નીચે ટેમ્પ્લેટ્સના કન્સેપ્ટને થોડા વિશાળ અર્થમાં લેવામાં આવ્યો છે. મુદ્દો એ છે કે આપણું કામ સહેલું અને ઝડપી કેવી રીતે બની શકે?
અરે એમ તો ના થાય, આ કામ તો આમ જ કરવું પડે!’’ ઓફિસમાં તમે બોસ હો કે તમારી ટીમના લીડર હો તો ક્યારેક ને ક્યારેક તમારે ટીમ મેમ્બર પાસેથી આ શબ્દો સાંભળવા પડતા હશે. જો ટીમ લીડર તરીકે તમે પોતે તમારા ફીલ્ડમાં એકદમ ઊંડા ઊતર્યા ન હો, તો તમારે ટીમ મેમ્બરની વાત માની લેવી પડે. પછી એ પોતાની સમજ પ્રમાણે, જૂની ઘરેડ પ્રમાણે, એને આવડે એ જ રીતે કામ કરે અને ટીમ લીડર થઈને તમારે કામ પૂરું થાય ત્યાં સુધી રાહ જોતા રહેવાનું!
એને બદલે, તમે પોતાનું કામ બરાબર જાણતા હો તો ટીમ મેમ્બરને કહી શકો કે ‘‘ના શું થાય?! આ જ કામ કરવાની સ્માર્ટ રીત આ છે!’’ જે વ્યક્તિ આવા એટિટ્યૂડથી કામ કરી શકે એ ટીમ મેમ્બરમાંથી લીડર કે બોસ બની શકે!
આજે દરેક સેક્ટરમાં, દરેક પ્રકારના ઓફિસવર્કમાં સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ એકદમ સામાન્ય થઈ ગયો છે. સોફ્ટવેર સમય સાથે વધુ ને વધુ સ્માર્ટ થાય છે. સવાલ એ છે કે આપણે તેનો સ્માર્ટ ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ?
કોઈ પણ સોફ્ટવેરમાં સ્માર્ટ કરવાનો એક રસ્તો એટલે ટેમ્પ્લેટ્સનો ઉપયોગ. ટેમ્પ્લેટ્સ એટલે રેડીમેડ અને રેડી-ટુ-યૂઝ બાબતો જે આપણું કામ ખાસ્સું ઝડપી અને એરર-ફ્રી બનાવી આપે.
આપણે જે પણ સોફ્ટવેરમાં કામ કરવાનું થતું હોય, તેની નાની-નાની ખૂબીઓ જાણવી અને તેને સંબંધિત બીજી બાબતોથી અપડેટ રહેવું પણ જરૂરી છે. જેમ કે દુનિયા એક્સેલ અને એક્સેસ જેવા પ્રોગ્રામ્સથી આગળ વધીને એરટેબલ જેવા વધુ પાવરફુલ વિકલ્પ તરફ આગળ વધી ગઈ છે. જો તમે પહેલા બે સોફ્ટવેરનો થોડો પણ ઉપયોગ કરતા હો, તો તમને ત્રીજા સોફ્ટવેર વિશે ‘એવું કંઈક છે’ એટલી ખબર તો હોવી જોઈએ.
આપણા સોફ્ટવેરની નાની-નાની ખૂબીઓ તપાસતા રહીશું તો આપણું કામ તરત બીજાથી અલગ પડશે.
કહેવાનો મતલબ એટલો કે તમે તમારા ફીલ્ડમાં, કાયમી સોફ્ટવેરમાં જે રીતે કામ કરતા હો એટલાથી સંતોષ ન માનો. જરા વધુ ઊંડા ઊતરો, થોડું આજુબાજુનું પણ વિચારો અને કામ કરવાના નવા, ટેમ્પ્લેટ્સ જેવા સ્માર્ટ રસ્તા શોધી જુઓ. કામ કરવાની મજા પડશે!
