આજના સમયમાં તમારું કામ એકથી વધુ કમ્પ્યુટર અને ડિવાઇસીઝમાં વહેંચાયેલું હોય ત્યારે તમારી કામની ફાઈલ્સ ગમે ત્યાંથી એક્સેસ કરી શકાય એવી સગવડ અનિવાર્ય બની ગઈ છે. ગૂગલ ડ્રાઇવના આગમન સાથે આ ક્ષેત્રે સ્પર્ધા વધી છે.

આગળ શું વાંચશો?

• ડ્રોપબોક્સઃલાંબા સમયથી અત્યંત લોકપ્રિય
• માઈક્રોસોફ્ટ સ્કાયડ્રાઈવઃ આપે છે વધુને વધુ સ્પેસ
• ગૂગલ ડ્રાઈવઃ ભવિષ્યમાં વધુ સગવડોની અપેક્ષા
• ગૂગલડ્રાઈવમાં તમે શું કરી શકશો?

ઘણા લોકો પોતાનાં પાનકાર્ડ, વોટરઆઇડી કાર્ડ વગેરે અગત્યનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ સ્કેન કરીને પોતાના ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટની મદદથી પોતાને જ મેઇલ કરી લેતા હોય છે. આ ટૂંકા રસ્તા ઉપરાંત બીજા પણ ઉપાય છે.

આવું આપણા બધા સાથે ઘણી વાર બનતું હોય છે -રૂપિયા ઉપાડવા માટે બેન્કના એટીએમમાં ઘૂસીએ ને ખિસ્સામાં હાથ નાખીએ ત્યારે ખ્યાલ આવે કે પર્સ તો ઘરે ભુલાઈ ગયું છે. પર્સ હોય તો અંદર કાર્ડ ન હોય! નિરાશ થઈને બહાર નીકળીએ ત્યારે બીજો ઝાટકો લાગે – કારની ચાવી અંદર રહી ગઈ હોય અને આપણે કાર લોક કરી દીધી હોય!

જે વસ્તુ જ્યારે જરુર હોય ત્યારે ત્યાં હાજર ન હોય ત્યારે આવી બધી ગરબડ ઊભી થાય. વાસ્તવિક જિંદગીમાં એવું ન થઈ શકે કે એટીએમ કાર્ડ આપણા ઘરના કબાટમાં પડ્યું હોય અને આપણે એટીએમમાં એને શોધીએ ત્યારે ‘સીમ સીમ આવી જા’ એવું કંઈક બોલતાં એ આપણા પર્સમાં હાજર થઈ જાય. વાસ્તવિક જગતમાં યાદશક્તિ સુધાર્યા વિના છૂટકો નથી, પણ, થેંક્સ ટુ ઇન્ટરનેટ, સોફ્ટ ફાઈલ્સની બાબતમાં એવું શક્ય છે.

તમારી ઓફિસમાં અને ઘરમાં બંને જગ્યાએ પીસી હોય અને વત્તા છોગામાં એક લેપટોપ પણ હોય, તો ત્રણે કમ્પ્યુટરમાં રહેલી ફાઈલ્સની તમને ધાર્યું ન હોય એવી જગ્યાએ જરૂર પડી શકે છે. ધારો કે તમે ઓફિસના પીસીમાં મનગમતાં ગીતો ડાઉનલોડ કર્યાં હોય (ઓફિસના પીસીનો આવો ઉપયોગ પણ થતો હોય છે!) અને ઘરના પીસીમાં ઓફિસનું કંઈક કામ કરતા હો (પછી તો ઘરે કામ કરવું જ પડેને!) ત્યારે કોઈ ચોક્કસ ગીત સાંભળવાની ચાનક ચઢી આવે તો?

