એક્સેલનો આપણે આપણા ખપ પૂરતો ઉપયોગ કરી લઈએ છીએ, પણ તેની પાયાની ખૂબીઓ અને ખાસિયતો સમજી લઈએ તો રોજિંદા કામકાજને ગજબની અસરકારક રીતે સહેલું બનાવવામાં એક્સેલનો જોટો જડે તેમ નથી

અંગ્રેજી શબ્દ એક્સેલનો ગુજરાતી અર્થ છે ચડિયાતું થવું, સરસાઈ મેળવવી, દીપી નીકળવું, સરસ બનવું, ઉત્કૃષ્ટ નીવડવું… આ બધા અર્થ સાર્થક કરે તે માઇક્રોસોફ્ટનો પ્રોગ્રામ એટલે એક્સેલ.

કમ્પ્યુટરનો જન્મ થયો ત્યારે તેને ગળથૂથીમાં માહિતી મળી હતી એમ કહીએ તો ચાલે. કમ્પ્યુટરની શોધનો મૂળ ઉદ્દેશ માહિતીનો સંગ્રહ કરવો, માહિતીની ઉપર પ્રક્રિયા કે પૃથક્કરણ કરવું અને માહિતીનું વિશ્લેષણ કરવું વગેરે છે. આ કામ તો ઘણા બધા સોફ્ટવેર કરે છે, પણ કમ્પ્યુટરની ગળથૂથીનાં બધાં કામ બરાબર સાર્થક કરનાર સંપૂર્ણ સોફ્ટવેર એટલે એક્સેલ.

માની લો કે કોઈ વ્યક્તિ ફ્રીઝ ખરીદે છે અને પછી તેમાં પહેલાં ખાનામાં જીન્સ અને ટીશર્ટ રાખે છે ને બીજા ખાનામાં પેન્ટશર્ટ રાખે છે તો તમે એ ભલા આદમીને શું કહેશો? ભાઈ, આનો આવો ઉપયોગ ના કરાય! હા, સાચી વાત છે. ઘણા કમ્પ્યુટરના વપરાશકાર જાણકારીને અભાવે એક્સેલનો ઉપયોગ ફક્ત ઊભી આડી લીટીની સગવડ લેવા જ કરે છે. ચાલો આપણે સમજીએ એક્સેલનો સાર્થક ઉપયોગ અને તેની પાયાની લાક્ષણિકતાઓ.

માઇક્રોસોફ્ટ કંપની દ્વારા ૧૯૮૨માં Multiplan નામનો પ્રોગ્રામ બનાવવામાં આવ્યો. જે સ્પ્રેડશીટ માટે વપરાતો. અે અરસામાં લોટસ કોર્પોરેશને LOTUS ૧-૨-૩ જાન્યુઆરી ૨૬, ૧૯૮૩ના રોજ પ્રકાશિત કરી વેચાણમાં આગળ નીકળી હતી.

એક્સેલની પ્રથમ આવૃત્તિ ૧૯૮૫માં મેક માટે રિલિઝ કરવામાં આવી અને વિન્ડોઝના આગમન સાથે પ્રથમ વિન્ડોઝ વર્ઝન નવેમ્બર ૧૯૮૭માં પ્રકાશિત કરવામાં આવી હતી. Visual Basic Application ના પ્રોગ્રામિંગ વડે સામાન્ય ગાણિતિક પ્રકિયાથી માંડીને Accounting Financial, Trigonometry,Statics,Logical Analytical પ્રકિયાને સરળ અને લોકભોગ્ય બનાવનારો આ એક્સેલનો આ પ્રોગ્રામ દુનિયામાં ધૂમ મચાવે છે. લગભગ દર બે કે ત્રણ વર્ષે તેમાં ઉત્તરોત્તર વધારા સાથે નવું વર્ઝન આવે છે અને હજુ પણ તેનો વિકાસ આગેકૂચ કરી જ રહ્યો છે.

Excel 2003 Version 11 માં કુલ ૬૫,૫૩૬ આડી હાર અને ઊભા કોલમ ૨૫૬ ઉપલબ્ધ હતી, તે લોકોની જ‚રિયાત વધતાં Excel ૨૦૦૭ના Version 12માં કુલ આડી હાર ૧૦,૪૮,૫૭૬ અને ઊભા કોલમ ૧૬,૩૮૪નો જંગી વધારો કરવામાં આવ્યો, જે સરેરાશ વપરાશકાર માટે જે કાઢ્યો પણ ખૂટે તેમ નથી. આડી હાર (Row) અને ઊભા કોલમના સમન્વયથી બનતા ખાનાને સેલ કહે છે, જે એક્સેલના માળખામાં મોટો અને મહત્ત્વનો ભાગ ભજવે છે. નોર્મલ સાઇઝમાં એક આખી એક્સેલની શીટમાં બધા સેલમાં ડેટા એન્ટ્રી કરવામાં આવે અને તેને એ-ફોર સાઇઝમાં છાપવામાં આવે તો કુલ ૩,૮૧,૬૯,૦૪૧ પાનાં છાપવાં પડે!!!!