આગળ એવા જ કેટલાક રસ્તા આપ્યા છે. બધા તમને કામના નહીં હોય, પણ એ જ તો મુદ્દો છે – આપણે તરત કામની હોય એ સિવાયની વાતો પણ જાણવી!
માની લો કે તમે લોગો ડિઝાઇનર છો. તમે એક ક્લાયન્ટ માટે નવા લોગોના ઓપ્શન્સ તૈયાર કર્યા. ક્લાયન્ટે તેમાંથી એક ડિઝાઇન પસંદ કરી. તમે એ લોગો વિઝિટિંગ કાર્ડ, વેબસાઇટથી માંડીને ટી-શર્ટ, કેપ, મગ વગેરે પર કેવો લાગશે તેના ‘મોક-અપ્સ’ તૈયાર કર્યા. હવે ક્લાયન્ટે લોગો ડિઝાઇનમાં થોડા ફેરફાર સૂચવ્યા. તમે શું કરશો? જેટલી બાબતના મોક-અપ બનાવ્યા છે એ દરેકમાં નવા ફેરફાર સાથેનો લોગો કોપી-પેસ્ટ કરશો?
નવા ડિઝાઇન સોફ્ટવેર આનું સ્માર્ટ સોલ્યુશન આપે છે. એ મુજબ, તમે લોગોની ફક્ત એક માસ્ટર ડિઝાઇન તૈયાર કરી, બધા મોક-અપમાં તેના ‘ઇન્સ્ટન્સ’ મૂકી શકો છો. એટલે માસ્ટર ડિઝાઇનમાં જે ફેરફાર કરો તે તમામ જગ્યાએ એક સાથે થઈ જાય! ડિઝાઇન સોફ્ટવેર્સમાં માસ્ટર અને ટેમ્પ્લેટ્સનાં મસ્ત ફીચર્સ હોય છે, ડિઝાઇનર તરીકે તમારે એ સમજવાં મસ્ટ છે!
ડિઝાઇન સોફ્ટવેરમાં કામ કરતી વખતે આપણું બધું ધ્યાન મુક્ત રીતે, ક્રિએટિવ રીતે વિચારવા પર રહેવું જોઈએ – મજૂરી કરવા પર નહીં!
તમારા બોસ કોઈ એક લેટર ડ્રાફ્ટ કરીને સો-દોઢસો લોકોને મોકલવા કહે, તો તમે શું કરો?
ઓફિસ કમ્યુનિકેશનમાં સામેની પાર્ટીનું એડ્રેસ લખવું જરૂરી હોય છે. આથી, તમે વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં એક લેટર તૈયાર કરી, તેની સો-દોઢસો કોપી તૈયાર કરીને દરેકમાં એક-એક ક્લાયન્ટનું એડ્રેસ ઉમેરો? એટલી મજૂરી ઓછી પડે તેમ, બધા લેટર્સ તૈયાર થયા પછી બોસ આવીને મૂળ ડ્રાફ્ટમાં કોઈ ફેરફાર કહે તો?
તમે જાણતા જ હશો કે ‘મેઇલ મર્જ’ નામનું ફીચર આનો સ્માર્ટ રસ્તો આપે છે. તેમાં એક્સેલમાં બધાં એડ્રેસનો ડેટાબેઝ તૈયાર થાય, વર્ડમાં ફક્ત એક ડોક્યુમેન્ટમાં લેટર ડ્રાફ્ટ થાય અને પછી પેલાં એડ્રેસ તેમાં ‘બોલાવી’ તેની જોઇતી કોપી તૈયાર થાય. વર્ડમાં અન્ય ટેમ્પ્લેટ્સ, હેડર-ફૂટર, સ્માર્ટ રીતે ફાઇન્ડ-રીપ્લેસ વગેરે પણ ખરેખર સ્માર્ટ રીતે કામ કરવાના રસ્તા છે.
ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સમાં પાર વગરની ખૂબીઓ હોય છે. ઓફિસમાં જે કર્મચારીના ટેબલ પર કમ્પ્યૂટર હોય તેને આ બાબતોની સમજ ન હોય તો બિઝનેસને નુક્સાન!
એક્સેલ કે તેના જેવા ગૂગલ શીટ્સ પ્રોગ્રામમાં ખૂબીઓનો પાર નથી અને ફટાફટ ગણતરીઓ કરવાના અપાર રસ્તા છે. પરંતુ આ પ્રોગ્રામ્સ આટલેથી અટકતા નથી. એમાં પણ ટેમ્પ્લેટ્સનો સ્માર્ટ રીતે ઉપયોગ કરી શકાય છે.
ક્યારેક એક્સેલમાં સીધા જ તમારા ડેટામાં ઝંપલાવવાને બદલે, નવી ફાઇલ ઓપન કરતી વખતે ‘રેડી-ટુ-યૂઝ ટેમ્પ્લેટ્સ’ જોવા મળે તેના પર એક નજર ફેરવી જુઓ.
તેમાં તમારા રોજબરોજના માસિક બજેટ, સ્ટુડન્ટ્સ માટે વીકલી ટાઇમટેબલ જેવાં લેસન પ્લાનર, લોનના રીપેમેન્ટનાં શિડ્યૂલ, ફિટનેસ ગોલ્સનું ટ્રેકિંગ… વગેરે કેટલીય જાતનાં ટેમ્પ્લેટ્સ જોવા મળશે.
આ બધી અન્ય લોકોએ મહેનત કરીને તૈયાર કરેલી વર્કશીટ્સ છે. તમે જરૂર મુજબ તેને હજી વધુ કસ્ટમાઇઝ કરી શકો, પરંતુ બધું એકડેએકથી તૈયાર કરવામાં તમારો સમય બગાડવાની કોઈ જરૂર નથી!
એક્સેલ કે ગૂગલ શીટ્સ જેવા પ્રોગ્રામમાં અનેક લોકો મહેનત કરી, જુદી જુદી બાબતોના ટેમ્પ્લેટ્સ તૈયાર કરી અન્યને મફત આપે છે. તેનો લાભ કેમ ન લઈએ?
તમે કોઈ પ્રોજેક્ટ હાથમાં લો ત્યારે એને સમયસર, ધાર્યા પ્લાનિંગ મુજબ, ધારી ગુણવત્તા સાથે પૂરો કરવો જરૂરી હોય. એ માટે તમે એકલા કામ કરો કે આખી ટીમ સાથે, પ્રોજેક્ટનો દરેક તબક્કાનો પ્રોગ્રેસ નજર સામે રહેવો જોઈએ. આ માટે કાં તો તમે ટુ-઼ડુ લિસ્ટનો ઉપયોગ કરો કે જરા આગળ વધી પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરી શકો. આ ટૂલ્સ, તમારા પ્લાન મુજબ, પ્રોજેક્ટ ટ્રેકિંગનાં રેડીમેડ ટેમ્પ્લેટ્સ આપતાં હોય છે.
બધાં જ સારાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ્સમાં ફ્રી અને પેઇડ ટેમ્પ્લેટ્સ મળતાં હોય છે. તમારી જરૂરિયાત તમને પોતાને સ્પષ્ટ હોવી જોઈએ, બસ!
હજી આગળ વધીને તમે, માઇક્રોસોફ્ટ વનનોટ જેવા પ્રોગ્રામ્સની મદદ લઈ શકો. તેમાં તમને કોરો કેનવાસ મળે, તમે ઇચ્છો તેમ તેને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો. તમારે ફક્ત એ વિચારવાનું કે તમારે એ ટૂલ પાસેથી શું જોઈએ છે?
દરેક પ્રોજેક્ટની જરૂરિયાતો જુદી જુદી હોય એ વાત સાચી, પણ કેટલીક બેઝિક બાબતો એક સરખી રહેવાની. એને માટે ટેમ્પ્લેટ્સ ઉપયોગી થઈ શકે.
