તમે તમારી ફાઇલ્સ ગમે ત્યારે, ગમે ત્યાંથી, ગમે તે ડિવાઇસ પર એક્સેસ કરવા માગતા હો તો કોમ્પેટિબિલિટીના ઘણા પ્રશ્નોનો સામનો કરતા હશો. ગૂગલે ફ્રી ક્વિકઓફિસની ભેટ આપતાં આ પ્રશ્નો ઉકલી શકે છે.
આગળ શું વાંચશો?
- કામનો પાયો કમ્પ્યુટર
- કમ્પ્યુટરમાં કામ કરવા માટેના પ્રોગ્રામ
- મોબાઈલ ડિવાઈસમાં કામકાજ
- ક્વિક ઓફિસમાં એવું તે શું છે?
- તમારા પીસીમાં ગૂગલ ડ્રાઈવ ઈન્સ્ટોલ કરવા માટે
માની લો કે તમે એક બિઝી પ્રોફેશનલ કે બિઝનેસમેન છો. તમે તમારા એક ક્લાયન્ટને કોઈ અગત્યનું વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ ઈ-મેઇલમાં એટેચમેન્ટ તરીકે મોકલ્યું છે. ક્લાયન્ટનો તમારા પર ફોન આવે છે કે એ ડોક્યુમેન્ટમાં થોડા ફેરફાર કરીને ફરી મોકલી આપો. હવે તમે તો ઓફિસની બહાર છો. કામ અર્જન્ટ છે અને કોન્ફિડેન્શિયલ છે, તમે ઓફિસમાં તમારા સ્ટાફમાંથી કોઈને આ કામ સોંપી શકો તેમ નથી.
તો હવે શું કરશો? થોડા સમય પહેલાંના દિવસો હોત તો તમારે ક્લાયન્ટને કહેવું પડ્યું હોત કે “સોરી, હું ઓફિસની બહાર છું, કલાકમાં પાછો પહોંચીશ, પછી જ તમારું ડોક્યુમેન્ટ ફેરફાર કરીને ફરી મોકલી શકીશ. બિઝનેસમાં તો એવું છે કે કામ એકાદ કલાક મોડું થયું તો ખાસ્સું એવું નુકસાન વેઠવાનો સમય પણ આવે.
પણ, જો તમે સ્માર્ટફોનનો ઉપયોગ કરતા હો, તમારા ફોનમાં ગૂગલ ડ્રાઇવ ઇન્સ્ટોલ કરેલ હોય, તમારા ઓફિસમાંના પીસીમાં પણ ગૂગલ ડ્રાઇવ ઇન્સ્ટોલ કરી હોય, ઉપરાંત, તમારા સ્માર્ટફોનમાં ક્વિકઓફિસ નામની એપ પણ હોય, તો તમે ક્લાયન્ટને કહી શકો કે “બસ, બે જ મિનિટમાં ડોક્યુમેન્ટ એડિટ કરીને મોકલું છું! ક્લાયન્ટ પણ ખુશ, આપણે પણ ખુશ!
ઉપલા ફકરામાં સ્માર્ટફોન સુધીની વાત તો જાણે સહેલી છે કે હવે ઘણા ખરા લોકો તેમના નવા ફોન તરીકે સ્માર્ટફોન પર પસંદગી ઢોળે છે. પછીનાં પગલાં, ગૂગલ ડ્રાઇવ (ફોનમાં અને પીસીમાં), ક્વિકઓફિસ વગેરે વાત થોડી મુશ્કેલ લાગી શકે છે, પણ વાસ્તવમાં છે સાવ સહેલી. ગૂગલે આ વાત હજી હમણાં જ વધુ સહેલી બનાવી છે.
ટૂંકમાં, હવે એવી ખરેખર એવી સ્થિતિ આવી છે કે આપણે ઓફિસ, ઘર કે બંને વચ્ચે કારમાં કે બસમાં ગમે ત્યાંથી નવાં ડોક્યુમેન્ટ ક્રિએટ કરી શકીએ છીએ, ગમે તે એક જગ્યાએ ક્રિએટ કરેલાં ડોક્યુમેન્ટ એક્સેસ કરી શકીએ છીએ, મૂળ સ્વરુપમાં જ રાખીને તેને એડિટ કરી સેવ કરી શકીએ છીએ.
ગમે ત્યાંથી, ગમે ત્યારે કામ કરવાની આ આઝાદી હજી હમણાં સુધી આટલી સહેલી નહોતી.