મજાક બાજુએ રાખીએ, પણ હવે આપણે સૌ વિવિધ જગ્યાનાં પીસી, લેપટોપ, મોબાઇલ વગેરે જુદાં જુદાં સાધનો પર કામ કરવા લાગ્યા છીએ એટલે આ બધાં સાધનોમાંની ફાઈલ્સ, અગત્યનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ વગેરે એકમેક સાથે સિંક્ડ રહે એ આજના સમયની અનિવાર્યતા બની ગઈ છે.

ઘણા લોકો પોતાનાં પાનકાર્ડ, વોટરઆઇડી કાર્ડ વગેરે અગત્યનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ સ્કેન કરીને પોતાના ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટની મદદથી પોતાને જ મેઇલ કરી લેતા હોય છે. પછી તમે બહારગામ હો અને ત્યાં આવા ડોક્યુમેન્ટની જરૂર ઊભી થાય તો ફટ દઈને મેઇલ એક્સેસ કરી પ્રિન્ટ કાઢી શકો!

આવો ટૂંકો રસ્તો તો છે જ, પણ બધા પ્રકારની ફાઈલને તમારાં તમામ જુદાં જુદાં સાધનો પર હાથવગી રાખવા માટે ઇન્ટરનેટ પર ક્લાઉડમાં સેવ કરી રાખવી હોય અને ખાસ તો સિંક્ડ રાખવી હોય (એટલે કે એકમાં ફેરફાર કરો એ બધામાં થઈ જાય) તો એના જુદા જુદા ઘણા કામગરા ઉપાય હવે ઇન્ટરનેટ પર હાજર છે.

આવા સંખ્યાબંધ ઉપાયોમાંથી અત્યારે સૌથી આગળ ગણાય છે ત્રણ સર્વિસ – ડ્રોપબોક્સ, માઇક્રોસોફ્ટની સ્કાયડ્રાઇવ અને ગૂગલે હમણાં જ રજૂ કરેલી ગૂગલ ડ્રાઇવ સર્વિસ.

આ બધી સર્વિસ કેમ કામ કરે છે તે જરા સમજી લઈએ. આવી સર્વિસનાં બે વર્ઝન હોય છે એક વેબ પર અને બીજું આપણા કમ્પ્યુટરમાં. આપણા કમ્પ્યુટરમાં એક ચોક્કસ ફોલ્ડર બને, આપણે તેમાં જે કોઈ ફાઈલ સેવ કરીએ તે – જ્યારે આપણું ઇન્ટરનેટ કનેક્શન ઓન હોય ત્યારે – જે તે સર્વિસના વેબ વર્ઝન સાથે કનેક્ટ થાય અને આપણી ફાઈલની એક ‘કોપી’ વેબ પર પણ સેવ થાય (કોપી શબ્દ ઇન્વર્ટેડ કોમામાં એટલા માટે લખ્યો છે કે વાસ્તવમાં એ કોપી હોતી નથી!). હવે આપણે ઇચ્છીએ તો જુદાં જુદાં કમ્પ્યુટર અને મોબાઇલ સાધનોમાં આ સર્વિસનો ઉપયોગ કરીને આવું આગવું – કનેક્ટેડ ફોલ્ડર – બનાવી શકીએ. પરિણામે, બધાં સાધનો અને વેબ પર આપણી ફાઈલ્સ આપણે ઇચ્છીએ ત્યારે, ઇચ્છીએ તે સાધનમાંથી એક્સેસ કરી શકીએ.

આમાં જાદુ એ વાતનો છે કે આ બધી જ ‘કોપી’ એકમેક સાથે સિંક્ડ રહે છે. તમે કોઈ પણ સાધનમાંથી જે તે ફાઈલ પર કામ કરો તો એ ફેરફાર બધી જ ‘કોપી’માં થઈ જાય.

આ વાત ડ્રોપબોક્સના ઉદાહરણથી સમજીએ.