જે વાત ડિઝાઇન સોફ્ટવેરને લાગુ પડે છે એ જ વેબ, એપ કે સોફ્ટવેર ડેવલપમેન્ટને લાગુ પડે છે. ક્લાયન્ટની જરૂરિયાત બરાબર સમજીને રોડમેપ તૈયાર કરો એ સાથે તમને સ્પષ્ટ થઈ જવું જોઈએ કે આમાંથી કઈ કઈ બાબતનો તમે ગ્લોબલ ટેમ્પ્લેટ તરીકે ઉપયોગ કરી શકશો?
એટલે કે એવી કઈ કઈ બાબત છે જે આખી સાઇટ/એપનાં એકથી વધુ કે બધાં પેજ પર દેખાવી જોઈએ? જો એમ હોય તો તેને એક વાર ડિઝાઇન-ડેવલપ કરી, ગ્લોબલ ટેમ્પ્લેટ તરીકે સેવ કરો, જેથી ભવિષ્યમાં ફેરફાર કરવાના થાય તો તમારે ફક્ત એક જ જગ્યાએ ફેરફાર કરવાનો અને પછી એ ચેન્જ બાકીની બધી જગ્યાએ ઓટોમેટિક દેખાય! સાઇટનાં હેડર-ફૂટર ઉપરાંત બીજાં ઘણાં પાસાંનાં આવાં ટેમ્પ્લેટ્સ તૈયાર થઈ શકે. એટલે જો તમે સ્માર્ટ રીતે કામ કરો તો દોઢસો-બસો વેબપેજ ધરાવતી સાઇટ માટે તમારે ફક્ત પાંચ-સાત પેજ ડિઝાઇન કરવાનાં રહે!
વેબ કે એપના ડિઝાઇન અને ડેવલપમેન્ટમાં ટેમ્પ્લેટ્સનો સ્માર્ટ રીતે ઉપયોગ કરવામાં આવે તો આપણું કામ ઘણું ઝડપી અને યુનિફોર્મ બને.
ઓફિસની જૂની દુનિયામાં એક્સેલ અને એક્સેસ બંને પ્રોગ્રામની બોલબાલા હતી. એકમાં ગણતરીઓ થાય અને બીજામાં ડેટાબેઝ તૈયાર કરી તેમાંથી જરૂર મુજબ રિપોર્ટ્સ જનરેટ થાય. હવેની દુનિયામાં ‘એરટેબલ’ જેવા ક્લાઉડ પ્રોગ્રામ્સ પોપ્યુલર છે, જે સ્પ્રેડશીટ અને ડેટાબેઝના હાઇબ્રિડ તરીકે કામ આપે છે, એમાંથી તમે ધારો તો એપ્સ પણ બનાવી શકો. એ જ રીતે, બિલકુલ અલગ પ્રોગ્રામ્સ કે સર્વિસમાંનાં આપણાં એકાઉન્ટને એકબીજા સાથે જોડી આપે અને એક સર્વિસમાંના ડેટાને બીજી સર્વિસમાં પહોંચાડી આવે એવી સર્વિસ પણ હવે બહુ ચાલે છે.
આપણે આ પહેલાં જે સોફ્ટવેર્સની વાત કરી એમાં ટેમ્પ્લેટ્સનો કન્સેપ્ટ જે તે સોફ્ટવેર પૂરતો સીમિત હતો, પણ આમાં તો જુદા જુદા સોફ્ટવેર પાસેથી આપણી મરજી મુજબ કામ લેવાની વાત છે. આજના સમયમાં આ બધું શીખ્યા-સમજ્યા વિના કોઈને ચાલશે નહીં!
કોઈ એક સોફ્ટવેરની ખૂબીઓ કામે લગાડવી જરૂરી છે, તેમ બે અલગ અલગ સોફ્ટવેરને એકમેક સાથે ‘જોડવાના’ પણ દેખીતા લાભ છે.