તક મળી છે તો આપણે આખી વાતને બિલકુલ પહેલેથી સમજવાની કોશિશ કરીએ, જેથી ગમે ત્યાંથી, ગમે ત્યારે કામ કરવામાં કઈ મુશ્કેલી આવતી હતી તે સમજી શકાય અને હવે વાત કેમ સહેલી બની તે પણ સમજી શકાય.
આખી વાતને સરળતાથી સમજવા માટે આપણે વાતનું બેકગ્રાઉન્ડ સમજવું પડશે. લેટેસ્ટ ટેક્નોલોજીથી અપડેટ રહેતા વાચકોને હવે પછીની વાત કદાચ બહુ બેઝિક લાગશે, પણ ઘણા લોકોને બેઝિકમાં જ ગૂંચવણ હોવાથી, પહેલાં એમની ગૂંચવણો દૂર કરી દઈએ.
કામનો પાયો, કમ્પ્યુટર
હજી થોડાં વર્ષ પહેલાં એવી સ્થિતિ હતી કે આપણા કામની શરુઆત અને અંત આપણા કમ્પ્યુટરમાં જ આવતો હતો. દુનિયાભરનાં કમ્પ્યુટર મોટા ભાગે ત્રણ પ્રકારની ઓપરેટિંગ સિસ્ટમથી ચાલે છે :
(૧) માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીની માલિકીની વિન્ડોઝ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ, (૨) એપલ કંપનીની માલિકીની મેક ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ, અને (૩) લિનક્સ જેવી ઓપન સોર્સ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ, જેની કોઈ એક કંપની માલિક નથી, પણ દુનિયાભરના અનેક ડેવલપર્સ તેને સાથે મળીને ડેવલપ અને અપડેટ કરે છે. પહેલી બે ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ નાણાં આપીને ખરીદવી પડે, જ્યારે ત્રીજા પ્રકારની ઓપન સોર્સ સિસ્ટમ ફ્રી હોય છે.
આપણી શાળાઓમાં હવે જે ભણાવવામાં આવે છે અને કમ્પ્યુટર્સમાં ઉપયોગમાં લેવામાં આવે છે તે ઉબન્ટુ પણ એક પ્રકારની ઓપન સોર્સ એટલે કે ફ્રી સિસ્ટમ છે.
કમ્પ્યુટરમાં કામ કરવા માટેના પ્રોગ્રામ
ઉપરની વાત ફક્ત કમ્પ્યુટરને ચલાવતી ઓપરેટિંગ સિસ્ટમની વાત થઈ. કમ્પ્યુટરની અંદર કામ કરવા માટે વળી મુખ્યત્વે ત્રણ પ્રકારના ઓફિસ સોફ્ટવેર સ્યૂટ્સ છે :
(૧) માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીનો માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ સ્યૂટ, જેમાં વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઇન્ટ અને તે ઉપરાંત ઘણા બધા પ્રોગ્રામ્સ હોય છે, જે આપણે ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ ઉપરાંત, અલગથી ખરીદવા પડે છે.
(૨) એપલ કંપનીનો ઓફિસ સ્યૂટ આઇવર્ક, જેમાં પેજીસ (વર્ડ પ્રોસેસર), નંબર્સ (એક્સેલ જેવી સ્પ્રેડશીટ) અને કીનોટ (પાવરપોઇન્ટ જેવી પ્રેઝન્ટેશન એપ્લિકેશન) વગેરે જેવા પ્રોગ્રામ હોય છે.
ત્રીજા ઓફિસ સ્યૂટની વાત કરતાં પહેલાં, આ બંને વચ્ચેના સંબંધની વાત કરીએ. ઉપર જણાવેલા બંને ઓફિસ સ્યૂટમાંનાં ડોક્યુમેન્ટ એકબીજામાં ઓપન કરવામાં થોડી અડચણો છે. પરંતુ, થોડાં વર્ષ પહેલાં માઇક્રોસોફ્ટે એપલની મેક ઓપરેટિંગ સિસ્ટમમાં ચાલે એવું માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસનું વર્ઝન લોન્ચ કર્યું પરિણામે, વિન્ડોઝ અને મેક ઓએસ ધરાવતાં કમ્પ્યુટર્સમાં ફાઇલની આપલે સરળ બની.
