કમ્પ્યુટર પણ માણસ જેવું છે, ક્યારે આડું ફંટાય તે કહેવાય નહીં. પરંતુ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં આપણું કામ ચાલુ હોય ત્યારે અધવચ્ચે પ્રોગ્રામ ક્રેશ થાય તો પણ આપણે મહેનત બચાવી શકીએ છીએ – ઓટોસેવ સુવિધાની મદદથી.
આગળ શું વાંચશો?
- ફાઇલ ઓટોસેવ કરવાનાં સ્ટેપ્સ
- ઓટોસેવ્ડ ફાઇલ રીકવર કરી, નવા નામે સેવ કરવાનાં સ્ટેપ્સ
તમે કમ્પ્યુટર માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં કોઈ અગત્યનું કામ કરી રહ્યા છો. અચાનક વીજપુરવઠામાં વોલ્ટેજની ઊંચનીચ થાય છે અને કમ્પ્યુટર ધબાક દઈને બંધ થાય છે! છેક ત્યારે ઝાટકાની જેમ આપણને યાદ આવે છે કે આપણે કામમાં એવા પરોવાઈ ગયા હતા કે વચ્ચે વચ્ચે થયેલા કામને સેવ કરવાનું ભૂલી ગયા હતા. આવું કોઈની પણ સાથે, ગમે ત્યારે થઈ શકે છે. અલબત્ત, જો પહેલેથી સાવચેતી લઈએ તો આપણે પોતે ફાઇલ સેવ ન કરતા હોઈએ તો પણ, વર્ડ પ્રોગ્રામ અચાનક ક્રેશ થાય તે પહેલાંનું ઘણું ખરું કામ અને આપણી મહેનત બચાવી શકીએ છીએ. આવો સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ ૨૦૦૭માં ઓટોસેવની સુવિધાનો લાભ કઈ રીતે લઈ શકાય :
ફાઇલ ઓટોસેવ કરવાનાં સ્ટેપ્સ
- માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ ૨૦૦૭ પ્રોગ્રામ ઓપન કરી, ડાબી તરફના ઓફિસ બટન પર ક્લિક કરી, વર્ડ ઓપ્શન્સમાં જાઓ.
- ડાબી તરફની પેનલમાં ‘સેવ’ પર ક્લિક કરો.
- અહીં સુધી આવ્યા છીએ તો વર્ડની વધુ એક સુવિધા સમજી લઈએ. તમે હંમેશા તમારી ફાઇલ વર્ડના તમારા વર્ઝનથી પહેલાંના વર્ઝનમાં સેવ થાય એવું અહીં ગોઠવી શકો છો. જેથી તમે જેને ફાઇલ મોકલો તેની પાસે અગાઉનું વર્ઝન હોય તો તે કોઈ મુશ્કેલી વિના ફાઇલ ઓપન કરી શકે.
- હવે આપણે આપણી ફાઈલ કેટલી મિનિટના અંતરાલે – ધારો કે દર ૧૦ મિનિટે – ઓટો સેવ કરવા માગીએ છીએ તે નક્કી કરી લો. એટલું યાદ રાખશો કે આપણી ફાઇલ દર ૧૦ મિનિટે ઓટોસેવ થશે પણ એક વાર ઓટોસેવ થયા પછી ધારો કે છઠ્ઠી કે સાતમી મિનિટે પ્રોગ્રામ ક્રેશ થશે તો એ છ કે સાત મિનિટ દરમિયાનનું આપણું કામ સેવ થશે નહીં (એટલે જ, ‘ઓટોસેવ’ની સાથોસાથ ‘પોતે સેવ’ પણ કરતા રહેવું જરૂરી છે!).
- હવે પછીના વિકલ્પમાં, આપણી ફાઇલ કમ્પ્યુટરમાં કઈ જગ્યાએ ઓટોસેવ થતી રહે તે નક્કી કરી શકાય છે. આ વિકલ્પ બદલો નહીં તો પણ ચાલે.
- તમે તમારી દરેક વર્ડ ફાઇલ કમ્પ્યુટરના તમે નક્કી કરેલા ફોલ્ડરમાં જ સેવ થાય તેવું અહીંથી ગોઠવી શકો છો.
- બસ, હવે ‘ઓકે’ કહી આપણાં સેટિંગ્સ સેવ કરી લો.
ઓટોસેવ્ડ ફાઇલ રીકવર કરી, નવા નામે સેવ કરવાનાં સ્ટેપ્સ
વર્ડ પ્રોગ્રામમાં કોઈ ફાઇલમાં આપણું કામ ચાલુ હોય અને પ્રોગ્રામ અણધાર્યો બંધ થાય, તો હવે આપણે તેને ફરી ઓપન કરીએ ત્યારે ડાબી તરફ એક પેનલમાં આપણું અધવચ્ચે બંધ થયેલી ફાઇલનું ઓટોસેવ થયેલું વર્ઝન જોવા મળશે. આ ફાઈલ કઈ તારીખે, કેટલા વાગે ઓટોસેવ થઈ હતી તે પણ જોવા મળશે. એ વિગતોની બાજુના ડ્રોપડાઉન એરોની મદદથી ફાઇલ ઓપન કરો અને તમારા કામની વિગતો તેમાં સચવાયેલી હોય તો ફાઇલને નવા નામે, તમારા કામના ફોલ્ડરમાં સેવ કરી લો!
જો તમે એક સાથે વર્ડમાં એકથી વધુ ફાઇલ ઓપન રાખીને કામ કરતા હશો તો એ બધી ફાઈલનાં ઓટોસેવ વર્ઝન અહીં જોવા મળશે. એ બધી ફાઈલને નવેસરથી નવા નામે સેવ કરવાની જરુર ન હોય તો અહીંથી ડિલીટ કરી દો.
