કમ્પ્યુટર આપણને આટલું બધું ઉપયોગી શા માટે લાગે છે? સૌથી મોટું કારણ એ કે કમ્પ્યુટર આપણું કામ સહેલું બનાવે છે. કેટકેટલાંય કામ એવાં છે જે કરતાં સામાન્ય રીતે કલાકો વીતે, એ કામ કમ્પ્યુટર ચપટી વગાડતાં કરી આપે છે. પરંતુ એ માટે, કમ્પ્યુટરના વિવિધ પ્રોગ્રામ્સની પાયાની ખૂબીઓની પાકી સમજ હોવી જરુરી છે.

માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસના વિવિધ પ્રોગ્રામ્સ ગજબની લોકપ્રિયતા પામ્યા છે એના પાયામાં પણ આ જ કારણ છે – ઓફિસ સંબંધિત વિવિધ કામ એ તદ્દન સહેલાં બનાવી દે છે. પાર વગરની ખૂબીઓ આ પ્રોગ્રામ્સમાં સમાયેલી છે.

આવી એક ખૂબી એટલે મેઇલ મર્જ.

ઓફિસને થોડી વાર બાજુએ મૂકીને વિચારીએ કે પરિવારમાં લગ્નપ્રસંગ આવી રહ્યો છે. આપણે સૌ આમંત્રિતોની એક યાદી બનાવવી છે અને પછી સૌને, કંકોત્રીની પહેલાં, હરખનું તેડું મોકલતો એક પત્ર પાઠવવો છે.

પહેલાંના જમાનામાં આખા પરિવારના સૌ સભ્યો કાગળ-પેન લઈને પત્રો લખવા બેસી જતા એ જુદી વાત છે, એનો આનંદ પણ જુદો હશે, પણ હવે જ્યારે એટલી નિરાંત અને મોકળાશ રહી નથી ત્યારે એ કામ કમ્પ્યુટર પાસેથી ફટાફટ લઈ શકાય.

એકસેલ અને વર્ડ પાસેથી કામ લઈને આપણે સૌ સગાસંબંધીઓની યાદી બનાવી શકીએ, એમાંથી નિકટના સ્વજનોની યાદી અલગ તારવી શકીએ, એક સરખુું લખાણ હોય, પણ ઉપર દરેક સ્વજનનું અલગ નામ-સરનામું હોય એવા પત્રો તૈયાર કરી શકીએ, અને એડ્રેસ લેબલ કે એન્વેલપ પણ તૈયાર કરી શકીએ, મેઇલ મર્જ સુવિધાથી.

માઇક્રોસોફ્ટના ‘સર્ટિફાઇડ ઓફિસ સ્પેશિયાલિસ્ટ’ રાજેશભાઈ ભોંકિયાએ આપણને ગયા અંકમાં એક્સેલ ફોન ડિરેક્ટરી બનાવતાં શીખવ્યું હતું, આ અંકમાં એ જ ડિરેક્ટરીના ઉપયોગથી મેઇલ મર્જ સુવિધાનો ઉપયોગ કરતાં તેઓ શીખવે છે.

આ અંગે વધુ માહિતી માટે તમે ‘સાયબરસફર’ કે રાજેશભાઈનો સંપર્ક સાધી શકો છો.

– સંપાદક

 હેલ્લો સાયબરસફર મિત્રો, ગયામાં એકસેલમાં એક ફોન ડિરેક્ટરી બનાવવાનો લેખ ઘણા બધા મિત્રો લાઇક કર્યો એ માટે આભાર! હવે વર્ડમાં આ જ ફાઈલના ડેટાનો ઉપયોગ કરી મેઈલમર્જ કરતાં શીખીએ. પહેલાં એ ચેક કરો કે તમે ગયા અંકમાં સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ આપેલ તેમ એક ફાઈલ બનાવી અને તેને ચોક્કસ નામ (mycontact.xls) આપીને સેવ કરી દીધી છે કે? તેના ક્રમિક મથાળા તૈયાર છે કે કેમ?

A1 = SR.No, B1 = Name, C1 = Mobile No, D1 = Landline E1 = Group, F1 = Sub Group, G1 = Sub-Sub Group, H1 = Address1, I1 = address2, J1 = address3, K1 = Area, L1 = City, M1 = Email

આ ફાઇલ અગાઉથી તૈયાર રાખવાની છે અને આ ફાઈલ બંધ રાખવાની છે.

હવે આપણે એક સરખો પત્ર અનેક લોકોને મોકલવાનો છે. એ માટે ખજઠજ્ઞમિ ચાલુ કરી આ મુજબનાં સ્ટેપ કરો.

એક પત્ર તૈયાર કરો જે આપે બધાને મોકલવાનો છે તે દા.ત. બર્થડે પાર્ટીનું ઇન્વિટેશન કે બિઝનેસ મેટર જેમ કે કંપનીના ૨૫ વર્ષ પૂરાં થયાની ઉજવણીનું આમંત્રણ કે નવી બિઝનેસ પોલીસીનો જાણ કરતો સર્ક્યુલર વગેરે…

તેમાં To વાળો ભાગ ખાલી રાખો.