(૩) ઓપન ઓફિસ નામનો ઓફિસ સ્યૂટ. ફરીથી, આ ત્રીજો વિકલ્પ તદ્દન ફ્રી ઓફિસ પ્રોગ્રામ છે, જે વિન્ડોઝ, મેક કે લિનક્સ (ઉબન્ટુ વગેરે સહિત)માંથી કોઈ પણ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમવાળા કમ્પ્યુટરમાં ઇન્સ્ટોલ કરી શકાય છે. તેનાં સોફ્ટવેર યુઝર ઇન્ટરફેસ (દેખાવ-કાર્યઅનુભવ)ની દૃષ્ટિએ થોડાં નબળાં છે, પણ કામકાજ કરવામાં એમએસ ઓફિસની બરોબરી કરી શકે તેમ છે. તેની વધુ એક ખાસિયત એ છે કે ઓપનઓફિસમાં આપણે કોઈ ડોક્યુમેન્ટ ઓપન કરી, તેને માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડના ડોક્યુમેન્ટ તરીકે જ સેવ કરી શકીએ છીએ.
અહીં સુધી તો વાત સમજી શકાય છે કે જુદી જુદી સિસ્ટમ અને ઓફિસ સ્યૂટ ધરાવતાં કમ્પ્યુટરમાં ડોક્યુમેન્ટની આપલે થોડી મુશ્કેલ હતી, પણ ધીમે ધીમે એ સરળ બની છે. કોઈ પણ સોફ્ટવેરમાં બનાવેલી ફાઇલ, એ સોફ્ટવેર ન ધરાવતા કમ્પ્યુટરમાં પણ ખોલી શકાય એ માટે પીડીએફ-પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટ ફોર્મેટ ટેક્નોલોજી વિકસી છે, એ તો તમે જાણતા જ હશો (વધુ વિગતો ‘સાયબરસફર’ના જુલાઈ ૨૦૧૩ અંકમાં).
પછી સીનમાં એન્ટ્રી થઈ સ્માર્ટફોન અને ટેબલેટની!
મોબાઇલ ડિવાઇસમાં કામકાજ
સ્માર્ટફોન, ટેબલેટનો ઉપયોગ અને વેચાણ સતત વધતાં જોયા પછી માઇક્રોસોફ્ટે ઓફિસના ખાસ મોબાઇલ ડિવાઇસમાં ચાલે એવા વર્ઝનની ગડમથલ શરુ કરી. બીજી તરફ ગૂગલે થોડાં વર્ષ પહેલાં ગૂગલ ડોક્સ નામે એક સર્વિસ રજૂ કરી. તેમાં આપણે વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટ જેવાં ડોક્યુમેન્ટ ક્રિએટ કરી, ગૂગલમાં જ સેવ કરી શકતા હતા. તેમાં આપણે કમ્પ્યુટરમાંની ફાઇલ પણ અપલોડ કરી શકતા હતા.
ગૂગલ ડોક્સમાં બે વિકલ્પ હતા:
- આપણી વર્ડ ફાઇલને વર્ડ ફાઇલના ફોર્મેટમાં રહેવા દેવી, અથવા
- ગૂગલ ડોક્સ ફોર્મેટમાં કન્વર્ટ કરવી.
જો આપણે વર્ડ ફાઇલને વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં જ રહેવા દઈએ તો તેને ગૂગલ ડ્રાઇવમાં એડિટ કરી શકતા નહોતા. તેને એડિટ કરવી હોય તો ગૂગલ ડોક્સ ફોર્મેટમાં ફેરવવી જ પડે.
ગૂગલ ડોક્સમાં ક્ધવર્ટ કરેલી ફાઇલને આપણે ઓનલાઇન ઓપન કરી, એડિટ કરી, ફરી ત્યાં જ સેવ કરી શકતા હતા અથવા ફરી કમ્પ્યુટરમાં માઇક્રોસોફ્ટના ફોર્મેટમાં ડાઉનલોડ કરી શકતા હતા.
એ પછી, ગૂગલે ડોક્સનું સ્વરૂપ બદલીને તેને ડ્રાઇવ નામ આપ્યું (જુઓ ‘સાયબરસફર’નો મે ૨૦૧૨નો અંક, જેમાં ઓનલાઇન સ્ટોરેજના બીજા વિકલ્પોની પણ માહિતી છે). ગૂગલ ડ્રાઇવમાં આપણને એવી સગવડ મળી, જેનાથી આપણે પીસી અને ગૂગલ ડ્રાઇવ વચ્ચે ફાઇલ્સ સિન્ક્ડ રાખી શકીએ છીએ. આ માટે આપણા પીસીમાં ગૂગલ ડ્રાઇવની એક એપ્લિકેશન ડાઉનલોડ કરવાની રહે છે. એ રીતે સ્માર્ટફોન કે ટેબલેટમાં પણ ડ્રાઇવની એપ્લિકેશન ડાઉનલોડ કરવાની રહે છે. હવે આપણે આપણા કમ્પ્યુટરમાં એક ચોક્કસ ફોલ્ડરને ગૂગલ ડ્રાઇવ સાથે લિંક કરીએ , એટલે એ ફોલ્ડરમાં આપણે જે કોઈ ફાઇલ સેવ કરીએ, એ આપોઆપ વેબ પરના ગૂગલ ડ્રાઇવમાં અને સ્માર્ટફોનની એપમાં પણ એક્સેસ કરી શકીએ. કોઈ પણ એક સાધનથી કોઈ ફાઇલ એક્સેસ કરી, એડિટ કરી, સેવ કરીએ તો આપોઆપ બધે જ એ ફાઇલ અપડેટ થઈ જાય!
