માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ પ્રોગ્રામ માત્ર બિઝનેસમાં જ કામ લાગે એવું નથી. ઘરમાં ગૃહિણીઓને રોજિંદો આવક-જાવકનો હિસાબ રાખવામાં પણ આ પ્રોગ્રામ ખૂબ કામ લાગી શકે છે. જો અત્યાર સુધી તમે સાદી નોટ કે ડાયરીમાં ઘરના હિસાબો લખતા હો કે નાના વેપારી તરીકે ચોપડામાં રોજના હિસાબો લખતા હો તો અહીં આપેલી તદ્દન સરળ રીતથી તમારો રોજમેળ એક્સેલમાં બનાવી, તેને નિયમિત જાળવી શકો છો. એક્સેલનો ઉપયોગ કરવાનો ફાયદો એ થશે કે તમારે કોઈ સરવાળા-બાદબાકી જાતે કરવાં નહીં પડે, ભૂલો નહીં થાય અને ખાસ તો આવક-જાવકનું વિશ્લેષણ કરવું હોય, મહિના દરમિયાન ક્યાં વધુ ખર્ચ થયો એ જાણવું હોય તો આંકના પલકારામાં જાણી શકશો. એક્સેલના કોઈ અનુભવીની થોડી મદદ લેશો તો ચાર્ટ, પિવોટ ટેબલ વગેરેની મદદથી બધી માહિતી વધુ હાથવગી રહેશે. તમારા અનુભવ કે ગૂંચવણો જરુર જણાવશો. – સંપાદક

માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલના રોજિંદા વપરાશના ભાગરુપે આજે આપણે સાથે મળીને રોજમેળ બનાવતાં શીખીશું.

જે ગૃહિણીથી માંડીને નાના મોટા વેપારી બધાને કામ લાગશે. સામાન્ય રીતે નિયમિત એકાઉન્ટ લખવું એ થોડીક કંટાળાજનક પ્રક્રિયા છે, પણ ચાલો આપણે તેને સરળ બનાવવવા કોશિશ કરીએ.

સર્વ પ્રથમ એક એક્સેલ ફાઈલ બનાવો જેને જફદય કરીને Daybook એવું નામ આપો. હવે તેમાં નીચે મુજબ Title બનાવો.

• A1 = Sr. No.
• B1 = Date
• C1 = Particulars
• D1 = Group
• E1 = SubGroup
• F1 = SubsubGroup
• G1 = Outgoing
• H1 = Incoming
• I1 = Total

હવે આ મથાળાં નીચે કઈ કઈ વિગતો આવશે તે જોઈએ.

• અહીં A1 = Sr. No. એટલે આપણા રોજમેળની વિગતનો ક્રમાંક.
• B1 = Date જે તારીખે નાણાકીય વ્યવહાર થયો છે તેની તારીખ.
• C1 = Particulars જેના માટે વ્યવહાર થયો તે. દા.ત. સ્કૂલ ફી, ઇસ્ત્રીનાં કપડાં, શાકભાજી, દૂધ (ગૃહિણી માટે) અથવા સ્ટેશનરી, પેટ્રોલ, કુરિયર, પગારખર્ચ, જાહેરાત ખર્ચ (વેપારીઓ માટે) વગેરે.
• D1=Group વ્યવહારનું મુખ્ય ગ્રુપ અહીં જરા આપણે ક્રિએટિવ બનવું પડશે. Group આવાં હોઈ શકે એટેલે કે આવી વિગતો આવી શકે.

દા.ત. Business, Personal, Withdraw (ઉપાડ), Collection (ઉઘરાણી), Medical/Health, Education, Mobile, Entertainment (ટીવી, નાટક, પિક્ચર), Bank, Interest, Income (વ્યાજ આવક), Interest Expense (વ્યાજ ખર્ચ), Insurance (વીમો), Grocery (કરિયાણું), Maintenance (વોશિંગ મશીન, લાઈટ, કમ્પ્યુટર), Rent, Advertisement, Courier, Gift, Electric, Expense, Salary, Society, Maintenance

E=1, SubGroup

અહીં આપણે Group ની પેટા વિગતો આપી શકીએ.

અહીં E=Group અને D=Sub Group એક્સેલનિ કોલમનાં નામ છે.

દા.ત. D=Business સામે Eમાં Sales કે Purches લખી શકાય, D Personal સામે ઊમાં પોતાના માટે કરેલો અંગત ખર્ચ ધારો કે નવો Mobile કે નવું Jeans કે નવી Car, D Withdraw ઉપાડ સામે Eમાં શા માટે કરેલો તે આવી શકે. જેમ કે Diwali, Renovation Exp. D. Collection  ઉઘરાણી સામે Eમાં તે ક્યાંથી આવેલી છે, શેના પેટે આવેલી છે, તે લખી શકાય. જેમ કે Client Free, Rent Income વગેરે, D=Medical/Health સામે દવા, સારવાર કે હેલ્થ માટે કરાયેલ ખર્ચની વિગતો. જેમ કે Consulting Free, Medicine Gym માટેની ફી કે નંબરના ચશ્માં લેવા વગેરે, D Education ની સામે Eમાં બાળકના સ્કૂલની ફી કે ‘સાયબરસફર’નું લવાજમ, D Mobile  સામે Eમાં કયા મોબાઇલનું બિલ, D Entertainment સામે Eમાં ટીવીની માસિક ફી, નાટક, પિક્ચર, Funword વગેરે… D Bank સામે Eમાં બેંકમાં મુક્યા/ગયા કે કઈ બેંકમાંથી ઉપડ્યા/આવ્યા, D Interest Exp. સામે Eમાં કયા ઇન્વેસ્ટમેન્ટમાંથી વ્યાજ આવ્યું, D Interest Exp.  સામે ઊમાં કઈ લોન પેટે ચુકવ્યું, D Insurance સામે Eમાં કઈ પોલિસી પેટે ચુકવ્યું, D Grocery કરિયાણું સામે Eમાં શું લીધું, ધારો કે અનાજ, કઠોળ, મસાલા વગેરે… D Maintenance સામે Eમાં ફ્રીઝ, એ.સી., કમ્પ્યુટર, કાર, વોશિંગ મશીન, મિક્ષર, ગેસ વગેરે… D Rent સામે Eમાં શેનું ભાડું તે દર્શાવી શકાય. જેમ કે ઘર, ઓફિસ, ગોડાઉન વગેરે…

