માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં તમે વધુ પાનાનું ડોક્યુમેન્ટ બનાવી રહ્યા હો, જેમાં શરુઆતમાં અનુક્રમ આપવાની જરુર હોય તો અહીં આપેલી પદ્ધતિ તમારું કામ અત્યંત સહેલું બનાવી શકે છે.

કમ્પ્યુટર સાથે કામ કરતી વખતે બે સંભાવના હોય છે – કાં તો તમે કમ્પ્યુટરના બોસ બની જાઓ, અથવા એ તમારું બોસ બની જશે! જો તમે કમ્પ્યુટરના બોસ બનતાં શીખી જશો તો તમારાં રોજબરોજનાં સંખ્યાબંધ કામ (જે કરવા માટે અગાઉ તમારે કમ્પ્યુટર સાથે કેટલીય મગજમારી કરવી પડી હતી તે બધાં) કમ્પ્યુટર ફટાફટ કરી આપશે, એ પણ ગજબની ચોક્સાઈથી. આપણે જે કામ મેન્યુઅલી કરીએ એમાં ભૂલો થવાની ઘણી બધી શક્યતા હોય છે, પણ જો તમે કમ્પ્યુટરને એ જવાબદારીઓ સોંપી દો તો લગભગ ઝીરો-એરરથી તમે કામ પાર પાડી શકો.

જેમ કે, માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં તમે સંખ્યાબંધ પેજ ધરાવતા કોઈ ડોક્યુમેન્ટમાં કામ કરતા હો અને તેમાં છેક મોખરે અનુક્રમણિકા એટલે કે ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ મૂકવાનું હોય તો શું થાય એ વિચારી જુઓ. ડોક્યુમેન્ટમાં ઓટોમેટિકલી પેજ નંબર ઉમેરાય એટલી ગોઠવણ તો તમે જાતે કરી લેશો, પણ ડોક્યુમેન્ટના જુદા જુદા મુદ્દા કે પ્રકરણ અનુસાર દરેક હેડિંગને ટેબલ ઓફ કન્ટેન્ટમાં જાતે ગોઠવવાનું કામ બહુ કપરું છે. જો આ કામ આપણે મેન્યુઅલી, જાતે જ કરીએ તો આખું ડોક્યુમેન્ટ બિલકુલ ફાઇનલ થાય ત્યાં સુધી રાહ જોવી પડે. ડોક્યુમેન્ટમાં સુધારાવધારા થતા રહે તો જે તે મુદ્દા કે પ્રકરણનું શીર્ષક એકના બદલે બીજા પેજ પર જતું રહે, પરિણામે અનુક્રમમાં પણ પેજ નંબર ફેરવવા પડે. તમે સ્વતંત્ર વ્યવસાયમાં પોતાની મરજી અનુસાર આવું કોઈ ડોક્યુમેન્ટ બનાવતા હો કે ઓફિસમાં બોસની મરજી અનુસાર, ડોક્યુમેન્ટમાં ફેરફાર તો થવાના જ.

આનો સહેલો ઉપાય ઓટોમેટિક ટેબલ ઓફ કન્ટેન્ટ ઇન્સર્ટ કરવાનો છે, જેથી એક વાર તમે આ અનુક્રમનું પેજ બનાવી લો, તે પછી પાછળનાં પેજીસમાં સુધારા કે વધારા થાય અને પ્રકરણનાં શીર્ષકના પેજ નંબર બદલાય તો પણ, અનુક્રમનું પેજ તમે ફક્ત એક ક્લિકથી અપડેટ કરી શકો.

આવું કરવાની પદ્ધતિ સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ સમજીએ તે પહેલાં, વર્ડ આ કામ કઈ રીતે કરે છે તેનું ‘સિક્રેટ’ સમજી લઈએ! મોટા ભાગની જાદુની ટ્રિકની જેમ, સિક્રેટ સમજી લીધા પછી એ જાદુ આપણે પણ સહેલાઈથી કરી શકીએ છીએ.