હજી પણ આમાં એક તકલીફ હતી. આગળ લખ્યું તેમ, આપણા પીસીમાં માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ છે અને ગૂગલ ડ્રાઇવમાં .doc, .xls .ડ્ઢહત વગેરે ફોર્મેટની ફાઇલ ઓપન કરી શકાતી નથી. ફાઇલને કન્વર્ટ કરવાની ઝંઝટ તો ઊભી જ રહેતી હતી.
માઇક્રોસોફ્ટની ઓનલાઇન સ્ટોરની સુવિધા સ્કાયડ્રાઇવ એક ઉપાય છે, પણ આપણે ભારતીયો મોટા ભાગે કામ માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસમાં કરીએ છીએ, પણ ઈમેઇલ માટે જીમેઇલ અને ફોનમાં ગૂગલનો એન્ડ્રોઇડ પસંદ કરીએ છીએ, એટલે તકલીફ ઊભી જ રહે છે.
ગૂગલે ગયા વર્ષે જૂન મહિનામાં ક્વિકઓફિસ નામની એક એપ્લિકેશન ખરીદી લઈને આ પ્રશ્ન હલ કરી નાખ્યો હતો. અત્યાર સુધી, માત્ર ગૂગલ એપ્સ બિઝનેસ યુઝર્સ તેનો ઉપયોગ કરી શકતા હતા (ગૂગલ એપ્સ બિઝનેસ શું છે એવો સવાલ થયો? ગૂગલ તેની વિવિધ સર્વિસ, વિવિધ શિક્ષણ સંસ્થાઓ કે બિઝનેસ કંપનીઓ પોતાના ડોમેઇન સાથે ઉપયોગ કરી શકે એ માટે ગૂગલ એપ્સની સર્વિસ આપે છે.). ગૂગલ એપ્સ બિઝનેસ યુઝર્સ સિવાયના લોકો ક્વિકઓફિસનો ઉપઓગ કરવા માગતા હોય તો તેમણે ૧૫ ડોલર (આશરે એક હજાર રૂપિયા) જેટલી કિંમત ચૂકવવી પડતી હતી. હવે ગૂગલે તે એન્ડ્રોઇડ અને આઇઓએસના સૌ યુઝર્સ માટે ફ્રી કરી દીધી છે!
ક્વિકઓફિસમાં એવું તે શું છે?
ક્વિકઓફિસને આપણે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસનું મિનિ વર્ઝન કહી શકીએ. ક્વિકઓફિસથી આપણે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસનાં ડોક્યુમેન્ટ ક્ધવર્ટ કર્યા વિના, યથાવત સ્વરૂપમાં સ્માર્ટફોન કે ટેબલેટમાં ઓપન કરી, પ્રાથમિક એડિટિંગ કરી શકીએ છીએ. હવે ગૂગલે આ સર્વિસ ફ્રીમાં ઉપલબ્ધ કરી હોવાથી, આપણે તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકીએ તે સમજીને વાતનું સમાપન કરીએ. ગૂગલ ડ્રાઇવ અને ક્વિકઓફિસનો સંબંધ એટલો ગાઢ છે કે વહેલા મોડું બંને એક જ થઈ જવાનાં છે. ક્વિકઓફિસનો પૂરો લાભ લેવો હોય તો ગૂગલ ડ્રાઇવના ઉપયોગથી શરૂઆત કરવી પડશે.
તમારા પીસીમાં ગૂગલ ડ્રાઇવ ઇન્સ્ટોલ કરવા માટે…
- ઇન્ટરનેટ પર તમારા જીમેઇલથી લોગ-ઇન થઈ, ટોચ પરની સ્ટ્રીપમાં ડ્રાઇવ પર ક્લિક કરીને તમારી ગૂગલ ડ્રાઇવમાં જાઓ.