સોફ્ટવેર પોતે ટેમ્પ્લેટ્સ આપે, બીજા યૂઝર્સ ટેમ્પ્લેટ્સ તૈયાર કરીને અન્ય લોકોને એ વાપરવા આપે… આ એક વાત થઈ. બીજી વાત, સોફ્ટવેરને આપણી મરજી મુજબ કસ્ટમાઇઝ કરવાની વાત છે. એમાં આપણને ‘કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ’ કામે લાગે. સાદું ઉદાહરણ લઈએ તો, સારી રીતે ડિઝાઇન થયેલા એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરમાં, તેના યૂઝર પોતાની જરૂરિયાત મુજબ કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ ઉમેરી શકે છે અને પછી તેની મદદથી, જુદા જુદા રિપોર્ટ જનરેટ કરી શકે છે.
ફરી વેબ ડેવલપમેન્ટની વાત કરીએ, તો તેમાં પણ વર્ડપ્રેસ જેવા પ્રોગ્રામમાં સામેલ અમુક ચોક્કસ કે મર્યાદિત ડેટા ફીલ્ડ્સ ઉપરાંત, યૂઝર પોતાની જરૂરિયાત મુજબ કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ ઉમેરી શકે છે. એવી સગવડ આપતાં પ્લગ-ઇન્સ પણ બહુ પોપ્યુલર છે.
તમારી જરૂરિયાત અને સોફ્ટવેર જે હોય તે, તેમાં કસ્ટમ ફીલ્ડસ ઉમેરી શકાય છે કે નહીં તે અચૂક જાણો.
બધા સોફ્ટવેરમાં આપણને જોઈતી બધી ખૂબીઓ મળી જાય એવું શક્ય નથી. તેના ઉપાય તરીકે સોફ્ટવેરના પ્રકાર મુજબ, તેમાં કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ ઉમેરી શકાતાં હોય છે.
અહીં સુધી આપણે જેની વાત કરી એ પ્રમાણમાં વધુ જાણીતા સોફ્ટવેર કે સર્વિસની વાત કરી. ટેમ્પ્લેટ્સનો કન્સેપ્ટ આટલા પૂરતો સીમિત નથી. C++, જાવા જેવી લેંગ્વેજ, એન્જિનીયરિંગ ડિઝાઇન્સ માટે ઓટોકેડ, બિલ્ડિંગ ઇન્ફર્મેશન મોડેલિંગ (BIM) (આર્કિટેક્ચર, કન્સ્ટ્રક્શન એન્જિનીયર વગેરે માટે) સોફટવેર, એના જેવો જ રેવિટ સોફ્ટવેર, મિકેનિકલ/કેમિકલ એન્જિનીયર માટે સિમ્યુેલશન-ડ્રિવન ડિઝાઇન કે મોડેલિંગ તૈયાર કરી આપતા સોફ્ટવેર, ૩ડી ડિઝાઇન/વીએફએક્સ સોફ્ટવેર… આ બધામાં સ્માર્ટ રીતે કામ કરવા માટે તમારે તે દરેકમાં ટેમ્પ્લેટ્સના કન્સેપ્ટને બરાબર સમજવો પડે.
મુદ્દો માત્ર આટલો – તમે એટલું યાદ રાખો કે દરેક કામ કરવાના એકથી વધુ રસ્તા હોય છે અને અમુક રસ્તા શોર્ટકટ હોય છે. તમે તમારી નીડનો શોર્ટકટ શોધી શકો તો તમે સહેલાઈથી આગળ વધી શકો!
તમે એન્જિનીયરિંગના સ્ટુડન્ટ હો કે આર્કિટેક્ચરના, તમારા સોફ્ટેવરમાં જુદા જુદા પ્રકારે ટેમ્પ્લેટ્સની સુવિધા મળતી હશે. તેનો લાભ લો છો?