(૧) Mailings નામના રિબન વિભાગમાં જાવ.

Mailing > Start Mail Merge > Letters સિલેક્ટ કરો.

(૨) હવે Select Recipientsમાંથી Use an Existing List, વિકલ્પ સિલેક્ટ કરો. આપણે અડ્રેસની ફાઈલ ગયા મહિને બનાવેલી છે, તેમાંનાં સરનામાં આ પત્ર સાથે જોડવાનાં છે.

અહીં અગાઉ બનાવેલ ફાઈલનો પાથ આપો (mycontact.xls) અહીં ફાઈલ જોડાયા પછી બધા જ ઓપ્શન ઇનેબલ થઈ જશે.

(૩) હવે Edit Recipients માં જઈને જરુર જણાયે Sort / Filter કરો અથવા બિનજ‚રી નામો ઉપરથી () ખરાની નિશાની હટાવો.

(૪) હવે અગત્યનો ભાગ. પત્રમાં જે જગ્યાએ એડ્રેસનો Toનો ભાગ છે ત્યાં કર્સરને સેટ કરો અને Insert Merge Field પર ક્લિક કરો અને જ‚રુરી Fieldsને જોઈતા ક્રમમાં ગોઠવો, દરેક Fields સેટ કરીને Shift Enter આપતા જાવ. જરુ‚ર જણાયે કોમા પણ ઉમેરો.

દા.ત.

«NameT»

«Address1»,

«Address2»,

«Address3»,

«Area»,

«City»

Dear sir,
Here is good news! Our company has completed 25 years and we wish to celebrate with you…

(૫) આ બધા Fields ને માઉસથી સિલેક્ટ કરીને Align Left આપવાનું ચૂકશો નહીં.

(૬) લો મેઈલ મર્જ તૈયાર… બસ છેલ્લો Option – Finish Merge પર ક્લિક કરીને Print Document સિલેક્ટ કરો. એક પછી એક આગવાં, નવાં અડ્રેસવાળા પત્રો પ્રિન્ટ થવાનું ચાલુ થઈ જશે. જો તરત પ્રિન્ટ ના લેવી હોય તો Edit Individual Document ઓપ્શન સિલેક્ટ કરીને કોઈ ફાઈલમાં સેવ કરીને નિરાંતે પ્રિન્ટ કરી શકાય.

આજ રીતે એડ્રેસ લેબલ પ્રિન્ટ કરવા માટે…

1. વર્ડમાં એક નવી ફાઈલ ઓપન કરો.
2. Mailings નામના રિબન વિભાગમાં જાવ Mailing>Start Mail Merge>Lebel સિલેક્ટ કરો. તેમાં બીજો વિકલ્પ ૩૦ per page  સિલેક્ટ કરી OK પર ક્લિક કરો.
3. હવે Select Recipients માંથી Use an Existing List વિકલ્પ સિલેક્ટ કરો. કારણ કે આપણે અડ્રેસની ફાઈલ ગયા મહિને બનાવેલી જ છે, હવે તેને ફક્ત જોડવાની જ છે. અહીં અગાઉ બનાવેલ ફાઈલનો પાથ આપો (mycontact.xls). અહીં ફાઈલ જોડાયા પછી બધા જ ઓપ્શન ઇનેબલ થઈ જશે.
4. હવે Edit Recipients માં જઈને જરૃર જણાયે Sort/Filter  કરો અથવા બિન જરૂરી નામો ઉપરથી () ખરાની નિશાની હટાવો.
5. હવે અગત્યનો ભાગ Merge Field પર ક્લિક કરો અને જરુ‚રી Fields ને જોઈતા ક્રમમાં ગોઠવો, દરેક Field સેટ કરીને Shift Enter આપતા જાવ. જરુર જણાયે નામને બોલ્ડ કરો કે કોમા કે ડેશ મૂકવા જેવું ફોર્મેટિંગ પણ કરો.
6. આ બધા Fields ને માઉસથી સિલેક્ટ કરીને અહશલક્ષ કયારેય આપવાનું ચૂકશો નહીં.
7. હવે Update Apill સિલેક્ટ કરો. આથી આખા પેજમાં જુદાં જુદાં એડ્રેસ ગોઠવાઈ જશે. છેલ્લા વિકલ્પ Finish Merge ક્લિક કરીને Print Document સિલેક્ટ કરશો તો એડ્રેસ લેબલની ફાઈલ સીધી પ્રિન્ટ થશે. જો તરત પ્રિન્ટ ન કરવું હોય તો Edit Individual Document option વિકલ્પ સિલેક્ટ કરીને કોઈ ફાઈલમાં સેવ કરી લો, જેથી એડ્રેસમાં જરુરી સુધારા કરી પ્રિન્ટ કરી શકાય.

આ જ રીતે Envelop પર પ્રિન્ટ કરવા માટેનાં એડ્રેસ પણ એક સાથે તૈયાર કરી શકાય છે. પણ હાથ અજમાવો તમારો અનુભવો અગાઉની જેમ કહેતા-લખતા રહેશો.