હવે F1 = SubsubGroup અહીં F કોલમમાં વધારે વિગતવાર વિગતો લખી શકાય. જેમ કે બિલનો નંબર, વેપારીનું નામ, કોના હસ્તક વ્યવહાર થયો તે અથવા વ્યવહાર સાથે જોડાયેલી અગત્યની વિગતો જેમ કે Insuranceના કોલમ સામે કોની પોલિસી છે, પોલિસી નંબર, રિસિપ્ટ નંબર, બેંક વ્યવહાર હોય તો ખાતા નંબર, Grocery સામે કરિયાણા દુકાનનું નામ વગેરે એન્ટ્રી કરી શકાય.

G1= Expenses

H1 = Income

I1 = Total

હવે ખાસ નિયમ યાદ રાખો કે એક વ્યવહાર દીઠ એક જ એન્ટ્રી કરવાની છે.જેમ કે તારીખ ૧લી ઓક્ટોબરમાં પાંચ જાવક (Outgoing) અને પાંચ આવક (Incoming)ના વ્યવહારો થયા તો કુલ દસ વ્યવહારોની નોંધ થશે.

હવે નીચે મુજબ ફોર્મ્યુલા બનાવો બહુ જ સહેલી ફોર્મ્યુલા છે.

હાથ પર રોકડ = ગઈ કાલની હાથ પર રોકડ + આજની આવક – આજની જાવક.

I2 (આઈ ટુ) નામના સેલમાં હાલમાં જે હાથ પર રોકડ હોય તે લખો જેમ કે ૩૦ સપ્ટેમ્બરના રોજ હાથ પર રોકડ ૩૪,૫૦૦ છે તે લખો, હવે ફોર્મ્યુલા બનાવો I# (આઈ થ્રી) નામના સેલ ઉપર.

=I2+H3-G3

(હાથ પર રોકડ = ગઈ કાલની હાથ પર રોકડ + આજની આવક – આજની જાવક)

હવે I3 પર ઊભા રહી માઉસને તે સેલના જમણા ખૂણે એક પ્લસની (વત્તાકારની) નિશાની ઉપર રાખો માઉસનું ડાબું ક્લિક કરીને નીચે I200 (આઈ ટુ હન્ડ્રેડ) કે I400 (આઈ ફોર હન્ડ્રેડ) સુધી ખેંચી લો, જેથી એ કોલમના બધા સેલમાં આ ફોર્મ્યુલા લાગુ થઈ જશે. હા ,વખત જતાં તેને આગળ ને આગળ આ રીતે ખેચતા જવાનું છે.

હવે તારીખના કોલમ ડેટના કોલમ B પર માઉસને ક્લિક કરો અને કન્ટ્રોલ + સ્પેસ આપો (Ctrl+Space) અહીં આખું કોલમ સિલેક્ટ થશે. અહીં જમણું માઉસ બટન દબાવો (Right Click) અને (Format Cells Select) કરી Date વિભાગમાં જઈને તારીખનું મનગમતું ફોર્મેેટ સિલેક્ટ કરો. ધારો કે (૧૪/૦૩/૨૦૧૨) એટલે કે તારીખ/માસ/વર્ષ.

હવે એન્ટ્રી માટે તૈયાર છે આપનો રોજમેળ.

યાદ રાખો કે આપની બધી જ એન્ટ્રી ત્રણ નંબરની લાઈનથી શરુ થશે.

લાઈન નંબર બે શરુઆતની બાકી રકમ માટે રોકાયેલી છે (I1 આઈ વન = ૩૪૫૦૦ ઉઘડતી બાકી) પ્રત્યેક નાણાકીય વ્યવહાર આવક અથવા જાવક એક લાઈન દીઠ એકમાં જ કરવો.

હવે રીપોર્ટિંગ માટે Excel માં DATA વિભાગમાં આવેલ Filter વિભાગનો ઉપયોગ કરવો દા.ત. Group Collection કરીએ તો આખા માસ દરમિયાન થયેલ ઉઘરાણીનું લિસ્ટ દેખાતું થશે.

આપણી જૂની કહેવત ‘બક્ષિશ લાખની અને હિસાબ કોડીનો’ એ નાતે લખ્યું વંચાશે – આવનારા સમયના ખર્ચાનો અંદાજ મેળવવા કે ખોટા ખર્ચા પર આપોઅપ બ્રેક લગાવવા આ રોજમેળ આપને ખૂબ જ કામ લાગશે. એ શુભેચ્છા સહ આજથી જ શરુ કરી દો…