તો, માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડના જાદુનું સિક્રેટ એ છે કે જ્યારે આપણે વિવિધ પ્રકરણનાં શીર્ષક અને તેના પેજ નંબર બતાવતું ઓટોમેટિક ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ તૈયાર કરવાનું કહીએ ત્યારે વર્ડ, આખા ડોક્યુમેન્ટમાં પ્રકરણનાં શીર્ષકો ‘સૂંઘવા’ જાય છે અને તેમને અનુક્રમના પેજ પર લાવી મૂકે છે. વાત આટલી સાદી જ છે, સવાલ એ છે કે વર્ડને ખબર કેવી રીતે પડે કે પ્રકરણનું શીર્ષક કયું છે? એ માટે આપણે દરેક શીર્ષકને કોઈ રીતે આખા પ્રકરણના બીજા લખાણથી અલગ પાડવું પડે. આ ‘કોઈ રીત’ એટલે માઇક્રોસોફ્ટની ટેક્સ્ટને ચોક્કસ સ્ટાઇલ મુજબ ફોર્મેટ કરવાની પદ્ધતિ. આટલું સમજી લઈએ પછી તો ફક્ત વર્ડને ઓર્ડર આપવાનું કામ જ કરવાનું છે!

વર્ડમાં આપણે પ્રકરણનું શીર્ષક, તેના પેટામુદ્દા, તેનાથી નીચેના પેટામુદ્દા વગેરે દરેકને આવરી લેતું ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ બનાવી શકીએ છીએ. આ માટે ઉપર લખેલો સિદ્ધાંત જ યાદ રાખવાનો છે, દરેક બાબતનું એક ચોક્કસ સ્ટાઇલથી ફોર્મેટિંગ થવું જોઈએ, જેથી વર્ડને ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ બનાવતી વખતે કયું શીર્ષક છે અને કયું પેટાશીર્ષક છે તે ખબર પડે.

વર્ડના ડોક્યુમેન્ટમાં સ્ટાઇલ્સનો ઉપયોગ કરવાનો મોટો ફાયદો એ છે કે તેનાથી તમે ગમે તેટલા મોટા ડોક્યુમેન્ટનું બહુ ઝડપથી, પ્રોફેશનલ લાગે તેવું ફોર્મેટિંગ કરી શકો છો. જેમ કે આખા ડોક્યુમેન્ટમાં તમામ પ્રકરણનાં શીર્ષકને તમે એરિયલ ફોન્ટ અને ૧૫ પોઇન્ટની સાઇઝ આપી હોય અને પછી વિચાર બદલાય (તમારો કે બોસનો!) કે બધાં શીર્ષકને ટાઇમ્સ ન્યુ રોમન ફોન્ટના અને ૧૮ પોઇન્ટની સાઇઝના કરવા છે, તો જો તમે સ્ટાઇલનો ઉપયોગ કર્યો હોય તો ફક્ત એક વાર સ્ટાઇલમાં જોઈતા ચેન્જ કરવાથી આખા ડોક્યુમેન્ટમાં તમામ પ્રકરણનાં શીર્ષકમાં ધાર્યા ફેરફાર થઈ જાય છે!

સ્ટાઇલ્સ વધુ સારી રીતે સમજવા માટે, વર્ડની ટોચે આપેલી રીબનમાં હોમ ટેબમાં જ આપેલી વિવિધ સ્ટાઇલ્સ જુઓ.

સરળતા ખાતર આપણે ઇંગ્લિશ સ્ટાઇલ્સ સમજીશું, પણ તમે ગુજરાતી યુનિકોડ ફોન્ટમાં પણ સ્ટાઇલ્સ સેટ કરી શકો છો.

રીબનમાં તમે જોશો તેમ, સૌથી પહેલાં નોર્મલ સ્ટાઇલ આપેલી છે, જે સામાન્ય રીતે લખાણના સૌથી પાયાના પેરેગ્રાફ્સ માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે. ત્યાર પછી, હેડિંગ-૧, હેડિંગ-૨, ટાઇટલ, સબટાઇટલ વગેરે સ્ટાઇલ આપેલી છે.

તમે ડોક્યુમેન્ટ તૈયાર કરતા હો ત્યારે લખાણ લખવાની સાથોસાથ જ, લખાણ અનુસાર, તમારા શીર્ષક કે પેટા શીર્ષકને સિલેક્ટ કરીને તેને હેડિંગ-૧, હેડિંગ-૨ વગેરે સ્ટાઇલ આપતા જાવ. તમે જોશો તેમ લખાણ સિલેક્ટ કરી, માઉસના એક ક્લિકથી તમે તેનું ચોક્કસ ફોર્મેટિંગ નક્કી કરી શકો છો.