ડ્રોપબોક્સનો ઉપયોગ કરવા માટે આટલું કરવાનું છે : ડ્રોપબોક્સની સાઇટ પર જવાનું, તમારું એકાઉન્ટ ખોલાવવાનું (ફ્રી એકાઉન્ટમાં ટુ જીબી સ્પેસ મળશે) અને તમારા પીસી માટે એક સોફ્ટવેર (૧૪.૩ એમબી) ડાઉનલોડ કરીને ઇન્સ્ટોલ કરવાનું. આ રીતે તમારા પીસીમાં, તમે કહેશો ત્યાં ડ્રોપબોક્સનું એક ફોલ્ડર બનશે. તમારે જે ફાઈલ ગમે ત્યાંથી એક્સેસ કરવી હોય એ આ ફોલ્ડરમાં મૂકવાની. હવે તમારી પાસે ડ્રોપબોક્સનાં બે ફોલ્ડર થયાં – એક તમારા પીસીમાં અને બીજું ઇન્ટરનેટ પર ડ્રોપબોક્સની સાઇટ પર તમારા એકાઉન્ટમાં. તમે પીસીમાં જે ફાઈલ મૂકશો તે નેટ પરના એકાઉન્ટમાં આપોઆપ અપલોડ થશે અને સિંકડ રહેશે. આ સર્વિસ અમુક મોબાઇલમાં પણ ચાલશે.

હવે જેમ ઘરના પીસીમાં ડ્રોપબોક્સનું સોફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલ કરીને ડ્રોપબોક્સનું ફોલ્ડર બનાવ્યું એ જ રીતે લેપટોપ અને ઓફિસના પીસીમાં પણ સોફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલ કરીને ડ્રોપબોક્સનું ફોલ્ડર બનાવી લેવાનું. ત્રણેય સાધનમાં તમારા ડ્રોપબોક્સની સાઇટ પરના એકાઉન્ટનો જ ઉપયોગ કરવાનો.

આટલું થયું એટલે તમારી બધી ફાઈલ તમારાં બધાં સાધનોમાં એકસાથે ક્લિકવગી રહેશે. ધારો કે તમે વર્ડની કોઈ ફાઈલમાં ઘરના પીસી પર કામ કર્યુ, તો એ જ ફાઈલ ઓફિસના પીસી પરના ફોલ્ડરમાં પણ દેખાશે, તેને ક્લિક કરીને વર્ડમાં ઓપન કરો અને કામ આગળ ધપાવો!
ગૂગલ ડ્રાઇવ પણ આ જ રીતે કામ કરે છે, એનો ફાયદો એ છે કે તે ફ્રીમાં પાંચ જીબી સ્પેસ આપે છે અને અનેક પ્રકારની ફાઈલ સેવ અને વ્યૂ કરવાની સગવડ આપે છે.

તમે એકથી વધુ કમ્પ્યુટર કે સાધનો પર કામ ન કરતા હો તો પણ ગૂગલ ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરવાથી, તમારી તમામ ફાઈલ્સ સલામત રહેવાની પૂરી ખાતરી રહે છે. તમે કમ્પ્યુટર બદલો ત્યારે પણ બેકઅપ લેવાની કોઈ ચિંતા નહીં!

એવો વિચાર આવ્યો ને કે આટલી કડાકૂટવાળી સર્વિસ તો વળી કોણ ઉપયોગમાં લેવાનું અને એવી જ‚ર પણ કોને હોય? અત્યારે ભલે તમને કદાચ ઉપયોગી ન હોય, પણ ટૂંક સમયમાં જરૂરી બનશે એ નક્કી!

ડ્રોપબોક્સ : લાંબા સમયથી અત્યંત લોકપ્રિય

ડ્રોપબોક્સ અત્યંત લોકપ્રિય સર્વિસ છે. તેમાં ફ્રી એકાઉન્ટમાં ટુ જીબી સ્પેસ મળે છે. ડ્રોપબોક્સ વિન્ડોઝ ઉપરાંત લિન્ક્સ માટે પણ ઉપલબ્ધ છે. માઇક્રોસોફ્ટ સ્કાયડ્રાઇવ અને ગૂગલ ડ્રાઇવનાં લિન્ક્સ વર્ઝન અત્યારે ઉપલબ્ધ નથી. ડ્રોપબોક્સમાં તમારી ફાઈલનાં જૂનાં વર્ઝન ૩૦ દિવસ સુધી સચવાઈ રહે છે.

