટના વ્યૂને નાનો-મોટો કરવાની સગવડ છે. તેની ડાબી બાજુમાં ડોક્યુમેન્ટને જોવા માટેના અલગ અલગ વ્યૂના વિકલ્પો છે, જેમં પ્રિન્ટ લેઆઉટ, રીડિંગ લેઆઉટ, વેબ લેઆઉટ, આઉટલાઇન કે નોર્મલ ડ્રાફ્ટ જેવા વિકલ્પો આપવામાં આવેલા છે.
સ્ટેટસબારમાંની ખાલી જગ્યામાં માઉસથી રાઇટ ક્લિક કરતાં એક મેનુ ખૂલે છે, જેમાંથી આપણે સ્ટેટસબારમાં જોવા માગતા હોઈએ એવી જુદી જુદી માહિતી સિલેક્ટ કરીને સ્ટેટસબારમાં ઉમેરી શકીએ છીએ.
તો, આમ આપણે અહીં માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ પ્રોગ્રામ કઈ રીતે, સહેલાઈથી કામ કરવા માટે ડિઝાઇન થયેલો છે એ જોયું. હવે તમે તમારી આગળ વધી શકશો. આગળના અંકોમાં આપણે વર્ડમાં વધુ ઊંડા ઊતરીશું.