તમે ઇચ્છો તો, રીબનની નીચેના જમણા ખૂણે આપેલા એરોની મદદથી દરેક સ્ટાઇલ ઓપન કરી તેનું ફોર્મેટિંગ (ફોન્ટનું નામ, સાઇઝ, રંગ વગેરે) મોડિફાય કરી શકો છો. આપણે નવી સ્ટાઇલ પણ બનાવી શકીએ છીએ.

આટલું બરાબર સમજાઈ જાય તો પછીનું કામ તદ્દન સરળ છે.

આખા ડોક્યુમેન્ટને આ રીતે ચોક્કસ સ્ટાઇલ આપ્યા પછી, તમારે જ્યાં ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ મૂકવાનું હોય ત્યાં એક કોરું પેજ ઇન્સર્ટ (Ctrl+Enter) કરીને માઉસનું કર્સર એ પેજની શરુઆતમાં મૂકો.

હવે ટોચની રીબનમાં રેફરન્સ ટેબમાં જાઓ. અહીં શ‚આતમાં જ, ટેબલ ઓફ કન્ટેન્ટસનો વિકલ્પ દેખાશે. તેના પર માઉસ થોડી વાર સ્થિર કરશો તો તેના વિશે વધુ વિગત વાંચવા મળશે. પછી, તેના પર ક્લિક કરો. આથી, જુદા જુદા પ્રકારના ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટની સ્ટાઇલ્સ દેખાશે.

તેમાંથી કોઈ પણ એક પસંદ કરી લો. જો તમે તમારા ડોક્યુમેન્ટમાં વર્ડની ડિફોલ્ટ સ્ટાઇલ્સ (એટલે કે હેડિંગ-૧, હેડિંગ-૨ વગેરે) પસંદ કરી હશે તો હવે તમારા ડોક્યુમેન્ટના પેજમાં પેજ નંબર સાથેનું ટેબલ ઓફ કન્ટેન્ટ દેખાશે. આપણું કામ પૂરું!

તમે તમારી રીતે ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ તૈયાર કરવા માગતા હો તો ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ્સના વિકલ્પોમાં ઓટોમેટિક ટેબલનો વિકલ્પ પસંદ કરવાને બદલે, છેક નીચે આપેલ ઇન્સર્ટ ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ્સ વિકલ્પ પસંદ કરો.

હવે જે વિન્ડો ખૂલે તેની મદદથી તમે ઇચ્છો તે રીતનું ટેબલ ઓફ ક્ધટેન્ટ બનાવી શકો છો. આ માટે વિન્ડોમાં નીચે આપેલાં ઓપ્શન્સ અને મોડિફાયનાં બટન કામનાં છે.

ઓપ્શન્સ વિન્ડો ની મદદથી તમે ટેબલ ઓફ કન્ટેન્ટસમાં, તમારા ડોક્યુમેન્ટમાંનાં કયાં કયાં શીર્ષક મૂકવા માગો છો તે નક્કી કરી શકો છો. તેની સાથે, કયું શીર્ષક કયા ક્રમે મૂકવા માગો છો તે પણ નક્કી કરી શકો છો. મોડિફાય વિન્ડો ની મદદથી તમે ટેબલ ઓફ કન્ટેન્ટમાં લખાણનું તમારી મરજી અનુસાર ફોર્મેટિંગ કરી શકો છો.

હવે જ્યારે પણ તમારા ડોક્યુમેન્ટના લખાણમાં ફેરફાર થાય અને શીર્ષકોના પેજ નંબર બદલાય ત્યારે તમારું આખું ટેબલ ઓફ ક્ન્ટેન્ટ સિલેક્ટ કરો, માઉસ રાઇટ ક્લિક કરી ઓપ્શન્સ મેનુ ખોલો અને તેમાં અપડેટ ફિલ્ડ્સ પર ક્લિક કરતાં જે વિન્ડો ખૂલે તેમાં વિકલ્પ પસંદ કરો એટલે ટેબલ આપોઆપ નવેસરથી મુકાઈ જશે!

જો તમારા ડોક્યુમેન્ટમાં વિવિધ આકૃતિઓ, ચાર્ટ વગેરે હોય અને શરૂઆતમાં તમે તેનો અનુક્રમ પણ આપવા ઇચ્છતા તો તો આ સગવડ તમારે બહુ જ કામની છે.

શરુઆતમાં કદાચ મુશ્કેલ લાગે, પણ એક વાર પ્રેક્ટિસ થશે તે પછી આ સગવડ તમારું કામ કેટલું સહેલું બનાવી શકે છે એ બરાબર સમજાશે!