અત્યારે ડ્રોપબોક્સ દુનિયાની પાંચમા ક્રમની મોસ્ટ વેલ્યુએબલ સ્ટાર્ટઅપ કંપની છે અને ૨૦૦૯માં એપલના સ્ટીવ જોબ્સે તેને ખરીદી લેવા માટે નવ આંકડાની રકમ (ડોલરમાં!) ઓફર કરી હતી, જેને ડ્રોપબોક્સના મેનેજમેન્ટે નકારી કાઢી હતી.

માઇક્રોસોફ્ટ સ્કાયડ્રાઇવ : આપે છે વધુ ને વધુ સ્પેસ

સ્ટોરેજ સાઇઝની દૃષ્ટિએ આ સર્વિસ અત્યારે સૌથી આગળ છે. અત્યાર સુધી તે યુઝર્સને સાત જીબી સ્પેસ આવતી હતી, પણ ગૂગલ ડ્રાઇવ આવી રહી હોવાના ખબર મળતાં, મર્યાદિત સમય માટે માઇક્રોસોફ્ટ સાતમાંથી સીધા ૨૫ જીબી સુધીની સ્પેસ ફ્રીમાં આપી રહી છે.

સ્કાયડ્રાઇવનો સૌથી મોટો પ્લસ પોઇન્ટ એ છે કે જો તમે કમ્પ્યુટરમાં માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસનો ઉપયોગ કરતા હો તો તમારી તેની બધી જ ફાઈલ ગમે ત્યાંથી એક્સેસ કરી શકો છો અને તેના ફોર્મેટિંગમાં કોઈ ફેરફાર થતો નથી. જુદા જુદા પ્લેટફોર્મ પર કામ કરતા લોકો માટે આ બહુ કામની સગવડ છે.

ગૂગલ ડ્રાઇવ : ભવિષ્યમાં વધુ સગવડોની અપેક્ષા

ગૂગલની ડોક્સ સર્વિસ લાંબા સમયથી ઓનલાઇન છે, વચ્ચે તેણે તેનું ઓફલાઇન વર્ઝન રજૂ કર્યુ હતું, એ જોતાં ગૂગલ ડ્રાઇવ આવી રહી હોવાના અણસાર તો ઘણા સમયથી હતા.

ગૂગલ ડ્રાઇવને આવતાં ઘણું મોડું થયું હોવાનું નિષ્ણાતો માને છે. અત્યારે નવી ડ્રાઇવ અને જૂના ડોક્સમાં ઝાઝો તફાવત નથી, પરંતુ સમય જતાં, ગૂગલની ખાસિયત પ્રમાણે તેમાં ઘણા ફેરફારો અને સગવડો ઉમેરાશે તે નક્કી છે.

તમે જો સૌથી સરળ, કોઈ ઝંઝટ વિના ઓનલાઇન સ્ટોરેજ અને શેરિંગનો ઉપયોગ કરવા માગતા હો તો ગૂગલની આ નવી ભેટ તમને ચોક્કસ ઉપયોગની નીવડશે.

ગૂગલ ડ્રાઇવમાં તમે શું કરી શકશો?