આવી ઘણી બધી શીટનો સમૂહ એટલે વર્કબુક એટલે કે ફાઈલ.

એક્સેલના બધા સેલ ઈલેક્ટ્રોનિકલી પ્રોગ્રામથી એવી રીતે જોડવામાં આવે છે કે બદલાતી જતી આંકડાકીય કિંમતો સાથે પરિણામોને ગાણિતિક પ્રકિયાથી ઝડપથી ગણીને એનાલિસિસ એટલે કે વિશ્લેષણ પણ મળી જાય છે, જે ગ્રાફની મદદથી પણ દશર્વિી શકાય છે. આ માટે દરેક સેલને હાર અને કોલમ સાથે ક્રોસિંગના સરનામાં આપી દેવામાં આવ્યાં છે, એટલે કે જુઓ નીચે.

B5૫ના ક્રોસિંગમાં અમદાવાદ લખવામાં આવ્યું છે.

હવે થોડું ગાણિતિક પ્રકિયા અને સૂત્રો વિશે જોઈએ. સામાન્ય વપરાશકાર ગણિતના સૂત્રોનું નામ સાંભળીને ગભરાઈ જાય છે, પણ એ ગભરાટને કાઢવા જ એક્સેલને લોકભોગ્ય બનાવવામાં આવ્યુ છે. જોઈએ કેવી રીતે?

કોઈ પણ સેલને એક્સેલમાં તેનું આગવું સરનામું આપવામાં આવ્યું છે. જેમ કે A1. B1. D1, A1, B1 વગેરેમાં ગાણિતિક સંખ્યાને ડેટા એન્ટ્રી કરીને D1માં = નિશાની આપીને ગાણિતિક સંજ્ઞાથી જોડી દેવાથી તુરંત પરિણામ મળે છે. દા.ત. = A1+B1, તમે કહેશો કે આવું તો કેલ્ક્યુલેટરમાં પણ થાય! પણ અહીં ડેટા સંગ્રહ થાય છે. ભવિષ્યમાં A1 કે B1ની બદલાતી કિંમતો સાથે પરિણામ D1 પણ બદલાઈ જશે અને સંગ્રહિત પણ થઈ જશે. આ માટે ફોરમ્યુલાનું માળખું યાદ રાખી લઈએ.

આ માટે કીવર્ડ યાદ રાખો P.E.M.D.A.S. (પેમદાસ) Parenthesis, Exponents, Multiplication Division, Addition and Subtraction બરાબર સમજવા નીચેનું ટેબલ જુઓ. આ બધું જ જો સાથે હોય તો આ પ્રમાણે ગણતરી થશે…

ગણિત જેમનો વિષય નથી એમને આ સમજવું થોડું મુશ્કેલ લાગશે, પણ એક્સેલમાં ગણતરી કયા ક્રમમાં થાય છે એ સમજી લેવાથી એક્સેલના વધુ ઉપયોગમાં એકદમ આસાની રહે છે.

તો એક્સેલનું મુખ્ય કામ થયું કે આંકડાઓને જોડીને ગણતરીઓ કરવી. એથી આગળ આ આંકડાઓને ગ્રાફની મદદથી ચિત્રાત્મક રીતે વિશ્લેષણાત્મક રજૂઆત કરવી.

આપણે અગાઉના અંકોમાં એક્સેલના બધાને કામ લાગે તેવા ઉપયોગો જોઈ ગયા છીએ.

અહીં ફક્ત એક વખતના પરિણામની વાત નથી. એક્સેલ વારે વારે બદલાતી કિંમતો સાથે ઝડપી રિઝલ્ટ પણ આપે છે. આ માટે એક્સેલમાં પહેલેથી જ તૈયાર ફંક્શન આપી દેવામાં આવ્યા છે. જેમ કે કોઈ આંકડાશાસ્ત્રીને આપેલા આંકડા પરથી આવૃત્તિ વિતરણ તૈયાર કરવું છે. તો આપેલા આંકડાની ફક્ત ડેટાએન્ટ્રી કરી માઉસ વડે એક સેલમાં =STDEV (B1:B10) સિલેક્ટ કરી મૂકીને એન્ટર આપી દેવાથી તરત જ જવાબ મળી જાય છે. ટૂંકમાં હવામાનશાસ્ત્રીથી માંડીને આંકડાશાસ્ત્રી, શેરબજારથી માંડીને મોટા હિસાબોમાં જ્યાં જ્યાં આંકડાનો સંગ્રહ, ગણતરી અને તેનું વિશ્લેષણ કરવાનું છે ત્યાં ત્યાં એક્સેલ સરળ, હાથવગું અને રોજિંદુ સાધન છે.