- અથવા, ડાયરેક્ટ https://drive.google.com પર જઈ, તમારા ગૂગલ એકાઉન્ટ (એટલે કે જીમેઇલ)થી લોગ-ઇન થાઓ.
- ‘ડાઉનલોડ ગૂગલ ડ્રાઇવ ફોષ પીસી’ લિંક પર ક્લિક કરી, એક નાની એપ્લિકેશન ડાઉનલોડ કરો. ઇન્સ્ટોલેશન દરમિયાન તમને પૂછવામાં આવશે કે તમે કમ્પ્યુટરની કઈ ડ્રાઇવમાં ફોલ્ડર બનાવવા માગો છો? બને તો ‘સી’ સિવાયની ડ્રાઇવમાં ફોલ્ડર બનાવો અને તમારા કામની ફાઇલ્સ એ ગૂગલ ફોલ્ડરમાં ટ્રાન્સફર કરી દો.
- હવે સિંક થયા પછી આ ફોલ્ડરમાંની બધી ફાઇલ તમે ઇન્ટરનેટ પર ગૂગલ ડ્રાઇવમાં પણ જોઈ શકશો.
- સ્માર્ટફોનમાં પણ ગૂગલ ડ્રાઇવ અને ક્વિકઓફિસ બંને એપ્લિકેશન ડાઉનલોડ કરી ઇન્સ્ટોલ કરી લો.
હવે મજા જુઓ. માની લો કે તમે તમારા પીસીમાંના ગૂગલ ફોલ્ડરમાં વર્ડ કે એક્સેલ ફોર્મેટમાં થોડી ફાઇલ સેવ કરી છે. હવે તેને ઇન્ટરનેટ પર, એટલે કે ક્રોમ જેવા બ્રાઉઝરમાં ગૂગલ ડ્રાઇવમાં જઈને ઓપન કરશો, તો એ ફાઇલ ઓપન તો થશે, પણ તમે તેને એડિટ નહીં કરી શકો, કેમ કે ગૂગલ ડ્રાઇવ વર્ડ કે એક્સેલ ફોર્મેટને સમજતી નથી.
હવે એ જ ફાઇલ્સ, તમારા સ્માર્ટફોન કે ટેબલેટની ગૂગલ ડ્રાઇવમાં જઈને ઓપન કરી જુઓ. હવે તમારા ડિવાઇસમાં ક્વિકઓફિસ હોવાથી, એ ફાઇલ ઓપન થશે, તમે તેમાં જરૂરી ફેરફારો કરી શકશો અને ચાહો તેને ઈ-મેઇલ કે અન્ય રીતે શેર કરી શકશો! ગૂગલ ડ્રાઇવમાંની ડોક્સ ફોર્મેટમાંની કોઈ ફાઇલ તમે હમણાં ક્વિકઓફિસમાં ઓપન કરી શકશો નહીં.
ક્વિકઓફિસમાં તમે નવાં ડોક્યુમેન્ટ પણ ક્રિએટ કરી શકશો, જે વર્ડ કે એક્સેલ જેવા ફોર્મેટમાં જ સેવ થશે. તમે ચાહો તો એ ફાઇલને સ્માર્ટફોનની ઇન્ટરનલ ડ્રાઇવ કે એસડી કાર્ડમાં પણ સેવ કરી શકો છો. જોકે ફાઇલને ગૂગલ ડ્રાઇવમાં સેવ કરવી વધુ યોગ્ય છે, કેમ કે તો તમે તે ફાઇલને ડાઉનલોડ કે ટ્રાન્સફર કરવાની કડાકૂટમાં પડ્યા વિના સહેલાઈથી વેબબ્રાઉઝરમાં કે પીસીમાં પણ એક્સેસ કરી શકશો.
ક્વિકઓફિસ પરફેક્ટ છે, એવું નથી. માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસની સરખામણીમાં એમાં બહુ ઓછાં ફીચર્સ છે. પરંતુ, એટલે તો એનું નામ ક્વિકઓફિસ છે!
જો ગૂગલ ડ્રાઇવનો તમે ઉપયોગ કરતા હશો તો આખી વાત બહુ કામની લાગશે, નહીં કરતા હો તો સમજવી થોડી મુશ્કેલ લાગશે, પણ સગવડ છે બહુ જ કામની. તમને કંઈ સમજાયું ન હોય કે ગૂગલ ડ્રાઇવને પીસી કે સ્માર્ટફોનમાં ઇન્સ્ટોલ કરવામાં તકલીફ પડે તો જરુર સંપર્ક કરશો :editor@duplics.cybersafar.in