• જો તમને ગૂગલ ડોક્સનો અનુભવ હશે તો ગૂગલ ડ્રાઇવમાં તમને ખાસ કશું નવું નહીં લાગે. ડોક્સ સર્વિસને સ્થાને હવે ડ્રાઇવ જોવા મળશે.
• https://drive.google.com પર જાઓ. તમારા ગૂગલ એકાઉન્ટથી સાઇન-ઇન કરો. આ સર્વિસ તબક્કાવાર રોલ-આઉટ થઈ રહી છે એટલે તમારી ડ્રાઇવ હજી તૈયાર ન હોય એવું બની શકે છે, તો થોડા દિવસ રાહ જોવી પડશે.
• તમારી ડ્રાઇવ તૈયાર થઈ જશે, પછી તમને એની જાણ કરતો એક મેઇલ આવી જશે. નવીનક્કોર ડ્રાઇવમાં સાઇન-ઇન થવા આગળ વધો!
• ગૂગલ ડ્રાઇવનું ડેસ્કટોપ વર્ઝન ડાઉનલોડ કરી ઇન્સ્ટોલ કરો. ઇન્સ્ટોલેશન દરમિયાન તમને પૂછવામાં આવશે કે તમે કઈ ડ્રાઇવમાં ફોલ્ડર બનાવવા માગો છો. બને તો સી સિવાયની ડ્રાઇવમાં ફોલ્ડર બનાવો અને તમારી કામની ફાઈલ્સ તેમાં ટ્રાન્સફર કરી દો.
• હવે આ બધી ફાઈલ તમે ઓનલાઇન પણ જોઈ શકશો.
• ઓનલાઇન વર્ઝનમાં તમે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસની જેમ નવી વર્ડ ફાઈલ, એક્સેલશીટ કે પાવરપોઇન્ટ પ્રેઝન્ટેશન તૈયાર કરી શકો છો (ગૂગલ ડોક્સ અને ડ્રાઇવમાં તેને અનુક્રમે ડોક્યુમેન્ટ, સ્પ્રેડશીટ અને પ્રેઝન્ટેશન કહે છે).
• તમારી ફાઈલ્સ તમે તમારા મિત્રો સાથે શેર કરી શકો છો અને તેના પર એકસાથે કામ કરી શકો છો. તમારા મિત્ર તમે શેર કરેલી ફાઈલમાં કંઈક લખે તો એ જ સમયે એ તમારા સ્ક્રીન પર પણ દેખાશે! એક પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા મિત્રો માટે આ બહુ ઉપયોગી સગવડ છે.
• તમારી હેવી ફાઈલ્સ મેઇલમાં અલગ અલગ લોકોને મોકલવાની માથાકૂટ હવે નહીં રહે. ફાઈલને ડ્રાઇવમાં અપલોડ કરો અને તેની લિંક લાગતાવળતા લોકો સાથે શેર કરી દો. તમે ફાઈલમાં કોઈ ફેરફાર કરો તો તેનું લેટેસ્ટ વર્ઝન સૌને આપોઆપ મળી જશે.
• ડ્રાઇવમાં મૂકેલા વીડિયો અને ફોટોગ્રાફ તમે એક ક્લિકથી ગૂગલ પ્લસમાં શેર કરી શકશો.
• ગૂગલ ડ્રાઇવનું સૌથી મોટું જમાપાસું તેનું સર્ચ ફીચર છે. તમે પીડીએફ ફાઈલ કે સ્કેન કરેલાં ડોક્યુમેન્ટ્સ અપલોડ કર્યાં હશે તો તેમાંની ટેક્સ્ટ પણ સર્ચ કરી શકશો. ત્યાં સુધી કે એવરેસ્ટના ફોટોગ્રાફ અપલોડ કયર્િ હશે તો ‘એવરેસ્ટ’ સર્ચ કરતાં આ ફોટોગ્રાફ પણ મળી આવશે (આ ટેક્નોલોજી હજી તેના પ્રારંભિક તબક્કામાં છે).
• ગૂગલ ડ્રાઇવમાં તમે ૩૦ જેટલા પ્રકારની ફાઈલ જોઈ શકશો. એડોબ ઇલસ્ટ્રેટર કે ફોટોશોપની ફાઈલ, તમારા કમ્પ્યુટરમાં આ પ્રોગ્રામ્સ ન હોય તો પણ તમે ડ્રાઇવમાં જોઈ શકશો.